數字化背景下公路檔案管理實踐研究

摘 要：公路檔案資源作為國家發展和交通事業進步的重要見證，真實記錄了公路事業發展的全過程，具有原始性、真實性和可利用性的特點。本文立足于數字化背景下檔案管理的新趨勢和存在的問題，認為要建立以數字化為引領的公路檔案管理和治理新模式，重點在加強檔案數字化的標準化建設、一體化系統搭建、數據安全管理等方面。

關鍵詞：大數據；公路檔案；實踐路徑

數字化時代是指以數字技術為基礎，通過信息化手段對傳統產業進行升級和改造，實現數字化轉型和創新的時代，其主要特征是科技的不斷進步、消費者需求的變化和產業競爭的加劇。《中華人民共和國國民經濟和社會發展第十四個五年規劃和2035年遠景目標綱要》提出，要迎接數字時代，激活數據要素潛能，加快數字化發展 建設數字中國。公路檔案在推動經濟發展、服務民生方面發揮著重要作用，在數字中國建設的大背景下要積極引入大數據管理模式，提升共享能力，實現公路檔案管理的轉型升級，以新模式新動能更好地服務中心大局、服務人民群眾。

1 數字化時代的基本公路檔案管理的新趨勢

1.1 數據化管理成為主要模式

2022年，中辦、國辦《關于推進實施國家文化數字化戰略的意見》要求，基本建成文化數字化基礎設施和服務平臺，形成線上線下融合互動、立體覆蓋的文化服務供給體系，這也標志著我國數字化戰略進入了新的發展階段。伴隨互聯網和信息技術的飛速發展，公路檔案管理的方式、對象都發生了顯著變化，原有的模式已不能適應時代要求，需要進行數字化轉型升級，以適應社會發展所需。目前，公路檔案管理部門按照《“十四五”全國檔案事業發展規劃》要求加強數字檔案室建設，數字資源已成為公路檔案管理的主體要素，打通層級壁壘、實現快速高效的利用服務、展現檔案利用價值也已成為公路檔案數據化管理的主要方向。總之，數據化為公路檔案工作打開了新的方向，更新了公路檔案知識網絡和圖譜，拓展了輻射領域，提升了檔案工作的社會地位和影響力。

1.2 精細化管理地位凸顯

公路檔案種類多、數量繁雜，涉及工程設計、施工、監理和后期維護等多個環節，真實記錄了公路項目從設計到完工的全過程，后期查詢利用率較高。依據《公路建設項目文件材料立卷歸檔管理辦法》，以信息化提升檔案管理的規范化、精細化，有效地整合文書、圖片、影像和實物檔案資源，提高利用效率。目前，數字化技術帶來了公路檔案管理的精細化革命。大數據視域下的檔案查詢應用，用戶可在檔案管理系統中依據權限查詢利用所需內容，實現資源的快速直達、高效利用。檔案資源實現系統內的互聯互通，不同地域的公路用戶可跨空間進行查詢利用。

1.3 檔案開發利用成為服務方向

《“十四五”全國檔案事業發展規劃》指出：深入推進檔案利用體系建設，充分實現檔案對國家和社會的價值。檔案資源是重要的社會信息資源，隨著國家經濟的發展，公路檔案的利用率也越來越高，加強檔案資源的開發利用成為新時代公路檔案管理的中心課題。開發利用的基礎是豐富的公路檔案資源，信息技術使公路檔案資源發揮著良好的聚集效應，通過打造專題檔案數據庫能夠及時高效地滿足開發利用的需要。開發利用的手段也日益豐富，檔案資政成為服務中心的主要模式，短視頻、微信、微博等新媒體日益成為展示公路檔案資源的主渠道，在彰顯檔案價值、提升公路部門社會影響方面發揮著重要作用。同時，隨著公路事業的迅猛發展，人民群眾對公路檔案資源的利用也日益增多，征地拆遷涉及的公路建設檔案成為公眾關注的熱點，更好地回應群眾訴求成為檔案資源服務民生的重要方面。

2 數字化背景下公路檔案管理的主要問題

2.1 支撐要素不完善

一是認識有偏差。在公路檔案管理工作中，對數據化管理的大趨勢認識不到位，仍習慣采取以紙質檔案管理為主的模式，新技術應用不足，難以實現檔案管理模式的更迭。加之資金投入不足、人才引進培育不足，進一步影響單位檔案管理信息化建設進程及質量。二是重視程度不夠。公路管理部門技術支持不到位，大部分檔案數據化建設的軟件都是依靠購買，維護費用較高，安全有隱患。加之很多單位的檔案管理人員是兼職，無法專注于從事檔案數據化的建設，也在一定程度上限制了信息化整體水平的提升。

