實驗室儀器設備的信息化管理工作研究

柳倩 俞德晶 張來賓 杜強 郭峰

摘 要：將實驗室儀器設備的信息管理工作規范化，不僅能有效實施實驗室質量控制，還能在設備共享、科技平臺建設等活動中大大提升實驗室工作效率。本文主要探討如何從儀器設備計量溯源、使用維護等實驗室活動中進行信息收集、更新，進而反饋于實驗室運行，探究實驗室儀器設備的信息化管理的規范化操作。

關鍵詞：計量溯源，信息收集，規范化，信息化管理

DOI編碼：10.3969/j.issn.1002-5944.2023.02.035

Research on the Information Management of Laboratory Instruments and Equipment

LIU Qian1* YU De-jing2 ZHANG Lai-bin1 DU Qiang1 GUO Feng1

（1. Tengzhou Comprehensive Inspection and Testing Center； 2. Tengzhou Gas Corporation）

Abstract： Standardization of information management of laboratory instrument sand equipment can not only effectively implement laboratory quality control， but also greatly improve the effi ciency of laboratory work in equipment sharing， science and technology platform construction and other activities. This paper mainly discusses how to collect and update information from laboratory activities such as measurement traceability， use and maintain instruments and equipment， provides feedback for laboratory operation， and explores the standardized operation of information management of laboratory instruments and equipment.

Keywords： measurement traceability， information collection， standardization， information management

作為檢驗檢測實驗室硬件實力的代表，儀器設備的有效管理和使用對于實驗室的長足發展至關重要。安裝調試、檢定校準、使用維護、檔案管理以及維修停用基本涵蓋了設備管理的全周期。其間，儀器設備的信息化管理是一個需要不斷積累與更新的過程。運用得當，可以起到事半功倍的效果。

1 實驗室儀器設備信息的主要內容和責任人員

1.1 主要內容

實驗室活動中涉及到的儀器設備的信息包括且不限于：儀器基本信息（如設備名稱、實驗室編號、生產廠家、生產日期、出廠編號、資產價值、固定資產編號、規格型號、外部形貌）、儀器技術參數（如工作原理、分辨力、精度、環境要求、適用范圍、使用說明書、基本構造）、檢定/校準（包含校準方案、檢定/校準計劃、證書及確認情況）、操作規程、期間核查和工作環境記錄、儀器使用記錄、維修和保養記錄、出入庫記錄（適用于在非固定場所檢測的儀器）、儀器配件的更替等。同時，需要注意的是，在實驗室活動中標準物質與儀器設備等同管理。

當前，高校實驗室的儀器設備管理和使用的信息化建設已經頗具規模，偏重于資源共享、優化配置[1]。而在基層檢驗檢測機構，實驗室儀器設備的信息化管理則偏重于在現有基礎上加強對儀器設備的資產信息變動、計量溯源、實際使用情況等與實驗室活動密切相關的信息進行收集、更新和反饋管理。

1.2 責任人員

結合實驗室實際情況，逐步推進實驗室儀器設備的信息化管理工作，可以利用日常辦公軟件，也可以利用實驗室網上辦公系統，或者專用的儀器設備信息管理系統。

信息來源于實驗室運行，通過積極反饋，再服務于其中。信息化管理的關鍵在于相關責任人良好的信息管理意識，并能認真執行。各崗位人員信息化管理責任如表1所示。

2 信息收集

信息化管理的基礎是信息收集，其貫穿于儀器設備的整個生命周期。

2.1 安裝調試階段

儀器設備的安裝調試期，是收集信息關鍵期。負責交接的人員需要提前了解儀器相關情況（比如適用范圍和使用步驟等）或者有同類設備的使用經歷，如此培訓時就能快速接受新知識，并能提出許多未來可能出現的實際問題，迅速獲得解決方案。

培訓內容、注意事項和疑難解答等需要及時整理，并形成正式文本備查。依次生成設備基本檔案，操作規程等資料。這一階段需完成儀器設備基本資料、技術參數等的信息化工作。

2.2 檢定校準階段

為確保報告結果的有效性和計量溯源性，應明確設備計量管理責任，提高計量溯源和管理責任意識，務必做到責任落實到崗到人。

2.2.1 制定校準方案

實驗室應制定校準方案，并應進行復核和必要的調整，以保持對校準狀態的可信度[2]。校準方案中至少應包含設備信息、計量依據、校準項目、校準/使用要求、校準周期等，以保證計量有效溯源。

校準方案一般年初由技術主管編制。并根據計量標準的查新結果，及時更新相關內容。計量依據和校準項目主要來源于儀器設備的工作原理、檢測活動的項目類別和儀器設備的檢定規程或校準規范三個方面。結合實驗室運行中的實際情況，針對性地對計量工作進行詳細的規劃，辨別出哪些設備需要進行計量工作，哪種計量方式最合適，并對計量依據、計量周期和計量參數進行一個較為詳細的評判[3]。

