大數據時代高校學生檔案管理問題和對策研究

摘 要：大學生檔案是大學生成長與社會發展的重要信息載體。在大數據環境下，我國大學生個人信息管理工作正面臨著數據規模龐大、管理混亂、信息被泄露等諸多問題，如何有效地處理好這些問題，對提高高校檔案管理質量有著重要的現實意義。文章從數據管理、信息共享、個人信息安全三個方面，分析了目前我國大學生信息系統存在的主要問題，如數據安全問題、數字化管理問題、信息碎片化問題等。從構建信息共享平臺、加強信息安全保障、完善信息檢索系統和提高信息檢索效率等方面展開探索。雖然目前我國大學生檔案管理工作存在著一些比較復雜的問題，但只要對其加大管理力度，運用現代科學的方法，就能很好地解決，從而為廣大的大學生提供更多的信息和幫助。

關鍵詞：大數據；檔案管理；高校

近年來，云計算、物聯網和機器學習等新興技術發展迅猛，為數據應用帶來了全面升級。在大數據時代，高校學生檔案管理面臨著新的挑戰和機遇。作為保障教學和學校發展的關鍵，高校學生檔案管理必須順應時代潮流，適應新形勢下的管理需求。文章旨在從大數據時代高校學生檔案管理的特點、面臨的挑戰、現狀和不足以及相關策略等方面做出了深入的研究和探討，為高校檔案管理部門提供理論支持和實踐指導。

一、大數據時代高校學生檔案管理概述

1.大數據時代概念

大數據時代指的是隨著信息化、數字化和網絡化技術的快速發展，人類社會進入了一個海量數據、高速傳輸、智能分析的新時代。在這個時代，各種計算機技術從數據到信息再到知識層次上發生了很大變化，從而產生了許多新的應用場景。大數據技術的快速發展為教育信息化領域帶來了巨大機遇，也為高校學生檔案管理提供了新的思路和操作方式。

2. 大數據時代高校學生檔案管理特征

隨著互聯網技術和信息技術的快速發展，大數據技術被廣泛應用于各個領域。在學校檔案管理方面，學生檔案管理工作也迎來了新的機遇和挑戰。首先，數據規模龐大。學校檔案管理中所包含的檔案數據包括學生個人信息、學習成績、實踐經歷等。隨著學校規模的增大和學生數量的爆發式增長，管理的數據量也變得龐大；其次，數據來源和應用廣泛。學校檔案管理的數據來源非常廣泛，包括學籍信息系統、網絡教學平臺以及實習實訓管理系統等多個系統，數據應用也覆蓋了學籍管理、教學評估以及學生指導等多個方面。如何有效整合各部門之間的數據，實現數據的流轉和應用，成為當前高校檔案管理所需解決的重要問題；最后，數據處理和分析復雜。學校檔案管理所涉及的數據形式復雜，涵蓋了文本、圖像、聲音以及視頻等多種形式。如何利用現代技術手段對這些多樣性數據加以存儲、處理和分析，成為高校檔案管理所面臨的重要問題。

二、大數據時代高校學生檔案管理現狀和挑戰

1.大數據時代高校學生檔案管理現狀

首先，電子化管理。隨著計算機技術和存儲技術的不斷進步，學生檔案電子化管理已經成為大趨勢。對學生檔案實行電子化管理可以大幅提高檔案管理的效率，減少人力資源的浪費。同時，學籍、成績以及獎懲等信息全部電子化管理，可以保證數據的準確性和安全性。各高校紛紛建立了學生信息平臺，通過該平臺可以對信息集中存儲和管理，并且可以跟全國統一的教育考試綜合管理系統對接，實現備案。不僅方便學生和教師的使用和查閱，也可以幫助高校對學生信息的管理和保護。

其次，數據分析。大數據技術在大數據領域有著廣泛的應用。各高校已著手對學生的個人信息資料做出了深入的研究，以便對其做出有效的評價與改進。比如，根據學生的學習成績和出勤情況來調整課堂教學流程，從而改善課堂教學質量，根據這些資料，有目的、有針對性地開展各項工作。在資料處理時，應重視對學生私人資料的保護，高校要嚴格遵守有關的法律法規和隱私規范，對數據的采集和處理要保證數據使用的合法性、合規性和安全性。

再次，隱私保護。隨著信息技術的發展和完善，其應用范圍越來越廣泛。在網絡環境下，高校建立了獨立的校園網絡。大學要嚴格控制數據安全，以避免非法獲取、泄露或濫用學生個人信息的情況發生。同時，要對學生的個人資料嚴格保護，并根據具體情況，設置相應的訪問權限，以保證個人資料的安全。

