新形勢下的事業單位檔案管理創新和服務模式改革實踐

摘 要：進入社會主義新時代，事業單位檔案管理面臨著新的發展機遇。信息技術在我國應用廣泛，尤其在檔案管理中融入信息技術，能提升檔案管理的效率，改變傳統的服務模式，使檔案管理向著高質量的方向發展。因此，在檔案管理中，事業單位應積極作為，加強創新，優化檔案管理流程，創新檔案管理模式，加快檔案工作的改革。

關鍵詞：檔案管理；服務模式；改革實踐

事業單位發揮著公共職能的作用，能夠提升我國的行政效率，在事業單位中有著較多的檔案資料，這些檔案資料涵蓋了事業單位多方面的內容，能為事業單位的發展、管理決策等提供依據和參考，并提升事業單位的運轉效率。當前，我國不少的事業單位都開始重視檔案管理，但依舊存在一些問題，這些問題制約了事業單位的發展。本文結合一些實例，就新形勢下事業單位檔案管理創新和服務模式的改善展開闡述，并提出一些有效的策略，希望能帶來幫助。

一、事業單位檔案管理的性質

事業單位檔案管理至關重要，在一定意義上能影響到檔案資料的儲存、開發和利用程度，因此，必須采取完善的措施加強檔案管理創新，并改善服務模式，使檔案管理向著高質量方向發展。

一般來看，事業單位的檔案管理包含檔案的儲存和收集以及開發和利用兩大板塊內容。具有以下幾個方面的性質：一是事業單位檔案管理廣泛性強，單位內部的檔案覆蓋廣泛，需要涵蓋多個領域、多個部門，需要能夠收集事業單位的全部信息資料；二是事業單位檔案管理便捷性強，單位一旦建立檔案資料，需要集中歸類來自各個方面的信息，分類建檔、專門登記和專門管理，這樣能夠便于查詢和利用，也有利于后期維護，實現各種檔案的信息共享；三是事業單位檔案管理儲存性強。在事業單位中，能夠存儲很多形式的檔案，需要建立專門的存儲機制，對各種類別的檔案集中存儲或專門存儲，保證檔案的安全，加強管理；四是事業單位檔案管理具有較高的價值屬性。很多檔案資料價值較高，一些檔案還涉及機密，在管理中應根據不同種類檔案的價值屬性分類管理，對價值較高的檔案資料加強安全防護，防止出現被盜風險。此外，還應加強甄別檔案資料的數據價值，避免收集一些無用的檔案文件和檔案信息；五是事業單位檔案管理保密性強。事業單位性質特殊，承擔著一些公共責任，履行著維護公共職能的責任。因此，在管理中應加強保密工作；六是事業單位的檔案具有歷史傳承性，在一些民族地區中，事業單位檔案具有一定的歷史傳承，一般會涉及民族地區的歷史和文化，從利用開發的角度講，應當二次開發檔案，使其發揮出最大化的職能作用。

二、新形勢下加強事業單位檔案管理創新、提升服務效率的意義

事業單位在我國是一種公共性的服務組織，具有一定的公益性，且履行著公共職權，能夠幫助政府部門承擔一定的行政責任。事業單位內部檔案管理工作是一項關鍵的工作，其通過整合單位內部各種檔案信息，并整合成檔案資料，分類存儲、利用和開發，能為事業單位的工作提供必要的保證。因此，加強檔案管理創新，提升整體服務效率，具有以下幾個方面的意義：一是整理各種信息資料，省去不少中間環節，提升事業單位的決策效率。在事業單位內部，由于工作比較復雜，會形成各種資料文件，這些資料文件比較雜亂，需要整合成檔案集中管理，成為重要的憑證。當涉及某領域工作時，只需查詢該領域的檔案資料即可，方便、快捷，有利于事業單位作出科學、合理的決策；二是能為事業單位的改革提供方向。當前，事業單位的不少檔案資料價值較高，蘊含著豐富的信息，事業單位能挖掘出各種檔案的潛在價值，將其融入日常管理和改革的方方面面，促進事業單位可持續發展；三是能優化資源配置，提升事業單位內部運轉能力。當前，事業單位加強檔案管理，能有效調配內部各項資源，檔案資料文件一般能總結出單位各項事務的歷史資料和歷史數據，單位在當下運營時會需要用到這些資料，通過檔案集中整理，能夠提升事業單位的運轉效率。