2.2 信息化系統標準尚未統一

公檔案信息化建設標準尚未統一，各組織間的信息交流不暢通，出現綜合檔案管理信息化各自為政的局面。尤其是在多頭管理、信息重疊的情況下，難以提高單位檔案管理信息化建設效率。上級公路系統的檔案應用軟件有的難以滿足下級機關的檔案工作需要，造成了應用過程中的束之高閣。有的單位自己研發的檔案應用軟件兼容性差、缺乏標準，難以實現互聯互通。

2.3 信息安全意識有待提高

大數據時代對檔案信息安全提出了新的要求，安全建設被擺在更為突出的位置。但部分檔案管理人員安全意識較低，對風險點了解不深入、不細致，難以高效開展安全防護工作，導致存在大量的安全風險和漏洞。

2.4 檔案管理人員信息素養有待提升

從現狀來看，部分單位檔案管理人員綜合素質水平不高成為限制檔案事業高質量發展的重要因素，主要表現在：自身未能重視檔案信息管理技術知識的學習，慣性思維難以適應時代變遷；繼續教育制度缺失，單位未能針對檔案管理人員開展定期培訓學習教育，缺乏系統的信息化管理理論知識及實踐管理技巧，檔案管理工作整體質量難以得到有效提升。同時，既精通檔案數字化技術、又熟悉檔案業務的復合型人才不多，直接影響了工作效率[1]。

3 數字化背景下公路檔案管理實踐路徑分析

3.1 以要素整合推進公路管理體制優化

3.1.1強化頂層設計。按照《機關檔案管理規定》關于機關應當按規定設立檔案工作機構的要求，公路部門要成立由主要領導擔任組長的公路檔案信息化工作領導小組。建立專（兼）職檔案員的檔案層級化管理機制。根據時代發展科學謀劃方向和目標，并對全流程管理作出系統規范，為做好檔案規范化管理提供機制保障。

3.1.2轉變工作思維。檔案對于公路在后期的使用、改建、擴建以及維修和養護方面起著相當重要的作用，樹立抓檔案就是抓項目的思維，使工作人員從傳統的思維模式中走出來，樹牢檔案精細化管理意識。在項目實施初期應將關于檔案數據化管理的相關規定納入合同，項目進行中要常態化開展檔案數據化管理培訓，使檔案數據化和項目管理同部署、同落實，貫穿于項目建設始終。

3.1.3加強資金保障。數據化管理對于提升企業工作效率起著推動作用，把檔案數據化建設納入工作全局，在數據化軟件購買、機房配備、服務器維護等方面給予支持，確保單位檔案管理信息化建設所需的物質、資金、人才資源均得到有效滿足。

3.1.4加強人才培養。一方面，檔案管理人員要樹立終身學習理念，常態化學習檔案管理信息化理論知識，提升專業技能，在檔案管理工作中不斷總結經驗，認清自身不足并持續改進。另一方面，單位要持續加強檔案職業化培訓力度，特別是信息化技術的學習教育，使檔案人員的實踐和能力水平適應時代發展要求。此外，需加強與高校合作，引進現代化檔案管理專業人才，帶動單位檔案信息化建設事業高質量發展[2]。

3.2 以標準化建設提升公路檔案科學化水平

檔案數據化管理模式的最大特征是管理對象的轉變，它實現由紙質檔案到電子檔案的改變，對檔案管理進行了全流程的重塑。因此，需要在歸檔和電子檔案產生的流程環節上加以規范，為檔案利用奠定基礎。主管部門要依據行業標準“電子文件歸檔與電子檔案管理規范”“紙質檔案數字化規范”，進一步明確電子文件全生命周期各環節的主體責任、規范標準、保管義務等，將檔案工作網絡從線下覆蓋到線上，確保數據標準統一、權利清晰、責任明確，推進檔案數據資源的管理利用由“量變”向“質變”升級[3]。深入推動檔案信息化應用建設，根據公路檔案類別不同，建立不同方式的檔案歸集網絡。對于文書檔案管理來說，內部文件可通過OA系統流轉、發布、存儲，并在OA系統建立檔案借閱流程，實現網上審批等一鍵式查閱利用。加強各類工程電子檔案收集，建立專業檔案收集歸檔目錄和流程，將日常工作中產生的錄音、圖片、視頻等音像資料納入歸檔范圍，確保檔案資源應歸盡歸，打造公路檔案數據湖。加強公路電子檔案標準化建設，一方面對檔案信息化建設加以規范、明確標準，建立共享利用模式，能夠對外部信息資源進行有效整合，使資源共享、長期保存目標得到有效實現。另一方面，做好公路檔案數據資源與電子政務信息聯動機制建設，打造公路檔案文件管理中心，使電子政務文件和公路檔案數據能夠實現有效對接和整合，便于檔案資源歸集利用。

