油田企業基層辦公室精細化管理的思考與探究

孫偉杰

（大慶油田電力運維分公司綜合辦公室，大慶 163000）

引 言

油田企業屬于我國的主要能源企業，對于我國的發展而言意義重大。在油田企業發展的過程中，其發展質量往往與基層辦公室的精細化管理質量有著十分密切的關系。因此，對于油田企業來說，還需要對精細化管理這一概念引起足夠的重視，并把這一理念充分融入企業基層辦公室的管理之中，積極探索精細化管理工作的重心。

一、精細化管理概念

精細化管理最初是由科學管理之父弗雷德里克·溫斯洛·泰勒（Frederick Winslow Taylor）提出的。對于我國而言，精細化管理則是在經濟發展新常態這一背景下，企業發展的一個必然趨勢。這一管理理念是對傳統管理理念的一種補充和升級，可以有效改善傳統理念中的不足，并把其引向一種更為深入的思想和模式，以幫助企業獲得更為優質的管理方式。對于油田企業來說，進行精細化管理是對基層辦公室工作的一個必然要求。油田企業基層辦公室所面臨的工作量較大，而且工作內容大多較為瑣碎，如果在工作中采取較為傳統的管理模式，其工作效率會有所下降。精細化管理能夠幫助基層辦公室人員對辦公室工作進行分析，及時找準工作中的關鍵問題，充分發揮出精細化管理的實際效果。與此同時，精細化管理這一理念的引入，能夠使油田企業基層辦公室的工作效率得到提升，使其工作的步驟與流程得到進一步優化，優勢十分顯著。

（一）油田企業基層辦公室業務的特點

油田企業基層辦公室在開展工作的過程中，往往涵蓋了信訪、公關、后勤、行政等多項內容。在開展此類工作的過程中，其特點大致可以概括為重要性特點、綜合性特點、保密性特點、服務性特點。首先，無論是在一般企業中還是在事業單位中，辦公室都是不可或缺的。而在油田企業基層辦公室中，往往會涉及黨和國家的各項發展政策，同時也從一定程度上體現了企業領導的意圖，其重要性是不容忽視的。與此同時，油田企業基層辦公室對于企業整體的發展和運行而言，也有著一定的指導作用，并且可以對企業內各部門的工作進行統籌和協調，確保企業的正常運行。這在一定程度上體現出油田企業基層辦公室業務的重要性特點。其次，辦公室本身屬于綜合辦事機構，在日常工作的過程中，不僅包含了撰寫文稿、參與政務等職責，也包含了會議記錄、檔案管理等各項工作內容。作為企業日常工作開展過程中的中樞部門，辦公室需要對企業內部各個部門的日常工作進行統籌與督查，及時傳達上層的各項部署和決策，協調好各方面的關系。除此之外，油田企業基層辦公室作為企業對外聯系的窗口，要與各上級單位與從屬單位等保持密切聯系，確保整個企業的穩定運轉。這在一定程度上體現出油田企業基層辦公室業務的綜合性特點。再次，辦公室本身就是企業開展各項重要工作的場所，屬于企業內部的信息樞紐，在日常工作的過程中也會涉及一些機要文件和涉密資料等。因此，對于油田企業基層辦公室而言，其保密性特點也是十分重要的。最后，油田企業基層辦公室也具有服務性特點。可以說，這一特點算是基層辦公室業務特點中最為基礎的特點之一。做好后勤保障工作、為企業日常工作的開展提供優質的服務是油田企業基層辦公室日常工作中的重點內容。具體來說，辦公室的服務內容主要包含了三個方面，即為本級領導與機關服務，為上下級領導和領導機關服務，為上下級單位與企業員工服務。

（二）油田企業基層辦公室管理的作用

1.策劃作用

油田企業基層辦公室人員和基層員工有著密切接觸，因此對于企業當中的各項信息和資料的掌握也更加全面，從而可以為企業領導層制定各項決策提供更多寶貴的意見。當然，所謂的策劃作用，不是指基層辦公室人員可以直接對企業中各項工作的開展進行決策，而是指基層辦公室人員在各項決策中所具有的輔助作用。在領導層開展決策的時候，基層辦公室人員能夠為其提供更多的信息和參考，使領導層做出的決定與企業的實際發展更加貼合，最終的決策更加科學合理。

