人事檔案管理在醫院人力資源開發中的應用研究

韓 磊

一、前言

人事檔案管理和人力資源開發工作具有十分密切的關系，需要醫院在創新發展中正確認識人事檔案管理在人力資源開發中重要作用，全面提高人事檔案管理工作開展質量和效率，不斷優化配置人力資源，促進醫院健康持續發展。另外，醫院要將人事檔案和人力資源進行有效整合，借助大數據、計算機等先進技術提高各項資源的利用效率，加大人事檔案管理力度，促進人力資源開發，實現穩健長久發展目的。

二、醫院人力資源開發中人事檔案管理的應用價值

（一）提高人員綜合素養

我國醫療事業全面深化改革的落實離不開一支高素質、高技能的醫務人才隊伍，而人事檔案是醫院挖掘、培養和選拔專業優秀人才的主要信息資源，為人才的職稱評定提供有力的參考。因此，醫院能夠借助人事檔案信息資料，全面分析并了解人才結構特征，制定針對性的教育培訓方案，創新培訓方式方法和內容，全面提高醫務人員綜合素養和能力。如，醫院可以定期或者不定期組織專業知識、技能、職業道德等多種內容的教育培訓活動；邀請專家授課、組織專題講座、選擇骨干人員學習和進修[1]。另外，醫院可以借助信息技術創建醫務人員交流信息平臺，便于他們日常學習和工作中互相交流和探討、分享經驗，實現共同進步和發展。醫院可以結合醫務人員的進修、培訓、繼續教育和學習實際情況，分析醫院專業技能的實際需求，儲備更多優秀人才。

（二）優化人力資源配置

醫院要結合人才的實際情況，優化合理配置不同類型的人才，保持人才能力和崗位相符合，充分發揮人才優勢，避免出現人力資源配置不合理，人才浪費現象，發揮人才的最大利用價值。醫院合理應用人事檔案，有利于人力資源管理人員全面、準確了解不同崗位的人才數量和質量，為人事變動、崗位調整等工作順利開展提供有效參考。新時期，人們更加注重身體健康，對醫療服務質量提出更高要求，促進醫院診療任務不斷增加，病患對醫院的服務期望日益增高，從而需要醫院人力資源結合不同醫護人員的專業能力、性格特征、績效考核等，針對性分配合適的任務，或者將其合理調整到相適應的工作崗位上，全面激發人員的工作主動性，以便更加合理優化配置人力資源，實現所有醫務人員的最大價值。

（三）有利于人力資源正確決策

醫院人事檔案信息資源更加全面、準確地反映了人員學歷、專業能力、職稱等多個方面信息，為人力資源管理者制定相關決策提供全面、準確的參考。醫院規模隨著社會發展逐漸擴大，拓展業務范圍，提高醫療服務質量，為醫院在市場競爭力方面的提升提供保障。而醫務人員需要具有高技術、高素養、豐富工作經驗，保證各項診療和護理工作質量。這些信息能夠從人事檔案中查詢，充分體現出人事檔案管理的重要作用。醫院管理者詳細分析人事檔案信息，準確判斷需要引進和培養的人才，并且為人力資源決策提供完整可靠的參考資料。

三、人事檔案管理的應用現狀

（一）管理意識薄弱

新時期，社會人力資源開放程度日益提高，人力資源流動越來越頻繁，人事檔案管理突破了終身制，對醫院傳統人事檔案管理帶來較大沖擊和挑戰。但是，部分醫院依然存在注重業務發展、忽視人事檔案管理的問題，對該管理工作的重要價值認識不全面，缺乏各項資源的支持和保障，造成醫院人事檔案管理工作難以有效適應社會發展要求[2]。

（二）管理人員綜合能力有待提升

醫院人事檔案管理工作水平的提升，需要管理人員具有專業知識背景，熟練掌握專業技術。但是，結合部分醫院人事檔案管理現狀進行分析，普遍由醫院辦公室和醫務科室等相關人員兼職管理，造成人員綜合能力和專業素養較低，難以有效提高工作質效。

