大數據時代電子檔案管理現狀和發(fā)展策略研究

周穎

摘 要：進入大數據時代，檔案管理工作與時俱進，呈現出融合大數據技術的電子檔案管理模式。然而，在這一過程當中，由于缺乏足夠的參考經驗，導致電子檔案的管理仍舊存在一些問題。文章基于此進一步探討關于大數據時代電子檔案管理現狀，針對其中存在的問題，提出了促進大數據充分融合應用、加強安全防護、健全管理機制以及培養(yǎng)高素質管理隊伍的相關發(fā)展建議。

關鍵詞：大數據；電子檔案；發(fā)展

現代科學技術的高速發(fā)展，人們已經迎來大數據時代。在社會的各個領域當中，廣泛應用大數據技術為人們的生活和工作提供了便利條件。在海量數據爆發(fā)式增長的趨勢下，給檔案管理工作帶來了一定的考驗，為提高管理效率，在傳統檔案管理中運用大數據技術，出現了新的電子檔案管理模式。通過對大數據技術的合理應用，能夠促使電子檔案管理效率得到有效提升，進而為電子檔案管理提供可持續(xù)發(fā)展的充足動力。

一、大數據技術的特征

1.多元化

大數據技術多種多樣，為適應不同應用需求衍生了更加多元化的特征。這是由于在大數據時代背景下，海量的數據來源渠道具有差異性，在數據格式與類型上均具有多元化特征。為了適應這樣的數據處理需求，大數據技術衍生出了適應性的應用表現。

2.運行速度高

進入信息化時代，大數據技術應運而生。信息爆炸式增長誘發(fā)了技術變革，而在這樣的背景下，大數據技術展現出較高運行速度的特征。通過對海量數據加以整合，從中提取最具價值的數據信息，在生成以及處理環(huán)節(jié)中的大數據技術具有較快的應用速度。在有關大數據技術的應用研究中，甚至提出了一秒定律特征的研究成果，是指在一秒鐘內可借助大數據技術完成高效的數據處理任務。

3.數據量大

大數據時代背景下，數據量更為龐大，大數據技術的最早應用是適應海量數據的存儲需求，為其提供充足的儲存空間，便于后續(xù)對數據加以提取應用。因此，這就相應地造就了大數據技術應用數據量較為龐大的特征，尤其是在云計算以及互聯網等相應的支撐下，獲得更加廣闊的數據儲存空間，進一步提升了數據存儲量，從而為大數據技術的應用提供了更加充足的數據支撐。

二、大數據技術背景下的電子檔案管理現狀

1.大數據技術應用不充分

與大數據技術相互融合所形成的電子檔案管理工作，受到科技創(chuàng)新驅動，是現代社會的必然發(fā)展趨勢。在電子檔案管理廣泛應用大數據技術的背景之下，通過利用軟件分析以及數據挖掘等技術手段，促使電子檔案深度關聯用戶行為信息以及社會資源等，并深度開發(fā)，以期能夠提高電子檔案的利用率，切實解決實際問題。但是，綜合當前階段在電子檔案管理工作中所應用到的大數據技術現狀而言，包括云計算、數據挖掘、可視化以及物聯網等新興技術的應用程度較為不足。電子檔案管理在利用大數據技術時，僅僅是基于淺層技術應用，向用戶所提供的檔案信息多為原始信息，而無法深入地精細加工與二次開發(fā)。

在電子檔案管理工作中，無法利用大數據技術創(chuàng)造具有畫面感的、鮮活生動的多媒體信息，仍舊向用戶提供靜態(tài)的文字排版。并且，在電子檔案管理咨詢中，仍舊以電子郵件或電話咨詢?yōu)橹鳎形从行迷诰€網絡智能平臺答疑模式。種種跡象表明，在當前電子檔案管理領域的大數據技術應用尚不充分，無法為用戶提供更加良好的電子檔案使用體驗。因此，在電子檔案與大數據技術相互融合應用的發(fā)展背景下，加強新技術的開發(fā)利用，確保為用戶提供個性化的檔案管理以及智慧化服務，是今后大數據背景下電子檔案工作的主要突破所在。

2.電子檔案管理安全隱患嚴重

由于電子檔案管理模式深刻結合大數據技術，帶來了一定的便捷應用助力，同時，也面臨一定的安全風險。大數據技術更為靈活且運行速度較快的特征，促使其廣泛應用于網絡環(huán)境，而更加開放的網絡背景導致電子檔案管理面臨一定的安全風險。由于缺乏參考經驗，促使電子檔案與大數據融合時，可能會存在部分技術漏洞而無法完善應用。若網絡受到非法攻擊或是人為侵害等，可能會造成檔案信息被泄露或丟失，從而嚴重損害電子檔案價值。同時，我國有關電子檔案與大數據技術應用的立法相對較為落后，缺乏明確規(guī)定的法律標準，面臨更加嚴峻的安全風險。并且，部分檔案管理工作人員缺乏安全防范意識，無法針對電子檔案建立相應的保密制度，安全風險導致電子檔案無法實現較高程度的開放應用，嚴重影響電子檔案的價值。

