新發展形勢下事業單位辦公室行政管理工作的策略

楊燕鳳

（霞浦縣社會勞動保險管理中心，寧德 355100）

引 言

一個組織的健康發展離不開相關的行政管理工作。換言之，一個組織的行政管理工作要想取得良好的發展，就必須具有良好的行政管理能力。提高事業單位管理的效率和質量是為組織進一步健康發展提供必要條件的基石。辦公室作為一個綜合性的機構，在事業單位正常運作中發揮著不可替代的作用。同時，行政管理是多方面的，不僅涉及事業單位內的各個部門，還涉及秘書、檔案、值班、監督、信息等工作內容，導致管理更加復雜。因此，提高事業單位行政管理的效率和質量是一個迫切需要解決的問題。

一、事業單位辦公室行政管理工作概述

（一）新時期辦公室管理工作的內容

第一， 進行各部門的文書管理工作，包括對文書的收集、歸類和發放與保管工作等，根據不同的文書內容和利用渠道實行分類，認真負責好文書的保存與整理工作，并根據文書的特性與順序加以劃分，根據相應的工作類型與程序，準確、快捷地進行文書管理工作。

第二，檔案管理與保護。檔案管理存儲主要是用來實現對檔案的封存，所有各個單位的檔案最后都要由辦公室進行系統的管理與保管，在保管方面，必須根據檔案的形式進行分類，而且還必須根據檔案的功能，實現對檔案的查閱、鑒別、收集和利用，并按照檔案信息工作的特點，從影像數據、圖像信息和文本內容等方面，對檔案進行統一的管理工作，并進行檔案的網絡化管理和電子化管理等工作，這也是新時代辦公室工作的特點。

第三，確保對會議的有效控制。視頻會議是辦公室行政管理工作內容之一，由辦公室負責對各部門會議進行合理的時間調配與安排，同時根據各部門的資源調度情況進行會議計劃，并進行細致的會議記錄，建立會議的統一報批和審核機制，同時也對與會人數做好合理分配和統計，從而達到各部門的有效辦公，避免各部門出現工作冗余和會務煩瑣現象，從而真正提升會議的質量和效率，安排好會務費用，同時做好會議記錄、控制時間和成本開支。

（二）事業單位辦公室行政管理工作的重要性

一是調整好組織間的上下關系。辦公室行政管理是溝通組織上下級，并發揮“傳聲筒”和“協調者”的作用，基于行政管理工作特點，辦公室行政管理工作的目的是要提高上下級之間的協調性，完成上級部門交給的所有行政任務，解決組織與人、組織與組織之間的關系問題。而辦公室則是組織的協調者，主要是事業單位行政管理的主要推動者和助手，應根據實際情況完成上級組織布置的各項任務與目標，并監控與檢驗各項任務和目標的執行情況。作為事業單位行政管理的主要組織者，辦公室要確保上級機關能傾聽到基層的想法和意見，并深入群眾掌握基層的實際現狀和要求，并適時向有關領導提供行政管理上的建議。另外，把上級機關的工作指令和任務精神貫徹到實際工作中，協調好領導和員工之間的關系，并適時向員工傳達各種指令和精神，以發揮“承上啟下”的工作職能。

二是組織協調工作的主要載體。辦公室業務同各個方面的業務關系密不可分，是一種綜合型的辦公機關，必須當好領導機關正常運行的中介和橋梁，做好上下級協調的管理工作。因為行政事務具有及時性，所以辦公室人員在傳達任務和命令時，必須做到迅速、周密，規范地進行各種業務命令的及時傳遞，而由于工作節奏不斷加快，工作方法也趨向信息化和網絡化。辦公室行政管理還必須服務于組織、服務于領導，為組織和領導干部提供合理的政策建議，了解組織決策傾向和基層需求狀況，適時對基層和組織所面臨的問題提出對策，進行具體工作規范，并按照基層的要求及時指導各種業務的正常開展。鑒于此，辦公室管理工作重點圍繞公文和行政管理等事務，因此必須統籌好事業單位各部門之間的關系，以部門事務為中心，溝通好上下級的關系，才能切實有效地完成事業單位辦公室的服務職責。

二、新發展形勢下事業單位辦公室行政管理的現狀與問題

（一）行政管理制度有待完善

事業單位辦公室的運行管理存在著復雜性。目前，雖然事業單位行政管理部門為推動市場經濟的不斷發展、為適應社會經濟體制的發展需要，對事業單位的行政管理方式做出了相應的變革和發展，并獲得了相應的成效。不過，在現代社會經濟高速蓬勃發展的社會背景下，在事業單位辦公室行政部門管理工作中也難免出現問題，事業單位辦公室實行的有關管理制度往往落后于事業單位的發展步伐和社會經濟體制改革的進度，使得事業單位的管理體系無法有效地運用到具體工作中，使得事業單位行政管理工作產生很多問題，也嚴重干擾和限制了事業單位的前進與健康發展。