（三）管理模式和方法單一

從檔案事業創新發展和人力資源開發需求方面進行分析，人事檔案管理模式和方法的創新是當前醫院發展中的重要內容，具有緊迫性和必要性。尤其是在信息時代發展背景下，人事檔案管理信息化是必然趨勢，需要醫院積極引進先進檔案管理理念，配置計算機、打印機和掃描儀等相關信息設備，全面提高檔案管理信息化水平，逐漸實現人事數字檔案接收、歸檔、儲存、開發再利用的一體化辦理模式，并且整個過程通過計算機完成，避免人工操作出現資料缺失等現象。

（四）管理制度不完善

接收檔案是人事檔案管理的重要環節，對檔案信息內容的完整性和準確可用性具有決定性作用。因此，人事檔案管理過程中需要制定科學完善的管理制度，規范工作流程，提高各個環節中相關管理工作開展的實效性。結合相關調查信息進行分析，醫院人事紙質檔案管理流程相對規范，但是針對數字檔案要求和制度不夠完善。如，醫院管理人員借助掃描儀器將紙質檔案轉變成數字檔案，存在文件格式不統一的問題，大大增加后續檔案資源整合利用工作難度。同時，由于現有管理制度長時間未進行更新和完善，無法更好地契合人力資源開發工作需要，降低人事檔案信息資源的利用價值[3]。

四、醫院人力資源開發中人事檔案管理的應用措施

（一）增強人事檔案管理意識

醫院檔案工作人員要不斷增強自身的依法合規管理意識，在日常工作中積極主動學習《檔案法》《保密法》等相關法律法規，增強全體人員的檔案法制意識，有效約束檔案人員日常行為規范，自覺按照相關規章制度收集、整理歸檔、使用人事檔案資料。另外，醫院要結合人力資源開發現狀，制定相適應的人事檔案管理規章制度，確定材料歸檔范圍、儲存期限等，保證各項工作按照相關標準進行操作，全面落實醫院各項規章制度，實現依法建檔、管檔和治檔的目的。

（二）注重人才隊伍建設

在選擇人事檔案管理工作人員的過程中，應當保證其具有高度負責的工作態度以及嚴謹認真的工作作風，從而實現對人事檔案的有效管理，保證人事檔案信息的完整性，可以為人力資源配置工作的高質高效開展提供有效的數據信息支撐。首先，為促進人事檔案管理水平的進一步提升，醫院日常運行的過程中，相關人員還應當積極就人事檔案管理開展培訓工作，使得相關管理人員的專業素養可以得到進一步提升，更加熟練地掌握人事檔案管理技能，全面提升醫院內部人事檔案管理水平。通過開展各種形式的培訓和教育活動，提高人事檔案管理工作人員的業務水平和管理能力，使其能夠更好地適應新形勢下的工作要求。同時，醫院加強對人事檔案管理工作的宣傳和普及，讓更多的人了解人事檔案管理的重要性和意義，增強人事檔案管理工作的社會認知度和影響力，從而得到醫院管理者和職工的更多的關注和重視。以多種措施全面提高人事檔案管理工作質量和效率，將其高效應用到人資開發工作中，發揮各類人才的最大應用價值，為醫院健康持續發展提供有力的人才支撐。然后，在人才引進工作開展的過程中，醫院也應當引進專業水平更高的檔案管理人才，促進人事檔案管理工作的專業化開展。在專業人事檔案管理人才的加持下，醫院原有工作人員對該項工作也將有更深刻的認識，明確如何實現人事檔案管理工作的高質高效開展，并發揮出其全部價值。除此之外，在開展人事檔案管理工作的過程中，人事部門還應當積極與醫院其他部門及時溝通交流，并成為職工以及醫院服務的一部分，提升人事檔案管理工作的實效性，確保醫院人力資源配置工作的實際需求可以得到充分滿足。

其次，建立健全人事檔案管理隊伍的激勵和考核機制。通過制定科學合理的激勵和考核制度，激發人事檔案管理工作人員的工作積極性和創造性，推動人事檔案管理工作不斷向前發展。同時，加強對人事檔案管理工作的監督和評估，及時發現和解決工作中存在的問題，確保人事檔案管理工作的質量和效率。

