強化醫院檔案管理，構建現代醫院檔案服務新發展

摘 要：醫療衛生服務是社會最基本和最重要的服務，在我國醫療事業和信息科技發展的驅動下，醫院檔案信息化管理已經成為醫院現代化建設發展的關鍵內容。進入信息化時代，醫院作為提供社會醫療保障服務的重要機構，在日常診療與運營管理中產生了諸多數據信息，海量病歷信息和運營資料數據對醫院今后的高質量發展具有重要的參考意義。因此，結合互聯網、大數據技術和云計算等先進技術的醫院檔案信息化管理系統應運而生，為醫院檔案信息價值開發、檔案服務創新提供了條件。各醫院應當關注國家衛生醫療政策與檔案數據管理新技術，提升檔案管理、檔案服務與檔案安全意識，完善醫院檔案管理與開發機制，提升檔案管理效率，促進各科室之間的協調溝通，提高醫療服務水平。本文將論述現代醫院檔案管理的目的，分析當前醫院在檔案管理中存在的問題，并提出檔案管理與服務創新的策略。

關鍵詞：醫院管理；檔案管理；檔案服務；創新策略

醫院檔案內容包括醫務、科教、人事、設備以及后勤等日常運營管理資料和病歷檔案資料，記錄了醫院醫療服務與運營管理的過程。通過對醫院檔案資料的有效收集、管理與開發，醫院不同科室之間的檔案資料能夠自由流轉，簡化不同科室調取檔案的流程，提高臨床治療效率和職能辦事效率。信息時代給人們帶來現代化信息技術，改變人們生活的同時，也挖掘和賦予了信息更多價值。因此，醫院檔案信息收集與分析能力得到了極大提升。醫院收集的海量檔案信息內含極大的應用價值，這就要求醫院工作人員改變傳統的檔案管理模式與方法，融合大數據技術、信息技術等構建信息化檔案管理系統，實現醫院檔案信息的實時收集與歸檔處理，更快速地提取其中有價值的信息，供決策者參考。

一、強化醫院檔案管理的意義與目標

1.提升檔案信息檢索的速度

首先，與傳統人工收集、歸檔和查詢檔案信息的模式相比，信息化管理系統可多項目、自動化運行，在極短的時間內同時處理多個數據，響應不同的信息處理需求，實現實時存儲、自動歸檔和關鍵詞查詢，能夠縮短工作人員檔案管理的時間，加快數據信息處理的速度，避免人為失誤的發生，提升檔案信息的可靠性與完整性。其次，高效的檔案管理系統可以將日常運營服務中產生的信息以電子檔案形式存儲，并通過關鍵字詞分類管理，工作人員只需要根據關鍵詞或信息類別搜索即可獲取相關檔案信息，縮短了信息檢索所需的時間，提高了醫院檔案信息管理的效率。傳統的檔案信息管理工作大多由人工負責，在信息存儲以及信息查詢過程中遇到許多困難。在信息技術支持下的數字化檔案管理系統能夠實現快速的信息查找與管理，同時，還能夠擴大信息共享的范圍，納入更多信息開發的主體，滿足不同科室工作人員對檔案信息的需求，體現出極大的便捷性特征。隨著數字技術的發展，如今的檔案管理可通過云計算技術實現云部署，進一步擴張檔案信息存儲的容量，更加符合現代化檔案開發與管理的需求，實現個性化檔案服務，提升醫院檔案管理的服務水平，并改善了檔案管理的便捷度與實用性。

2.檔案信息下載形式更豐富

原始的醫院檔案管理工作只能夠提供傳統的存儲與查看形式，如紙質文件、照片等，形式單一、表現力差，一些年代久遠的重要檔案材料出現老化、模糊的現象，這也是導致檔案數據失真、丟失的主要原因。但是，在信息科技支持下的現代化檔案管理系統能夠提供更加豐富的下載形式，改變信息存儲的載體，完整保管音頻、視頻、數據文件以及圖片等各門類檔案，并能夠利用硬盤、光盤和云盤等新數據存儲技術實現長時間存儲。以上多元化檔案管理與存儲載體可擴大和延伸檔案管理的邊界，開發醫院各門類檔案的應用價值。

3.促進不同科室交流

在信息化時代背景下，數字化檔案管理將帶來相對開放的檔案環境，這就意味著檔案管理的主體范圍將逐漸擴大，體現出使用主體廣泛性的特征。醫院檔案管理的開放性將隨著數字化管理技術以及信息安全管理技術的發展而不斷提升，醫院人事、紀檢、醫務、科教、設備設施、財務以及后勤等部門都將成為檔案使用的主體。在此基礎上，檔案信息共享主體之間的信息交流關系將會更加密切。

同時，還能夠提升檔案服務的互動性，構建良好的檔案交流與服務環境。在檔案數字化發展環境中，檔案服務與使用的主體將會更加廣泛，體現強烈的個性化特征與需求，需要技術人員提升檔案管理服務的針對性，滿足不同主體的應用需求。

