信息技術(shù)背景下流動大學(xué)生人事檔案管理研究

文/晴隆縣人力資源和社會保障局 雷興梅

在高校人事檔案管理工作中，流動大學(xué)生人事檔案的管理占有十分重要的地位。根據(jù)調(diào)研發(fā)現(xiàn)，部分高校對流動大學(xué)生人事檔案的管理缺乏足夠的重視，存在著管理手段落后、管理方式落后等問題，對檔案的管理效能和總體工作水平造成了嚴(yán)重的制約，影響了高校人事管理工作的正常開展。要想從根本上解決這一問題，相關(guān)人員就必須建立一個以信息為基礎(chǔ)的管理系統(tǒng)，有效推動檔案管理工作的信息化、可持續(xù)發(fā)展。

一、流動大學(xué)生檔案特點分析

（一）自主性。在大學(xué)里，學(xué)生的個人檔案是獨立的、以個體為單位存在的。學(xué)生檔案的自主性包括形式自主性、內(nèi)容自主性和成果自主性三個方面。首先，從形式上來說，雖然是以校方的名義來保存這些學(xué)生檔案，但是，作為一個獨立的個體，其表現(xiàn)出強(qiáng)烈的個人依賴性。其次，從內(nèi)容上來說，在學(xué)校里，學(xué)生的政治表現(xiàn)、成績情況、身體健康狀況、心理素質(zhì)以及社會實踐情況等都可以被記錄下來形成檔案，因此其具有強(qiáng)烈的學(xué)生個人色彩。最后，結(jié)果上的獨立，即從學(xué)生資料、數(shù)據(jù)中得出的結(jié)論，在某種程度上也是獨立的。

（二）持續(xù)性。學(xué)生的個人資料是在學(xué)校里逐步建立起來的，哪怕是畢業(yè)后工作了，學(xué)生也會持續(xù)生成更多新的個人檔案。高校學(xué)生檔案記錄的持續(xù)主要從時間、內(nèi)容和影響三個層面進(jìn)行。首先，從時間層面來說，在我國，有小學(xué)、初中、高中、大學(xué)以及后期的學(xué)習(xí)階段，在每個階段，學(xué)生檔案的管理工作都是不一樣的。其次，從內(nèi)涵上來看，在小學(xué)、初中、高中這些時期，學(xué)生的個人資料都是相對基本的，檔案主要內(nèi)容為學(xué)生在校期間的學(xué)習(xí)成績和行為紀(jì)錄。根據(jù)這三個階段，學(xué)生在進(jìn)入大學(xué)后，其檔案也會持續(xù)對其學(xué)業(yè)情況進(jìn)行歸納。再者，就影響而言，在學(xué)生的檔案里，有很多內(nèi)容會給學(xué)生的生活帶來持續(xù)不斷的巨大的影響。

二、利用信息技術(shù)優(yōu)化流動大學(xué)生人事檔案管理工作的意義

（一）實現(xiàn)信息化檢索。隨著我國檔案管理系統(tǒng)建設(shè)的不斷深入，越來越多的高校檔案管理人員開始采用信息化技術(shù)，為高校學(xué)生檔案管理提供了有力的支持。建立一個專門的文件管理的資料庫，能夠讓有關(guān)人員在人才管理和人才流動工作中，迅速查找到有關(guān)的資料并對其進(jìn)行填寫和修改，從而最大限度地提高高校管理工作的效率和質(zhì)量。流動大學(xué)生來自五湖四海，他們?nèi)藬?shù)眾多，信息龐雜，牽扯到方方面面，僅憑傳統(tǒng)的人力來進(jìn)行信息查找，需要耗費大量的時間與精力，這不僅不能與快速發(fā)展的信息化現(xiàn)代社會相適應(yīng)，同時還會對學(xué)校行政工作的正常進(jìn)行造成不利影響。而采用信息技術(shù)進(jìn)行檔案管理，借助資料庫技術(shù)及關(guān)鍵詞搜尋引擎，能讓有關(guān)部門盡快查找到相關(guān)資料，從整體上提高對數(shù)據(jù)的使用。