（二）員工綜合素質水平有待提高

辦公室行政管理部門人員整體的素質會直接影響事業單位管理工作規范、高效地進行。而就目前國內事業單位辦公室行政管理部門的狀況而言，沒有較高整體素質的專業行政管理人才。由于行政管理工作的實施人員技能知識較少，不能有效提高行政管理工作實施的服務質量。此外，由于辦公室工作的特點是重復的，不論是行政管理、督查，甚至是各項日常工作的實施，都是必須逐級完成的，在此流程中就非常容易產生浪費問題，進而導致效率降低。

（三）辦公室作風建設問題

長期以來，我國事業單位對辦公室作風問題始終都是保持著嚴抓嚴打的態勢，將此作為工作的重要目標，在不斷的實踐中也做出了不菲的成績。但是，在新時代的形勢下，辦公室員工的作風建設仍然面臨著一定的困難，主要體現在生活作風、工作作風、政治思想品德等方面。由于一些工作人員的心態消極、政治思想保守、不思進取，不善于認真、客觀地對自身的工作任務做出判斷，也沒有求真務實精神，以致一些人員在生活中極度缺少自律意識，使得辦公室管理工作的困難逐漸增加。

（四）主動與被動矛盾突出

近年來我國部分事業單位辦公室管理工作效果較差，以及受管理者本身工作水平的限制，使得部分行政管理工作不能順利進行，并由此產生了許多問題。比如，行政管理的實施水平低下，很多行政管理工作瑣碎、上下級間的任務和工作匯報等問題層次遞進，工作效率極低，而且公共資源浪費現象也較為嚴重。辦公室工作主動性不足，必須積極做好溝通與匯報，才能真正提升績效，確保各項任務的成功執行，需要精簡操作過程，做到人力資源的最佳使用。

三、新發展形勢下事業單位辦公室行政管理工作的策略

（一）明確各崗位職責

實際上，辦公室的許多職位是在沒有適當參考業務基礎的情況下任意設立的，因此職位經常重復或空缺。最后，在處理問題和詢問時，往往急需人員，或者許多人同時從事同一工作，造成人力資源的浪費和管理的混亂。同時，因為職位分工并不清楚，在發生問題后也就無法做出合理的追責，降低了辦公人員的工作熱情和積極性，在處理問題時往往相互推諉、拈輕怕重，也因此造成了原來很簡單的問題難以完成，降低了工作效率。但因為辦公室行政管理工作的特點，部門領導臨時交辦的事項也比較多，若沒有及時對各職位做出細致的劃分，將會造成工作分配的紊亂。所以，事業單位在設定辦公室職位時，要綜合考量、細致劃分，并嚴格確定各職位的具體工作范圍，以逐漸提升行政管理工作的效率與品質，并突出其針對性與實效性。

（二）加強員工思想作風建設

由于辦公室是綜合管理的中心，工作人員不僅應具備全面和廣泛的法律知識，還應具備辦公自動化和公共關系管理技能，以及精深的學習技能和先進的思維技能。因此，提高員工的思想水平和工作作風是成功的關鍵。首先，為了提高員工的政策意識，包括向領導的報告、對下屬日常事務進行指導，有必要提高員工的政治法規意識。在工作中，員工有義務嚴格遵守事業單位的法規紀律，認真學習黨委的理論規定和上級文件主管部門發布的有關文件精神，使員工充分體現組織的基本思想，在管理中遵循黨的路線。其次，辦公室的行政管理工作不僅在辦公室進行，而且在基層進行，跟蹤事態發展和要求，及時向管理層報告所有相關信息，并嚴格遵守既定要求。

（三）增強團隊協作精神

因為辦公室內部人員所承擔的職責范圍有所不同，其職能分配方式也不盡相同，但基本都是構成了一個整體、一個團隊。一些事務是個人獨立就能夠解決的，而一些事務則必須多人共同協調才能進行，所以要增強工作隊伍內部的合作精神和觀念，形成內部同事間平等融洽的人際關系，以提高其內在的凝聚力，把行政工作做好。此外，辦公室工作人員不僅應履行正常職責，還應處理臨時外聯和接待。

