新時期公共就業和人才服務中心檔案管理方法探析

摘 要：自改革開放以來，在有關民生的話題中，就業與創業始終是討論的熱點。我國也專門為了吸納人才而建立了公共就業和人才服務中心。該中心的服務宗旨是要將自身的資源優勢充分發揮出來，以解決各行各業的人才供需矛盾。如今，隨著時代的不斷發展，不僅人才市場的環境變得愈發復雜，人才的就業需求也變得更加多元化。對此，新時期的公共就業和人才服務中心要想實現自身功能，就必須擴大業務范疇并充分發揮自身的資源優勢，其中最重要的一項莫過于檔案管理。本文將圍繞公共就業和人才服務中心檔案管理的現狀，提出優化的措施，以望提升檔案管理的效力，并讓檔案的作用得到最大限度地發揮。

關鍵詞：公共就業；人才服務；檔案管理

一直以來，我國對人才的培養極為重視，先后推出了多項人才集聚機制。習近平總書記還專門針對國內外的發展大勢及人才事業的發展作出了一系列的指示。中共中央組織部聯合人力資源、國家發展和改革委員會、財政部及檔案局四大部門，聯合頒布了《關于進一步加強流動人員人事檔案管理服務工作的通知》?！锻ㄖ分胁粌H明確指示了各地公共就業和人才服務中心需對人事檔案管理及服務工作給予高度重視，還對其人事檔案的運用提出了具體要求。

雖然立即得到了全國各省市的積極響應，但實施過程卻相當困難。例如，部分地區的流動人員檔案管理服務存在一些難以解決的客觀問題；又如，因《通知》所指示的范圍及服務功能定位跨度較大，對于部分未能建立非公企業及社會組織人才管理機制的地區而言，實施過程有較大困難。因此，要想促進公共就業和人才服務中心服務水平的提升，首要之務是致力于相關體制、體系的完善。也唯有如此，方能充分發揮公共就業和人才服務中心人事檔案的積極效能，繼而滿足國家對各地人才培養及應用需求。

一、公共就業和人才服務中心檔案管理的重要性

公共就業和人才服務中心的人事檔案管理不僅關乎檔案的利用效能，還與勞動者就業密切相關。由此可見，檔案管理當屬就業人才服務中心至關重要的管理內容之一。而公共就業和人才服務中心的檔案管理之所以如此重要，一方面，是因為新時期的就業形勢本就較為困難，而通過管理失業人員、下崗人員等檔案資料，上級部門便能準確獲知下屬各轄區的就業狀況，從而為其提供必要的就業支持。不僅如此，做好公共就業及人才服務中心的檔案管理還能發揮許多作用。首先，基于檔案所具有的流動性特征，加之檔案對個人信息的全面記錄，可通過查閱檔案了解個人的社會實踐狀況，能為當地社保部門執行社保制度提供支持。其次，公共就業和人才服務中心檔案還能為企業提供就業支撐。通常，求職人員向企業發送求職簡歷時，簡歷包含了求職者的部分信息。企業便可從公共就業和人才服務中心的人事檔案中獲取求職者的更多信息，更能確保所聘人才符合企業的人才需求，繼而提升人才的就業率。再次，信息化時代，公共就業和人才服務中心若能合理引進各種先進技術，并建立信息化的檔案管理平臺，便可對檔案予以精準分類，這樣不僅能為服務中心開展檔案管理工作提供巨大便利，還能使檔案的作用得到更有效的發揮。當然，基于信息技術的檔案管理還能促使勞動力市場轉向網絡化，以此為當地就業提供指引。最后，在勞動保障法律及相關政策的宣傳作用下，公共就業和人才服務中心檔案的作用范圍還將進一步擴大，不僅有助于規范人才市場管理，還能為就業提供更多支持，從而挖掘更多的人才，為當地經濟的穩定發展提供助力。

二、新時期公共就業人才服務中心檔案管理困境

1．公共就業人才服務中心檔案管理人員的綜合素養有待提升

新時期的檔案管理工作因信息技術的加入，雖然提高了檔案的使用效能，但也相應提高了對檔案管理工作人員的要求。目前，不少公共就業和人才服務中心的檔案管理人員不具備過硬的專業素養，致使檔案管理工作開展質量不佳，甚至出現檔案損毀、丟失等現象，這不僅損害了國家利益，也讓檔案的作用無法得到充分、有效的發揮。

2.檔案管理缺乏規范化

當前，公共就業和人才服務中心在管理檔案方面普遍呈現不規范的狀態，而導致如此現狀的主因便是規范化管理制度的缺失。由于公共就業和人才服務中心未能針對檔案管理制定專門的管理制度及細則，致使檔案管理的規范性受到影響。同時，服務中心其他部門認為檔案管理應是檔案管理部門的職責，因此，在日常工作中也未能給予檔案管理應有的支持，這也在一定程度上影響了檔案的利用效率。

