退役軍人檔案管理必要性及優化方法思考

摘 要：退役軍人檔案是記錄退役軍人服役期間的重要證明，事關做好退役軍人服務保障、安全保密以及幫扶援助等具體工作，對全面了解退役軍人檔案管理工作的問題深刻認識做好退役軍人檔案管理工作具有重要意義。本文強調了做好退役軍人檔案管理的必要性，詳細闡述了退役軍人檔案管理面臨的主要問題，并針對這些問題，提出了具體的優化方案。

關鍵詞：退役軍人；檔案管理；優化

在現代社會中，退役軍人檔案管理是對退役軍人個人信息和入伍、服役、退役等期間情況的全面記錄，是對軍人服役經歷、核定待遇和儲備應急備戰人才的重要依據。退役軍人檔案管理不僅涉及退役軍人的權益保障，對于退役軍人的安置、國防建設以及社會穩定等方面也具有重要的意義。

一、退役軍人檔案管理的必要性

1.保障退役軍人的權益

退役軍人是國家和軍隊的寶貴財富，退役軍人檔案是記錄和反映退役軍人在軍隊服役期間主要表現的重要文件，是評價和確認其軍事職務、軍銜和榮譽稱號等信息的重要依據。通過對退役軍人檔案的管理，可以確保其權益得到充分保障，包括享受退休待遇、醫療保健和社會福利等。同時，退役軍人檔案管理也有助于及時發現和解決軍人權益受損的問題，維護軍人的尊嚴和榮譽。

2.是提供戰時召回和儲備力量的依據

在國家面臨緊急情況或戰爭爆發時，往往需要動員和召回退役軍人來增加國防力量。這就需要有一個完善的檔案管理系統，能夠準確記錄和管理退役軍人的信息，以便在需要時能夠快速找到合適的人選并調動。退役軍人檔案中記錄的軍事背景和專業知識是評估其適合性和可用性的重要依據。通過分析檔案中的信息，可以確定退役軍人的軍事技能、專長和經驗以及在不同部隊和崗位的表現。這些信息可以幫助軍方在戰時召回和調配人員時做出明智的決策，確保最佳的戰斗力和戰略配備。同時，退役軍人檔案管理也是國家對退役軍人的關懷和尊重的體現，有利于提高軍人的士氣和戰斗力。此外，在和平時期，退役軍人檔案還可以用于儲備力量的管理和調度。

3.有利于社會穩定

退役軍人是社會的重要組成部分，他們在軍隊服務期間積累了豐富經驗和技能，通過對退役軍人檔案的管理，可以了解退役軍人的專業技能和工作經驗，為他們的再就業提供有力支持。及時了解退役軍人的去向和動態，防止軍人資源被濫用或泄露，可以更好地了解退役軍人的需求和期望，促進他們順利融入社會，實現自身價值，從而為他們提供更好的服務和支持，有助于維護社會的和諧和穩定。

二、退役軍人檔案管理的任務

退役軍人檔案管理的任務包括信息收集、檔案整理、保密管理和信息利用等方面。首先，信息收集是退役軍人檔案管理的基礎工作，包括個人基本信息、軍事經歷和獎懲記錄等方面。其次，檔案整理是分類整理、歸檔和保存收集到的信息，確保檔案的完整、準確和可用性。保密管理是退役軍人檔案管理的重要環節，要確保檔案信息的安全和保密，防止被泄露和濫用。最后，是將退役軍人檔案信息應用于相關領域，包括人才評價、退休福利和安置等方面，為退役軍人提供更好的服務和支持。

三、退役軍人檔案管理存在的問題

1.檔案數據管理不規范

在退役軍人檔案管理中，存在著數據管理不規范的問題，包括檔案信息的錄入、整理和存儲等環節中可能存在錯誤、遺漏或混亂的情況，導致檔案信息的準確性和完整性受到影響。檔案在各部門交接過程中，可能出現檔案損壞、混亂及缺失的現象。在一些地區或單位中，檔案的存放環境可能較差，如濕度過高、溫度不穩定、儲存設備設施老化等，這可能導致檔案的損壞或無法正常使用。

2.檔案保密性不足

退役軍人的檔案涵蓋了其身份信息、家庭背景和軍事經歷等重要信息。因此，需要高度保密，這些敏感信息一旦被泄露，不僅會給退役軍人個人帶來嚴重的損害，還可能影響國家安全和社會穩定。然而，目前在檔案管理過程中，存在著信息被泄露和被篡改的風險，這將給退役軍人的個人安全和社會穩定帶來潛在的風險。

3.管理技術水平不先進

在大數據時代，許多基層軍人安置檔案管理仍未建立完整的電子檔案管理系統，按一定要求開展傳統檔案的搜索查找、使用、分析和分享是極其困難的，不僅導致退役軍人在處理相關問題時消耗大量時間和精力，還增加了檔案管理的復雜度，容易出現各種錯誤。此外，由于缺乏有效的信息化管理工具，檔案管理的效率和準確性難以得到保證。即使在開展電子檔案管理時，也存在遺漏和丟失的情況，顯示出檔案管理的精細化程度不夠，對檔案分級和分項管理的意識不強，缺乏統一的管理理念。