3.缺乏規(guī)范的檔案信息化管理標準

進入大數據時代，隨著現代科學技術發(fā)展，為更好地在電子檔案管理中應用大數據技術，需要創(chuàng)建統一的規(guī)范標準。但目前，我國電子檔案的儲存、應用、備份、統計以及維護等方面尚未確定基于大數據技術的標準要求。電子檔案管理領域仍舊存在管理規(guī)范滯后、空缺、無法嚴格執(zhí)行的問題，進而對電子檔案信息管理、對接、融合，以及資源流動產生了影響。

4.檔案管理人員服務意識薄弱

當電子檔案與大數據技術相互融合時，對檔案管理工作人員提出了較高的要求。在大數據時代，人們更加注重節(jié)約時間，提高效率，而在海量的檔案數據中以最快時間尋找到人們所需的有效信息尤為重要?；谖覈斍半A段電子檔案管理隊伍而言，人員數量較為龐大，但由于長期處于傳統檔案管理服務模式下，缺乏前瞻性與主動性，無法為電子檔案用戶提供前沿服務。落后的服務意識導致電子檔案管理工作人員，無法利用大數據技術提升電子檔案的管理價值，難以敏銳捕捉電子檔案中的高價值信息，無法與現實問題相互融合。

三、電子檔案管理與大數據技術的融合發(fā)展

1.提高電子檔案管理與大數據技術的融合程度

在電子檔案管理中應用對大數據技術，需要促進二者之間形成良好的融合共通應用趨勢。因此，需要電子檔案管理工作人員充分意識到大數據技術應用，對于電子檔案所能夠發(fā)揮的有效價值，積極轉變自身工作觀念。確保在實施電子檔案管理工作的過程當中，明確以用戶需求為導向，借助于大數據、融媒體，真正意義上促使電子檔案呈現出個性化服務效果，充分滿足用戶的智能化使用需求。

以山東省某報社為例，針對報社人員檔案展開大數據技術的電子化管理，創(chuàng)建了完整的大數據技術平臺。通過搭建互聯網通信管理模式，在報社內為人力資源部提供了電子檔案提取渠道。促使人力資源部門能夠利用大數據技術挖掘電子檔案高價值信息，深耕有關人員檔案的詳細內容。通過充分分析報社內部人員的電子檔案信息，為后續(xù)人力資源調配提供了更加充足的參考。與此同時，通過創(chuàng)建檔案數據管理平臺，定期審核平臺內容，通過對檔案管理平臺的服務狀況加以監(jiān)控，確保檔案服務得到有效管理。并且，該報社通過檔案管理工作，創(chuàng)建了明確的規(guī)章制度，形成責任清單，促使電子檔案管理部門與其他部門之間形成清晰的職責劃分，確保電子檔案數據安全。

以筆者所在單位為例，創(chuàng)建了在融媒體平臺等軟件基礎上的電子檔案，通過充分融合信息技術，開發(fā)了更加多元的應用模式。例如，創(chuàng)建了某博與某信公眾號，定期發(fā)布各項資訊內容。通過在報社某信公眾號中設置用戶問卷調查，集中訪問了用戶在使用過程中對于電子檔案資訊獲取的種類傾向，通過統計之后，發(fā)現用戶所需的電子檔案信息，與民生類的資訊內容有關。包括社會民生保障政策的變動以及物價變化檔案信息等，這些檔案信息內容由本報社所創(chuàng)建的某信公眾號向公眾加以發(fā)布，形成了更加真實且具有畫面感的電子檔案交互效果。在與群眾利用某信公眾號互動的過程當中，全面體現了電子檔案的社會化服務作用。

此外，需要在融合大數據技術為電子檔案創(chuàng)建交互式智能服務平臺，切實解決電子檔案用戶實際問題，進而構建人機交互的智能網絡電子檔案管理生態(tài)環(huán)境。在電子檔案構建中，充分利用云計算、網絡應用平臺等搭建用戶互助答疑檔案、專業(yè)咨詢以及網站智能服務的有機結合體，確保為用戶提供多元感知服務體驗。以用戶需求作為導向，借助于大數據技術平臺，真正意義上實現智能化與個性化的電子檔案建立，充分提高電子檔案的價值，為人們提供高質量的電子檔案信息服務。