不僅如此，在開展檔案管理時，有些單位領導或者檔案管理人員仍然是傳統、固化的管理理念，認為檔案管理工作無非是保存好紙質的檔案資料，對檔案管理工作不重視，缺乏先進的管理思想意識，在日常工作中也未能詳細分類檔案，在極大程度上降低了檔案的利用效率。此外，關于現有的檔案資料，管理人員也未能審核其完整性及準確性，導致檔案資料所記載的信息內容并不能對實際工作提供有價值的信息，也影響了檔案作用的發揮。

3.缺乏信息化管理

隨著社會的不斷發展，就業的人數也在不斷增加，這不僅增加了公共就業和人才服務中心的檔案數量，也加重了檔案管理人員的工作壓力。對此，如果公共就業和人才服務中心依舊采用傳統人工管理檔案的方式，勢必難以滿足當下的管理需求。因此，公共就業和人才服務中心的檔案管理應發揮信息技術的積極作用，在提升檔案管理效率的同時，實現對檔案資源價值的充分發掘，從而讓檔案資源的作用得到最大限度地發揮。但是，現實情況卻是服務中心雖然引進了信息化的管理系統，但實際的應用過程也僅是簡單的電子化處理檔案，而未能對檔案資源的價值予以深度挖掘，導致檔案的利用率偏低。此外，由于服務中心對檔案管理基礎設備設施的建設不重視，在管理檔案方面投入的資金較少，導致服務中心檔案管理基礎設備設施不夠完善，容易出現保密性、防護性欠佳等問題，嚴重的甚至還會對檔案安全產生影響。

4.部分檔案管理存在一定的難度

在我國，區域經濟發展不平衡的現象十分普遍，也因此導致了各地的就業流動性在不斷增大，讓檔案管理工作變得十分困難，無法發揮檔案資源的積極作用。例如，部分學生畢業后便將個人檔案存放到了原籍所在地的公共就業和人才服務中心，之后無論是外出打工或在本地尋求工作都未再更新。如此一來，寄存檔案因長時間未更新而逐漸淪為遺棄檔案，這也在一定程度上增加了檔案管理的工作難度。

三、新時期優化公共就業和人才服務中心檔案管理的相關措施

1.加強制度創新，制定流動人員人事檔案管理地方性實施辦法

隨著社會人才流動速度不斷加快，人事檔案管理也要滿足高頻率的使用要求，并確保人事檔案資料的規范性與完整性，以加速檔案信息的流動與共享，繼而凸顯人事檔案的管理實效。但要達成以上目的，不僅需要法律層面的維護，還要政策上的保駕護航。對此，各地公共就業和人才服務中心均應結合當地的地方性法規及實施意見，明確人事檔案的具體責任及義務。同時，也要向部分非公用人單位授權允許使用流動人員人事檔案，這樣才能加速人事檔案的流轉，并增強流動人員人事檔案的管理實效。

2.推動管理機制創新，搭建多部門協作的公共就業與人才誠信服務平臺

當前，非公用人單位與應聘人員信息不對稱，是導致公共就業和人才服務中心服務效率不高的重要原因之一。同時，又因缺乏甄別渠道，使得雙方只能憑借自身的“主觀意愿”或秉著“試錯”的態度去完成信息甄別，工作效率必定不甚理想。對此，若能借助公共就業和人才服務中心的檔案資源建立信息服務平臺，讓用人單位及應聘者均能提前了解對方的全部信息，并基于檔案里人才授信、人事信息采集、人事信息甄別以及反饋等機制，降低非公用人單位及流動人員的甄別成本，以此在向用人單位提供合作動力的同時，還能促使公共就業和人才服務中心服務水平及效能的全面提升。

3.提升公共就業與人才服務能力，提高人事檔案利用價值

當前，公共就業和人才服務中心在人事檔案管理方面最根本的問題是缺乏主動性。對此，要想讓人事檔案的價值得到最大限度地開發及利用，需要提高流動人員人事檔案的利用價值。這需要公共就業和人才服務中心對信息技術的引進給予高度重視。通過引進數字化管理工具去開發人事檔案價值，能讓開發過程更具專業性，且基于數字與網絡化的管理，公共就業和人才服務中心還能協調多部門，并強化流動人員人事檔案信息的共享，有助于提升公共就業和人才服務中心的人才服務能力。同時，借助信息共享平臺，服務中心還能向更多的流動人員提供細致的咨詢服務，以此在提高社會就業率的同時，也讓人才的作用得到更充分的發揮。