（四）加強行政管理模式的創新

辦公室在事業單位日常運行中發揮著重要的聯系功能，如果辦公室行政管理的效能不足，則事業單位的整體績效將會因此受到影響。從經濟學觀點考慮，事業單位實質上是組織嚴謹的金字塔狀機構，從上司到下屬都具有分明的內部管理機制，整體的架構方式也相對嚴格，但這些模式同時也會降低各個機構內部的協同與配合能力，也不能有效激發各個部門工作與配合的主動性，特別是在信息高速發展的環境下，各專業部門更加關注效率的提升。基于此，事業單位需要不斷研究和改造傳統辦公室的管理方法，從根本上破解辦公室行政事務效率低的難題。另外，在改革事業單位辦公室工作模式的進程中，也要著力研究傳統機構管理層級復雜、控制力量較弱的問題，逐步完成從科層制管理模式向更現代的扁平型管理模式的升級轉換，進一步發揮扁平型管理模式的機構管理層級較低、控制力量較大的優點，有效提升事業單位信息獲取和傳播的效率，為事業單位各部門政策的有效執行提供了政策層面的依據，切實地給辦公室行政管理工作模式帶來了良好的自主權，增強辦公室行政管理職能的彈性，同時適應了事業單位行政管理辦公室執行工作能力強的需求。

（五）構建完善的辦公室行政管理體系和機制

辦公室行政管理的實施狀況，將會影響事業單位整體的行政質量，所以事業單位行政管理應該結合實際情況形成健全的辦公室行政管理系統和激勵機制。在思想層次上提高對辦公室行政管理的責任意識，并基于整體角度上提升事業單位行政管理工作可取得的經濟效益和社會效益。與此同時，辦公室也要合理調整事業單位各部門間的協調機制，在良好的工作意識指導下嚴格根據上級頒布的文件精神落實相關任務。對所屬部門也必須進行精細化管理，以保護事業單位的合法權益為首要任務，在減少事業單位成本浪費的同時，對人才、物質和財務資產加以有效利用。此外，事業單位行政管理還應及時改變傳統、陳舊的管理模式，進一步提高辦公室行政管理工作的科學性和實效性，并促使各部門管理人員進一步明晰各自職能范圍與定位，采取以人為本的管理方法，發揮良好的示范帶頭功能，有效克服事業單位辦公室在行政管理工作中出現的問題，同時在根據事業單位的發展狀況進一步優化行政管理機制，在提升本單位服務水平的同時，進一步發揮辦公室管理機關的職能。

（六）合理提高員工服務意識

辦公室管理不僅是事業單位的工作窗口，也是一項公共服務。它必須以更廣闊的視角來分析和解決問題，必須成為全社會關注的焦點。它不能局限于一個單位，也不能損害一個單位的整體利益。換言之，辦公室工作人員必須嚴格認真地執行事業單位負責人的決定，妥善處理各自工作領域內出現的問題，有效管理和指導各部門的工作。事業單位行政管理工作應以本單位的整體利益為出發點，以各部門的有效管理為出發點，防止以管理利益為目的的管理現象。同時，要克服傳統形式主義的束縛，樹立實事求是的管理意識，確保對本單位行政的嚴格管理，并采取適應本單位實際情況的管理方法，優化本單位績效，積極更新和適應本單位以往的管理和工作方法。

（七）通過業務培訓活動提高工作人員的素質水平

事業單位行政管理績效的提升離不開所有員工的努力，所以事業單位辦公室應該從嚴把好人員招聘流程，把考察重點放在招聘人員的工作態度和個人技能上。對于進入辦公室的新員工，也要經常開展教育培訓活動，使所有員工在辦公室環境中始終保持清醒的思維，從整體提升員工的工作技能，使得每位員工都能夠獨立完成各自的工作目標，形成優秀的辦公室行政管理環境。另外，事業單位也從思想方面對辦公室員工進行思政意識培訓，以潛移默化的方式提高辦公室員工的責任意識和管理能力，同時把自身成長和崗位工作相結合，讓自身工作價值得到合理實現。

結 語

綜上所述，新形勢對辦公室工作提出了新的挑戰和要求。作為事業單位行政管理工作的中心環節，辦公室承擔了越來越多的責任、任務和困難。因此，辦公室管理者應充分認識其職能和重要地位，加強員工思想作風教育，提高綜合水平和職業道德，合理優化人力資源，不斷更新管理模式。根據辦公室的優先事項，推進工作流程，協調部門之間的關系。從而不斷提高服務質量，有效履行管理職能，促進事業單位有序、全面運轉。