櫛風沐雨啟征程，奔赴蘭臺譜新篇

摘 要：檔案工作是良心活，有的檔案可能你存不存其他人也不會知道。檔案是幫助人們了解過去、論述現在、準備未來的珍貴文獻。既然在這個崗位上，我們就要承擔起對這份工作的職責。

關鍵詞：文書檔案；學籍檔案；基建檔案

在山東水利技師學院活躍著這樣一群人，他們每年都會把所屬部門所有檔案的收集、分類、編頁碼、掃描、裝訂、蓋歸檔章及裝盒等上傳檔案系統，雖然他們不是專業的檔案員，但在綜合檔案室專職老師的悉心指導和嚴格要求下，在自己的崗位上做得有聲有色。檔案室的老師經常說：“檔案工作可能是別人看不到、感受不到的，有的檔案可能你存不存其他人也不會知道，它是良心活。檔案是幫助人們了解過去、論述現在、準備未來的珍貴文獻。既然在這個崗位上，就要承擔起這份工作的職責，現在存的檔案不是為了自己，而是為了10年或者20年以后，學校需要時，畢業的學生需要時，能查到所需的資料，做好部門檔案工作是我們的責任，也是作為一名檔案員應該做的事情。”樸實的話語彰顯著檔案員的淡泊名利、默默奉獻的態度與精神，這就是蘭臺精神。

在蘭臺精神的感召下，學院各部門涌現出一批勤勤懇懇為檔案工作無私奉獻的兼職檔案員，有行政部門的老師，也有教學一線的老師。他們是學校工作的見證者，也是學校歷史的記錄者。

一、文書檔案員

文書檔案是學校檔案的重要組成部分，作為學院辦公室的一員，文書檔案員更重要的工作是將每年辦公室的收文、發文等文件整理成檔案，一個能夠將繁雜的工作重復做好的人，是一個平凡卻不平庸的人。一份看似簡單卻滲透著工作者諸多汗水和辛勞的工作，也是獨特而有價值的工作。要想將檔案工作做得出色，檔案工作者必須擁有“真心”“耐心”和“細心”。2022年疫情期間，她雖然懷孕8個月，仍然堅持完成了辦公室檔案分類、標頁碼等工作，體現了她的“真心”。在平時的存檔工作中，梁力文秉著“應歸盡歸、應收盡收”等原則，在每一項活動結束后，遵循檔案自然形成的規律，保持文件材料之間的聯系，整理好各類文件材料，認真檢查文件材料的標題、內容、書寫格式、墨水、紙張、標點符號以及行文程序等，如有不符合規范要求的要及時修正完善，以保證文件材料的質量，并按照有關規定和手續，及時督促和協助做好歸檔和移交工作，體現了她的“細心”和“耐心”。

組織人事處高度重視文書檔案管理工作，將文書檔案管理工作納入工作日程，加強對檔案收集整理工作的領導，真正做到了認識到位，組織到位，措施到位。組織人事處的老師作為兼職檔案員秉承一貫認真細致的作風，為做好檔案收集整理工作，對部門收到的文件做了“二建立四收集”。一是建立“上級來文”文件夾，所有上級來文經部門領導審閱后，電子版上傳至部門群“上級來”文文件夾中，根據登記文件隨時補充文件處理結果，避免文件結果脫節現象；二是建立分類別檔案盒，根據文件類別分類收集，做到分主次、有條理。在檔案材料的收集上，根據檔案內容和時限的要求，做到經常性收集、定期收集、集中收集和專門收集相結合方式，對需要歸檔的材料，主動與部門其他人員聯系、索要，做到收集整理經常化，不拖延、不積壓，確保檔案材料完整。

二、學生類檔案員

培訓處的職責是開展學歷和非學歷繼續教育，兼職檔案員老師耐心負責，從學歷繼續教育招生、錄取、學籍管理，到畢業手續辦理各方面都做到細致周到。作為一名學歷提升工作的親歷者，她尤其懂得檔案的重要性，從錄取開始，保留好學員每一份材料。學員入學時，耐心指導每一位學員建檔，學員在校期間，注重收集學員一切與學籍變更有關的資料并及時歸檔；學員畢業前一個月，匯總全部學員繼續教育的檔案材料并封裝。雖然畢業時間為1月份，但對于需留校保存的檔案，畢業時即整理好，待來年按學院統一要求完整上交。學院每年舉辦幾十期培訓班，培訓人次均在2000人以上。從培訓班立項開始，她緊盯每個環節，從招投標資料到合同簽訂，從培訓指南到開班儀式，從培訓課程到考核成績，所有的培訓材料及時收集，培訓結束時培訓檔案必定完整、準確。近幾年，職工大學畢業的學生查檔越來越多，好多學生考取事業編制需要電子檔案，初老師就去省教育廳考試學院，把從2005年開始招生的學生電子檔案全部拷來，近期又把2002年到2014年畢業生的花名冊補全歸檔，既完善了畢業生的電子檔案，又完善了紙質檔案，給畢業生留下了寶貴的資料。