最后，加強人事檔案管理隊伍建設和管理。通過制定人事檔案管理隊伍建設規劃和管理制度，規范人事檔案管理工作人員的行為和工作流程，提高人事檔案管理工作的規范性和標準化水平。同時，注重人事檔案管理工作人員的職業發展和人才培養，為人事檔案管理隊伍的長遠發展奠定堅實基礎。

（三）創新管理模式和方法

第一，創建人事檔案和人力資源一體化管理模式。醫院人力資源開發人員將人事檔案管理人員上交的檔案全部上傳到網絡上進行存檔，創建符合醫院創新發展的檔案管理網絡。人力資源管理者在網絡中能夠實時監控人事變動情況，減少人事信息處理時間，提高人力資源管理質效。另外，人力資源管理人員能夠通過網絡，創新升級其內部管理模式，提高管理水平，并利用信息化技術有效管理檔案，發揮信息技術的應用價值，提高人力資源和檔案管理部門人才隊伍的綜合素養和能力，提高醫院現代化管理水平。

第二，提高人事檔案管理信息化建設水平。實現信息化管理模式，發揮計算機安全可靠、方便快捷的應用優勢，提高檔案借閱和歸還速度。另外，人事檔案管理人員要合理利用影像、條形碼、計算機和數碼技術，降低管理工作難度，優化管理工作流程，針對性解決各項問題，獲得理想的工作效果。管理人員整理人事檔案的過程中，更加熟練掌握相關內容，將信息全部錄入到計算機中，以姓名、專業、職稱等多個標題創建不同檢索方式，設置醫院專門的人事檔案信息資源庫，將這些資源進行統一管理，形成人才儲備庫，為醫院后期改革發展提供人才支撐[4]。醫院改革發展中規模逐漸擴大，形成海量人事檔案信息資料，增加人事檔案工作量和工作壓力，造成醫院以往的工作理念和方式方法難以符合新時期醫院現代化管理需求。因此，工作人員要積極引進先進管理理念，利用互聯網技術，創建人事檔案資料數據庫，實現各項信息資料的數字化處理，促進該工作更加高效地開展，發揮信息資料的最大應用價值。該數據庫建設和應用過程中主要包括各個崗位工作人員的基礎信息，并且加大醫院各個科室人員的協同合作力度，將科室的優秀人才培養計劃全面錄入到該數據庫內，包含人才教育培訓計劃、專業能力和技術水平、專項課題研究、深造情況等多個方面的信息，為醫院專業人才隊伍建設提供準確參考。醫院人事檔案數據庫能夠有效劃分和優化配置人力資源，結合人才的實際情況，將其安排到適合的崗位，實現人才和崗位的高度匹配，最大限度減少不必要的人力資源浪費現象。同時，有利于醫院結合數據庫各項信息狀況，做好人才儲備工作，避免出現醫院人才緊缺問題，實現醫院各個科室和部門人力資源優化配置，有效運轉。

第三，做好人力資源分類工作。醫院人事構成上呈現出復雜性的特點，在醫院日常經營管理和發展過程中，頻繁出現人員變動、任免等現象，大大增加人事檔案信息工作難度，從而對相關工作人員提出更高要求。因此，相關管理人員在實踐工作中，不斷反思和總結工作經驗，分析人力資源開發和管理工作開展中存在的問題，并且嚴格按照相關標準規定，合理開展人事檔案信息的分類工作，能夠有效提高人力資源開發和管理工作開展質效[5]。另外，管理人員要更多重視人事檔案信息資料的深入研究和分析工作，不斷挖掘醫護人員的潛在能力，提高他們的工作能力和業務水平，最大限度發揮其在醫院發展中的價值，從而獲得更加理想的工作質量，提高人力資源管理水平。

第四，相關管理人員可以結合人事檔案信息有效開展人力資源開發和管理工作，確保人才培養達到預期的理想效果。醫院管理人員結合人力資源開發狀況和管理需求，制定相適應的績效評價體系，借助先進信息技術創建績效評價系統，保證系統符合醫院要求，如利用計算機、網絡信息技術創建醫院內部人才信息錄入數據庫。在該過程中采用動態化方式針對性監督管理不同工作人員的實際工作狀況，同時高效開展績效評價工作，并且結合人事檔案信息數據，制定不同員工的薪資標準，提高管理水平。

