文書檔案助力醫院高質量發展探析

摘 要：對于醫院工作來說，文書檔案工作至關重要，不僅是醫院信息管理的重要組成部分，也為醫院的長期發展提供了不可或缺的數據支撐。本文針對三明市第二醫院的文書檔案管理相關問題展開分析，并提出相應的解決策略，希望對整個醫院行業的文書檔案管理工作提供幫助。

關鍵詞：文書；檔案；醫院；發展

近些年，我國醫院的管理模式逐漸完善，相關領域的管理方法也變得越來越科學。對于醫院的文書檔案管理來說，相較于過去也有了長足的進步。然而，有些醫院在文書檔案管理方面仍然存在各種各樣的問題，如果這些問題得不到解決，很可能影響文書檔案工作的管理效率，甚至有可能制約醫院的長遠發展。

一、醫院文書檔案保管和利用的現狀分析

1.檔案利用率低

醫院檔案的存儲方式通常包括紙質檔案和電子檔案兩種形式，但由于檔案數量龐大，存儲方式不合理，導致檔案難以查找、調取和利用。例如，紙質檔案可能會因為存儲空間不足而被堆放在角落里，導致被遺忘或難以找到；電子檔案存儲方式可能不規范，導致檔案丟失或被損壞。另外，醫院檔案管理制度應該是一個完整的體系，包括檔案的編制、歸檔、保管、借閱和銷毀等方面的環節，但是在實踐中，由于管理制度不完善，導致檔案利用率低。例如，醫院可能缺乏檔案管理人員，檔案管理制度不完善，導致檔案無法及時收集整理、歸檔、保管和借閱，從而影響檔案的利用率。醫院檔案的利用率與醫務人員的檔案利用意識有很大關系。如果醫務人員對檔案的重要性認識不夠，就會輕視檔案的利用價值，導致檔案利用率低下。

2.檔案利用范圍狹窄，作用十分有限

醫院檔案的編制需要遵照一定的規范，如按照病人姓名、住院號以及科室等展開分類編制，并且需要注明填寫人和審核人員的姓名、日期等信息，在使用過程中，也是這些信息在發揮作用。然而，在三明市第二醫院的文書檔案實際使用過程中，這些檔案信息的應用范圍過于狹窄。一方面，由于調取檔案的流程比較煩瑣，一部分醫務人員省略了這一步驟，沒能充分發揮文書檔案的對照作用。還有一部分醫務人員過于重視醫院檔案的安全性和機密性，在使用過程中不愿意承擔這一風險，造成文書檔案使用不夠充分；另一方面，醫院檔案利用范圍狹窄、作用有限的問題還與醫務人員的檔案利用意識有關。由于醫務人員忙于工作或者對檔案的認識不夠，導致檔案的利用效果不佳。

3.重視程度不夠，文書檔案保管水平低下

醫院文書檔案是醫療機構日常工作中的重要組成部分，包括醫療記錄、檢驗報告、醫囑和手術記錄等。然而，在實際運作中，醫院對文書檔案的重視程度不夠，文書檔案管理水平低下的問題比較突出，主要原因之一是缺乏專業的文書檔案管理人員。首先，醫院的文書檔案管理人員需要具備專業知識和技能，但是在實際操作中，醫院的文書檔案管理人員缺乏專業培訓和指導，導致文書檔案管理水平低下。其次，文書檔案管理流程不規范也是重要問題。文書檔案的管理需要遵照一定的流程，如按照規定的分類編制、保管和銷毀文書檔案，但在實際操作中，醫院的文書檔案管理流程不規范，影響了文書檔案的管理效果。另外，還有一個重要問題就是文書檔案處理不及時。醫院的文書檔案需要及時處理和歸檔，但是在實際操作中，由于醫務人員的繁忙和文書檔案管理制度不完善，導致文書檔案處理不及時，影響文書檔案的利用效果。

二、制約醫院文書檔案管理的瓶頸分析

1.不具備科學管理理念

制約醫院文書檔案管理科學開展的問題眾多，其中最主要的問題就是院方對于文書檔案管理不夠重視，這體現在相關人員不具備足夠的科學管理理念，整體上科學管理的氛圍不夠濃厚。科學管理理念的缺失會造成缺乏管理的科學性。尤其文書檔案中包含數量眾多的隱私信息，這些信息一旦暴露，會對相關人員造成很多不利的影響，如果醫院文書檔案管理缺乏科學的方法和手段，不能夠結合信息時代的各種管理技術，科學的統籌、規劃數據，很有可能會導致文書檔案管理效果不佳。另外，內部沒有建立完善的信息系統也是三明市第二醫院文書檔案管理效果不夠理想的主要問題，制約著整體管理效率的提升。醫院文書檔案管理中缺少完善的信息系統，無法全面、準確地管理和查詢文書檔案，也不便于文書檔案的共享和利用。缺乏有效的評估和反饋機制對于醫院文書檔案管理的科學發展也是一種強有力的阻礙。醫院文書檔案管理缺乏有效的評估和反饋機制，無法及時發現和糾正問題，也無法為文書檔案管理提供科學的依據和指導。

