中職院校檔案管理創新方向探索

文/山東省臨沂衛校 米堯勇

在現代化建設進程不斷加快的情況下，數字化、信息化的發展也得面臨著更好的機遇，尤其是數字化校園的建設，已經成為目前各個中職院校重點關注的內容。通過數字化檔案管理工作的有效開展，能夠在充分利用網絡資源、高新技術的基礎上，為全校師生提供更加全面的服務，這也是中職院校實現全面發展的必要條件。但是在實際創新過程中，要考慮的因素較多，包括思想意識、規章制度、信息安全等。因此，在了解相關因素的基礎上，有必要基于數字化校園考慮如何促進中職院校檔案管理實現創新，為檔案管理的現代化發展指明方向，進而更好地發揮檔案作用，為中職院校的積極發展和進步奠定良好的基礎。

一、數字化校園背景下中職院校檔案管理創新機遇

（一）符合學校管理需求。通過數字化技術來管理中職院校的檔案，不僅可以有效地滿足學校的管理需求，而且還能提升效率。檔案管理作為學校日常經營、管理的重要環節之一，由于其自身具備較為突出的復雜性特點，一直以來都受到全社會的關注。管理好中職院校的檔案對于提高教學質量至關重要[1]。數字化技術的應用可以促進專業建設，提升學校的整體水平。尤其是隨著社會對于職業人才需求不斷增大的背景下，適用于中職院校檔案管理工作的模式也開始得到積極開發和應用。數字技術的應用，能夠在對檔案進行科學管理的同時，為專業建設提供基礎資料，為學校開展各類教育管理工作提供支持。數字化的檔案管理可以大大提高教學效率，并且可以更加直觀地反映學校教學的成果。如人才檔案可以幫助學校更好地了解學生的基本情況，從而更有針對性地進行教學評估；通過實施檔案管理數字化，可以使評估單位更加清晰地了解本校的人才培養情況，從而更好地評估本校的辦學水平；有效的人才管理模式也可以有效地反映出高等學校的現代化程度，可以作為評價高等學校現代化水平的指標。

（二）提升檔案利用效率。通過采用數字化技術來管理中職院校的檔案，不僅可以滿足檔案利用的需求，而且還可以有效地提升檔案的開發和利用效率，從而避免浪費有價值的檔案資源。隨著科技的發展，傳統的檔案管理方式已經不再適用。由于技術水平落后，檔案一旦歸檔就很難再調出，大大降低了它的利用率[2]。此外，紙質檔案自身的獨占性特點，要求同一時間內不能夠有兩個以上主體共享檔案重點信息。而在數字化校園的背景下，數字技術的應用可以實現對中職院校檔案的有效管理，也可以大大提升檔案的利用率，從而更好地滿足院校發展的需求。同時，數字化檔案的應用，不管是學生檔案還是學校檔案，均能夠被需要者廣泛瀏覽，這對于更好地提升院校學生管理質量、教育教學質量、社會知名度，均有著很大的幫助。

（三）滿足時代發展要求。數字化對中職院校的檔案管理，首先體現在滿足時代發展需求的方面。由于經濟社會對新型職業人員的需要量逐年增加，職教迎來了蓬勃發展的黃金時代，我國也越發重視職教[3]。為了適應產業亟須的高技能、高技術、實用型的第一線人員，中職院校積極響應“培養”“科研”“服務社會”“傳承”四大功能，并且加大檔案管理力度，以期達到更好地培養效果。由于經濟社會的蓬勃發展，傳統的檔案管理方法已經不能適應當前社會的要求，必須尋找新的解決方案。而在數字化校園的背景下，建立數字化、信息化檔案管理機制就顯得非常重要。這不僅是對以往檔案管理模式的一種改造，也是在充分利用網絡、信息技術優勢下，促進中職院校檔案管理工作找準創新方向的有效途徑。

二、中職院校檔案管理的現狀

（一）認知不足，觀念落后。檔案管理工作是一項重要的工作，它既要記錄信息，又要為學校提供服務。然而，有些院校沒有真正意識到它的重要性，檔案管理工作在當今時代尤為重要[4]。檔案管理工作對于學院的發展至關重要，隨著時代的發展，許多中職院校的檔案管理已經不再局限于紙質文件，而是采用信息化存檔的方式。但是由于意識不足，不僅造成檔案管理工作無法實現創新，也阻礙了學校數字化的建設進程。

