基于流程管理的高職教學課務管理流程優化措施

馮傳蕾

陜西鐵路工程職業技術學院，陜西 渭南 714000

高職教育是我國教育體系的重要內容，在當前教育信息化的背景下，高職學校教學已越來越呈現國際化、個性化的特征，并紛紛引入學分制方式，但也因此進一步加大了學校教務管理工作的復雜性［1］。所以，在高職院校教學和教育行政管理工作中，要積極采用教育質量控制的先進管理思想，及時調整和完善教學與教育管理工作流程，以提高院校教育和教學行政管理工作的實效性，從而使得學校教學與教務管理工作流程變得更加科學合理與規范，有效促進高職學校的社會經濟與可持續發展。

一、高職教學教務管理流程與優化的重要性

流程管理，作為一個系統完整的企業組織與運營管理理念，目前已經被國內的許多公司所接受。也可以說，流程管理就是通過更全面合理的方案，強化組合策略的執行，標準化和更精細的業務運作，重視服務顧客和市場，提高企業內部和外部的響應速度，從而有效減少經營管理成本。這正好契合了院校課程和教務管理工作的總目標。所以，在院校課程和教務管理工作中，以過程管理思想為指引，才能真正提高院校課程與教育管理的效益與品質。

同時，作為校園環境綜合治理的最主要任務之一，高職院校的學習與教育工作制度是其進行的最主要保障。因此，包括了課堂教學管理工作，也包括了教育行政管理工作［2］。如根據任務劃分，主要包括入學管理任務、計劃管理任務、教材落實監督管理和成果監督管理，還有學歷管理任務。所以，陜西鐵路工程職業技術學院教學與總務各項工作的改進是十分關鍵的，有利于進一步提高上課與教政管理人員的全面工作效率。

二、高職教學教務管理流程與優化存在的問題

（一）管理理念相對落后

由于學校課程與教務管理工作是一個綜合性很強的教育管理工作，屬于所有工作的總和，不僅需要管理學生的考試和學籍，還需要關注教學質量和工作計劃。但是，在以往的管理中，這種較為落后的管理思想也造成了教務管理具有相當的特殊性，把教務管理工作看作單純的上下級管理，所有方面的事情都可以進行，這也使得實際管理工作較為死板。而且，由于當前教育技術的迅速發展，院校范圍也在逐漸拓寬，教務管理也越來越復雜。因此，學校以往的管理理念早已無法滿足于學校的發展，從而產生了以管代管的現狀，致使社會對學校教育行政部門的滿意度與信賴度有所降低。

（二）管理模式不夠合理

目前，不少院校已把教學行政管理工作分成幾個機構，這些機構形成金字塔形式，帶有較明顯的職能特點。因為這種模式，產生了很大的分散問題，也在很大程度上造成了教學行政管理工作的整體薄弱。同時，由于一些職責在不同部門間的重疊，不但會提高管理成本，而且還會妨礙管理的順利實施，從而導致了高職管理數據流動遲緩。所以，這些不合理劃分的管理方式導致了職責和權力之間的不均衡，其治理機制也不合理。

（三）信息技術應用不足

在當前的現代網絡社會中，各大專院校的學生資料日益寶貴，在學生資料的保存與檢索上，教學管理將受到很大的困難與考驗。因此，出現資金不足和硬件設備短缺的現象。原因是在購買管理軟件后，學校與企業之間會出現一定的沖突。因為各個學校的具體狀況和辦學特色有所不同，管理軟件不能有針對性地實時控制，有些管理軟件會被閑置或損失。因此，高職教務管理信息化應用不足，難以實現信息的全面控制。

三、流程再造理論及在高職院校教務管理中的應用

（一）流程再造理論概述

流程是作業與作業的交接關系。以流程為管理核心的流程再造理論盡管過程重構理論源于企業業務過程的完善，但是很多國際職業技術在成功的經驗和國內的技術建設上已經相當成熟，它的核心思想和思想已被廣泛應用，其過程要素和環境特點也清晰地反映在職業技術管理中，如成本、質量、服務、競爭和變化等。

