信息化視角下高校學生事務財務管理研究

文/劉長蘭

隨著信息技術的應用和發展，財務管理信息化已成為提高高校財務管理水平和服務能力的必然趨勢和發展方向。本文以信息化視角展開，結合筆者在高校進行學生事務財務工作的親身經驗，以財務信息化視角，從高校學生事務 財務管理的內容、重要性展開，分析高校學生事務財務管理信息化現狀、收費管理、“獎助勤貸補免”等方面存在的不足，并提出優化軟件模塊、建立數據共享、再造業務流程等建議，促進業財一體化，實現業務在不同部門間的無縫銜接。

一、研究背景

信息化概念的廣泛使用始于1993 年9 月美國克林頓政府提出的“信息高速公路”計劃。我國《“十四五”國家信息化規劃》也指出了實施國家教育數字化戰略的重要性，強調了要從教育信息化1.0 時代走到2.0 時代。從“簡單應用”走向“深度融合”，開啟教育數字化轉型新征程。并提出對于高等教育，應注重利用信息化促進科教融合。

高校學生事務管理主要指高校對學生人格教育、生活服務、成長輔導、素質拓展等方面，是高校教育教學工作的一個重要組成部分，我國關于高校學生事務現有文獻多從社會學、教育學、心理學、管理學等領域展開，較少從財務視角展開討論學生事務工作。但財務部作為高校重要的職能部門之一，涉及到學生各類費用的收繳、各類獎學金、助學金、勤工助學、貸款、補貼、減免等發放。學生從入校、休學、服兵役、退學等學籍異動、轉換專業、更改個人信息到畢業離校整個過程都離不開財務環節。因此，高校學生事務財務管理也是學生事務管理重要的一環，且對于保障高校學生權益、提升高校教育質量有重大意義。為了在各個環節為學生提供更好的服務，通過信息化手段提高服務質量和工作效率具有現實意義。

二、高校學生事務管理信息化的必要性

近年來，國家對于高校學生資助經費的投入不斷增加導致高校需發放給學生的經費增多，財務部門的學生發放業務量加大。與此同時，隨著高校擴招，在校生總人數、招收的學生類別也不斷增加，尤其是成人教育學生類別繁多、收費標準不一。各類學生的學費、住宿費、培訓費、報名費、培訓費、醫保費等都需要財務部門收取。這些變化都對學生事務財務管理提出了更高的要求，信息化是提高工作效率的重要手段。

三、高校學生事務管理信息化現存問題

（一）各部門間信息獨立

高校內各個部門在信息化初始階段更多從自身發展考慮，忽視了相互間的互聯互通，各自都擁有單獨的信息化系統，由于缺乏頂層設計和統一規劃，信息不能及時、高效共享，導致信息孤島現象普遍存在。例如，教務處有學籍管理、學分系統。學工部使用學生信息系統、畢業離校系統。宿舍管理部門有宿舍管理系統。財務處使用收費系統、發放系統等。當學生需要休學、退學、調整專業和調整住宿時，往往先由各業務部門收集資料并辦好相關手續，通過發送電子郵件、紙質文件傳遞等方式告知財務部門，財務部門以此為依據在財務系統中對學生的相關信息、學雜費應收款等進行維護，這不僅容易造成管理疏漏，還使在財務部門收費系統中的相關信息無法得到及時和準確更新。

（二）收費管理存在的問題

1.財務軟件未優化

高校財務系統建立之初，能夠滿足當時的財務需求，但隨著高校的發展，財務系統卻沒有及時更新、優化。在每年九月新學年開始前，財務處需要梳理出新 學年所有在籍學生需要繳納學費的名單以及繳費金額。以筆者所在高校2023 學年為例，財務部根據學生學號的編碼規則，判斷該生的入學年份以及學制，再判斷該生是否已經在2023 學年前已經繳滿相應學制的學費，若未繳滿，則2023 學年需要繳納學費。比如，2023 學年共梳理了本科生及研究生應收學費約5400 條數據，除了業務量大之外，這種人工梳理新學年應收學費的方式容易導致少收、多收、漏收的情況，若信息化系統能夠提升自動化水平，在新學年時自動生成需要繳納學費的學生的數據，將大大提高工作效率。