學生檔案是學校檔案重要的組成部分，尤其是近幾年來，各單位、組織機構對人事檔案比較重視，要求補全個人檔案，特別是晉升干部的檔案。很多往屆畢業生有畢業證，但有些學生因畢業時間長導致檔案找不到，這就需要到原畢業學校查找自己的入學登記表、學籍卡片和畢業生登記表等材料以補全檔案。學生處負責學籍檔案的老師自從接手歸檔工作以來，做到應收盡收。涉及畢業生資料存檔一個很重要的工作，畢業生學籍卡片上是需要填寫每一位學生的畢業證編號，而這個編號是學生在畢業前要保密的，只有在向各系部收集、檢查、整理后才能一個一個填寫，工作量巨大。她本著對畢業生高度負責的工作態度，不厭其煩、有條不紊地完成此項工作。

她休產假期間，學生處檔案歸檔工作暫時由另一位老師接替。這位老師一人身兼數職，原本兩人的活都壓在她一人身上。在檔案工作上她雖然是新手，但學起來卻非常快，干起活來一點也不遜色老檔案員。尤其是學生處的招投標資料，現收現存，她一遍一遍地跑檔案室，不會的就及時問，資料不全就向老師們要，最終將收集好的資料裝訂、蓋章、掃描和移交，按時把學生處2021年需歸檔的紙質件整理歸檔，電子件上傳到檔案系統。在畢業生查檔中她積極配合綜合檔案室的工作，特別是遇到因職稱評審、戶口遷移等緊急情況時，她都是加班加點為畢業生開具證明，整理檔案材料，真正做到全心全意為學生服務。

教務科研處的兼職檔案員老師按要求把各系部畢業班成績做成統一格式的匯總表，每個系部一年有幾個畢業班級在表格上一目了然，做到收集檔案時有據可查；招生處的兼職檔案員老師除了把每年應歸盡歸的資料收集齊全后，2022年又接手了高職+技師的學生電子檔案歸檔工作，這些資料通過招生處從水利職業學院移來后，為了怕轉到其他系部后找不到資料，就由招生處歸檔，她不怕辛苦，認真完成工作，為學生以后能查到電子檔案提供了保障。

三、教學檔案員

近幾年，學院的競賽如雨后春筍般地發展起來，參加競賽、獲獎的老師也逐年增多，接收的文件類型形式多樣，接收文件的渠道不再局限于上級來文的紙質件，還有參加競賽的微信群、QQ群或者網上下載的電子文件，這些無形增加了兼職檔案員收集資料的難度。交通工程系兼職檔案員老師的做法值得各系部借鑒學習，自從她擔任兼職檔案員以來，只要系里有報賬的文件資料都要經她審查后，再決定哪些文件需要原件歸檔后才能報賬，這無形中給系部老師增加了很多工作量。她不僅是專職任課老師、競訓工作室負責人，還要負責收集本系的檔案資料，即使這樣還能高質量地完成檔案收集工作，為學校和老師們能查到需要的資料提供保障，雖然累，但她卻一如既往地堅持著。在競賽項目歸檔中，她不僅把歸檔要求的師生獲獎文件收集起來，還把未要求歸檔的學生獲獎證書都整理成電子件收集起來。她說，學生畢業走了，如果學校以后要用到這些證書，我們也可以查閱利用。

水利工程系的兼職檔案員老師平時上課多，沒有完整的時間來整理檔案，她就利用午休等其他碎片化時間，甚至周末帶著兩個孩子來學校加班。從檔案的收集、分類、檢查資料的完整性，到登記、掃描和裝訂等都需要仔仔細細。近幾年，正趕上系部實訓室建設，大量儀器設備的采購、驗收資料都要存檔。儀器的存檔相當煩瑣，型號、廠家、放置位置、儀器說明書和合格證都不能疏忽，都要按照正規程序開展。不管是教學檔案，還是設備設施檔案，每次存檔都按要求整理完成，每一個存檔項目都需要檔案人的辛勤付出。

通識部的兼職檔案員老師因為身體原因導致手臂不太靈活，在穿針引線縫制檔案上存在困難，但她并沒有因此而耽誤系部檔案歸檔工作，為了能把系部檔案及時整理歸檔，她提前去檔案室學習怎么收集、整理，每年都能很好地完成歸檔工作。現代管理系的兼職檔案員是新手，今年剛接手系部檔案歸檔工作，為了把檔案工作做好，她就提前學習檔案資料的收集、整理，從文件的分類、歸檔目錄的編寫、文件資料編頁都一一學會。

四、財務、基建類檔案員

財務處高度重視學校檔案資料的收集歸檔，對每一份報賬的合同資料都要仔細詢問是否歸檔，檢查是否有檔案移交表，對學校各部門需歸檔的合同資料嚴把關。每年歸檔的財會類檔案更是做得仔細認真，2022年歸檔的財會類檔案為了檔案室查閱方便，財務處的老師們把每個檔案盒上都編寫了憑證號，根據檔案室要求編制財會類的歸檔目錄。財務處的兼職檔案員不僅負責收集學院所有合同資料的歸檔工作，還要掃描、匯總收到的合同件，并把財務處收到的上級來文及時歸檔。