（二）體系不全，制度缺失。由于人力資源緊缺、學院財政狀況不佳等原因，部分工作人員無法及時跟上時代發展的步伐，導致檔案數字化管理的進程遭到了嚴重的阻礙。此外，學校檔案部門與一些行政管理職能之間的關系也不夠緊密，使得院校檔案管理工作的統一性、科技保障和信息安全管理受到了嚴重的限制[5]。這些問題與制度不夠完善、管理體系不夠健全均存在著一定的關系。此外，由于職業學校的檔案管理工作需要更多的時間來實現正規化和制度建設，對于制度及時性、有效性的要求非常高，但是各項制度的制定和執行卻無法落實在實際中，導致實際工作中出現相互推諉的問題，嚴重影響了數字化校園背景下檔案管理工作的創新發展進程。

（三）人才匱乏，素質較低。以往檔案管理對于管理人員的技能和能力沒有太高要求，但隨著社會和科技的進步，信息化和數字化已變成中職檔案管理崗位的必然趨勢。隨著信息化、網絡化、數字化的發展，檔案管理人員卻沒有具備更高的管理水平和計算機操作技能，無法跟上時代的步伐，并利用領先的高新技術和現代化管理手段[6]。同時，學校對于建立一批具備管理、研究、服務和技術能力的歸檔隊伍也沒有給予高度重視，造成中職院校檔案管理工作的隊伍素質不佳，無法勝任數字化校園背景下檔案管理的實際要求，進一步影響了檔案管理工作的創新發展進程。

三、數字化校園背景下中職院校檔案管理創新方向

（一）樹立正確理念，強化基礎建設。為了提高中職院校檔案信息化管理的效率，應該加強領導，增強對檔案管理工作的重視。為了更好地推動中職院校數字化校園建設，必須加強對數字化建設的領導，進一步提高工作人員的專業技能，進一步提高檔案管理工作效率，進一步提高服務質量。實踐過程中，應該解放思想，分階段、分步驟、按計劃地推動檔案管理信息化的發展，以實現這一目標[7]。通過建立和實施完善的檔案管理程序等，積極推進共同統籌資源的建設，繼續開拓多樣化的會計信息獲得途徑。利用檔案信息資源，實現職能的深入發展，為學校管理和發展提供更加有效的服務。同時，要樹立正確的意識，積極加強基礎設施建設。為了更好地實施檔案信息化管理工作，中職院校應當積極引入現代化的信息技術設施和信息管理軟件體系，并納入校園信息化建設規劃中，以我國要求的標準進行文檔信息化基礎設施建設。形成具備中職院校特點的數字化軟件系統，不斷對院校自身的檔案資源數據庫、查詢管理系統進行建立和完善。以此保證能夠提升檔案信息化水平，促進電子化控制與檔案信息化的有機結合，進一步提高我們的工作效率和服務質量。

（二）健全機制制度，形成管理網絡。為了確保各項數字化管理建設、實施能夠準確地落實在實際中，并發揮應有的作用，需要構建一個檔案管理網絡。這個網絡由學校辦公室的檔案室擔任頂層領導，其中包括院領導和辦公室主任。并且，學校各職務部門負責人也應該承擔檔案保管責任。同時，為了保證這一過程順利進行，各職能部門應指定一名工作人員負責收集檔案材料[8]。通過這些措施，可以構建一個完善的檔案管理系統，可以有效地確定各職務管理部門負責收集和管理檔案的各項工作流程，避免分散管理帶來的問題，如上班拖延、疲勞等。此外，還要建立健全數字化檔案保管機制，從搜集、梳理、鑒別、立卷、管理、研究、統計、利用等各項工作領域方面都要有嚴密的規定，而且要嚴密地依照規定辦理，對于有保留價值的電子化物料，要按時予以接收和歸檔、備份。為了有效地推動檔案保管各項工作的規范性和制度標準化，各職責機關的重要主管應當擔負起首要責任者的角色，專職檔案保管工作人員則應當承擔直接責任，將檔案保管各項工作列入年度目標考核和黨員干部個別評優考核內容，以保證檔案管理各項工作的有效實施和規范運行。