（二）緩解員工工作壓力。在傳統(tǒng)的紙質(zhì)文件的處理方式下，員工在進(jìn)行查找、收集和整理工作時，不但要手工鍵入許多資料與數(shù)據(jù)，而且還必須保證每一個記錄的數(shù)據(jù)是正確的、字跡是清晰的。這就造成了在采用傳統(tǒng)紙張管理方式的情況下，工作人員承受著巨大的工作壓力，他們需要花費很多的時間和精力去對這些資料進(jìn)行分析，最終整體工作效率偏低，很難滿足他們?nèi)粘９芾砉ぷ鞯男枰Ａ鲃哟髮W(xué)生人事檔案類型多樣，各類文件對工作人員寫作的要求較高，填寫格式和填寫要求也有差異，合理利用信息技術(shù)可以極大地減輕工作人員的工作量。

（三）對檔案存放條件進(jìn)行改進(jìn)。一些文件資料必須要經(jīng)過較長時間的保管，而紙質(zhì)文件則對保管時間和保管條件都有較高要求。尤其是在流動大學(xué)生人事檔案管理中，檔案管理人員往往要對成百上千的學(xué)生檔案進(jìn)行歸檔存放，這就給檔案管理工作帶來了很大的難度。紙質(zhì)檔案極易受潮、受蟲蛀、受火燒，若要長期保存，需付出較高的儲存成本。同時，紙質(zhì)檔案的管理程序較為繁瑣，再加上大學(xué)中保存的檔案數(shù)量巨大，如果檔案管理人員專業(yè)能力不足，就會導(dǎo)致各類檔案在歸檔與整理過程中產(chǎn)生混淆，進(jìn)而影響整體工作的效能與水準(zhǔn)。信息技術(shù)可以實現(xiàn)檔案的無紙化、電子化，對檔案的存儲環(huán)境進(jìn)行最大限度的優(yōu)化，從而減少檔案的空間占用，有效降低成本。

（四）為學(xué)生提供更為便捷的就業(yè)指導(dǎo)。高校教育教學(xué)的“以就業(yè)為導(dǎo)向”的培養(yǎng)目的是非常清晰的。從畢業(yè)檔案中反映出的是畢業(yè)生的真實狀況，其能夠為各類企業(yè)在招聘、選拔、錄用等方面提供篩選合適人員的依據(jù)。完整的畢業(yè)生檔案會將學(xué)生的特長愛好、獲獎情況、優(yōu)異成就等一一記載下來。企業(yè)和企業(yè)的招聘人員可以根據(jù)學(xué)生的檔案資料，為他們尋找最合適的工作機(jī)會，使學(xué)生能夠在工作中更好地完成任務(wù)。由此看來，高校要想實現(xiàn)長遠(yuǎn)發(fā)展的目標(biāo)，就必須在人才培養(yǎng)工作的同時，加強(qiáng)對學(xué)生人事檔案的管理。學(xué)校要高度重視，建立健全人才與檔案管理制度，最大限度地發(fā)揮學(xué)生檔案的作用，提高學(xué)校管理效能。

三、信息技術(shù)背景下流動大學(xué)生人事檔案管理存在的問題

（一）思想陳舊。當(dāng)前，有些學(xué)校在處理學(xué)生的個人信息時，存在著重“管”輕“理”的現(xiàn)象。偏重于對學(xué)生的“關(guān)系”進(jìn)行管理，而忽視了對學(xué)生的培育與應(yīng)用。與此同時，企業(yè)缺少對專業(yè)管理人才的控制和訓(xùn)練，很少或從來沒有對員工進(jìn)行過職業(yè)適應(yīng)培訓(xùn)，在檔案管理人員上崗之后，他們需要直接開始相關(guān)工作，完成相關(guān)任務(wù)，這就造成了一些員工缺乏專業(yè)知識和業(yè)務(wù)技能，不符合工作條件。事實上，在進(jìn)行大學(xué)生檔案管理工作前，相關(guān)工作人員必須對崗前培訓(xùn)的內(nèi)容有一定的了解，但從現(xiàn)在的情況來看，部分學(xué)校對這一職能進(jìn)行了弱化，導(dǎo)致檔案管理人員不能很好地提高自己的工作能力，在面對專業(yè)問題時不能獨立解決，使得學(xué)生檔案工作中存在的問題被留滯，從而導(dǎo)致學(xué)生檔案工作難以得到良好的開展。