基建檔案是基建工程項目管理的重要組成部分，是一項對歷史負責，為現實服務，替未來著想的工作。綜合檔案室現存的部分基建檔案，為審計工作以及解決學院歷史遺留問題等提供堅實的依據，實現檔案為現實服務的根本目的。在整理基建檔案過程中，花費時間最多的就是設計圖紙的折疊，總務處兼職檔案員老師反復觀看視頻自學，把一張張不同尺寸的圖紙折疊成A4大小，僅僅一個工程的設計圖紙近300張，疊起來多達20盒。2022年暑假前后，她在緊盯項目施工的同時，及時著手各類項目的材料歸檔，通過收集、整理、掃描、裝訂及蓋章等多個環節，有效落實了各類檔案“應歸盡歸、應收盡收、早收早歸”，僅2022年已整理移交檔案資料107盒，共計280多件。

總務處檔案類別廣，文件數量多，資料特別重，兼職檔案員可謂身肩重任，不管是體力活還是技術活，她都能游刃有余，干起活來毫不含糊，整理匯總了一大批一手材料。這些材料既反映了學院全貌，也對未來是有重要的借鑒和參考價值。她在工作中樹立“萬無一失、一失萬無”理念，把責任落實在重細節、抓小事等環節，并從紙質化檔案轉換為數字化檔案，確保歸檔文件材料齊全。

五、照片類檔案員

宣傳部檔案存檔工作，不僅要保存紙質資料，如外媒報紙、院報，還有實物檔案，如校徽、校牌以及學校的活動存檔，這些活動有些會做成視頻保存起來，有些以照片的形式存起來。學校每年大大小小活動下來需要存檔的照片檔案大約1500張。2018年以前學院都是存銀鹽照片，通過省檔案局培訓學習，知道數碼照片可以按要求直接存檔。宣傳部兼職檔案員與綜合檔案室老師結合上級要求，不斷研究、調整，最終制定出統一的數碼照片存儲模式，在上傳檔案系統時既省時快捷，又方便利用查找。檔案系統對照片編排要求特別嚴格，既要達到照片檔案要求的像素，每張照片都有名字，還要對每個活動展開分組，這非常考驗人的細致和耐心，每一張照片都有自己特定的名字——檔號，完成一張照片的檔號、備注整理至少要5分鐘，全年下來1500張照片必須按照檔號排序，只要有一個號碼錯誤，剩下的全都需要改，剛開始時經常會因為一張照片錯誤而要從頭開始，在檔案室老師的耐心幫助和指導下，經過不斷實踐，現在對于數碼照片存檔已有了比較系統及完整的方式。

六、男檔案員們

誰說男老師不會針線活，咱們的男檔案員們可不甘示弱。監察室的副主任擔任著兼職檔案員工作，他的檔案資料每年都是第一個收集齊全，親自掃描、裝訂和蓋章，從不麻煩別人，即使有同樣的掃描件，也要做到紙質資料與掃描件一致。智能制造系的老師和信息技術系的老師、安全管理處的老師以及數字化校園建設辦公室的老師，都是男老師，但他們在裝訂檔案資料時一點也不遜色女同志，一針一線縫得像模像樣，并將歸檔章的填寫、檔案縫制牢記于心，把檔案工作做成了一項重要工作。

在實際工作中，不只是文書檔案、學生類檔案、教學檔案要收集齊全，基建檔案、設備檔案、會計檔案、照片檔案等每年都會按時間節點收集齊全，做到應收盡收、應歸盡歸。各部門兼職檔案員們完成前期的工作后，后期繁雜的整理、編目、上架都由綜合檔案室專職檔案員老師來完成。她把收集好的檔案資料鑒定后統一編號裝盒入庫，審核上傳到檔案系統的資料。部分當年需歸檔的資料，如招投標資料、需報賬的合同資料需現收現歸，收集不全，再收，再要，一遍遍編頁碼、掃描、裝訂、蓋歸檔章和編歸檔目錄，直到收集齊全，看到綜合檔案室里規整有序的檔案，所有的檔案了然于心，一種滿滿的成就感油然而生。2022年，她參加了的“技能興魯”“守正創新杯”檔案修裱競賽，與來自各市地檔案局的專業檔案員同臺競技，最終獲得三等獎。

檔案工作枯燥繁雜，沒有耀眼的光芒，其價值更多的時候體現在幕后。正是由于這些老師們的默默支持和奉獻才使得我院的檔案工作得到更好的發展，新征程中，他們正以昂揚的斗志，用勤勞的雙手，繼續發揚勇往直前的精神，不斷創新和進步，為學院發展中重要的文獻資料留下驚鴻一瞥。

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（作者單位：山東水利技師學院）

作者簡介：劉偉（1978—），女，漢族，山東濱州人，本科，館員，研究方向：檔案