（三）引進先進設備，更新管理系統。為了更好地管理文件，要引入先進的數字化設備、系統、軟件等方式，并且做好對應的線路、系統建設等相關問題。確保機房電路處在安全水平，為后期技術設備的引入做好充分準備。并且，學校還將購置新型的智能化檔案館存儲設備，以適應數字化發展的多種需求[9]。如智能設備平臺登錄、學員身份驗證、學生信息壓縮處理、自助報備、云端管理發布等，同時保證價格合理、質量合格，以適應不斷變化的數字化環境。如果條件允許，可以安裝備用電源裝置，以確保在斷電前能夠正常關閉設備，避免影響數據的安全保管。同時，在完成設備采購工作后，要確保機械設備可以獲得廠家的正確維修，增長其壽命，應當與廠家簽訂維修合同和技術培訓合同。此外，在引進設備后，學校檔案管理人員應當將文檔根據類別、科科、名稱、年代、評價、備注等要素加以分門別類，以便在必要時可以迅速查找各種文檔。文檔室管理者應當將互聯網數字化文檔與大學網絡進行有效的鏈接，學員能夠通過學號、身份證號和密碼快速登錄，輕松獲取自己的文檔內容，并且能夠打印和復制，從而滿足學生、教職工和學校對于在線檔案管理的需求，緩解文檔室壓力，提升效率。

（四）應用安全措施，加強監督控制。學校檔案數據是一種寶貴的現代社會教育資源，它不僅關乎學員、老師和教職工作者的自身隱私，也關乎其他機密，尤其是高等教育秘密和職業文檔更極易被他人濫用。因此，院校領導應該重視安全管理措施的實施，以確保檔案信息的安全性。學校檔案信息管理措施旨在確保高校檔案信息系統在網絡條件下的安全性，以及確保查閱者能夠有效地識別和保護檔案信息，因為一旦信息泄露，將會帶來不可逆轉的嚴重后果。然而，令人遺憾的是，目前大多數學校缺乏如何維護現代數字化歸檔信息系統的成功經驗，使用的密碼技能較為單一，這使得LAN 管理無法充分發揮現代數字化檔案管理系統的優點[10]。因此，為了解決這個難題，院校領導通過與科技公司協商，通過協商確定派人定期維護數字化管理檔案系統，并對其狀態進行二十四小時監控。如果遭到網絡攻擊，技術企業的科技人員作為管理者可以予以打擊，以保證高校數學化檔案系統的安全性。同時，院校負責人在與技術機構簽訂保護運行協定的時候，還要嚴格遵守保密工作條款，以確保信息安全，防止出現監守自盜的情況。信息安全是當今社會發展的重要方向，只有加強信息安全管理，才能為高校師生創造更加安全、可靠的工作，從而更好地實現信息時代的變革目標。

（五）加強人才建設，完善管理隊伍。為了實施學校的文檔信息化管理工作，加大歸檔人才隊伍建設是至關重要的。因此，中職院校應該給予檔案管理人才充足的支持，實施“引進來”和“走出去”戰略，為檔案管理崗位配備足夠的專業和兼職人員，以確保他們具備良好的崗位能力和豐富的工作經驗，能夠勝任檔案信息化崗位。同時，為了達到檔案信息化建設的目標，不僅要招募具備專業知識、計算機技術和創新精神的新一代人才參與，還要對已有的專兼職檔案管理人員開展技術培訓，采用技術培訓、研修班、教學經驗交流活動、行業專家引導等方式[11]。根據“提高素質、精于經營、嚴格監督管理、優良服務水平”的目標，分階段、分層級，按計劃、有步驟地開展業務技術培訓。以進一步提高檔案管理人員的整體管理水平和質量，從而達到檔案信息化建設的目標。通過進一步提高專兼職檔案人員的專業知識和技能，使管理人員能夠更好地適應中職檔案信息化建設和發展的需求。

四、結語

隨著經濟和科技的飛速發展，采用數字化的方式來管理中職院校的檔案，已經成為一項必不可少的任務。不僅能夠滿足時代發展的需求，而且還能夠提升中職學校的教育水平，同時也能夠有效提高檔案的利用率。盡管中職院校的檔案管理已經進入信息化的時代，但由于管理人員的思維定式和管理知識的匱乏，仍然存在著諸多問題，如裝備不足、人員缺乏、安全漏洞等。因此，為了更好地應對信息數字化時代的挑戰，必須從思想意識、管理制度、設備引進、安全防護、人才等幾個層面著手，全面推進檔案管理工作，為檔案管理創新方向提供正確的指引。