電力檔案資源建設與開發利用一體化模式探析

摘 要：在數字經濟發展的新形勢下，電力行業的經營范圍和內容出現新業態，檔案工作要緊跟行業發展態勢，創新性打造電力檔案資源建設與開發利用的一體化新模式，更好發揮檔案價值。本文分析了電力檔案管理發展的新趨勢，對電力檔案資源建設和開發利用的路徑進行了分析，旨在為實踐應用提出有借鑒意義的方案。

關鍵詞：電力檔案；資源建設；開發利用

近年來，數字經濟發展速度之快、輻射范圍之廣、影響程度之深前所未有，正推動全球生產方式、生活方式和治理方式深刻變革[1]。電力檔案管理進入了數據化、智能化管理階段。為更好地適應時代發展要求和發揮檔案價值，要加強檔案資源建設和開發的一體化，為檔案管理和利用賦能，進一步推進電力檔案數字化轉型升級。

1 新形式下電力檔案資源管理的新特征和存在問題

1.1 新形式下電力檔案資源管理的新特征

1.1.1電力檔案系統性增強。電力檔案專業性強、種類繁多、涉及面廣，就電力工程而言就包括前期設計、施工、后期維護和應急處置等諸多環節，每個環節都涉及檔案的整理與利用，電力檔案成套性增強，對檔案收集和整理提出了較高要求。比如電力事故處置檔案就包括成套性的電力工程檔案、事故處置檔案、事后評估檔案等。

1.1.2電力檔案動態性增強。當前，電力行業以市場化改革為導向，逐步從以發電為主導轉向多元化業務發展，不斷推進清潔能源開發和節能降耗，電力的生產、運輸、供應和管理向智能化和產業融合發展，在這一歷史過程中產生了大量的新電力檔案門類和載體，檔案管理者需要不斷地更新檔案資源，做到電力事業發展到哪里，檔案收集和服務就跟進到哪里。

1.1.3電力檔案綜合性增強。新一輪科技革命和產業革命催生能源電力新業態新模式。以網絡化、信息化與智能化為核心的第四次工業革命浪潮襲來，使能源電力和數字技術緊密融合，能源體系和發展模式正在進入嶄新階段，新興的電力檔案資源專業性、綜合性顯著提升，數據化管理趨勢明顯。

1.1.4電力檔案利用率提高。隨著電力行業電子簽章、表單審批、數據自動采集等技術的廣泛應用，形成“來源可靠、程序規范、要素合規”的高質量數字化檔案，實現了數據資料在線化、自動化、規范化，實現電子檔案收、管、存、用的全生命周期管理，檔案查詢利用更加便捷；此外，在電力行業轉型的背景下，對檔案利用也急劇增長，檔案發揮價值的空間得以拓展。新形勢下電力檔案發展的新特點，需要加快推進檔案數字化建設，推動檔案數據與開發利用的全過程融合，以信息化手段提高檔案管理和利用水平。

1.2 數據化管理模式下電力檔案存在的問題

一是專業領域拓展不夠。智慧檔案管理場景推進不充分，尚未形成管控模式科學、技術體系健全、支撐要求齊備的智慧檔案管理體系，與電力行業數據化智能化管理的新業態不相適應，特別是電子檔案“單軌制”運行不暢通，電子簽章申請、制作、發放、使用、注銷環節尚未形成制度化安排。二是檔案工作價值展現不充分。圍繞電力事業發展的中心任務，比如電網安全、特高壓和全球能源互聯網等重大任務開展創新性的服務力度不夠，未能形成有效地檔案服務供給；對有關檔案信息的綜合加工和深度發掘不深入，有力度、有深度的檔案產品不夠豐富。比如，安全生產是企業發展的底線，有的檔案部門未能充分利用安全事故檔案資料為公司安全生產提供有效地資政服務。三是檔案價值傳播不足。對檔案在提升電力企業形象和影響力的作用上認識不充分，檔案宣傳力度不夠，新媒體在推動檔案價值傳播和講好國網故事上潛能還未能充分釋放。四是檔案資源建設不足。對重要人物、重要活動、重要專題檔案建設重視不夠，比如，電力重大項目往往投資高、周期長，新能源、新技術應用廣泛，是電力行業發展的代表性工程。在目前的檔案收集中，由于前端控制不夠和頂層設計不充分，部分重要的檔案資料在建設過程未能及時歸集造成了遺失，為利用查詢帶來極大困難。五是支撐要素不完善。檔案數據庫研發與建設處于初級階段，有的數據庫建設還停留在基本信息管理、日常反饋和變動維護、統計分析等階段，尚未在開發利用上取得新的突破。