2.協調作用

油田企業基層辦公室管理工作的開展還具有一定的協調作用。在油田企業發展的過程中，無論是部門與部門之間還是人與人之間，都是需要協調發展的。只有避免各類沖突與矛盾的發生，才能夠使企業朝著自身的戰略發展目標不斷前進。在這一過程中，油田企業基層辦公室可以充分發揮出自身的協調性作用，利用各種手段來調節各個部門和各類人員之間的關系，為企業的穩定發展提供保障。

3.整理與管理作用

在油田企業實際運行的過程中，基層辦公室還具有一定的整理與管理作用，可以為企業各項工作的開展提供一定的基礎與保障。比如，在企業發展的過程中，往往需要使用與保存各類檔案資料，這就需要基層辦公室對其進行保存與整理，并做好詳細的分類。當企業內部人員需要查找檔案時，可以對其提供幫助。除此之外，企業在召開各項會議時，不僅需要基層辦公室人員參與其中，同時也需要他們能夠依據會議的實際需求來設置會議的流程，服務和管理參加會議的人員，保證會議的順利進行。

二、油田企業基層辦公室管理現狀

油田企業基層辦公室管理現狀主要可以從三個方面進行分析。

第一，從人員的角度進行分析。在油田企業基層辦公室中，人一直處于最為核心的位置，而人員本身的能力及其工作時的狀態，都會對工作的質量產生較為直接的影響。從現階段實際情況來看，一些油田企業基層辦公室人員本身的能力還有所欠缺，在工作的過程中安于現狀。另外，由于基層辦公室的人員構成比較復雜，容易出現人員素質不均衡的情況。例如，新入職的員工能力不足，老員工在辦事的過程中常常依據經驗而不遵守規定，新老員工缺乏有效的交流與溝通，等等。

第二，從信息化與環境的角度進行分析。油田企業基層辦公室在開展工作的過程中，其硬件設備及工作環境等，都會對工作效率產生一定的影響。在一個良好的環境中工作，基層辦公室人員的身心會處于更為積極的狀態下，工作效率往往會更高。但如果基層辦公室人員沒有積極性，在工作中就難以更好地執行工作。而隨著我國信息技術的快速發展，一些油田企業沒有意識到信息技術的重要性，依舊采取傳統的辦公方式，在一定程度上限制了自身的發展。

第三，從管理的角度進行分析。企業制定的管理目標及各項制度等，都可能對基層辦公室管理工作的開展產生一定的影響。在傳統的管理模式下，基層辦公室的責任劃分常常較為模糊，而企業本身的管理目標往往也不夠清晰，在制定各項制度時不夠完善，導致內部工作人員的任務分工不夠明確，責任劃分不夠清晰。要想切實提升基層辦公室的管理效果，油田企業就必須及時改變現有的傳統管理模式，朝著精細化管理的方向不斷前進。

三、油田企業基層辦公室精細化管理策略

（一）明確崗位職責

油田企業基層辦公室精細化管理的過程中，需要對崗位職責進行明確。首先，企業需要對基層辦公室管理工作的責任進行明確的劃分，確保發生問題后能夠在第一時間找到相應的負責人員，使問題得到快速的解決。在油田企業快速發展的過程中，基層辦公室的工作內容更為復雜，因此只有對工作人員的責任進行明確，才可以切實提升他們的工作質量。其次，企業需要依據企業的實際經營特點，對現有的基層辦公室進行劃分。從宏觀角度來看，企業需要更為科學地規劃辦公室的各項工作職責，需要把責任和監督管理落實到每一個工作人員的身上。最后，企業還需要加強對基層辦公室各個工作環節的把控。

（二）細化管理目標及管理內容

油田企業基層辦公室在開展工作的過程中，包含公文管理、檔案管理、會議記錄、印章管理等諸多工作內容。在進行精細化管理的過程中，基層辦公室人員需要對上述每一項工作開展精細化管理。比如：在公文管理工作中，需要做好登記與簽收，以及立卷歸檔等工作；在檔案管理工作中，需要做好檔案資料的收集、歸檔，以及過期檔案的銷毀工作；在會議管理工作中，需要對會議的目標及參會人員進行明確，并做好會議記錄及會議總結；在日常辦公用品管理過程中，需要規范各類物品的使用，避免浪費；在車輛管理工作中，需要嚴格依據企業內部的用車規定來進行審批。總而言之，油田企業基層辦公室精細化管理工作的開展，涉及企業日常管理的方方面面，其中的任何一個細節都不能放過。