2.加強電子檔案信息安全防護

首先，考慮到本報社電子檔案數據的安全問題，做好大數據技術下的安全防護尤為重要。紙質檔案向電子版檔案轉換，需要報社的所有檔案管理人員共同完成數據的批量錄入。這一工作較為枯燥乏味，重復、機械地輸入檔案數據可能會造成檔案工作人員疏忽，出現失誤。比如，在某次紙質版檔案向電子檔案轉化的過程當中，某一檔案管理工作人員錄入錯誤，后續(xù)才發(fā)現出現問題，需要重新將這一時期的檔案重新錄入，增加了相關工作人員的工作量。因此，本報社設計了基于大數據篩選比對的應用軟件，與相關軟件單位合作，為本報社制定了符合工作實際要求的大數據篩查程序。在每一次檔案管理工作人員錄入檔案數據之后，大數據篩查軟件能夠自動審核校對，發(fā)現異常問題能夠及時顯示，并由工作人員更改，能夠有效避免電子檔案數據出現信息失真的問題。

其次，由于電子檔案利用大數據技術時可能會存在網絡安全等問題。因此，需要設置網絡防火墻的防護措施。通過與專業(yè)網絡安全防護技術單位溝通，除了對現有的電子檔案系統加以更新優(yōu)化之外，建立了更為強大的網絡安全防護體系，基于設備系統以及網絡安全等防護工作，積極重視電子檔案備份、儲存以及傳輸過程中的安全管理。對電子檔案系統定期清理維護并做好電子檔案軟硬件設備設施的更新升級，定期查殺網絡安全漏洞，清除木馬病毒，避免遭受不明網絡攻擊，影響電子檔案的使用安全。

最后，為電子檔案管理人員分發(fā)專屬的身份驗證信息，對應賬號登錄密碼才能夠進入電子檔案管理系統，避免隨意盜用檔案信息違法操作。在檔案信息傳輸過程當中，設置雙重密鑰保護，通過檔案管理人員向檔案使用者提供公鑰，解開外層檔案加密保障后，由檔案使用者使用私鑰解開內層加密防護，確保在雙重密鑰安全防護下，盡可能地保障電子檔案應用安全無誤。

3.建立健全電子檔案管理機制

筆者所在單位基于大數據技術的應用，為電子檔案創(chuàng)建了共享服務平臺，由檔案管理部門為核心向其他部門發(fā)出連接通道，形成區(qū)塊鏈模式下的檔案管理格局，促使檔案管理部門與報社內的其他部門形成了良好的資源互通渠道，其他部門人員需要提取電子檔案時，無須人工調動，僅需要通過計算機系統登錄電子檔案資源庫，使用檔案管理部門為每一部門提供的登錄賬號與密碼訪問。輸入專屬的賬號與密碼之后，經過身份認證審核，在電子檔案資源庫中可自行選擇所需的檔案內容。

基于大數據技術創(chuàng)建的電子檔案資源庫，數據分類清晰明確，根據不同檔案內容、用途、格式等創(chuàng)建不同模塊。電子檔案調取人員可通過搜索框輸入所需檔案的關鍵字，就能夠直接在資源庫中獲取相關檔案內容。并且在嚴格的檔案管理機制下，將會自動儲存電子檔案資源庫來訪者的身份、使用時間、調取記錄等，確保電子檔案使用安全。

4.樹立服務意識，培養(yǎng)高素質管理隊伍

從某種程度上來講，電子檔案管理的工作效率與質量，往往取決于檔案管理工作人員的綜合素質。因此，創(chuàng)建高質量的檔案管理隊伍，增強服務意識，才能夠有效提升電子檔案管理質量。在大數據技術的應用背景下，要求檔案管理工作人員具備熟練應用現代信息技術的專業(yè)能力，同時，也要求檔案管理人員具備敏銳的信息視角，能夠充分利用大數據技術挖掘電子檔案潛在高價值信息。為了更好地培養(yǎng)創(chuàng)新型檔案管理人才，滿足基于大數據應用的電子檔案管理工作需要，進一步改革現有的人才教育模式，在各大高校應設置教學檔案資源等理論課程，包括智能檢索、信息預測以及社會媒體處理等專業(yè)知識的教學培養(yǎng)，注重實踐技能的應用，為電子檔案管理工作培養(yǎng)更具專業(yè)性對口人才。

當檔案管理部門聘用專業(yè)人才后，促使其在工作中能夠根據實際情況對電子檔案加以整合、分類、儲存并修改，充分利用大數據技術完善電子檔案管理工作。與此同時，應對現有檔案管理人員做好相應的培訓教育工作，創(chuàng)建以大數據技術為基礎的電子檔案創(chuàng)新技術學習活動。通過網絡平臺組織大量從業(yè)人員，掌握大數據技術的新技能應用，增強工作人員服務意識。結合思想政治教育工作要求，電子檔案管理工作人員以正確的觀念意識，為用戶提供優(yōu)質服務，全面優(yōu)化電子檔案管理工作效果。

大數據技術的應用為電子檔案管理提供了創(chuàng)新驅動力。在這一過程當中，需要注重電子檔案管理現狀的不足，并通過相應的舉措加以彌補，確保大數據技術在電子檔案管理中得以充分應用，為電子檔案管理的開展提供保障。

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（作者單位：淄博日報社）