大數據時代事業單位文書檔案開發利用研究

摘 要：文書檔案開發利用是事業單位檔案管理中的重要部分，發揮文書檔案的利用價值，有利于促進事業單位的持續穩定發展，從而獲取更高的經濟效益及社會效益。大數據時代，事業單位文書檔案開發利用發生了較大的變化，應提高對此方面的重視，進一步加強事業單位文書檔案的開發利用，提高事業單位的檔案服務水平。因此，本文主要針對事業單位文書檔案的特點、大數據時代事業單位文書檔案開發利用的重要性展開分析，進一步探究大數據時代事業單位文書檔案開發利用的策略，以期為相關人員提供參考。

關鍵詞：大數據時代；事業單位；文書檔案；開發利用；策略

引言

近年來，隨著我國事業單位的持續發展，文書檔案面臨著更高的要求，需要主動適應大數據時代，發揮大數據技術及其他現代化技術在文書檔案開發利用中的作用，不斷提升事業單位文書檔案開發利用的效率。與此同時，個別事業單位在文書檔案開發利用工作中，還存在一些亟須解決的問題，如有待提升文書檔案管理安全性以及檔案管理人員素質水平等。實踐工作證明，通過深入分析事業單位文書檔案的特點，探究大數據時代事業單位文書檔案開發利用的策略及重要性，有利于提出一些可靠的參考依據，促使事業單位文書檔案開發利用工作有效開展。由此可見，本文圍繞“大數據時代事業單位文書檔案開發利用”展開分析研究意義顯著。

一、事業單位文書檔案的特點

事業單位文書檔案具有檔案的本質屬性即原始記錄性，檔案是歷史的真跡，必須保持它的特性，才能充分發揮其效用。另外，文書檔案還具有檔案的一般屬性就是歷史屬性和文化屬性，是歷史的記錄，是人們記憶的延續，是文化的載體以及人類文化發展的紐帶和橋梁。

1.職業化特點

事業單位文書檔案的內容繁雜，大部分是日常管理工作中形成的文件資料，詳細記錄日常工作，反映日常管理情況。特別是項目檔案能夠充分反映項目的整體情況，為后續的項目管理提供可靠的參考。發揮事業單位文書檔案的職業化特點，可判斷事業單位工作中的優勢及不足，改進其中存在的不足，發揚其具有的優勢，使事業單位朝著更好的方向不斷發展。

2.保密性特點

在事業單位文書檔案開發利用時，許多檔案都具有一定的保密性質，如項目檔案信息、工作人員的個人信息等，這些檔案文件具有較強的機密性，必須對其進行保密，杜絕發生檔案信息被泄露等情況。

3.綜合性特點

事業單位文書檔案涉及不同類型、不同專業的內容，如基礎設施信息、項目信息、人力資源信息、黨務信息以及科研信息等。應收集相關的信息內容，形成完整的文書檔案，采取合理的措施對其開展管理，提升文書檔案開發利用的價值。

4.階段性特點

事業單位文書檔案有明顯的階段性特點，為保證文書檔案的完整性及連續性，一般每年或半年對其更新，保留具有使用價值的檔案信息，相應處理價值較低的檔案。

二、大數據時代事業單位文書檔案開發利用的重要性

事業單位文書檔案特點鮮明，基于大數據時代背景下，對事業單位文書檔案管理工作提出了更高的要求。從事業單位文書檔案實踐工作層面分析，其開發利用工作的開展十分重要。

1.提升檔案安全性

事業單位可在日常的檔案工作中應用電子化、網絡化和信息化等管理手段，根據在線辦理、操作留痕、全程覆蓋和數據整合的原則開展檔案系統的建設，以電子化的形式存儲檔案文件。還可以進行檔案的自動采集、在線整理及一鍵歸檔，使文書檔案的完整性得到保障，不僅能提升事業單位文書檔案的工作效率，還能降低檔案編造、檔案偽造和檔案丟失等風險，有效提升檔案安全性。比如，在應用電子化管理系統開展公共資源交易項目檔案的管理與開發利用時，可以用電子文檔的形式來保存所有的公共資源交易文件，整理交易文件，形成完整的項目檔案，確保項目檔案的安全性。

2.確保檔案利用價值

在大數據時代事業單位文書檔案管理中，可充分利用大數據技術，借助大數據技術，提升文書檔案開發利用的工作水平，在拓展檔案利用價值的同時，降低文書檔案開發利用的成本。由于事業單位文書檔案的內容比較豐富，以文本、圖像、視頻和音頻等不同形式記錄這些內容，體現出原始記錄的本質屬性。借助大數據技術管理和開發利用文書檔案，能夠將檔案利用價值進一步拓展，使事業單位文書檔案的使用效率得以提升。