2.專業素質不高

醫院文書檔案管理是醫院管理中不可或缺的一環，文書檔案管理人員的專業素養對于醫院文書檔案管理工作的效率和質量有著至關重要的作用。然而，在實際運作中，文書檔案管理人員專業素養不高成為制約檔案管理工作發展的瓶頸，最突出的表現就是他們缺乏專業知識和技能，無法規范化、標準化管理文書檔案，也無法有效地利用文書檔案為醫院的發展和改進提供支持。另外，相關人員缺少全面的管理思路也是制約文書檔案管理工作推進的主要問題。醫院文書檔案管理人員缺乏全面的管理思路，只關注文書檔案管理的表面問題，缺乏對管理工作的整體把握和規劃，無法提高工作效率和質量。他們在專業素質方面的不足還體現在缺乏服務意識和溝通能力，無法與醫院的其他部門和人員建立良好的協作關系，也無法向醫院管理層提供科學的依據和建議。

3.管理機制不完善

管理機制不完善會影響醫院文書檔案管理工作的規范化和科學化，使得醫院文書檔案管理工作的效率和質量得不到有效保障。而機制上的不完善會影響文書檔案工作的下一步發展，對于整個醫院的工作也會形成制約。而醫院管理機制又涉及法律法規，在這一方面的缺失會造成缺乏明確的法律規定和政策指導，導致醫院文書檔案管理缺乏法律依據和管理標準，從而影響了醫院文書檔案管理機制的完善程度。除了管理機制外，管理制度的疏漏也是重要問題。三明市第二醫院在文書檔案管理制度和流程上存在不足，導致文書檔案管理工作缺乏有效的組織和管理，從而影響了文書檔案管理工作的規范化和科學化。要想完善管理機制，必須有足夠的投入，尤其是醫院文書檔案管理需要投入大量的人力、物力和財力等資源，但是該院缺乏足夠的投入，導致醫院文書檔案管理機制不完善，影響了醫院文書檔案管理工作的效率和質量。

三、優化醫院文書檔案助力醫院高質量發展的具體對策

1.加大投入，改善基礎

首先，要解決醫院文書檔案管理工作中的現存問題，提升整體工作效率和質量，醫院要采取更為科學的方法，提升文書檔案的管理效率和質量，避免其中隱含的風險發展成問題。例如，可以加大投入和改善基礎，引進先進的文書檔案管理系統，結合各種信息化手段，提高檔案數字化程度，盡量減少人工操作的環節，以減少檔案管理人員的工作壓力，從而提高文書檔案管理的工作效率。其次，醫院還可以投入更多資源來提高文書檔案管理的質量。比如，院方可以完善醫院的文書檔案管理制度和流程，通過培訓等方法加強文書檔案管理人員的能力，提升他們的專業素養，使其認識到自身工作的重要性，自覺在工作中嚴格遵守流程，進而提高文書檔案管理的質量。另外，結合相應的信息技術手段培訓員工，建立健全信息化體系，實現文書檔案管理與醫院信息化管理的有機結合以及文書檔案電子化管理，提高醫院信息化建設的水平。最后，加強檔案管理，防止文書檔案管理過程中出現疏漏和錯誤，避免因管理不規范而導致醫患關系緊張和矛盾。

2.提升檔案管理人員的專業素質

管理人員的專業素質直接關系到醫院文書檔案管理水平的高低。為提高文書檔案管理人員的專業素質，可以強化培訓，提高其專業技能和素養，讓他們掌握最新的文書檔案管理理論和實踐操作技能，做到業務熟練、技能嫻熟。另外，醫院還可以通過制度實行輪崗。定期組織文書檔案管理人員輪換崗位，讓他們互相了解、學習，掌握不同崗位的文書檔案管理工作的流程和要求，提高其管理能力和協作能力。然后，醫院需要定期組織經驗交流，讓管理人員將自己的經驗分享出來，從整體上提升管理質量和效率。在定期交流中，檔案管理人員可以相互學習、相互啟發，提高文書檔案管理技能和管理水平。醫院還要建立一整套完善的制度，通過制度來約束醫院文書檔案管理工作，其中要明確文書檔案管理人員的職責和權利，規范文書檔案管理工作的流程和標準，以提高工作效率和工作質量。醫院領導也要給予檔案相關工作足夠的關心，要關心文書檔案管理人員的工作情況，及時解決他們遇到的問題和困難，提高文書檔案管理人員的工作積極性和工作熱情。