4.提升檔案管理效率

現代化檔案管理與開發系統能夠實現醫療服務信息、運營管理信息的全面收集與整理，自動構建完善的檔案信息數據庫，為醫院工作人員提供快捷、個性化的檔案服務。無論是醫院管理部門還是業務科室，工作人員均可根據自己的需求查詢相關檔案信息，為工作決策提供支持。與傳統的檔案管理模式相比，現代化醫院檔案管理模式更加符合醫院的發展要求，體現出信息高度集成化、檔案形式多樣化等特征，能夠快速響應醫院工作人員多種檔案服務需求，有效提高醫院檔案管理工作效率，助力醫院現代化建設。

二、當前醫院檔案管理與服務工作存在的問題

1.檔案管理意識不足

醫院檔案管理并不是一項新的工作，而是各醫院建立運營以來就在開展的工作，但受到檔案管理、數據分析等技術的限制，傳統的醫院檔案管理方法并不能夠挖掘更多的信息價值，導致很多醫院管理人員并不重視檔案管理與開發工作。即使進入信息化與科技化時代，很多醫院依舊缺乏檔案管理意識，不夠重視檔案收集與歸檔管理工作，在檔案管理方面投入較少，檔案管理工作效率落后。醫院管理層的態度亦會影響各科室人員的工作態度。部分科室工作人員對業務檔案缺乏重視，導致應歸檔的文件資料缺失。這不只是文件資料不全的小問題，還為今后其他科室人員調用和查詢相關檔案材料帶來諸多困難。

2.檔案管理技術落后

進入信息化時代，傳統的檔案管理也應當順應時代的發展，從紙質檔案轉化為電子檔案，這樣不僅能夠保障檔案的完整，還能夠減輕管理人員的工作量，提高檔案整理、查詢的效率。但很多醫院并不重視信息化建設，甚至存在將檔案管理剔除在醫院信息化建設范疇之外的情況，即便是有檔案管理模塊，但操作性差、檔案信息提取困難，歸根結底是管理層對檔案信息化建設工作不重視，加劇了檔案管理的混亂問題。在信息化檔案管理背景下，檔案管理不僅對管理人員的專業能力有要求，還對其信息素養提出更高的要求。但目前，很多醫院并不重視檔案管理工作，在人才引進與任用時存在隨意性問題，有的還存在業務部門、管理部門人員直接轉崗的情況，讓不具備檔案管理能力的人開展工作，影響了檔案管理工作的質量和效率。

3.信息安全管理不足

現代化檔案管理離不開信息技術與互聯網技術，網絡對任何行業都是一把雙刃劍。一方面，能夠提供更多信息傳遞、共享和分析渠道，為醫院診療與經營管理提供方便；另一方面，也因網絡技術出現諸多檔案信息安全問題，如信息被泄露、信息丟失和信息被篡改等，均會對醫院與患者造成困擾，嚴重的還會引發犯罪事件。在醫院檔案信息管理系統中存儲著病歷檔案、醫保信息、藥品信息以及財務信息等，如果系統安全管理功能不足則會導致以上各種信息被泄露，輕則影響網絡環境安全，造成醫院網絡癱瘓，重則出現信息盜用，導致患者與醫院的經濟損失。因此，醫院在開展檔案現代化管理建設工作時應關注網絡安全問題，避免發生信息被泄露事件，預防各類醫療安全事故。

三、現代醫院檔案管理與服務創新發展的策略

1.提升檔案管理意識

現代化檔案管理意識是醫院開展檔案管理與服務創新工作的重要指導，醫院應上下一心，貫徹檔案管理改革理念，重視檔案現代化管理建設，在相關領域給予充分的支持和理解。（1）醫院管理層與基層員工均應明確檔案信息化管理與檔案資源開發在醫院發展、資源配置等方面的重要意義，主動參與宣傳工作，讓工作人員主動了解檔案管理的意義，提升各科室工作人員的檔案留存和整理意識。（2）在醫院內部召開專業講座，給不同科室、管理部門人員普及手中的資料如何分類保管及建立臺賬的知識，將檔案意識融入日常工作，落實最終資料的歸檔保管。（3）組織參觀和學習其他醫院檔案管理的優秀成果，結合本醫院檔案管理問題，汲取優秀經驗，形成檔案管理與創新服務的理念，明確檔案管理對醫院運營的意義，進一步提升重視程度，推進檔案管理信息化建設，給予更多資金與資源支持，為檔案管理工作提供技術保障。

