信息化技術在人事檔案開發利用中的應用方式探討

摘 要：人事檔案是機構改革、干部考核、人員招聘、隊伍優化的重要依據。新時代各企事業單位職能轉變，人力資源膨脹，人事調整工作壓力逐漸增大，過去單一、機械、重復的檔案管理模式已無法滿足行業發展的需求，難以充分發揮人事檔案的價值。隨著我國經濟和技術的持續發展，信息化技術的應用越來越廣泛，極大提升了各單位人事檔案的管理效率。本文圍繞人事檔案開發利用中應用信息化技術的必要性、存在的問題和未來優化路徑進行全面剖析，并提出解決措施，使各單位人員管理變得更加科學化、有序化，促進政治生態健康發展提供建議。

關鍵詞：信息化技術；人事檔案；開發利用

前言

在大數據和“互聯網+”時代，信息化技術在人事檔案管理工作中的應用已成為主流發展趨勢。其不僅可提升管理質量，更能推動各企事業單位實現持續健康發展。但是，現階段整體上仍存在重視程度不夠、管理體系不健全、人員素質低下、共建共享不規范等問題。這需要領導者與管理人員引起高度重視，明確發展方向、完善思路措施、突出工作重點、破解發展難題，創新管理模式，優化管理流程，把檔案信息化工作謀劃好、部署好、落實好。進一步提升干部人事檔案管理效能，保證檔案信息的安全性、可靠性[1]，促進干部人事檔案管理與企事業單位發展的需求更加契合。以此實現企事業單位人力資源管理工作的全面優化與進步，為綜合能力的提升提供內在動力。

1 人事檔案開發利用中應用信息化技術的必要性

1.1 整合龐大信息資源

人事檔案來源較為分散、內容較為豐富、形式較為多樣、整合較為困難，在傳統管理模式下難以做到集中收集、精準查找，易丟失、難管理是一直以來面臨的難題。在信息化管理模式下，大多單位基本按照“增量電子化、存量數字化”的總要求，積極開展人事檔案數字化工作，并按規定及時開放審核，檔案數據資源不斷得到充實。人事檔案主管單位在系統完備、高效實用、安全可靠的檔案信息基礎設施和制度體系加持下，達到了單位之間互聯互通、在線歸檔、統一管理的標準要求。檔案信息資源由被動征集轉變為主動歸檔，極大擴充人事檔案數據庫覆蓋面，促進整體人事工作由業務管理模式轉變為服務管理模式，切實做到“讓數據多跑腿，讓群眾少跑路”，為各單位提供優質高效的檔案查閱服務打下了良好的基礎。

1.2 增強信息安全性、保密性

人事檔案記載每個人的社會身份、學習經歷、工作資歷等方面信息資料，具有唯一性，與個人今后發展、社會保障等方面緊密掛鉤，也是各單位開展人事變動、干部調整、社會招聘的最原始依據。實現人事檔案信息化管理，使得人事檔案保管徹底告別庫房時代，轉型為電子化數據存儲。在一定程度上解決紙質檔案由于頻繁查詢利用造成的損壞、丟失等不可逆傷害，更是使得大量的數據得以低成本安全存儲，進一步保障原始檔案文件的安全性和私密性。

1.3 提高資源管理效率

以往人事檔案的管理大多以紙質檔案存儲、人工查詢利用、被動歸檔方式進行，工作效率受限，無法挖掘檔案潛在價值。隨著各行各業管理體系不斷健全，人員結構不斷優化調整，產生了大量的人事檔案數據和工作記錄。在此背景下，檔案管理人員面臨著巨大的工作壓力，且在工作過程中耗費大量的人力物力財力，管理效果不明顯。

隨著大數據、云計算、數據挖掘等新興技術的出現，人事檔案管理轉變為信息化模式，在實際利用中可借助先進的操作系統實現快速便捷檢索，管理工作走向可視化、多元化，檢索準確性、可靠性、真實性得到顯著提升，進而為人事部門實現科學決策和科學管理提供依據。

1.4 促進政治生態健康發展

人事檔案工作隨著信息化手段的加持，在工作效率、內容覆蓋面和信息安全等角度的適配性也在不斷契合。無紙化辦公、“互聯網+政務服務”等已融入企事業單位的各項工作，使得人事檔案的透明度不斷加強，從源頭上提高了人事檔案內容的準確性，同時增強了社會各界對于人事工作的監督意識，減少了管理人員對人事檔案工作學歷、工作經歷造假問題的發生。同時，人事主管部門可通過數據挖掘、主動分析等大數據信息技術，對全部人事檔案信息資料加以研究，全方位掌握所有人員的德、能、勤、績、廉等檔案信息，為機構人事部門選擇使用人力資源，發揮用人價值提供真實基礎，增強了人力資源開發與使用的科學化與公平合理性，推動整體良性發展。