最后，數據共享。電子檔案的出現，使各院校之間實現了信息的共享，有效防止信息資源的重復輸入，增強信息資源的正確性與完整性，從而提升高校學生信息資源的管理與服務能力。同時，在實現資源共享的同時，也要對學生的個人資料嚴格保密。在高校的相互交流中，應遵守有關法律法規，保證資源的利用是合法的。在此基礎上，通過合理地對共享數據實行“脫敏”處理，對與其相關的敏感信息實行“加密”或者“移除”，從而保證其隱私性和安全性。

2.大數據時代對高校學生檔案管理的挑戰

隨著高等教育教學和管理系統的數字化進程，高校學生檔案管理正在逐步走向數字化、智能化方向。然而，與此同時，高校學生檔案管理也面臨著一系列挑戰和問題。

一方面，大數據時代意味著數據海量、類型復雜，這為高校學生檔案管理帶來了挑戰。由于數據來源和存儲方式的多元化，高校學生檔案信息分散且容易產生重復、冗余，數據質量難以得到保證。此外，由于高校學生檔案包含多種類型的信息，如個人基本信息、學業、就業以及社會實踐等多維度信息，如何分類管理、信息整合也是一個必須面對的問題。

另一方面，學生隱私和信息保護也是高校學生檔案管理中的難點。這涉及隱私政策和法律法規等方面。根據《中華人民共和國網絡安全法》，高校必須合法、合理地收集、存儲和使用學生個人信息，并采取必要的保護措施。然而，在實踐中，高校學生檔案管理中存在著信息被泄露和濫用等問題，一些學生可能會感到不安和擔憂。另外，高校學生檔案管理也面臨著技術和人力資源方面的挑戰，需要有專業的技術團隊采集、管理和分析學生信息。

三、大數據時代高校學生檔案管理的問題

1.數據安全問題

隨著網絡技術的發展，大量的學生檔案信息都保存在高校的網絡系統中。因此，確保學生檔案數據的安全至關重要。否則，一旦發生泄露，不僅會對學生個人造成損失，還會嚴重損害學校的聲譽。為了確保數據安全，高校需要制定嚴格的數據安全規范和制度，嚴格控制權限，限制數據訪問人員的范圍，加密數據傳輸等。此外，高校還可以采用流程審批、日志審計等措施，進一步增強數據的保護和安全性。

2.學生檔案數字化管理問題

目前，對大學生的信息系統實行數字化處理已是大勢所趨。利用數字化技術，可以極大地改善文件的管理和保存的費用。通過數字化技術使傳統的紙本文件向電子文件轉化，提高了對文件資料的檢索與管理效率。構建專門的電子文件管理體系，將各部門的電子文件實行集成，增強了電子文件的共享與互動。而且，通過對電子文件展開數字化處理，可以使文件的存放模式得到進一步改進，從而節省大量的空間、人力以及物力。

3.學生檔案信息碎片化問題

高校學生檔案資料來源于高校各院系，包括學籍資料、成績資料以及獎懲資料等。高校多采用“分散式”的方式來實現對學生個人資料的精確整理，這種管理模式會降低對學生個人情況的全面評估，提升查詢的難度。要想從根本上解決這一問題，就必須構建一個統一的學生檔案信息管理系統，能對具有不同特點的學生實行綜合管理。同時，高校還應制定和推廣統一標準，以便不同部門和系統之間可以實現數據共享和交互。

四、大數據時代高校學生檔案管理策略

1.更好地整合和利用數據

隨著科技的發展，大數據已經成為新時代的熱詞，越來越多的組織和機構對于數據的應用越發重視。對于高校來說，學生檔案管理是一項非常重要的工作。因此，在大數據時代，高校學生檔案管理需要將各個部門之間的數據整合在一起。

首先，大數據時代的高校學生檔案管理需要架設數據倉庫，將各個部門的數據可以匯總到數據倉庫中，數據的集中管理可以避免數據冗余和誤差。同時，數據倉庫可以提高數據的質量和可靠性，從而為數據應用提供更好的保證。

其次，建立全校學生檔案管理網，讓各個部門之間的數據實現流轉、應用、交換和共享。通過設立數據管理體系，可以實現數據的全面管理和高效利用，讓數據成為“信息化”的有效工具，避免了數據孤島的存在，發揮數據的最大價值。在應用過程中，需求方可以根據自身的需求方便地獲取所需數據，促進數據的使用效率。