三、事業單位檔案管理服務創新應遵循的原則

在事業單位檔案管理中，不但應當創新管理模式，在開展檔案服務時還應遵循一定的原則，保證服務質量。一是事業單位檔案服務應當遵循完整性原則。事業單位檔案信息種類繁多，各類檔案資料往往堆積如山，且每一類檔案都有很多內容。因此，在檔案儲存管理、開發使用時，一定要保證全部信息的完整性，不能出現缺失和遺漏的現象；二是檔案服務應當遵循真實性原則。檔案資料的最重要特征是真實性強，檔案信息一旦被記錄在檔，就應具備較強的依據，具備較強的實效性。事業單位應當將真實性融入整個檔案服務流程中，在整理各種檔案內容時，應詳細比對、仔細考核；三是在檔案服務過程中應遵循以人為本的原則。不管是前期的管理還是后期的服務，都應當以人為本，將“人”放到第一位，滿足不同檔案使用者的需求。還應當健全檔案服務機制，完善服務流程，根據使用者的使用習慣改善服務模式，使檔案服務能夠融入整個檔案管理流程中，提升服務質量。

四、新形勢下的事業單位檔案管理創新和服務模式改革實踐

1.樹立先進的管理理念

檔案人員應意識到檔案管理是事業單位開展各項工作的基礎，加強檔案管理能為事業單位提供重要的材料和憑證，并為其提供必要的管理素材。因此，檔案管理人員應將檔案管理工作放到重要位置，加大創新力度，為其出謀劃策。一是在檔案管理中管理人員應與時俱進，結合當下的管理現狀，融入新的管理思想，循序漸進地改進當下的檔案工作，一步一個腳印；二是事業單位應投入足夠的資金。在新形勢下，事業單位檔案管理進入新的階段，傳統檔案模式不再發揮作用，新型的檔案管理信息化模式已經融入全程中，事業單位應用足夠的資金引入現代化的檔案設備，為檔案管理打下基礎；三是應當更新檔案服務理念。在新時期，事業單位管理人員應轉變服務模式，根據新時期檔案管理的潮流，優化服務流程，貫徹信息化、多元化的服務原則，提供完善的檔案服務。

2.完善檔案管理服務體系

在事業單位檔案管理服務的過程中，應當完善服務體系，為檔案使用者提供必要的保障。第一，應當充分發揮檔案管理的實際作用，加強創新，將更新檔案服務體系作為一項長久內容去落實。事業單位應當確定檔案管理的整體服務思路，單位管理層應意識到要達到一種什么樣的服務效果，并圍繞整個目標優化各個服務流程。目前，應當加強信息化服務模式，從事業單位的內部區域網入手，借助先進的網絡測試技術，展現數字化檔案功能，并開發新型的數字化服務手段，完善整個服務系統。第二，應當及時更新信息化系統，運用信息化系統，將整個檔案管理服務流程連接起來，包括檔案的收集、開發、整理、儲存、利用和共享，這樣整個檔案服務工作就會更加方便快捷，能不斷提升服務效率。第三，應當完善事業單位檔案管理部門的職能，檔案部門是檔案服務的總部，是開展各項服務工作的中樞，因此，檔案部門應創新服務形式，可以使用在線服務等方法辦理檔案業務，為用戶帶來便捷的體驗。

3.優化整個檔案管理流程

要做好檔案管理工作，就應優化整個檔案管理流程，加強創新目標，不斷提升檔案管理的質量。首先，應當明確檔案管理目標，如果目標不清晰就會使檔案工作偏離軌道，不少事業單位檔案管理的整體目標是整理單位中存在的各種信息并統一歸檔，為單位的未來發展提供信息材料。因此，應圍繞這個整體目標做好統籌工作。但同時也應看到，不同的事業單位業務內容不同，工作內容不同，各個事業單位應當建立自己的檔案工作目標，在建立目標時，一定要與自身的實際工作內容相結合，應具有較強的執行性，如事業單位人事檔案管理中就應與人事工作結合在一起制定目標；其次，應當完善整個檔案管理流程，檔案流程包含檔案整理與收集、檔案標記與檢索、檔案利用和共享等各個部分。在收集階段，應當到事業單位各個部門收集檔案，傳統的模式是人工收集，比較煩瑣。新形勢下，應當實現自動化收集，運用先進的信息技術，如利用檔案掃描技術收集，更加方便快捷，能減少出錯率。在收集完后，應當將檔案分為紙質和電子兩部分，避免丟失。在檔案整理的過程中，也應利用好信息技術，使用信息系統建立不同的檔案模塊，將不同的檔案整合到對應的模塊中，以實現集中整合，并在檔案模塊中建立更多的小模塊，區分同一類型檔案的不同型號，實現由上到下的高效整合，使每一份檔案都能歸類到其對應的區域，便于查詢以及開展后續工作；再次，應使用信息技術建立先進的檢索程序。在傳統檔案管理中，檢索依賴于人工，比較麻煩，且容易出錯。在新形勢下，應當在對應的檔案模塊中檢索，只需輸入關鍵詞，就能檢索到對應的檔案。此外，事業單位還應開發與檔案檢索有關的小程序，使用先進技術，連接到檔案信息化系統中，讓檢索人員能通過多種渠道檢索。在檔案檢索中，為了檢索便利，應當簡化處理各個檔案的編號和名稱，可以用英文字母代替，也可以設置多個特殊檢索符號；最后，完善檔案利用和檔案共享機制，這一階段是最后的階段，事業單位應加強重視，在檔案利用和共享中，原有的檔案會從檔案歸檔處分離出來，應當及時建立備份。事業單位可以建立檔案資料備份系統，備份記錄使用的檔案，防止檔案在使用過程中由于各種原因出現信息丟失等情況。此外，事業單位還應建立檔案共享中心，與其他單位加強互動交流，探索檔案管理與服務的經驗，及時共享對方先進的信息，提升各自的檔案管理效率。