（二）實踐執(zhí)行力差。大學(xué)生檔案工作執(zhí)行不力的原因主要有：首先，高校領(lǐng)導(dǎo)對高校學(xué)生檔案管理的重要性還不夠清楚。高校畢業(yè)生的個人信息是高校畢業(yè)生信息資源的重要組成部分，然而，在實際管理工作中，部分管理人員沒有明確工作目標(biāo)，沒有做好工作的針對性規(guī)劃，在實施過程中存在疏漏，這對高校畢業(yè)生檔案管理工作產(chǎn)生了很大的影響。其次，管理人員的素質(zhì)不高。造成這種情況的原因，很大程度上是由于檔案管理工作人員在崗前的專業(yè)訓(xùn)練不夠，管理人員得不到職業(yè)技能方面的知識培訓(xùn)，不能有效處理指派的工作。最后，管理人員的工作效率也需要提高。導(dǎo)致這種情況的主要原因是：高校畢業(yè)生的檔案管理工作開始時，相關(guān)人員沒有制定長遠(yuǎn)的計劃，再加上管理人員在工作中缺乏對工作流程的觀察及控制，使得學(xué)生的個人資料管理效果并不理想。

（三）檔案管理人員缺乏對信息化的理解。盡管許多高校的管理已經(jīng)與互聯(lián)網(wǎng)相結(jié)合，并與社會的發(fā)展相適應(yīng)，但是，高校檔案工作者對信息化、網(wǎng)絡(luò)化的檔案管理工作觀念和方式缺乏足夠的重視。因此，高校的檔案工作總體上是相對傳統(tǒng)、滯后的。同時，大多數(shù)的檔案管理人員對大學(xué)生檔案管理沒有正確的認(rèn)識，也沒有具體的發(fā)展思路，導(dǎo)致檔案管理手段陳舊、管理方法單一。這充分說明當(dāng)前大學(xué)生檔案管理效率低下，要想有效解決這一問題，相關(guān)管理人員必須把先進(jìn)的網(wǎng)絡(luò)技術(shù)與大學(xué)生的檔案管理工作結(jié)合起來，在此基礎(chǔ)上進(jìn)一步提高高校大學(xué)生檔案管理工作的質(zhì)量，實現(xiàn)大學(xué)生檔案創(chuàng)新管理模式的構(gòu)建。

（四）模式落后。在信息技術(shù)日益發(fā)展的今天，高校的許多工作都已實現(xiàn)了信息化。但是，大部分高校的檔案管理工作人員沒有將檔案管理工作與其他的工作流程結(jié)合起來，仍然固守著檔案的傳統(tǒng)處理方式。當(dāng)畢業(yè)生、大學(xué)教育工作者和大學(xué)管理人員要使用他們的個人信息時，文件可能會被破壞或者遺失，必須重新補(bǔ)辦檔案，這對于學(xué)生、教師和管理人員來說，無疑又增添了許多負(fù)擔(dān)。

（五）學(xué)生檔案利用率不高。大學(xué)生個人信息、工作經(jīng)歷和學(xué)習(xí)情況是大學(xué)生檔案信息的重要組成部分。從進(jìn)入大學(xué)到畢業(yè)，學(xué)生很少有機(jī)會能用到自己的個人檔案，而教師也不會去翻閱學(xué)生的檔案，學(xué)生檔案在很長一段時間內(nèi)都是被閑置的，其功能并沒有得到充分發(fā)揮。

