淺議“以人為本”理念在醫院人事檔案管理中運用的策略

摘 要：在社會經濟持續發展的同時，醫改工作也在持續并深入開展。在新的發展形勢下，雖然醫院迎來更多的發展機會，但也帶來了更大的市場競爭。醫院必須做好人事檔案管理工作，支持醫院的經營與發展。目前，部分醫療機構在人事檔案工作中缺少“以人為本”的理念，在某種意義上限制了其工作成效。文章從“以人為本”的角度，分析在醫院人事檔案管理中存在的問題，并提出相應的對策，從而使人力資源管理工作更好地服務于醫院。

關鍵詞：“以人為本”；醫院人事；檔案管理

在新時期，醫院除了要重視提升醫療服務外，更要重視人事檔案管理工作。在醫院運營過程中，使用科學、合理的人事檔案管理方法，不僅能夠改善醫院的經營狀況，還能夠提升醫院的總體運營效率，具有十分重大的意義。在新形勢下，傳統的人力資源管理方式已不能適應新形勢下的需要，也不能有效地提升醫院的綜合競爭能力，必須深入剖析“以人為本”理念在醫院的應用方式，進而完善醫院人力管理方案，保證醫院人力資源的合理利用，提升醫院的經濟效益。

一、“以人為本”在醫院人事檔案管理中的意義

1.醫院人事檔案的概念

人事檔案是人力資源部在人事任用、培訓以及選拔等工作中使用的人事信息。醫院人事檔案主要包含人員的工作和生活經歷。人事檔案管理不僅有助于提高醫院的人力資源管理水平，還為醫院制定相關的考核和激勵措施提供了依據。人力資源管理水平與醫院的人才發展有著密切的聯系，所以，要加大對人力資源的管理力度，要將新的管理技術、管理理念和管理方法融入人力資源管理工作中，充分發揮“以人為本”的作用，做到公開、公正和人性化的管理，從而使醫院可以更好實行人員任用制度。

2.醫院人事檔案的內容

與其他的檔案相比，醫院人事檔案的內容有很大的不同，其主要特點是：首先，人事檔案記錄的是職工在醫院的工作經歷、成長信息，能夠詳細、完整地反映職工在醫院工作期間的道德品質、個人經歷和工作績效。人事檔案為醫院工作人員的晉升、崗位調整及工資調整等決策提供了有力的依據，使醫院的工資調整更為科學化、合理化。其次，醫院員工的個人資料，如政治面貌、學歷等信息都要經過人事部門的驗證和審查，并加蓋印章和簽名。將“以人為本”的思想貫徹到醫院的管理中，并將其與人力資源的利用相聯系，使其更好地發揮作用，能夠促進醫院的可持續發展。

3.“以人為本”管理理念的內涵

“以人為本”，說白了就是把“人”放在第一位，其本質特征就是“發展人，尊重人，為了人，依靠人”。醫院要想發展，就必須有足夠的人力資源，在經營過程中要堅持以人為本，以推動醫院人力資源的發展，達到醫院發展的目標。“以人為本”的思想認為，醫務人員是醫療機構的重要組成部分，醫療機構的管理既要管理醫務人員，又要為其提供服務，進而實現醫療機構的持續發展。因此，必須使醫務人員意識到，醫療機構的經營目的是推動自己的發展，提高經營效益，從而增強醫院工作人員的工作積極性，提高醫院工作人員的工作效率。

二、醫院開展人事檔案管理的作用

第一，能夠篩選出優秀的人才。利用人事檔案管理，能夠對醫院工作人員的工作質量、能力高低以及學歷狀況等內容有較為完整的認識，并根據這些內容，更好地培訓和選擇員工，不僅能夠增強員工選擇工作的公平性和合理性，還能夠符合醫院的發展需求。第二，能夠改善醫院的服務質量。利用人事檔案信息能夠讓醫院人事部門更好地掌握工作人員的總體素質。與此同時，在與醫院其他部門和醫院領導交流，并確定醫院對各部門的人才需求后，就能夠根據人員素質來安排適當的崗位，從而提升整個醫院的工作質量。第三，推動醫院經營機制的變革。通過人事檔案管理，可以確保各專業的人才得到適當安排，使其發揮最大的作用，不斷提高其工作質量和工作效率，使其更好地滿足各部門的工作需要，進一步推進醫院的管理體制改革，促進醫院的發展。第四，提高員工的福利水平。利用人事檔案信息可以全面認識相同職位工作人員的工作壓力和工作價值，為其設定相應的福利標準，以激發員工的工作熱情。考慮不同的人員在工作中的時間付出、能力高低和工作貢獻不同的情況下，分別設定福利待遇就顯得非常有意義，值得醫院重視。