3.簡化文書檔案整理流程

事業單位文書檔案的整理流程及檔案的開發利用等各個環節發生了較大的變化，可以將信息技術方法應用到其中，有效處理文書檔案，將紙質化的文書檔案轉化為電子檔案，方便對其利用。與傳統的檔案整理流程相比，電子化的檔案整理更加簡單，可借助信息技術快速完成檔案檢索、檔案歸類、檔案存儲和檔案利用等工作。

4.縮短檔案歸檔的總體時間

大數據時代，事業單位可以應用信息技術與大數據技術，提升文書檔案開發利用的整體效率。電子化處理事業單位文書檔案，能夠有效提升檔案的歸檔效率，滿足檔案歸檔的要求，避免出現人工不足造成歸檔效率過低的情況，消除檔案歸檔的人為因素。一般在事業單位文書檔案的歸檔工作時，都要按照一定的時間完成歸檔，但在各種因素的影響下，容易出現歸檔時間滯后的情況。將信息技術和辦公系統對接，能夠直接將檔案文件輸入檔案系統，利用電子媒介開展檔案鑒定、檔案分類和檔案歸檔等工作，提升電子化檔案管理與開發利用的效率，將檔案歸檔的時間縮短。

三、大數據時代事業單位文書檔案開發利用策略

事業單位文書檔案是一項系統化的工作，其中項目檔案占比頗高，為做好事業單位文書檔案開發利用工作，需以大數據為依托，落實有效策略。

1.建立“互聯網+”檔案管理模式

在大數據時代，事業單位文書檔案管理朝著“無紙化”方向發展，可以改變文書檔案的紙質化狀態，以電子化的形式進行檔案管理和利用，提升事業單位文書檔案的使用效率?；诖耍瑧盐帐聵I單位檔案管理的發展趨勢，充分利用現代信息技術，建立“互聯網+”文書檔案管理模式，以便將紙質化檔案轉變為電子化，方便對其展開管理和利用，發揮檔案資源的使用價值。同時，根據電子化檔案管理的需要，配置好刻錄機、電子光盤、防磁柜和掃描儀等設備設施，滿足電子化檔案開發利用的需要。

為提升事業單位文書檔案管理的服務水平，促進單位持續發展，應建立完善的業務系統。在此基礎上，開發文書檔案資料、項目檔案資料等檔案歸檔功能，構建獨立運行的電子化檔案管理系統，以便全面收集文書檔案、項目檔案，實現電子化的檔案整理、檔案歸檔、檔案統計及檔案查閱。比如，在公共資源交易項目的檔案管理中，收集項目接收項目完結整個過程的信息資料，由系統對其自動整理，結合項目方的其他檔案一同歸檔。將業務系統和電子化檔案管理系統對接，依據采購、工程建設等項目類型，分類管理項目開展全過程的資料，通過系統對其保管和利用。與傳統的檔案歸檔相比，電子化檔案管理系統能夠提高工作效率，降低成本，促進事業單位的穩定發展。

2.強化文書檔案管理開發

在事業單位文書檔案管理中，需要強化文書檔案管理開發，利用現代化的管理手段管理開發項目檔案、文書檔案等材料，以便順利開展檔案收集、整理、歸檔、保存以及利用等工作。首先，應提高檔案管理者對文書檔案開發利用的重視性，意識到文書開發利用對單位發展的積極作用，培養良好的責任意識及服務意識，圍繞文書檔案管理開展各項工作，確保項目檔案、文書檔案的利用價值得以發揮，幫助事業單位的領導者及管理者做出正確的決策。其次，做好文書檔案編研工作，在文書檔案開發利用時，完成專題匯編材料的編寫，深入開發文書檔案資源，以便提供準確、客觀的檔案信息，提升檔案資源的利用率，促進事業單位文書檔案管理的規范化開展。最后，擴大對文書檔案開發利用的范圍，將項目檔案、文書檔案的社會價值及科研價值挖掘出來，有效提升檔案價值。

3.提高檔案資源使用效率

在事業單位文書檔案開發利用中，應從管理效率、服務方式等方法來提升檔案利用率，發揮檔案資源的使用價值。首先，應加強檔案管理者和各部門的溝通，從被動的檔案服務狀態向主動服務轉變，結合各部門工作人員的需求，為其提供檔案服務。比如，個性化檔案服務、文書檔案查詢和項目檔案查詢等。同時，為發揮檔案資源的價值，必須保證工作人員的專業性，端正工作態度，主動提供檔案服務。其次，在事業單位文書檔案的開發利用中，應靈活運用計算機等現代化技術手段，數字化處理傳統的紙質檔案，以便利用檔案資源，深入開發文書檔案，提升文書檔案的使用效率，合理選擇文書檔案的編研目錄，使編研目錄更具有針對性和實用性。