2.構建信息化管理系統

構建信息化管理系統是現代化醫院檔案管理發展的必經道路，具體可從以下幾方面著手：（1）建立數字化檔案管理平臺。數字化檔案管理平臺可實現醫院檔案信息的數字化管理，并通過數字平臺提供檔案服務，利用數字化平臺實現醫療衛生系統的聯網管理，直接驗證患者獨立身份信息，在醫保卡系統中記錄患者就診信息與時間，為醫院查詢患者醫保、病歷信息提供方便，大幅提升醫療服務的效率。（2）建立專門的人事檔案系統，為每位員工建立人事檔案，內容包括職業信譽、職業能力和績效考核成果等，使用系統算法匯總與統計各項資料，供各科室、職能部門以及院領導查詢，并將其作為人事變動、績效考核和薪酬調整的主要依據。醫院在建立人事檔案系統、購置相關硬軟件的同時，還要積極引進高端技術人才與檔案管理人才，提升自身檔案管理水平。根據人事管理工作的需求，信息化檔案管理系統還能夠自動生成多種表格，為決策者提供更多層次的信息，構建多層次決策指標，進一步提升管理決策的科學性與有效性。（3）著眼于醫院檔案信息范圍的擴張，推進醫院檔案服務創新發展。指導各科室開展立卷整理工作，實現日常醫療信息數據的實時錄入，定期跟蹤整理醫院重點項目，保存重要數據信息。實現多種資源的收集與整合，如醫院財務數據、電子病案、健康檔案以及醫學影像數據庫等，根據各檔案資料的類別設置不同的系統權限，不僅能夠實現檔案資料的高效管理與共享，還能夠保障數據信息的安全性。（4）強化檔案信息管理平臺的查詢功能，實現遠程、網絡查詢，將實物檔案室轉變為虛擬檔案室，提高查詢效率，節省空間資源。醫院的聲像檔案也加入醫院虛擬檔案室中，規范聲像信息的存儲工作，建立統一的存儲標準，使用同一種數字化技術展開聲像檔案的處理與存儲，不斷豐富醫院聲像檔案庫，實現不同科室之間聲像檔案資料的共享，支持在網絡架構下的遠程查詢與管理，能夠為醫療服務提供準確的依據，縮短醫療決策的時間，延長聲像檔案的使用壽命。

3.完善檔案管理制度

醫院在日常管理與醫療服務過程中不斷產生數據信息，若缺乏完善、可行和科學的工作制度，就容易出現信息遺漏或錯亂的問題。檔案管理制度應隨著醫院診療機制的變化而變化，因此，檔案管理部門應時常反思和調整，主動配合醫院業務工作以及信息化管理系統建設工作，提高檔案管理機制與醫院真實發展情況的適配度，開發醫院各門類檔案的價值。檔案管理機制與規范可約束和監督工作人員開展檔案記錄、收集、管理以及查詢等行為，有效提高了檔案服務水平。

4.加強檔案信息安全管理

一是應重視系統軟件防護管理。殺毒軟件不僅需要日常檢查與消殺，還要參與信息系統功能開發與建設的全過程中，查殺并檢測系統中的所有文件，及時清除安全風險，將病毒扼殺在萌芽時期。二是重視檔案信息系統數據安全管理工作。根據自身實際工作情況制定完善的信息安全管理制度，總結和分析在日常管理中出現的安全問題，并將針對性策略納入安全管理條例，最終形成有章可依的信息安全管理機制，保障醫院信息化管理系統安全運行。三是關注網絡安全防護工作，明確責任，將網絡安全防護職責落實到人，激勵技術人員與業務人員的工作責任心，提升個人數據安全防護意識，保障檔案數據信息的安全。四是應關注信息化管理系統的后期更新與維護工作，合理制訂管理維護計劃，為檔案信息管理系統的穩定運行提供保障。

四、結束語

綜上，醫院應加強檔案管理宣傳，強化業務人員檔案管理意識，將檔案管理納入醫院信息化建設工作體系中，實現檔案信息開發、共享與互動，提高臨床救治率和職能辦事效率，提升管理決策的科學性與有效性，促進醫院的現代化發展。

參考文獻：

[1]張 晨，范麗微，張俊杰，郁鑒清，陳 艷，汪 偉，饒志濤，姜 淼.基于現代醫院管理制度的醫院智慧檔案管理模式探索[J].中國衛生事業管理，2023，40（01）：17-18+71.

[2]黃 朔.現代醫院管理制度下公立醫院檔案管理與建設路徑研究[J].黑龍江檔案，2022（06）：61-63.

[3]溫曉麗.互聯網背景下現代醫院檔案管理改革策略和模式創新[J].科技風，2022（01）：65-67.

[4]朱立香.供給側改革視域下醫院檔案管理工作服務能力可視化研究[J].蘭臺內外，2021（28）：26-28.

[5]趙袁園.以供給側改革助推醫院檔案管理服務能力提升[J].黑龍江檔案，2021（01）：80-81.

[6]劉亞男.醫院管理現代化和建立現代醫院檔案管理新模式[J].辦公室業務，2020（22）：149-150.

[7]古昌偉.管理、服務、宣教——做好檔案管理工作的“三駕馬車”——以某三甲醫院檔案管理工作為例[J].辦公室業務，2017（23）：71-72.

[8]王 敏.淺談現代信息技術在醫院檔案管理的應用[J].現代營銷（經營版），2019（12）：79.

（作者單位：江門市人民醫院）

作者簡介：勞依敏（1971—），女，漢族，廣東江門人，本科，檔案館員，研究方向：檔案管理。