2 以電子檔案資源建設為基礎，推進檔案治理體系建設

2.1 加強“三合一”制度編制

機關檔案“三合一”制度，即將機關檔案分類方案、歸檔范圍和保管期限表三合一，是規范和指導檔案收集、整理、歸檔、鑒定和銷毀的一項基礎檔案管理制度，是國家著眼于新時代的要求，推進檔案治理體系和治理能力現代化做出的政策嘗試之一，也是檔案資源建設的指導性制度。對照“三合一”編制要求，電力部門要根據工作實際，科學劃分檔案門類，逐步探索大分類方案，比如機構檔案、人事檔案、合同檔案、項目檔案等，電力企業檔案門類應根據經營狀況和服務對象，進行調整和改變。要科學合理確定歸檔范圍。按照《企業文件材料歸檔范圍和檔案保管期限規定》要求，要將反映電力事業發展全貌，對于國家社會建設有重要價值的材料納入歸檔范圍，同時將電子檔案、實物、照片、影像等一并納入收集，為開發利用奠定堅實資源基礎。要科學劃分保管期限，堅持以國家和社會建設為本的原則，對利用率高、價值較大的檔案門類進行長期保管，堅持“以我為用”的方針，把科技創新等重要檔案長期留存好，為企業創新提供精準的資料參考。

2.2 加強電力檔案資源收集力度

2.2.1要在重點項目收集上久久為功。在實踐中，文書檔案、會計檔案等收集較為齊全，重點項目檔案管理不落實、檔案收集不齊全、竣工檔案編制不認真、檔案移交不完整等情況在電力檔案管理中或多或少的存在。特別是隨著電網建設、新能源項目建設等重大建設項目的啟動和竣工，這些項目的建設周期、規模、投資和復雜程度都是前所未有，對加強電力項目檔案管理都是新的考驗。電力檔案部門要加大對重點建設項目檔案管理的監管力度，在業務上給予更多指導幫助，在監管上更加有力度，確保《檔案法》和國家有關重點建設項目檔案管理的規定得到認真全面的貫徹落實。

2.2.2要在精準征集上下功夫。電力檔案涉及部門多、周期長，受人員更替的影響，檔案收集不齊全的問題較為突出，比如反映重大節點、重大事件的照片、視頻資料缺失，無法真實地反映電力行業發展全貌。電力部門要進一步摸清檔案家底，梳理歷史上發展的大事要事，從事業發展的高度積極聯系相關部門和人員，通過資料征集、口述檔案采集、實物檔案捐贈等形式，打造更為齊全、完整地檔案資源體系。

2.3 加強電子檔案資源整合力度

2.3.1樹立數據化管理理念。隨著大數據技術和電子檔案“單套制”的推行，傳統檔案管理方式已不適合時代發展。對于檔案工作者來說，要樹立以電子檔案為核心的管理模式，實現檔案從移交、審核、統計、利用和管理的全流程現代化，以電子檔案引領檔案治理效果提升，實現檔案人員的數字化理念轉型。

2.3.2優化電子檔案門類結構。以高效查詢利用為導向，在檔案檢索方面對檔案類別進行調研分析，結合電力行業發展的方向和趨勢，對重大項目工作、信息產業項目、電力科技創新等給予重點建設。對傳統的檔案類型進行優化組合，比如電力工程檔案等，重新梳理檔案內容，提升檔案資料的利用率以及檢索效率。再比如，有的地區按照相關標準來規范檔案題名，建立關鍵字詞庫，提高了檔案檢索的準確性與效率[2]。

2.3.3搭建智能化檔案管理系統。智能化管理系統是實現征集和開發利用一體化模式的基石，管理系統要實現檔案收集、存儲、管理、共享、迭代、創新、再利用的一個全生命周期管理，特別是在收集方面，實現多元化收集，支持多種類型的檔案，如圖片、視頻、各種文檔（Word、Excel、PPT、PDF、TXT等）等[3]。在系統搭建初期，要強化數據頂層設計，創建OA系統軟件與檔案管理軟件的接口，實現辦公自動化系統與檔案管理系統之間的無縫對接，這樣電子文件數據通過辦公自動化系統即能夠直接進入到檔案管理系統中，完成歸檔工作，檔案數據的管理效率能夠得到大幅度提升。

2.4 建立專題檔案數據庫和在線開發利用功能

專題檔案數據庫對于特殊類別檔案的查找和利用能夠帶來極大便利，電力企業要根據實際工作中的需要，有針對性地開展專題檔案數據庫建設。比如，有的企業探索建立了電力事故檔案數據庫，對現場勘查報告及事故現場勘查材料，包括事故現場圖、照片、錄像，勘查過程中形成的其他材料，以及事故技術分析、取證、鑒定等檔案，包括技術鑒定報告，專家鑒定意見，設備、儀器等現場提取物的技術檢測或影像材料等，進行了集中整理和數字化，形成獨立的檔案數據庫，能夠作為經驗總結和安全教育素材庫。為更好地進行檔案資源開發利用，數據庫應提供電力檔案專題的在線編研功能，編研人員可在線編制計劃、分配任務，并可根據編寫的專題內容進行素材收集，獲取有價值的信息，數據庫應同時預設模板，自動生成可以展示的編研成果，支持電子書、doc、pdf等不同文件格式，為檔案利用提供強有力的技術保障。