4.優化檔案人員配置

在事業單位的檔案管理中，檔案管理工作人員發揮至關重要的作用，檔案人員綜合能力的高低將直接關系著檔案管理的質量，因此，應優化檔案人員配置。一是應調整檔案人員結構比例，在事業單位內部，不僅應包含一些經驗豐富的檔案人員，還應包含一些新的檔案人員，實現以老帶新，使檔案人員結構隊伍穩定，一旦老檔案人員退休，就有新鮮的血液及時補充；二是應加大招聘門檻，多引進一些復合型的檔案人才。進入信息化時代，事業單位檔案管理將向著信息化方向發展，事業單位檔案管理人才不僅應擁有先進的檔案管理技術，還應擁有嫻熟的信息技術，這樣才能滿足事業單位的檔案管理需要。因此，在招聘人才時，應更加注意多招聘復合型人才；三是應當加強對檔案人員的培訓，在培訓時可以選擇使用集體培訓或專門培訓的方法，全面提升檔案人員的綜合素質。事業單位應當注重培訓檔案人員的檔案技能和信息技術能力，將信息技術能力與檔案技能融合，衍生出一套新的技術體系，使檔案人員快速掌握。此外，應當將培訓覆蓋檔案人員的整個職業生涯，使其能受到崗前培訓、崗中培訓。必要時，還應當邀請知名的檔案管理專家到單位開展講座，為檔案人員講解最前沿的檔案技術，還可以派遣檔案人員到其他的事業單位開展學習交流，學習外單位先進的技術和檔案管理經驗，并取長補短，融入自身的檔案管理中，不斷提升檔案管理質量。

5.完善檔案管理部門的職能

事業單位還應完善檔案管理部門的職能，運用一系列先進的政策，打好組合拳，整體優化檔案管理部門，加強組織建設，優化崗位設置等，發揮出檔案部門的最佳作用。第一，應當明確檔案管理部門的具體工作目標和工作任務，及時設置檔案規劃，制定檔案管理制度。尤其在制定檔案管理制度時，應與實際工作相符，具有較強的執行性，能為實際工作的運轉提供依據和標準，使實際檔案工作有一個明確的方向；第二，應當優化檔案管理部門各個崗位的配置。各個崗位應當設置合理，能在不同的檔案環節發揮不同的作用，各個崗位之間應當分工合理，既能互補又能開展合作，共同完成檔案工作。此外，應當將合適的人員安排到合適的崗位，做到人盡其才。第三，應當建立完善的考核機制、激勵機制和薪酬體系全方位衡量檔案人員，做到公平公正。在建立考核體系時，應使用多種考核指標和考核方法，對檔案人員的工作作出正確的評價，在建立激勵機制時，應當注重精神激勵和物質激勵并重，提升檔案人員的積極性，并根據檔案人員的業務完成情況，建立完善的薪酬體系。

五、總結

我國正加快行政體制改革，事業單位改革也正在開展中，為了提升事業單位的行政效率，加快事業單位的發展，應當重視檔案管理工作。事業單位應加強檔案管理的創新，突破原有檔案管理模式的阻礙，健全新型的檔案管理體系，不斷提升檔案管理質量，還應改善原有的檔案服務模式，在信息技術的指導下健全新型檔案服務體系，將檔案服務融入每一個流程和環節中，提升工作效率。

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（作者單位：山東省菏澤市廣播電視臺）

作者簡介：單芳（1979—），女，漢族，山東菏澤人，本科，副研究館員，研究方向：事業單位檔案管理。