4.合理增加資金投入，完善檔案存放管理條件

對公共就業和人才服務中心而言，檔案管理是一項極其重要的工作。隨著社會的不斷發展，流動人口的增多也讓檔案數量越來越多。對此，要想滿足社會對公共就業和人才服務中心檔案管理工作的多樣化需求，需對檔案管理的信息化建設給予高度重視，而檔案管理信息化的建設過程必定需要一定的資金支持。因此，給予適當的資金投入，是提升服務中心檔案管理工作成效及檔案利用率的重要基礎。此外，針對檔案管理的基礎設備設施建設，亦要引起公共就業和人才服務中心的高度重視。至于基礎方面的建設，重點需兼顧以下幾方面：一是檔案室的設立。檔案室不僅要單獨設立，且需同時做好防火、防潮等措施。檔案管理人員還應定期巡查上述設施，并同時做好設備設施的清潔與維護工作，盡可能地消除各類可能導致檔案管理安全問題的隱患；二是合理引進適宜的技術手段。例如，大數據、VR技術和搜索引擎等，增強用戶的體驗感；三是利用云計算等技術對現有的人事檔案資源予以分類及匯總，以方便用戶查找對應的檔案信息，提升檔案的使用效能。

5.與高校建立合作，提升檔案管理意識

公共就業和人才服務中心的職能是向社會提供就業指導。因此，通常與高校建立合作關系，專門針對學生開展就業方面的講座，使其對當前的就業形勢有一個大致的了解。同時，中心也可向學生提供面試技巧培訓與職業生涯規劃，讓學生了解原始檔案的重要性，從而促使他們做好個人檔案的保護工作，在減少棄檔、失檔現象發生的同時，保證檔案數據的真實與完善，以此提升高校畢業生的就業率。

6.研發線上服務系統，逐步完善功能模塊

有關社會流動人員人事檔案的使用，若僅是在上班時間方可查閱，勢必會影響檔案的利用效力。對此，公共就業和人才服務中心可積極研發線上服務系統，既能讓檔案運用的操作流程得以簡化，也能減少用戶等待的時間。與此同時，利用系統替代人工服務，還能打破時間與空間的限制，隨時隨地為人事代理人員提供便捷、快速的服務，以此延伸檔案管理工作的深度和廣度，強化檔案的利用效率。

7.強化“窗口”意識，大力創優服務環境

此前，公共就業和人才服務中心在管理檔案時有分配任務不明確、工作職能不清晰以及機構設置重疊等問題，針對檔案管理人員的考核大多也僅限于服務態度。對此，公共就業和人才服務中心要想提升檔案服務質量，必須強化檔案管理人員的“窗口”意識。而所謂的窗口意識，即指檔案管理工作人員在任何時間均應以嚴格、認真、高效、熱情的態度去面對本職工作，并在遭遇突發事件或其他問題時，工作人員也要始終保持沉著冷靜的態度，站在代理人的角度去思考問題，這樣才能給予用戶最優質的服務體驗，繼而創建優質、高效的服務環境。

8.加快人事檔案數據庫建設，降低工作成本

合理運用大數據、云計算等管理技術，也能達到降低檔案管理工作成本的效果。誠然，隨著社會的不斷發展，公共就業和人才服務中心所接納的人事檔案種類及數量均明顯增多。倘若始終沿用傳統人工管理人事檔案的模式，不僅會加重工作人員的工作負擔，管理傳統紙質檔案還需要耗費大量的成本，且管理效果也不盡如人意。對此，借助云計算、數據庫和大數據等先進技術，將原本紙質的人事檔案予以轉化，僅需一個小小的硬盤便可將整屋的人事檔案資料收納完全。同時，信息技術還具備分析、統計、分類和查詢等功能，也能讓公共就業和人才服務中心檔案管理及服務效能得到顯著提升。因此，服務中心應對大數據、云計算等技術的引進以及人事檔案數據庫的建立給予高度重視。

四、結語

總之，作為專職為各類人員提供就業及咨詢服務的機構，公共就業和人才服務中心的檔案管理工作與其他單位有著較大的不同。因此，需要公共就業和人才服務中心在轉變傳統檔案管理模式的同時，積極引進現代先進的信息技術，并加強工作人員的綜合素質與能力的培訓。除此之外，中心還需致力于拓寬檔案收集渠道，并投入適當的資金來完善檔案管理的基礎設備設施，在保障檔案安全的同時，提升檔案的利用率，繼而改善社會就業狀況，為社會和諧發展做出突出貢獻。

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作者簡介：于敏（1986—），女，漢族，山東肥城人，本科，副研究館員，研究方向：公共就業檔案管理。