第五，新時期醫院發展規模持續擴大，逐漸衍生出較多人事檔案資料，為醫院人事檔案工作大大增加了工作壓力和工作量，并對該工作開展質量和效率提出較高要求。以往的醫院人事檔案工作模式難以滿足新時代醫院管理的多樣化需求。因此，相關人員需要合理引進互聯網技術，創建科學完善的醫院人事檔案資料數據庫，對相關信息數據進行深加工、數字化處理，全面提高人事檔案管理質效，發揮其在人資開發中的重要作用。另外，醫院人事檔案數據庫主要包括所有職工的基本信息，并需要相關科室互相配合，在數據庫中全面錄入人才培養計劃，如深造動態、專業水平、專題研究等，從而為醫院人才隊伍建設提供強有力的支持和保障。醫院人事檔案數據能夠高效劃分人資，促進人才和崗位具有較高的匹配度，防止出現人才浪費和人才流失等現象，進一步優化配置各個科室和部門的人才，促進醫院更加高效、有序地運轉。

（四）完善管理制度

人力資源管理系統在醫院內部管理中具有十分重要的作用。需要創建合理完善的管理系統，制定相對應的獎懲機制，幫助工作人員正確認識到人事檔案信息管理的價值和意義，從而在日常工作中嚴格按照相關標準規定進行規范作業。醫院創建并落實人事檔案管理系統，保證管理工作的標準規范化，同時根據醫院發展現狀和未來發展趨勢，制定相配套的制度。在這個過程中要廣泛聽取所有醫務人員的意見和建議，提高職工參與度，創建相適應的管理體系，確保信息的安全可靠性和真實完整性。同時，發揮集體的力量不斷創新和完善，拓展信息采集渠道，促進信息更加全面化。

醫院制定并落實人事檔案信息分析制度，更好培養專業優秀人才，發揮其在人力資源管理工作中的重要價值，并嚴格按照相關標準規定，綜合分析和掌握醫院現有人事檔案信息，從而保證人事檔案信息分析制度的合理有效性。在該過程中，需要在人資管理工作中積極引進先進技術，結合實際情況和管理需求，創建針對性的人資管理體系，并且針對醫院人事檔案信息分析之后，制定相適應的人才培養優化體系，為醫院發展提供有力支撐。

另外，結合當前醫院人事檔案管理工作狀況，發現管理工作中存在的多種不規范操作行為，如人事檔案信息資料不全面、格式不統一、內容不規范、更新補充不及時等現象，造成人事檔案信息數據不全面、不準確，降低該管理工作成效，無法發揮其在人力資源開發和管理中的重要作用。甚至出現人事檔案信息失真，造成醫院制定決策錯誤，對醫院長久健康發展帶來負面影響。因此，醫院在不斷完善管理制度的過程中，要嚴格規范人事檔案工作內容，統一標準、優化章程辦法，保證相關管理人員在實際工作中定期采集和整理人事檔案信息，保證信息資料填寫精準性和完整性，并及時發現資料缺失和遺漏現象，做好相應的更新和補充工作。人事檔案管理工作中要確保信息資料填寫內容符合標準，按照相關規章制度，結合統一模板要求，規范書寫格式等，確保直屬部門領導意見填寫完整，填寫時間正確，全面檢查合格之后加蓋印章。人事檔案管理行為規范，確保管理人員按照管理規定開展各項工作，有效避免由于人為因素導致人事檔案信息資料缺失和破損等現象。不斷細化管理工作標準，并且，醫院檔案部門進行定期或者不定期抽檢工作，責令整改不符合標準和制度要求的人事檔案資料，督促管理人員做好人力資源調查工作。結合調查結果，補充和完善人事檔案信息，確保人事檔案信息資料的精確性。

五、結語

醫院人事檔案數量增加，管理要求越來越高，對此應當重點完善相適應的管理制度，加大人才隊伍建設，完善基礎設施設備，全面提高人事檔案管理信息化建設水平，為人事檔案管理工作提供有力的支持和保障，從而有效發揮其在醫院人力資源開發中的作用，推動醫院穩健持續發展。同時，利用先進的互聯網信息技術建立完善的人事檔案信息管理體系，促進人力資源管理水平的有效提升，為醫院的長遠發展做好人才儲備的工作。