三、醫院人事檔案管理現存問題

1.缺乏對人事檔案管理工作的重視

當前在醫院經營過程中，部分領導只注重提升醫院的總體效益，而忽略了人事檔案工作，沒有充分發揮醫院人事檔案管理工作的作用，導致在人員培養和選拔方面沒有充分發揮人才的作用。另外，受到傳統管理理念的制約，醫院管理者、人事檔案管理部門及其相關工作人員仍然僅僅把檔案管理看成檔案數據的搜集、存儲和保管，對檔案的利用并未給予足夠的關注，未能充分發揮檔案管理的作用，從某種意義上說，這對人事檔案管理工作的開展極為不利。

2.人事檔案資料利用率低

目前，在醫院人事檔案管理過程中，醫院對人事檔案的利用率很低，因為醫院的人事檔案管理一直是一種消極的管理方式，在檔案使用過程中，用戶必須向檔案管理部門提出相關的要求，程序煩瑣，工作效率低下，沒有做好人事檔案信息的利用工作。并且，工作人員缺少檔案管理意識和使用意識，不能讓檔案材料的使用符合醫院發展的需求。

3.缺乏檔案管理硬件設備設施建設

醫院在資金有限時，就不能為人事檔案管理工作提供更多的資金支撐，因為沒有先進的管理技術，也沒有完善的檔案管理設備設施，導致提升人事檔案管理工作的質效受到限制。目前，由于醫院經濟條件有限，對人事檔案管理工作缺乏足夠的關注，導致檔案工作的軟硬件設備設施配備不足。

4.缺乏檔案管理人才

從目前的發展來看，醫院總體上處于“人力資源緊缺”的狀態，不但各科室的醫務人力資源緊缺，而且人事檔案工作相關人員數量也不足。

第一，在醫院的檔案文件管理工作中，存在管理職位分配不均衡的問題。醫院缺乏對檔案管理的關注，不能借助職位的合理安排來實現對人事檔案的有效管理。 第二，在我國醫療機構的檔案管理工作中，工作崗位與個人能力的契合程度較低，有些檔案管理工作人員無法勝任特定的工作，或者其職業技能與工作內容不相匹配，不但影響了醫療機構檔案管理工作的質量，也影響了其他工作人員的工作熱情和整體工作水平。第三，由于醫院的人力資源嚴重短缺，有的工作人員一人兼任幾個職位，有的還經常是臨時“加班”，加上有的工作人員缺乏責任感，缺乏敬業精神，對提高醫院人力資源管理水平是不利的。

5.檔案材料收集不完整

在醫院的人事檔案工作中，存在著檔案信息收集不完整的現象，從而限制了檔案信息的作用，造成這些現象的主要因素是：第一，在醫院中缺少相應的工作人員，并且，所收集的檔案資料沒有得到及時整理；第二，受當前社會的“求職壓力”，有些離職的人員不愿意在原單位保留自己的個人信息，但又對個人檔案不夠重視，導致其在新的工作崗位上沒有相應的個人信息，新單位就無法收集到完整的檔案信息，給醫院的人事檔案管理帶來很大的阻礙。沒有完整的、真實的和有針對性的檔案資料，就不能清楚地反映工作人員的工作能力和工作熱情，從而影響醫院的工作效率。

四、“以人為本”理念在醫院人事檔案管理中的應用措施

1.提高對醫院人事檔案管理的重視

要使檔案管理工作真正發揮其應有的作用，除了要提高對其的關注外，還要大力推廣和貫徹“以人為本”思想，使其真正的作用得到充分發揮。首先，醫院要提高對人事檔案管理工作重要性的認識，對其給予足夠的重視，使其最大限度地發揮作用；其次，要想讓所有職工都能更好地理解并關注人事檔案管理工作，就必須加大宣傳力度，尤其是利用公眾號、院區公告牌等，讓職工對人事檔案管理工作的重要性有更多了解。只有加強醫院領導的重視程度和宣傳力度，才能加深職工對人事檔案管理的了解，才能更好地推進醫院人力資源管理的工作，更好地適應醫院發展的要求。

2.加強檔案材料的應用

要真正實現“以人為本”管理，就必須做好檔案信息的搜集、整理以及檔案信息的運用和分析等工作。（1）醫院必須重視建立信息化體系，加強各科室和部門之間的溝通和聯絡，使相應的工作人員能夠快速、有效地找到檔案數據，確保收集到的檔案信息具備真實性和完整性，更好地為檔案管理者和使用人員服務，加強檔案數據的利用價值；（2）增強檔案文件使用的安全性。應充分認識到利用互聯網技術所產生的潛在安全風險。可以利用人力資源的分級管理系統，將檔案分類管理，并設置不同的權限瀏覽方式，從而提升其使用效率。此外，還需要注意建立防火墻，增強其使用的安全性。