（二）教學管理流程再造與信息技術的關系

教學管理流程再造與信息技術管理業務過程重構是管理信息化順利進行的先決條件，如何突破傳統的教學管理模式，引進和開發過程的概念，是職業技術學院在引入或開發新的教學管理信息系統之前所要解決的問題。并以信息化手段對教學管理業務流程進行重組，使管理效率得到提高，服務質量得到提高。一般從事資訊系統開發建設的公司，不會過多考慮教學管理業務流程的運作效率，只會根據客戶提供的工作流程要求，編寫程式開發應用資訊系統軟件或建網。所以，首先要進行業務流程再造，然后才能實施管理信息系統。傳統的串行業務處理流程，如果沒有信息技術的支持，就無法向并行業務處理流程轉變。其強大的信息處理、遠程交互、順序控制、監控追蹤和決策處理等功能，使之成為理想的業務流程再造工具。以“信息流”為基礎，對高職院校教學管理活動中的信息存儲、管理、通訊、應用等方式進行徹底變革，對管理活動進行優化乃至變革，必然推動教學管理流程再造。

（三）以信息化推動高職院校教學管理流程再造的動因

需要管理流程再造工程的機構，大致可分為三類：第一類是難以返回的組織；第二類是目前尚可，但可能處于困境之中的組織；第三類是情況不錯，但居安思危，希望比組織對手的能力強得多。既有內因，也有外因，以信息化推動高職教學管理流程再造。高職內部信息化應用的成熟，是信息技術發展的推動。高職專經過十多年的快速發展，從規模擴張到內涵發展，具有不斷追求卓越、不斷創新的文化底蘊，并通過整合信息資源實現學校服務與管理的優化再造過程，成為運用信息技術推動學校服務與管理工作的內在動力。但是，在信息化建設已經初具雛形的情況下，正是教學品質飛躍的關鍵時刻。決策層需要超越信息技術的視野，認識到信息化促進的信息整合、分享與重構戰略價值，以信息化積極投身于促進高職專改革發展的洪流中，在高度競爭的環境中快速發展。

（四）以信息化推動高職院校教學管理流程再造的方法

高職院校教學管理流程再造需要注重循序漸進、系統化的轉變。從教學管理的基本過程入手，通過認識與研究面臨的困難，完善與調整已有的教學管理過程，以有限的時間合理調整教學架構［3］。需要重點關注業務效益導向，減少其他增長業務，進行新的增長業務，全面精簡教學管理的業務規范，實現對現行業務流程的改造。漸進式持續改善方法的優點，就是對主要教學的業務流程進行重新設置，能夠迅速改善作業效果，對整個教學管理過程的影響較小。反映了提升辦學質量和教師服務水平的目標，需要在循序漸進的過程中制定教學課程，此方法適用于大部分高職院校。

（五）以信息化推動高職院校教學管理流程再造的效果評價

數字化校園的建設進程也是校園治理變革的進程。人們對管理應用程序服務質量的判斷并非由管理人員或服務供應商決定的，而是根據使用者的要求和期待及使用者對實際應用成效的主觀感受。關于學校管理過程再造有效性的判斷，人們可能采用問卷調查、學生意見書、座談會等方式評價其對教員和學習者要求和期待的程度，從而判斷其合理性；該流程的質量提升結果也能夠對每學期或者每學年進行評價；它也能夠判斷流程是否具備對內部或者外部環境進行自我調節的功能，也便是流程的適應性判斷。

四、高職教學教務管理流程優化策略

（一）明確教務管理的核心流程

對高職院校的教學和教務管理工作而言，很有必要使用流程管理的概念，來對教學管理的流程進行全面的完善，明確核心流程。教學核心流程需要服務于學生，是創造教學價值的活動，教務管理工作的核心流程則是服務于學習者的知識獲得與掌握流程。當學生步入高職時，需要先進行申請過程以取得高職的學籍。在進入專業環節后，將在學期末進入考試流程。考試結束后，他或她將進入績效管理流程，全面分析學生的考試成績。一旦學員成績合格者，即可選擇課程專業復習環節；一旦結果為不合格，即無需補辦學籍，而且學生在規定的學習年限內，也只能在完成學科所需的學時后方能進入畢業循環。而同時，由于第二個流程中還涉及學籍、停職和降級，再加上學科轉分，使得這個流程更加合理地銜接了學生學習的各個環節，并能夠保障學生有序、順利地完成學業。