（三）強化協同意識，完善企業文化

油田企業基層辦公室在日常管理的過程中，需要進一步強化協同意識，完善企業文化。首先，基層辦公室只有做好各部門的協調與配合，才能夠實現精細化管理。基于此，基層辦公室人員需要具備比較高的協同意識，能夠在工作的過程中注重投入和產出的關系，嚴格控制好企業的各項成本。同時，企業也需要把精細化管理的理念融入各項管理工作之中，并對不同的管理內容進行細分，確保各個工作環節之間的銜接性。其次，對于油田企業而言，企業文化建設工作的開展是十分重要的。良好的企業文化，能夠增強員工的歸屬感。基于此，基層辦公室在進行精細化管理的過程中，需要積極融入文化建設，增強基層員工的凝聚力。在日常工作中，基層辦公室也可以積極開展一些文化宣傳活動，營造良好的企業氛圍。

（四）更新管理理念

為了進一步提高工作效率，油田企業基層辦公室人員還需要具備精細化管理意識及創新意識，帶動基層員工更新自身的理念，使大家能夠明白創新的重要意義。油田企業基層辦公室開展精細化管理，不僅僅需要管理層的參與，還需要基層員工的配合。因此，基層辦公室人員需要不斷加強自我管理，把精細化管理視為一項長期工作，為油田企業的整體發展提供支持。在更新管理理念的過程中，基層辦公室還需要科學地規劃工作任務，并把精細化管理模式引入基層辦公室的日常管理中，切實提高自身的工作質量。

（五）引入信息化管理系統

油田企業基層辦公室要想早日實現精細化管理的目標，就必須依據時代的發展特點，引入信息化管理系統，使自身的工作效率得到提升。首先，基層辦公室人員和領導層人員通過召開例會的方式來傳達工作計劃。在這一過程中可以利用信息技術，對會議的內容進行錄音，并把音頻轉換為文字，發送到每一個員工的郵箱之中，使辦公室精細化管理的實效性得到提升。其次，基層辦公室在進行精細化管理的過程中，也可以充分利用各類現代化的自動辦公系統來增強對各個細節的管控程度。

（六）考核精細化管理

對于油田企業的整體發展而言，基層辦公室的作用是不容忽視的。而基層辦公室在開展精細化管理的過程中，其考評機制的建立又是十分關鍵的。科學與完善的考評機制，能夠使精細化的管理效果早日達到預期。在精細化管理考評機制的建立過程中，需要對員工日常的工作態度及崗位成就等進行綜合考量，避免以偏概全的情況發生。與此同時，還需要建立起相應的績效考核機制。比如，一些日常工作認真且表現十分良好的員工，可以在發放基本工資的前提下再發放一些獎金，以此全面促進油田企業基層辦公室精細化管理的效果。

（七）提高基層辦公室人員的綜合素質

在基層辦公室精細化管理的過程中，如果基層辦公室人員本身的素質較低，且專業能力不足，那么往往就會對工作的質量產生較為直接的影響。因此，對于油田企業來說，還需要加強基層辦公室人員的素質培訓工作，促進基層辦公室精細化管理制度的落實。首先，企業可以定期開展相關的職業技能培訓等，在提升基層辦公室人員精細化管理理念的同時，也幫助他們更好地在工作中運用這一理念，主動落實相關的精細化要求。其次，針對基層辦公室精細化管理過程中的各類問題，企業也需要定期開展相關的研討會議，加強基層辦公室人員之間的交流，并對問題進行共同商討，進一步促進企業基層辦公室精細化管理的水平。最后，油田企業需要注意人才的培養工作，可以在進行人才選拔時，選擇新型的辦公室管理人員。在對辦公室管理人員進行考察時，要重點考察其責任心與管理水平。

結 語

在我國經濟社會快速發展的背景下，油田企業基層辦公室工作的開展情況會對企業自身產生較為直接的影響。尤其是油田企業本身就屬于能源類型的企業，基層辦公室的工作更會影響到能源傳輸的效果。因此，油田企業需要對基層辦公室精細化管理工作引起重視，建立起一支專業的隊伍，為企業的可持續發展提供支持。