3.加強人事檔案管理設備設施建設

醫院應積極引進先進的技術和設備設施，以適應新形勢下開展檔案管理工作的要求。首先，在基礎建設上，應設立專門的檔案管理辦公室、檔案存放室，以改善檔案保存的品質；其次，要加大先進信息技術的運用力度，在醫院人事檔案管理工作中引入各種信息技術，如互聯網、大數據、物聯網和云存儲等，進一步提升醫院人事檔案管理工作的先進性。確保檔案管理流程簡潔、透明以及高效。醫院可以引入信息化管理系統，實現電子檔案的建立、存儲和查詢，以提高檔案處理的速度和準確性，減少人為錯誤和煩瑣的手工操作。

4.加強人事檔案管理隊伍的培養

要將“以人為本”的思想貫徹于人事檔案管理工作中，就必須強化人才隊伍建設，醫院可以開展專題講座、網絡培訓以及現場交流研討等形式，以此提高醫院檔案管理人才隊伍的整體素質。

首先，提高檔案管理工作人員的綜合素質。部分檔案人員由于只做收集和裝訂等簡單的工作，缺乏對該行業最新動態的認識。通過培訓，提升其思想認識，使其能與業界發展同步；二是加強對檔案管理先進技術的認識與運用。在新媒體環境下，醫院的人力資源管理信息化是必然的發展趨勢，檔案管理人員必須掌握相關信息技術的應用技能，能夠做到熟練操作各種技能，并實現檔案資源的共享。三是提高檔案工作人員的專業素質。檔案管理人員要嚴格按照規定做好檔案的整理、備份等工作，耐心細致，保證檔案的真實性和完整性，要有較強的安全意識，保證檔案的安全性和隱私性。更關鍵的是要具備創造性的思維，能夠跟隨行業的發展潮流，在醫院人事檔案管理工作上持續嘗試新的模式和方法，充分利用人事檔案信息，提高醫院人力資源的利用效率。在制定醫院人事檔案管理策略時，應充分考慮員工的需求和意見。通過廣泛征求員工的建議和參與，建立一個符合員工期望和實際需求的檔案管理系統。這樣可以提高員工對檔案管理流程的接受度和參與程度。針對醫院人事檔案管理系統的使用，提供培訓和技術支持。培訓可以包括系統操作指導、檔案分類和管理的標準化培訓等。同時，醫院可以設立專門的技術支持團隊，負責解答員工在使用檔案管理系統中遇到的問題，及時提供幫助。醫院可以通過檔案管理來發揮員工的價值和潛力。例如，建立員工培訓記錄和職業發展檔案，幫助員工規劃職業路徑，提供晉升和培訓機會，激勵員工的發展和提高工作積極性。

5.注重人事檔案材料的收集

要真正實現“以人為本”的思想，使其更好地發揮作用，就必須從三方面著手：一是要建立相應的人力資源管理團隊，有效地收集和歸檔人員信息，以適應人力資源的需求；二是在收集人員信息資料的過程中，要拓寬收集信息資料的種類，將醫院人力資源的不足和優勢在檔案中體現出來，從而提升檔案信息的實用性，以適應醫院 HR工作的需求，從而推動醫院的良性發展。

6.做好檔案管理制度的改革

在“以人為本”的醫療檔案改革過程中，應在上級領導的高度重視下，主動優化相關的工作機制，起到指導職工工作的效果。同時，也能更好地約束職工的行為，促進職工在各自的崗位上得到更大的發展。首先，根據新醫改的要求，在醫院發展的實際情況下，改進和完善人事檔案管理系統，使醫院的內部管理更加規范化。其次，要根據檔案工作的具體情況，補充和改進相關的激勵機制，使“以人為本”的管理思想得到真正貫徹。在對相關制度優化時，應確定人事檔案材料的存檔時機、存檔范圍，將重點放在員工的能力與績效上，做好與員工有關的數據審核，提高人事檔案的管理效率。

五、結束語

綜上所述，要充分發揮人事檔案管理工作對醫院發展的作用，必須根據新醫改要求，結合當前形勢，貫徹“以人為本”的思想，調動檔案工作人員的工作熱情，才能更好地服務醫院發展。目前，部分醫院存在對檔案管理工作不夠重視、檔案資料利用率不高、硬件設備設施建設不完善、檔案管理人才匱乏、檔案資料收集不全、檔案管理體制滯后等問題，但是，只有正確認識“以人為本”的含義，并采取相應措施加以改善，才能真正適應醫院的需求，推動醫院的可持續發展。

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（作者單位：煙臺市萊陽中心醫院）

作者簡介：韓瑩（1982—），女，漢族，山東龍口人，本科，館員，研究方向：檔案管理。