2.業務流程不通暢

在高校收費管理中，由于財務部門作為流程末端，前期需要業務相關數據支持，但若信息化工作流程不夠暢通，也會影響工作效率。例如，某同學在新學年申請了退宿，在宿舍管理部門辦理完畢了相關手續，但是由于退宿信息并沒有及時更新到學生管理部門，學生管理部門仍然將該生劃分到新學年需要繼續收取住宿費的同學類別中，并將需要收取住宿費的名單給到財務處。財務處根據名單進行托收，導致該同學扣款后又前往財務處辦理退費手續，這無疑增加了學生和財務部門的負擔。若高校能建立學生信息交互共享平臺，各部門在學生信息變化的第一時間就進行數據維護，簡化流程流轉過程，將避免一些跨部門業務溝通過程中的低效和反復。

3.終端學生未納入到信息化體系中

除了財務部自身軟件需優化、與各部門間工作流程不夠通常外，財務部還與學生的聯系不強。銀行代扣是高校常見的收費方式之一，但有些學生未與銀行進行托收代扣簽約、余額不足或賬戶尚未激活等原因，導致扣款失敗，收費效果不顯著，欠費率較高。由于財務部門沒有與學生端能直接取得聯系的信息化系統，無法從信息化平臺向所有同學發布托收通知。財務部大約在扣款日前三天在研究生、本科生輔導員群里發布托收通知，請輔導員通知同學們足額存入相關費用。但由于各種原因，同學們時常反饋并不知道扣款時間，導致未及時將費用存入學費卡中。可見，信息傳遞的不通暢會導致收費結果不理想。因此，需要一體化平臺使得各個參與高校學生事務管理的部門都能及時將通知傳遞到學生。

（三）“獎助勤貸補免”發放存在的問題

隨著國家對高校學生“獎助勤貸補免”經費的不斷投入，資助范圍不斷擴大，資助標準也逐漸提高，資助領域也不斷拓展。這對高校“獎助勤貸補免”的管理就提出了更高的要求。由于發放種類較多，本文僅從具有代表性的獎學金和貸款兩項業務展開分析。

1.獎學金發放與欠費補繳流程不順暢

獎學金的評定與發放直接影響對優秀學生的激勵和發展，高校只有做好獎學金相關工作，才能激發優秀學生的創新精神和求知欲望，提升他們的綜合素養和專業能力。部分高校評優管理辦法中規定，欠費的同學不參與當年的獎學金評定工作，但是相關部門提交至財務處的各類獎學金發放明細中，仍然有一定數量同學暫未繳清相關費用。以筆者所在高校為例，2022 學年學工部提交發放學業獎學金共3400名同學，金額約3045 萬元，經財務處梳理，其中約有150 名同學欠費，這部分同學形成獎學金掛賬，財務部后期需定期核查該批同學的費用繳納情況，若其中一部分同學后期繳納了相關費用，財務部定期清理掛賬完成獎學金補發工作。此外，有部分欠費同學申請了助學貸款或學費減免，因此他們未繳納學費。但財務部無法區分這部分同學與無正當理由不繳納學費的同學。因此，該部分同學掛賬后，財務處也接到許多同學的電話問詢，同時也影響了這些有合理原因欠費的同學收到獎學金的時效性。此外，部分發放由于同學銀行卡未激活、姓名與賬戶不符等原因形成了落賬。

2.各類貸款到賬處理流程復雜

助學貸款目前主要有兩種形式：校園地國家助學貸款和生源地信用助學貸款。高校學生助學貸款財務部門需要將到賬的貸款額與貸款學生信息匹配后，貸款金額抵交該生學費、住宿費，多余貸款退回至學生學費卡。但到賬貸款筆數較多，財務部也不掌握哪些學生申請了貸款信息，在將到款與貸款學生一一匹配上有一定的難度。尤其是2021 年9 月財政部、教育部、人民銀行、銀保監會印發《關于進一步完善國家助學貸款政策的通知》，調整了國家助學貸款資助標準，全日制普通本專科學生每人每年申請貸款額度由不超過8000 元提高至不超過12000 元，全日制研究生則由不超過12000 元提高至不超過16000 元。學生貸款金額普遍高于應交學費和住宿費之和，財務處在將貸款沖抵學費后，貸款結余退費工作量大增。