（二）把握教務管理流程的情況

針對核心業務流程，必須重新整合高職教學教務的業務流程，更加明確教學教務全過程控制。首先，通過業務流程的有關資料信息，明確教學與高職的活動過程的業務信息，并按照信息建立業務流程的概念、業務流程運行的原則與方式。或者通過流程和服務管理參與者的相互關聯信息，了解組織業務流程參與者的實際工作情況和聯系，從而形成了組織業務流程所有者和服務促進參與者之間形成的服務管理責任鏈。通過采用了上述兩個類型，能夠得到如下的結論：對于教學運營管理過程和服務分類管理過程來說，這兩個過程都需要更多類型的服務信息。所以，這種業務流程也能夠被作為在課程經營和教務管理過程設計中的重要流程。其次，學校各分校的教務崗位、師生承擔的業務都有很多流程，可以認真管理系一級的教務，是當前學校教務管理的瓶頸。

（三）完善教務管理的整個流程

通過對教務的過程進行研究和評估后，我們將針對具體的約束條件，通過過程設計技術對其加以消除和改善，提高過程的完整性和相關性，達到過程的智能化。首先，對于高職院校教學與培訓行政部門來說，其金字塔型的部門管理架構嚴重干擾著學校教學行政的順利開展［4］。所以，有必要針對業務流程主導的機構進行建模，以形成由業務流程主導的學校教學管理部門架構，如教師綜合辦公室、教育信息化技術支持服務中心、學校服務中心等，從而使得各個流程部門之間都明確了具體的管理責任人，來承擔部門流程和各個機構業務流程之間的責任關系，以保障學校教師利益的實現。

其次，各個重要業務流程的主要責任人需要按照其職責設置固定的工作人員，并組成虛擬隊伍，通過企業信息化的技術幫助，通過系統中的工作過程，充分突破時間與空間約束，推動對不同的業務流程開展一站式服務，從而逐步形成高效簡單的系統業務流程。同時，在學校課程建設與教務管理工作的過程和優化上也應有一個良好的目標。主要目的是通過剖析院校教學和教務管理工作流程中的缺陷，并研究國內院校教學和教育行政管理工作的優秀個案，從而合理重組學校部門架構，以便提高學校教學和教務管理工作的品質與效能，在最短的時間里以最低的成本進行有效的管理工作，獲得了學校全體師生的一致肯定。

（四）強化教務管理流程管理理念

當前，在學校教育課程建設與任務經營觀念上，必須適時改變觀念，并與時俱進地實行管理工作。為此，必須完善質量管控觀念，并進一步探討管理中出現的新情況，并提出有針對性的辦法，尤其是我們要及時解決不合理的監管難題。因此，在中國的教育思想上，在學籍管理工作中，包括報名、停學、復學和輟學的一個過程［5］。這一整套流程的共同特征是管理工作進行的時間和范圍比較分散，持續時間較長。另外，一般的紙質學籍管理系統不但打印成本費用昂貴，且其系統沒有建立安全的回路，難以實現及時跟蹤，極易給國家和教師帶來經濟損失。

所以，運用過程控制思想的高職教學與教務管理工作必須貫徹以學習者為核心的控制思想。建立更科學的制度和方法，并積極引入信息管理方法，以提高管理效率。同時，對于管理團隊來說，還需要不斷加強培訓，強化管理意識和信息管理能力，促進他們在實際管理操作中更加規范和有組織，進一步強化管理者的責任心，提高信息資料100%使用率，進而全面提高知識與技能，從而完成院校教學與教育工作的一體化管理工作，推動院校教學與教務管理工作的長期健康開展。

五、結語

學校課程與教務管理工作的流程和優化，有助于提升教學與教育行政管理工作效率與質量，使得教學管理更加標準化與有組織，達到學校課程與教育行政管理工作的系統化。通過學校的管理人員主動運用過程管理理念，在思想與技能上全方位提升了課堂與教務管理工作，從而最大限度地減少了管理成本，并合理銜接了學生學習的各個環節，為學生有序正常的學習創造了條件，以便于在最短的時間里以最低的管理成本，真正做到有效的教務管理工作。