4.退役軍人檔案數字化管理任務量大

構建人事檔案數字檔案館工程需要處理的信息資源有兩類，一是現有實物檔案的數字化，二是現有信息資源的整合。實物檔案的數字化是數字檔案工程實施的關鍵環節，需要投入大量的人力和物力實施掃描、OCR識別和數據錄入大量的紙質檔案等操作。由于實物檔案的形成和來源渠道復雜，所開展的數字化處理也千差萬別。雖然有一些全文掃描可以通過使用OCR軟件來實現，但由于人工干擾大，實際可行性不高。而且，更多類型的實體檔案只能通過圖形掃描的方式處理，并輔以人工添加關鍵字和重要文件的摘要，這一步也是數字檔案館系統建設中較耗時的環節。

5.檔案管理人員業務能力不足

部分檔案管理人員嚴重缺乏責任感，沒有采取分類管理的方式，而是將所有與退役軍人相關的檔案信息資料存儲在個人檔案下。盡管檔案信息管理系統可以通過退役軍人的姓名檢索其電子檔案，但檢索出的內容混亂，導致管理人員無法在短時間內完整提取所需的信息資料，從而降低了電子檔案的管理效率，存在嚴重的不規范化管理問題。

四、退役軍人檔案管理工作的改進辦法

1.隊伍建設專業化

檔案管理工作需要專業知識和技能的支持。相關人員應接受培訓，了解檔案管理的基本原則和操作規范，提高檔案管理人員的業務素質和管理水平。對檔案管理人員展開培訓，提高其檔案管理知識和技能，加強保密意識和法律法規意識，確保檔案管理工作的規范化和科學化。首先，制訂科學合理的培訓計劃是提高檔案管理水平的前提。培訓計劃應明確培訓的目標、內容、方式和時間，以確保培訓有序開展。培訓的目標應與組織的業務需求和檔案管理的實際情況相結合，既要考慮到現有的檔案管理水平，也要考慮到未來的發展需求。培訓內容則應涵蓋檔案管理的各個方面，如檔案的分類、存儲、檢索、利用等。培訓方式可以根據實際情況選擇課堂講授、在線學習、實地操作等。

其次，提升管理人員的職業素養也是提高檔案管理水平的重要途徑。檔案管理不僅需要專業的技能，還需要良好的職業素養，如責任心、細致、嚴謹等。根據實際需要定期核實核對人事檔案，確保所有檔案信息填報格式規范標準。

2.退役軍人檔案管理工作流程設計優化

為確保退役軍人檔案的準確性和完整性，避免因信息錯誤導致麻煩和糾紛，流程設計可以提高退役軍人檔案管理工作的效率，減少冗余和重復工作，提高工作質量和效果。

（1）檔案收集

建立退役軍人檔案的收集渠道和機制，包括從軍隊、地方各級退役軍人事務部以及退役軍人服務中心等獲取相關信息。傳統的檔案收集方式通常涉及大量的紙質文件和手工記錄，容易導致信息丟失、重復收集以及工作時間的浪費。而采用數字化收集方式可以大大提高工作效率，減少人力資源的浪費，提高檔案管理的準確性和實時性。此外，傳統的紙質檔案容易受到自然災害、人為破壞或盜竊的威脅，而數字化收集方式可以通過加密和權限控制等技術手段，提高檔案的安全性和保密性，避免信息被泄露的風險。同時，建立健全檔案管理制度和流程，明確責任和權限，規范檔案收集的流程和要求。

（2）檔案整理

建立健全退役軍人檔案管理信息化系統是提高工作效率的關鍵。檔案整理是保證檔案質量的重要環節。檔案整理包括對檔案材料開展分類、歸檔、編目、鑒定和修整等工作。通過檔案整理，可以使檔案材料更加規范、完整以及準確，保證檔案的可讀性和可利用性，確保檔案信息簡潔明了，讓相關人員能夠在第一時間快速查找。通過建立統一的電子檔案管理平臺，實現檔案的數字化存儲和查詢，可以大大減少人力和物力資源的浪費，提高檔案整理的速度和準確性。

另外，加強檔案整理的標準化和規范化也是優化工作的重要環節。制定統一的檔案整理標準和流程，明確檔案整理的要求和步驟，可以避免因為個人主觀因素導致檔案整理工作的混亂和低效。此外，還應加強對檔案整理過程的監督和評估，及時發現和糾正問題，確保檔案整理工作的質量和準確性。

（3）檔案保管

檔案保管包括檔案室的建設、相關設備設施的配備、檔案的存儲和保護等方面。應當建立專門的智能化檔案保管庫，配備恒溫恒濕等環境控制設施，確保檔案的長期保存和防止損壞。同時，要加強對檔案保管庫的安全管理，采取必要的措施防止盜竊、火災等意外事件的發生。確保檔案的安全性、完整性和可用性，防止檔案的遺失、損毀和被泄露，加強維護檔案系統運行的安全性。