3 以電力檔案開發利用為關鍵，推進檔案治理能力建設

3.1 提升服務中心工作水平

3.1.1加強檔案編研工作。檔案編研工作作為傳統的檔案開發利用形式，在精準服務中心大局上發揮著重要作用。要瞄準電力行業供給側結構性改革、新能源產業發展、電力體制改革、智能技術應用等重點問題，根據檔案室藏結構，精心編制資政專報、資政參考、信息專報等，為黨委政府提供精準的電力信息服務。比如，云南電網公司撰寫《融入扶貧民生工程檔案助力脫貧攻堅》，創新性打破項目檔案傳統的“末端收”模式，詳細論述了貧困村電網升級改造項目從立項、設計、施工到竣工投運的全過程，使檔案見證了脫貧攻堅任務的艱辛歷程，為脫貧攻堅工作留下了珍貴記載，該工作案例在全省范圍內應用推廣。

3.1.2創新利用形式。圍繞重大節點，開展主題展覽、調研訪談等形式，以檔案的全新視角展示電力事業偉大成就。2022年，云南電網公司開設“喜迎二十大 檔案頌輝煌”主題展覽，以多元視角深入挖掘電網人在電力發展的百年歷史中蘊含的思想內涵和精神內核，提煉形成“道路篇”“賦能篇”“初心篇”三個篇章。展覽將史料、圖像和實物結合，通過珍貴的照片、實物、文獻、檔案等，展現電力發展中的里程碑成果，同時講述一件件真實鮮活的故事，突出百年來電網人為電力發展做出的貢獻，電網人與電力工業間的深厚情感。

3.1.3發揮育人功能。檔案是歷史的真實記錄，是教育人引導人的重要教材，開發電力檔案價值，能夠使人們從電力事業發展中體悟黨的初心使命。比如，云南電網公司連續5年開展國際檔案日系列宣傳活動，展示檔案工作價值，傳播檔案文化；出版《耀》《西電東送30年歷程》等編研資料；開展口述歷史檔案采集，挖掘檔案服務電網發展的鮮活事例，實現了檔案工作育人功能。

3.2 打造為民服務新路徑

3.2.1開辟線上查詢服務，提高電力檔案利用率。圍繞群眾對檔案利用的新需求，要創新手段，應用先進的互聯網技術，開辟微信公眾號、手機客戶端等新媒體手段，優化查詢流程，讓人民群眾更加便捷地利用電力檔案。早在2008年，云南電網公司抗冰搶險就用“減法”深化服務，讓查閱者辦事更簡便，在檔案利用服務環節上進行簡化、優化，在系統內外網公布檔案查閱利用流程，實行“一次性”告知服務。對普通檔案的查詢利用，只需登錄系統終端上的協同辦公檔案信息平臺，便可進行庫存檔案檢索和電子借閱申請，授權通過后，即可查閱檔案，避免利用者來回奔波。

3.2.2著力加強電力檔案文化建設，滿足人民日益增長的文化需求。圍繞檔案活起來、動起來，將檔案資料以短視頻、網絡展、文創產品等形式呈現，展示蘊含的歷史文化印記，深入領會檔案服務為民的深刻內涵。國網仙居縣供電公司深挖館藏資源，加強與當地電臺合作，推出相關的宣傳節目，圍繞電力發展、文化、科普、服務等多個專題，介紹和講述電力發展檔案文獻遺產和館藏珍貴檔案及其背后的故事，受到群眾的普遍好評。

3.3 持續強化互聯互通

新修訂的檔案法明確規定：不斷完善利用規則，創新服務方式，強化服務功能，提高服務水平，積極為檔案的利用創造條件[4]，簡化手續，提供便利。當前，“一網辦事大廳”在部分地區已經推廣，加強與大數據、檔案、行政審批等部門的合作，積極拓展檔案資源共享平臺服務網絡，做好與專業檔案館的互聯互通，將檔案共享服務延伸至基層，開辟異地查檔新通道。要以互聯互通激活檔案服務，加強與上級數字檔案資源共享平臺的對接，完善“互聯互通、異地查檔、跨館出證”檔案服務模式，使群眾查檔流程縮減、查檔速度提升、查詢內容增多，提升了檔案公共服務能力，切實提升群眾的幸福感和滿意度。

參考文獻

[1]王思強.搶抓數字化發展機遇[J].中國電力企業管理，2023（03）：25.

[2][3]王一波.信息化背景下文書檔案管理轉型工作分析[J].蘭臺內外，2023（06）：28.

[4]孫晶晶.電子簽名如何應用于高校檔案服務？[J].中國教育網絡，2022（12）：15.

作者簡介：吳冬梅 （1975— ），研究生學歷，云南電網有限責任公司檔案管理專責、副研究館員，主要從事電力企業檔案管理。