四、信息技術(shù)背景下流動大學(xué)生人事檔案管理策略

（一）建設(shè)檔案信息一體化管理體系。要讓高校的學(xué)生檔案工作與信息化發(fā)展相適應(yīng)，首先，要建立一套規(guī)范化、信息化的檔案信息系統(tǒng)，在此基礎(chǔ)上推動信息化的建設(shè)。在檔案管理工作中，相關(guān)人員要發(fā)揮計算機(jī)的硬件、軟件和技術(shù)的優(yōu)勢，進(jìn)一步完善檔案管理體系，將數(shù)據(jù)收集和信息維護(hù)等工作進(jìn)行整合，進(jìn)行深層次的信息化建設(shè)，做好檔案管理工作的基本保證。其次，要實現(xiàn)高校檔案與信息化教學(xué)系統(tǒng)、網(wǎng)絡(luò)的對接。將分散的、學(xué)生資料收集起來，提高檔案資料的完整度，提高資料搜集的速度，針對以往檔案管理工作中存在的文件缺失、文件錯誤等問題進(jìn)行分析。當(dāng)然，要想保護(hù)這些學(xué)生的個人資料，加大對檔案的保密力度也是非常必要的[1]。

（二）建設(shè)信息化管理平臺。首先，高校大學(xué)生檔案管理人員要運用網(wǎng)絡(luò)技術(shù)不斷創(chuàng)新管理模式，構(gòu)建健全的大學(xué)生信息資源庫，利用該數(shù)據(jù)終端，將學(xué)生的個人信息錄入到信息管理系統(tǒng)中，方便學(xué)生、教師及管理人員對學(xué)生的個人信息進(jìn)行快速查詢。其次，要注重大學(xué)生檔案資料的準(zhǔn)確程度，管理人員要對大學(xué)生檔案資料進(jìn)行清晰的統(tǒng)計和整合，讓高校的決策人員一目了然。再者，要加大對高校學(xué)生信息資源管理的投資力度，并將經(jīng)過優(yōu)化的體系與其他體系相結(jié)合，例如，畢業(yè)生檔案管理系統(tǒng)、學(xué)校內(nèi)部管理系統(tǒng)、人員流動管理系統(tǒng)、畢業(yè)生檔案轉(zhuǎn)移管理系統(tǒng)等，讓高校畢業(yè)生的個人檔案能夠完成共享，并將大學(xué)生的檔案管理業(yè)務(wù)與其他業(yè)務(wù)展開融合，以滿足高校大學(xué)生檔案管理的層次需要。學(xué)校要采用一種新的大學(xué)生檔案管理技術(shù)體系結(jié)構(gòu)，來支持高校學(xué)生檔案資源的開發(fā)和利用，以適應(yīng)大學(xué)生檔案管理項目等各個領(lǐng)域中的需求，減少檔案管理員的工作量，提高高校學(xué)生檔案管理員的風(fēng)險預(yù)防水平。最后，根據(jù)“互聯(lián)網(wǎng)+”的發(fā)展趨勢，大學(xué)生檔案管理人員應(yīng)增強(qiáng)對互聯(lián)網(wǎng)的安全認(rèn)識，增強(qiáng)對互聯(lián)網(wǎng)的安全性維護(hù)，提高檔案管理的質(zhì)量，保持警惕，對可能發(fā)生的危險進(jìn)行評估，并做好處理方案及執(zhí)行的準(zhǔn)備，從而保證大學(xué)生檔案管理系統(tǒng)的安全性[2]。

（三）加大對檔案管理工作人員的培養(yǎng)力度。首先，要對高校學(xué)生檔案管理員進(jìn)行評估，確保他們的專業(yè)能力和職業(yè)素養(yǎng)可以適應(yīng)檔案管理人員在日常工作中的需求，通過定期的考試、培訓(xùn)、講座，以及其他途徑，提高檔案管理人員的綜合素質(zhì)。其次，大學(xué)生檔案管理人員要認(rèn)識到，他們的專業(yè)素質(zhì)直接關(guān)系到整個檔案管理工作的運作，甚至關(guān)系到高校的總體運作，因此，高校檔案管理人員要不斷提升自己的管理水平、工作效率、問題處理能力，對檔案管理工作深入了解[3]。再次，檔案管理人員要從學(xué)校的長遠(yuǎn)發(fā)展戰(zhàn)略角度出發(fā)，實現(xiàn)大學(xué)生檔案的共享，找到各種可以將畢業(yè)生檔案進(jìn)行擴(kuò)展和發(fā)展的關(guān)鍵，持續(xù)對大學(xué)生的檔案資源進(jìn)行優(yōu)化和轉(zhuǎn)型，要引起校方領(lǐng)導(dǎo)和相關(guān)工作人員對大學(xué)生檔案共享工作的重視，從而對高校檔案資源共享業(yè)務(wù)開展和檔案集中管理工作產(chǎn)生積極的影響。最后，建立健全大學(xué)生檔案“互聯(lián)網(wǎng)+”操作保障體系，要把搜集整理大學(xué)生檔案資料作為重要的前提條件，由工作人員審核后上報，通過領(lǐng)導(dǎo)的審核，為大學(xué)生的檔案管理工作提供一種新的發(fā)展思路。