3.3 打造檔案動態接收與整理的一體化模式

公路檔案產生周期長、利用率高，需要及時收集歸檔。建立自下而上的檔案一體化管理系統，打通環節壁壘，通過政務內網與下屬單位連接，搭建檔案接收、全宗管理、自主歸檔等功能模塊，結合檔案業務流程，形成上下貫通、執行有效的有機整體。按照《關于全面推行機關檔案分類方案、文件材料歸檔范圍和檔案保管期限表三合一制度的通知》要求，建立符合公路檔案管理特色的“三合一制度”，重塑檔案接受保管流程，建設“文件資料”歸集體系，數據化處理后的公路檔案材料可自動歸入“檔案管理模塊”，檔案系統內的數據資料始終處于增量狀態。開發“電子歸檔預審”組件，對歸集后的數據由數據系統給予識別，確保區域內各類檔案資料應歸盡歸、應收盡收。明確單位內部各部門的檔案管理責任，理順檔案流程，特別是各環節中數據系統上報和審核，避免出現多頭管理、收集存儲檔案信息的情況，使檔案資源得到統一規范管理。

3.4 以智慧賦能提升公路檔案服務水平

按照《檔案移動服務平臺建設指南》要求，依托云平臺技術，創新檔案服務模式，打造檔案查詢利用服務一網通辦“云上大廳”，真正實現讓數據多跑路。著力搭建服務平臺，推進“互聯網+公共服務”建設，深化公路檔案數據應用，通過微信公眾號或者官網，明確相關規定、查檔方式和查檔程序，開通原文在線查檔，只需要群眾動動指尖，即可實現：立查、立下載、立打印、立利用。運用區塊鏈技術對電子檔案添加水印和電子印章，開啟雙重防偽保障，防止電子檔案被篡改，確保檔案利用真實可靠。解決跨部門查詢痛點，匯總全系統層面保存的檔案資源，全力打造公路檔案數據庫，將其融入檔案管理系統，打破證明—調閱—使用的傳統路徑，有效破解傳統審批存在的重復提交、多頭提交的難題，實現檔案資源的共享利用，提升檔案服務能力。

3.5 以“大安全”構筑檔案數據安全網絡

“互聯網+”、物聯網、云計算、大數據等新技術廣泛應用下，公路檔案數據安全日益受到關注。《機關檔案管理規定》必須采取有效措施嚴防信息篡改、丟失、外泄。引入多項安全技術，層層筑牢檔案數據安全防線，全方位滿足在權限設置、傳輸加密、數據安全審查、數據風險評估監測、長期安全存儲等方面的監管要求。目前，在公路檔案數據安全領域常用的技術有：一是文件水印。水印的目的是保護電子文件的安全和提升企事業單位形象。水印設置支持使用logo、圖片，也可以手動輸入文字作為水印，并可以通過設定水印的坐標、角度、字體、大小、顏色、透明度等屬性，達到自定義水印設置的效果。二是文件傳輸加密。該技術是確保文件不被非法利用的重要手段，只有熟悉密碼才能進行安全解鎖閱讀，通過對文件進行算法加密處理給文件穿上了一層安全外衣，確保了傳輸過程中的安全性。這種“明文”到“密文”轉變的技術，已經廣泛應用于文件傳輸中。三是文件存儲加密。電子文件安全存儲是指確保存儲在計算機或服務器上的信息或數據不受意外或者惡意的原因遭到破壞、更改、泄露等。系統從應用層出發實現對單個文件的加密，所有電子文件以密文的方式存放，系統提供相應的解密機制實現電子文件的查看和利用。如遭遇惡意拷貝，則原文無法利用。四是借閱權限設定。針對特定的卷庫、案卷、文件，都可進行借閱范圍的設置，權限可詳細到個人，防止信息泄露，進一步提升檔案的安全性。對于無查看權限的檔案，可進行臨時授權申請，申請審批通過后，具有短期的查閱權限，授權期結束后，權限自動取消。同時，為了保護信息安全，電子檔案下載時會自帶水印，包括借閱人、借閱日期等，若是出現信息泄露可進行追溯。

參考文獻

[1]李德婷.淺談“十三五”時期檔案信息化建設[J].黑龍江檔案，2016（04）：15.

[2]陳光杰.新形勢下加強醫療衛生檔案管理的思考[J].黑龍江人力資源和社會保障，2022（04）：10.

[3]繆秋君，王鶴鳴.數字化改造讓檔案管理更高效[N].科技日報，2023（04）：07.

作者簡介：顧佳怡（1986— ），臨沂市公路事業發展中心館員，研究方向：公路檔案管理。