2 人事檔案開發利用中信息化技術應用面臨的困難

2.1 重視程度不夠，管理體系不健全

人事檔案是人員信息的存放載體，記錄著學習情況、社會關系、工作履歷等信息，在各單位人員調整中發揮著關鍵性作用。目前絕大多數管理者認為檔案工作僅僅是將個人信息材料的匯總存放，無需通過信息化技術將其加以整理與利用。部分單位尚未配置人事檔案管理科室，都是辦公室業務人員兼職負責，沒有落實《干部人事檔案管理條例》規定的管理體系。同時，一些單位由于工作人員缺少主觀能動性，導致常年積累的紙質檔案雜亂無章、管理制度不健全，管理方式滯后，工作難度較大，工作效率較低，無法保證檔案的真實性、完整性、可用性[2]，無法對內對外開展檔案利用工作，人事檔案也失去了為領導決策提供參考依據的作用。

2.2 人員素質低下，管理隊伍不完整

目前，各部門單位從事人事檔案管理的人員大多年齡較大、學歷較低，思維意識較為落后。在信息化時代無法做到與時俱進，新業務知識新理論的學習不夠深入、了解不夠透徹、接受能力較差。在實際工作開展中存在現學現用、急用急學、不用緩學的現象，工作的科學性、預見性、主動性不強，缺乏創造意識和創新觀念，造成檔案信息化工作被動開展。與此同時，部分單位開展檔案理論知識講解、實踐經驗學習活動較少，即使舉辦理論學習也僅僅是浮于表面，缺乏特色性、針對性、前沿性[3]，導致檔案管理人員在舉辦的各種培訓活動中缺乏耐心、缺乏思考，囫圇吞棗、生搬硬套、急于求成，造成學習成果“消化不良”，對于實際工作開展無明顯推動作用。

2.3 信息化應用淺，共建共享不規范

隨著時代的發展和信息化技術水平的不斷提升，人事檔案實現信息化管理、現代化利用已是大勢所趨。總體來看，一些單位、企業的人事檔案工作仍然采用人工進行收集、裝訂、庫房管理、查詢、內部利用的傳統管理模式。一是由于財政資金支持力度不夠，部門領導的人事檔案信息化意識不強，對行業整體發展觀念守舊，導致整體新興技術的應用沒有與之相適應的財力匹配支撐，在頂層設計政策推動方面無法推動信息化水平提升。二是在各單位信息化系統建設初期，領導者和實際管理者對于自身發展存在的問題沒有開展深入的自查自糾，對于人事檔案管理層面的缺口認識不足，系統功能建設針對性不強，不能夠完全契合工作開展，存在資源浪費、匹配度低的問題，降低了系統的整體價值[4]。三是共建共享開發力度不夠，大多人事檔案系統平臺建設局限于一般管理流程的控制和內部信息的簡單匯總，無法對更廣大范圍內的單位人事檔案進行資源整合，“信息孤島”問題較為嚴重，在本地域人力資源開發和干部結構調整方面信息化管理優勢不明顯。

3 人事檔案開發利用中信息化技術應用優化路徑

3.1 建立健全科學完善管理體系

為切實加強人事檔案資源體系、利用體系、安全體系、治理體系建設，進一步推動檔案工作規范化、制度化。檔案負責部門應全面梳理過去人事檔案管理工作中存在的問題和不足，不斷完善工作制度和業務標準，切實提高檔案管理能力。一是加強組織領導。把人事檔案管理工作列入年度工作計劃，成立以主要負責人任組長的檔案工作領導小組，由檔案信息科負責人事檔案和其他業務檔案的日常管理職責，明確工作職責和主體責任，扎實推動各項工作有效開展。二是建立健全檔案保管、保密、借閱利用、安全管理相關制度。為人事檔案管理工作的順利開展提供了強有力的制度保障，促進了檔案工作規范化、科學化、合理化[5]。三是規范人事檔案歸檔立卷工作。根據人事檔案文件材料歸檔范圍和保管期限表，在實際工作開展過程中確保歸檔文件齊全完整，保管期限劃分準確，歸檔文件材料的載體和字跡符合耐久性要求，各類檔案質量達到檔案業務規范要求，為后期開展信息化、數字化工作打下扎實基礎。四是完善人事檔案整理歸檔工作，堅持問題導向，聚焦薄弱環節，靶向發力、精準施策，全力以赴攻堅短板弱項，進一步提高人事檔案的規范、安全、有效管理，營造“規范、整齊、安全”的檔案環境，提升部門單位人事檔案的完整性、可用性和安全性，便于查找、利用和開發。