（四）建立以身份證為賬號體系的檔案云。作為中國特色社會主義的一部分，檔案管理工作在我們黨的事業(yè)中有著巨大的作用，在發(fā)現(xiàn)人才和培養(yǎng)人才方面功不可沒。學(xué)生檔案是一個人生命歷程的開始，它記錄著學(xué)生生命歷程中的每一個關(guān)鍵節(jié)點，驗證和推動著學(xué)生的人生發(fā)展。科技的不斷發(fā)展，極大地促進(jìn)了檔案內(nèi)涵、外延和形式的發(fā)展，各類大數(shù)據(jù)和人工智能的發(fā)展，有力地推動了檔案新觀念的形成[4]。在目前的信用體系建設(shè)環(huán)境下，隨著時代發(fā)展，所有的資料都將被放進(jìn)“私人數(shù)據(jù)云端”系統(tǒng)，將來，這個“私人數(shù)據(jù)云盤”將會把一個人生活中的一切都記錄下來。通過這種方式，企業(yè)和社會就能夠使用AI和數(shù)據(jù)云端來衡量個人的價值。在這種情況下，大學(xué)生檔案管理工作人員也應(yīng)該主動地構(gòu)建一個以學(xué)生身份證號碼為賬號的學(xué)生檔案云，通過對高校學(xué)生信息資源的分析，提出高校學(xué)生信息資源配置的建議。

（五）創(chuàng)新個性化管理方式，完善管理監(jiān)督機(jī)制。建立大學(xué)生人事檔案管理的信息化管理體系，能夠為大學(xué)更好地運用公開、公平、競爭、擇優(yōu)的人才選擇機(jī)制創(chuàng)造條件，創(chuàng)新個性化檔案管理方法，能夠為不同類型的高校人才提供個性化的檔案服務(wù)，健全人事檔案管理的監(jiān)督機(jī)制，從而使大學(xué)生人事檔案信息化管理工作發(fā)揮出最大的效益。高校人事檔案管理工作人員可以從個性特征、專業(yè)技術(shù)、業(yè)務(wù)能力三個方面著手，將高校中的各類人才按照不同的等級對其進(jìn)行分類，對這些人才展開一個全面的初步評估，從而將每一位人才的優(yōu)點都發(fā)揮出來。這樣可以使學(xué)校的領(lǐng)導(dǎo)對人才有一個更好的認(rèn)識，更好地選拔和使用人才。此外，健全高校人才檔案管理的監(jiān)督機(jī)制也是非常有必要的，高校管理人員要對人事檔案管理部門的工作進(jìn)行合法性監(jiān)督，以保證人事檔案管理工作的合法性和公開化[5]。

五、結(jié)語

綜上所述，大學(xué)生人事檔案管理的信息化和創(chuàng)新化發(fā)展，可以使人事工作得到很好的推進(jìn)，有利于高校的科學(xué)發(fā)展，促進(jìn)大學(xué)生的良好就業(yè)。為了適應(yīng)信息時代的發(fā)展需要，高校管理人員應(yīng)重視建設(shè)信息化和創(chuàng)新化的人才資源，通過現(xiàn)代管理技術(shù)提高人才資源的使用率，增強(qiáng)大學(xué)生檔案管理工作的水平，促進(jìn)大學(xué)生的健康發(fā)展。