（4）檔案利用

檔案利用是管理體系的重要目標之一。退役軍人檔案不僅僅是一份記錄，還是一份寶貴的歷史遺產。檔案利用包括利用檔案開展科研、教育和宣傳等工作以及為退役軍人提供服務和幫助。通過檔案利用，可以更好地發揮檔案的價值和作用，推動軍事歷史學科的發展，為社會和退役軍人提供更好的服務和支持。

3.退役軍人檔案的精細化管理辦法

第一，嚴把退役軍人接收的源頭關，確保檔案的安全性、可靠性和有效性。退役軍人的個人檔案承載了大量的敏感信息，包括個人隱私和國家安全等方面的內容。因此，在接收退役軍人檔案時，應確保操作人員經過嚴格的背景審查，并具備相應的資質和職業道德。只有確保了接收檔案的人員具備可靠性和專業性，才能避免因操作人員的失誤或不當行為導致檔案信息被泄露或篡改。

第二，嚴把退役軍人檔案增量材料的鑒別關，是保證檔案可靠性的重要環節。隨著科技的不斷進步，各類文書材料越來越易于偽造和篡改。為了確保人事檔案的真實性和準確性，應采取科學有效的技術手段和審查措施，鑒別檔案增量材料，包括電子文檔的數字簽名認證、文件完整性驗證等方法。只有嚴格鑒別檔案的增量材料，才能保證檔案的完整性和可信度。另外，檔案的價值在于其能夠提供持久、可靠的信息。因此，需要設立專門的檔案庫，負責檔案的保存和管理。同時，也需要定期更新檔案，以反映退役軍人的最新狀況。

第三，嚴把退役軍人檔案轉遞手續的出口關，是有效防止檔案信息被泄露的重要措施。在檔案的轉遞過程中，往往存在著信息傳遞的風險。為了減少檔案信息被非法獲取或篡改的可能性，應建立起嚴密的轉遞手續和安全措施，包括嚴格的身份驗證、加密傳輸通道以及監控和審計措施等。只有確保檔案轉遞的出口關，才能有效保護檔案信息的安全性和機密性。

第四，嚴把退役軍人檔案的借閱利用關是保護個人隱私和維護檔案完整性的重要環節。在檔案的借閱和利用過程中，應建立起嚴格的權限管理機制和審批流程。只有通過合法渠道和程序獲得授權的人員才能實施檔案的借閱和利用。此外，為了防止檔案被濫用和損壞，可以采取監控、限制操作權限以及禁止外部網絡接入，以及建立無線網絡等措施。

4.檔案管理數字化

通過數據庫技術和網絡技術，數字檔案還可以在網絡上實現申請、查詢以及利用的一體化服務。從工作內容上看，人事檔案數字化建設主要包括兩個部分，一是通過數據掃描、數據壓縮、數據庫等多種技術，將傳統檔案轉變為數字檔案；二是將各種分散的檔案轉變為數字檔案。傳統的紙質檔案管理方式存在著大量的手工操作和人力成本，而電子檔案管理系統可以實現自動化和批量處理，大大提高了檔案管理的效率。電子檔案管理系統可以實現多部門、多地點之間的檔案共享和協作，避免了傳統紙質檔案在傳遞和存儲過程中可能出現的遺漏和損壞問題。退役軍人檔案可以在需要的時候快速共享給相關部門，提高了信息的及時性和準確性。電子檔案管理系統可以通過權限設置和加密技術，確保檔案的安全性和完整性。退役軍人檔案中包含著大量的敏感信息，如個人身份證號、軍銜、獎懲情況及軍事機密等，采用電子檔案管理系統可以有效防止非法獲取、濫用和篡改。

5.利用大數據分析技術，構建信息共享平臺

首先，數字化處理退役軍人檔案，并存儲在云空間，極大節省了空間和時間成本。同時，數字化檔案還可以通過云端存儲和共享，實現多部門之間的信息共享和協同工作，提高了工作效率。

其次，利用大數據分析技術可以實現對退役軍人檔案的全面分析。傳統的檔案管理方式只能提供有限的信息，無法開展深入分析和挖掘。通過大數據分析技術，可以全面分析退役軍人檔案中的各種數據，從中發現一些隱藏的規律和關聯性。此外，利用大數據分析技術可以實現退役軍人檔案管理的智能化。傳統的檔案管理方式需要人工整理和歸檔，容易出現錯誤和遺漏，而通過大數據分析技術，可以實現對退役軍人檔案的智能化管理。

五、結語

總之，退役軍人檔案管理工作需要加強各部門協作和溝通，協同保障退役軍人的權益，建立健全檔案管理制度，確保信息準確記錄和及時更新，采取一系列措施來提高檔案管理水平，保障檔案保密效果和提高檔案管理人員的意識水平，只有這樣，才能有效保障退役軍人的權益，進一步提升退役軍人事務管理的水平，促進社會穩定發展。

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（作者單位：濟寧市軍隊離退休干部休養服務中心）

作者簡介：楊苗（1976—），女，漢族，山東濟寧人，本科，中級，研究方向：檔案。