3.2 不斷優化人檔案管理隊伍結構

一是強化檔案管理員的學習意識。在工作中加強對人事檔案管理相關基礎知識的學習，緊密結合工作實際做好檔案的收集、整理、歸檔、保存、安全與有效利用。二是注重協調落實檔案及時材料及時匯總。人事檔案管理部門的負責同志要與人事部門工作人員積極溝通，全程跟進單位重要人事變動情況，將變動工作產生的檔案資料及時匯總。三是加強檔案專業人才培養。與高等院校、先進地區檔案部門建立合作關系，結合工作實際和業務需求制訂年度檔案教育培訓計劃，著力提升基層檔案人才隊伍整體素質。同時要積極選派干部職工參加組織人事部門和檔案部門組織的檔案業務知識和技能專業培訓，有效提高檔案管理工作的專業化水平。實現初任崗位培訓和繼續教育培訓全覆蓋，定期圍繞檔案管理的政策法規、制度要求、管理職責、分類流程等，組織開展檔案規范化培訓活動。針對各類人事檔案管理典型案例進行分析，多次邀請檔案領域專家上門指導，現場提出問題和不足，現場“手把手”指導，不斷推動檔案管理工作走上規范化軌道。四是樹立選人用人導向，建立檔案干部激勵機制，著力培養年輕干部，暢通檔案干部交流渠道，為檔案負責部門人事檔案事業可持續發展提供人才保障。

3.3 推動信息資源實現共建共享

在“互聯網+”時代背景下，推動實現檔案信息資源共建共享是大勢所趨，也是解決傳統檔案管理模式下“信息孤島”問題的最有效途徑。為此，檔案負責部門要高度重視數據互聯互通工作，建立共享網絡平臺，提高人事檔案利用率，進而促進區域內檔案負責部門科研工作的高質量發展。一是緊密對接系統平臺開發公司。深入研究本地區系統平臺建設標準與基礎框架，結合當前工作實際面臨的各種問題，有針對性地開發系統共享功能，在技術層面上打通整個檔案負責部門，為實現信息資源共建共享打下良好的技術保障。二是全面開放有價值的人事檔案信息資源。通過邀請專家針對檔案負責部門人事檔案進行開放鑒定，及時選擇利用價值高、涉及范圍廣、可借鑒性強的數據掛載至共享平臺，在確保檔案完整性、準確性、及時性的同時充分挖掘潛在價值。三是積極對接上級主管部門。開展各單位人事檔案征集工作，進一步完善可開放共享的人事檔案數據庫，確保收集的全面性。將零散的資源高效整合，逐步實現各單位之間信息交流的橫向聯系，進而達到信息資源共享目的。四是優化共享平臺安全性能。配置防火墻、殺毒軟件、安全審計等，建立行之有效的防御機制，全面抵御黑客的攻擊，病毒的侵害。同時設置安全訪問機制，借助身份檢驗、數據加密，防止不法分子的惡意訪問，要求全體用戶對身份認證賬號和系統平臺賬號加強管理，防止他人盜用后進行非法活動，有效保證人事檔案信息不泄露、不丟失[6]。

結語

人事檔案管理是各部門進行人才選拔和利用的關鍵依據，完善科學規范管理體系、提高管理隊伍綜合素質水平、推動共建共享工作向縱深發展，是符合時代發展趨勢的重要舉措，在實踐過程中，需要各部門領導者和實際管理者深入學習貫徹習近平總書記對檔案工作的重要批示精神，切實增強做好新時代檔案工作的使命感責任感[7]，牢固樹立檔案意識，統籌推進檔案安全責任體系、制度體系、執行體系、保障體系、人員體系建設，加大對人事檔案信息化管理的重視程度和資金投入力度，狠抓人才隊伍建設，激發人才隊伍活力，提升本土人才潛能，著力打造人才集聚新高地，優化人事檔案管理利用平臺，提升信息資源安全管理利用水平，立足職能職責，聚焦重點任務，擴寬工作思路，抓實抓細抓好各項標準制度指標，充分發揮檔案“存史、資政、育人”作用，以強有力的舉措推動各項工作任務落實見效，推動智能化、信息化技術能更好地為人事檔案管理工作服務，進而為組織選人用人貢獻檔案力量。

參考文獻

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作者簡介：趙蒙蒙（1987— ），大學學歷，平原縣人力資源和社會保障局館員，研究方向：檔案管理。