最后，通過整合數據，可以提高學生檔案管理的效率和精確度。學生檔案管理涉及多個部門，數據的整合可以減少數據處理時間，從而提高數據的更新速度和精確度。同時，數據的匯總可以讓各個部門獲取各種必要的信息，為學生的后續發展提供全面的管理方案。

2.加強數據安全保護

高校學生檔案信息是重要且敏感的信息，在保護學生隱私的同時，也需要保護這些數據的安全。因此，加強數據安全保護是高校學生檔案管理的關鍵環節之一。為了保障學生檔案信息的安全，高校需要建立科學、規范的權限管理機制。通過權限管理，可以授予不同崗位的工作人員不同的檔案信息查看權限，實現檔案信息的精細權限管理。此外，建立相應制度可以規范學生檔案信息的管理流程和安全保障措施，提高檔案信息的保密性和可靠性。除此之外，建立安全管理體系也是保障學生檔案信息安全的重要措施。安全管理體系應包含數據分類、備份、加密、網絡防護、安全審計和應急響應等內容。通過科學、合理的安全管理措施，可以保障學生檔案信息的安全性和完整性。監測和預警數據安全威脅是加強數據安全保護的重要手段。針對內部和外部潛在風險，高校需要建立安全監測和預警機制，及時發現和預防針對學生檔案信息的各種攻擊和威脅，保障學生檔案信息的安全。在實際操作中，高校應該采用防火墻、授權認證以及安全加密等技術手段，對學生檔案信息實行安全防護和加固，保證學生檔案信息不遭受非法訪問。

3.利用高端數據分析技術

學生檔案管理系統對于校方及教師而言，是一項十分有用的輔助手段，能使他們在教學和學業上有更好的表現。但是，當學生人數不斷增長，學習過程中所涉及的數據越來越多時，常規的學習方式已不能滿足這樣的要求。通過人工智能、數據挖掘和機器學習等技術，可以幫助學校更好地管理學生的個人資料，從而為他們提供更為個性化的指導和服務。在傳統的資料處理中，必須人工錄入并對海量資料做出分析，既費時又費力，而且易出錯。但在加入了人工智能、數據挖掘以及機器學習等技術后，不但能夠對海量的數據實行自動化分析，還能精確分析這些數據，如對學生分數的統計。同時，借助先進的技術手段，可以進一步挖掘與應用數據，從而提升數據的處理效率與質量。比如，為了更好地理解和評價學生的學習行為，可以利用機器學習技術（學習習慣、上網歷史、選課等）對其分析和處理。

4.提升知識管理能力

知識管理既是對信息化建設的一種有益拓展，又是一種有效的戰略。建立一個學生檔案管理知識庫，能夠使其全面認識當前的管理思想、技術手段等，從而使其對知識的掌握達到一個新的高度。以資訊科技為基礎，以搜集、整合、儲存、共享及運用為主要方式，協助行政人員解決實際問題，提升工作績效。在建立知識庫的具體步驟中，應從以下幾個方面著手：首先，搜集資料。在此基礎上，對高校的信息系統加以調查，搜集高校信息系統中存在的問題以及相關的行業標準、法律法規等。可以閱讀與之相關的書籍，搜集與之相關的文章與報告，并參加相關的培訓與研討會；其次，是對知識點的集成。在此基礎上，對高校學生信息資源加以整理，建立起一套完整的信息資源系統，并把有關的知識聯系起來，便于以后的應用；再次，儲存知識。在此基礎上，提出將已組織好的知識存入學生信息資源數據庫的方法。為實現知識的儲存與管理，應選用一種便于操作的知識庫軟件或工具。接下來，就是共享。為了更好地利用信息資源，可以在內部論壇、微信群，也可以通過電子郵件交流；最后，運用所學。如何將這些知識應用于高校的教學實踐，是高校學生檔案管理者亟待解決的問題。在實踐與研究中，持續提升管理能力與業績。

五、結語

本文分析了大數據時代高校學生檔案管理所面對的新機遇和挑戰，針對學生檔案管理系統在數據整合、安全、價值挖掘和知識管理等方面存在的不足，提出了相應的管理策略。在實施過程中，需要各高校結合自身情況，因地制宜，不斷探索適合學生成長的檔案管理方式和優化方案，真正實現高校學生檔案管理的宏偉目標。

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（作者單位：運城師范高等專科學校）

作者簡介：仝英（1982—），女，漢族，山西運城人，本科，檔案館員，研究方向：檔案。