4.強化檔案安全意識，消除檔案安全隱患

在事業單位持續發展下，其檔案管理的信息化程度不斷提升，大量的紙質檔案變成了電子化檔案，能夠處理紙質檔案管理中的檔案損毀、檔案丟失等問題。然而，電子化檔案管理中存在的問題難以保證電子檔案的安全?；谶@一情況，需要提高對檔案安全的重視性，采取有效措施安全防護項目檔案和文書檔案的平臺，如做好信息系統安全等級保護的備案，確保電子化檔案管理系統的運行安全。在云數據服務的基礎上，構建系統運行維護及應急處理機制，定期備份項目檔案、文書檔案，保證檔案資源的安全性，杜絕出現檔案丟失等情況，為檔案資源的開發利用提供有力基礎。同時，利用先進的技術手段提升系統軟硬件的安全性能，杜絕發生病毒入侵、網絡攻擊等狀況，從而保證事業單位的檔案安全。

5.完善硬件設備設施，優化檔案管理條件

首先，應認識到檔案本身的保密性，合理選擇檔案柜，保證檔案柜具有一定的防火和防盜功能，確保文書檔案的安全性。其次，在建設檔案室時，應根據現場情況安裝攝像頭等監控設備設施，控制好攝像頭的數量和角度。同時，做好防盜和煙霧報警系統的安裝，配置除濕機、空調機等設備設施，以此保護檔案資源，提升檔案的安全性。除了常用的復印機、計算機等設備設施，也要了解電子產品的發展情況，結合工作需要利用新的電子產品。比如，防磁柜、數字化檔案管理軟件等，不斷優化事業單位文書檔案管理與開發利用。此外，一些文書項目檔案保密性要求較高，在完善硬件設備設施以及文書項目檔案信息化管理過程中，還有必要合理、科學地引進大數據技術、信息技術，確保信息系統管理有效運行，并融合防火墻技術、安全密鑰技術以及各類殺毒軟件等。確保文書項目檔案在檔案管理信息系統中得到安全存儲，并根據用戶的權限等級，由系統自動、智能識別用戶是否具備瀏覽、閱讀和下載等共享利用資格，以此在確保文書項目檔案安全性的基礎上，進一步提高其共享利用價值。

6.加強人才培養，提升管理能力

管理者的能力及素質對事業單位文書檔案管理的影響較大，應加強檔案管理隊伍建設，確保檔案管理人員具備良好的責任意識及專業能力，可以順利完成各項工作，提升事業單位文書檔案管理的效率及質量。首先，在檔案管理人員的招聘工作中，應了解應聘人員對檔案管理工作的熟悉程度和責任意識，保證應聘人員具有應用現代化技術的能力。在檔案管理人員選定后，不能頻繁更換人員，降低檔案被泄露等問題的發生概率。其次，做好檔案管理人員的培訓工作，結合工作需要對培訓內容進行調整，不斷提升檔案管理人員的綜合能力，使其能夠保持良好的工作狀態。應鼓勵檔案管理人員參與各類培訓活動，利用QQ、微信群等交流，學習他人優秀的經驗，不斷提升管理隊伍的整體素質。最后，制定有效的激勵制度，通過晉升、獎金等措施激發檔案管理人員的積極性，使其端正工作態度，不斷提高工作水平，促進事業單位文書檔案管理的持續開展。

四、結語

綜上所述，為提高事業單位文書檔案開發利用的工作水平，應充分了解事業單位文書檔案的特點，認識到大數據時代事業單位文書檔案開發利用的重要意義。? 當前，在快速發展的經濟社會背景下，事業單位檔案管理工作則十分重要其直接影響著事業單位的發展水平。針對事業單位的檔案管理而言，具有政策性、機密性以及專業性的特點，應予以足夠的重視。做到建立“互聯網+”檔案管理模式，強化文書檔案管理開發，提高檔案資源使用效率。強化檔案安全意識、消除檔案安全隱患，完善硬件設備、優化檔案管理條件，加強人才培養、提升管理能力，以此促進事業單位文書檔案開發利用工作順利、有序進行，并為事業單位檔案事業可持續發展奠定堅實的基礎。

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作者簡介：于海燕（1982—），女，漢族，山東濱州人，本科，館員，研究方向：檔案管理。