3.構建科學的管理機制

構建科學的管理機制可以提高醫院文書檔案管理的效率和質量。第一，醫院需要建立規范的文書檔案管理制度，明確文書檔案管理的目標、職責、流程、標準和要求，使各個環節有章可循、有標準可依。第二，醫院還要完善文書檔案管理流程，包括文書的申請、審核、存放、借閱以及銷毀等流程，確保文書檔案管理的全過程能夠規范化、標準化，讓整個工作按照流程開展。第三，醫院要明確責任制，明確文書檔案管理的責任主體和責任范圍，規范文書檔案管理的職責和權限，從而確保文書檔案管理責任落實到位。一旦出現相關問題，可以追責，這也是對全部管理人員的一種警醒。然后，醫院還要充分利用信息技術，建立信息化管理平臺，將文書檔案管理工作納入信息化管理，實現文書檔案管理的信息化、數字化及智能化，提高文書檔案管理的效率和質量。除此之外，醫院還要通過管理機制對人員開展定期培訓，提升其業務水平和管理能力，建立績效考核制度，激勵文書檔案管理人員創新工作，提高工作效率和質量。最后，建立切實有效的監督機制。建立文書檔案管理的內部審計機制，及時發現和糾正文書檔案管理中的問題，從而確保文書檔案管理的規范化和有效性。

4.加強檔案資源的開發利用

醫院文書檔案工作不能過時，不能落后，需要及時開發和利用，采用更為高效、科學的方法來提升文書檔案管理工作的效率。比如醫院可以積極嘗試使用信息技術來構建完善的文書檔案管理系統，數字化保存文書檔案，這樣不僅能夠避免紙質文書檔案使用過程中的磨損、損壞等問題，還能通過計算機調用來提高工作效率。除此之外，醫院還可以積極參考其他醫院對于文書檔案管理采用的科學方法，結合本院的實際情況靈活調整，形成適合本院的科學方法。文書檔案管理的開發工作要眾人參與，醫院領導還要廣泛聽取一線管理人員的意見和建議，優化現有的管理工作，在方法和制度上逐步完善，這也是開發工作的一部分。醫院也要在文書檔案管理方面適當加大投資，提升相關設備設施的使用效率，幫助改善文書檔案管理工作。還可以借鑒國外醫院在文書檔案管理方面采取的方法和應用工具，結合本院的實際條件不斷嘗試，積極總結，發現新方法、新工具在應用過程中出現的問題，選擇科學的方法加以解決，讓整個文書檔案管理流程更加完善、科學。

5.拓寬檔案利用范圍，提高其利用率

醫院需要結合文書檔案的實際管理情況，有針對性地開展工作。比如可以充分利用檔案信息資源，幫助醫院領導開展管理協作，制訂相應的流程和計劃，完善工作總結。還可以利用檔案信息資源，為醫院工作質量的評價提供幫助，因為文書檔案中有大量的數據作為支撐，在開展相關工作時會變得更加輕松。

同時，還能利用檔案信息資源為經濟責任審計、自查、項目建設和醫院財務部門債權債務檢查等提供相應的檔案資料。想要拓寬檔案的利用率，就需要檔案系統接入其他系統，并設置相應的權限，由其他系統人員在需要時調取，并加以利用。醫院可以將檔案使用較為頻繁的工作環節展開必要的檔案調取設置，讓醫務人員使用時通過權限驗證，避免越權調取檔案，這樣既能保證文書檔案的安全性和私密性，還能讓相關信息在醫務工作中發揮作用。

四、結束語

近些年，我國醫院整體管理水平快速提升，不僅在醫療技術的應用上直逼國際先進水平，在信息管理方面也取得了長足的進步。對于醫院來說，文書檔案管理工作至關重要，由于很多檔案包括患者的隱私信息，醫院要給予足夠的重視，才能在保證文書檔案安全性的基礎上充分發揮它們的作用。本文以三明市第二醫院為例，分析了一些文書檔案管理工作中的現存問題，并提出了相應的解決對策，希望業內人士能夠積極參考，結合所在醫院的實際情況，靈活調整方法加以應用，進一步提升醫院文書檔案管理工作的質量。

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（作者單位：三明市第二醫院）

作者簡介：劉婧（1985—），女，漢族，福建南平人，本科，館員，研究方向：醫院文書檔案。