四、高校學生事務管理信息化建設途徑

（一）收費管理的信息化建設

1.優化現有軟件、挖掘新功能

涉及到學生事務管理的各部門應先著眼于本部門自身的軟件，思考現有軟件可以在哪些方面進行開發、優化。高校財務部也可根據自身的業務變化和新需求及時與軟件公司進行溝通，優化新學年在校生學費應收模塊，使得系統能夠根據學生的入學年份以及對應的學制，自動測算出當年是否需要繳納學費，以及繳納多少金額；高校現有的校園一卡通也可以在原有功能基礎上，實施第三方應用介入。增加一卡通繳納學費、住宿費、醫保費的端口。

2.借助信息平臺加強收費宣傳

財務處在托收前，通過公眾號等宣傳媒介，向所有在校生及家長公開收費項目、標準、收費時間等。在公眾號中進行教育收費標準公示，方便學生了解自己 所要繳納的學費、住宿費金額。此外，財務處可協同信息辦在托收前三天給學生發送即將扣款的短信提醒，確保托收信息傳遞到每位同學。此外，財務處定期將欠費同學的數據按照學院逐一進行梳理，反饋給二級學院，并督促二級學院催收學費。若有學生反饋繳費困難，學院也可以及時了解同學們的經濟情況，給他們提供相關幫助，申請相關困難補助。

3.建立部門間共享信息平臺

教務部門、學生管理部門、財務部門的信息系統有效對接，實現信息共享和數據聯動的大數據平臺。當學生發生學籍變動或者宿舍調整后，作為該項業務的發起部門，在修改相關信息后，數據會第一時間同步到大數據平臺，推送給后續流程的部門。財務人員依此調整該生的在校狀態、應收金額，恢復收費或者辦理退費結算等，有效避免因紙質憑據傳遞丟失、延遲、遺漏和錯報等造成的漏收、少收和多收情況，保證學生學籍狀態、住宿情況和繳費信息相符，兼顧學校和學生雙方利益，也有利于部門之間相互監督、減少人為操作的失誤率。

（二）發放管理的信息化建設

1.與學工部合作建立“獎助貸”系統

學生作為高校學生事務管理的客體，也應被納入到信息化管理中，高校財務部與學工部合作建立發放系統。學生能夠在該系統中申請各類獎學金，學工部在系統中審核后，將數據推送到財務處，財務直接在系統中能夠將欠費學生篩選出并予以提示反饋。學生在收到預警后及時繳納費用，進而不影響該生的獎學金發放。在數據確認后進入發放流程。學工部和財務處的信息傳遞通過系統進行，學生也可以集中在一個平臺上查詢獎助學金、貸款的所有信息。若發放產生落賬，財務部能將落賬信息反饋學生，敦促學生前往財務處辦理相關業務，也能在一定程度上減少財務的往來款的掛賬情況，此外，該信息庫中包含全校學生的姓名、學號、學院、身份證號、銀行卡號等基本信息，學生可以自己維護個人信息，如銀行卡更換、更改姓名等，信息更新后，財務處也會收到相應的提示，更新信息，大大降低獎助學金發放的退票率。

五、結論

高校學生事務財務管理隨著國家教育經費的不斷投入以及高校在校人數逐漸增多勢必離不開信息化的支持。高校現有的信息孤島現狀以及收費管理中軟件不及時優化、業務流程不通暢等問題，津補貼發放管理中流程負責等問題，迫切需要高校打破各部門間的信息交換壁壘，并將學生納入到大數據信息化管理平臺中，實現高效、高質量的學生事務財務管理。