2.2.2 校準資質核驗

合格供應商評價一般在年初進行。參考校準方案，尋找符合要求的檢定校準機構，要求其提供必要的資質證明，并在官方渠道核驗其真實性。

及時跟進這些機構的資質變化。防止因供應商資質或認證認可項目變化造成無效的計量溯源。在實施儀器設備的檢定校準前，務必由官方渠道對選取的供應商通過的相應標準或項目情況再次進行核驗。

2.2.3 實施檢定/校準

以月度為周期，編制檢定/校準計劃，累積起來形成年度設備檢定/校準計劃表。設備送檢和現場檢定/校準需分別編制檢定/校準計劃。

檢定/校準有效期前一個月，應及時調整、規劃檢驗檢測工作，為檢定/校準工作預留時間。并聯系相關機構開展計量工作。相同規格型號或相同檢測功能的設備盡量錯開檢定校準時間，可以一定程度上保證檢驗檢測工作的持續不間斷。

2.2.4 檢定校準證書確認

參照校準方案中明確指出的校準要求或實際使用要求，對檢定校準證書進行確認，經確認通過后，方可使用相關儀器設備。及時采集檢定等級、校準數據以及不確定度等信息，并張貼檢定/校準合格證，隨機器使用記錄附檢定/校準證書及確認表。

若設備檢定/校準結果并不符要求時，經技術主管或負責人批準，對設備進行相應的處理，例如降級使用，維修后使用或者直接用其他設備來替換不符合要求的設備，必須要根據實際檢查結果來選擇最合適的措施[3]。

2.3 使用維護階段

所有需要校準或具有規定有效期的設備應使用標簽、編碼或以其他方式標識，使設備使用人方便地識別校準狀態或有效期[2]。做好儀器設備的標識工作，將儀器設備基本信息、技術參數和校準情況等在標識中體現出來。

根據儀器設備工作原理和檢測要求，做好日常設備維護管理，嚴格遵守儀器設備的安全和環境要求，比如電子產品的防潮除濕處理，激光產品的高低溫要求，防震動、防塵、防光源干擾等特有要求，還有惰性氣體純度要求，電源穩壓要求等。

按照相關要求，實時做好儀器設備的使用情況記錄。比如：期間核查和工作環境記錄；儀器使用記錄、維修和保養記錄等。如實記錄異常情況發生狀況。特殊情況下，為人身安全和財產安全考慮，要果斷按下急停鍵。

2.4 檔案管理階段

實驗室需建立可以實時更新的儀器設備臺賬，尤其是電子臺賬，以便使用者查閱和統計儀器信息、完成評審時的信息報表等工作。推進儀器設備檔案數字化管理是未來實驗室管理的必然趨勢，但是因人力、資金和規模等許多現實因素的束縛，紙質版記錄將在很長一段時間內有存在的必要性。

可以逐步推進檔案管理數字化。首先，可以將必要的設備臺賬信息（包含儀器設備的名稱、型號、生產廠家、出廠編號、使用部門、購置日期、固定資產編號、采購價格、分辨力、測量范圍、檢定/校準機構、檢定/校準有效期和結果、儀器狀態等）建立起來，實時更新。然后，對名目繁雜、不便統計的記錄按類別掃描存檔。例如，儀器設備圖片、使用說明書、操作規程、儀器使用記錄、期間核查記錄、實驗室環境記錄、檢定/校準證書及確認等，歸檔時掃描為電子資料，分門別類做好標識，以便查詢、使用。

2.5 維修停用階段

設備維修停用階段，務必做好標識和相關記錄，謹防誤用。同時，按照儀器設備使用說明，做好維修停用階段的斷電、斷氣等要求。

3 信息更新

儀器設備的基本信息一旦確定一般就不輕易變動。但是，計量溯源（如計量標準、校準資質、校準項目、校準時間等）、使用維護（如使用記錄、期間核查記錄等）、維修停用等活動處于實時變化中，需要在電子臺賬上及時變更。

同時，需要通過儀器培訓、業務學習、學術交流等活動不斷更新儀器工作原理和使用方法的知識以及現行有效的檢測技術和觀念，不斷更新完善校準方案，實施計量溯源活動。

4 信息反饋

通過信息收集，可以對儀器設備的使用情況和實驗室運行狀況有大致了解，有助于儀器設備方面的決策。比如：通過統計儀器設備資產信息，可以大概了解實驗室固定資產折舊情況，便于計算實驗室年度盈余；通過統計歷年儀器設備的檢定校準和期間核查情況，可以判斷儀器設備使用情況和是否需要更替；通過統計歷年儀器設備的維修記錄，可以粗略估計儀器設備的品牌優劣，有助于往后的儀器采購。

5 結 語

隨著科技發展，設備管理趨向信息化、智能化。實驗室運行中為了兼顧業務開展和機構發展，設備的使用和管理，需要保持在一種良性平衡之中。在現有基礎上，完善實驗室儀器設備的信息化管理，不僅有助于核驗實驗室質量控制是否有效運行，更能提高大型儀器設備共享、科技平臺建設、質量評審、實驗室智能化信息化轉型升級等實驗室相關活動的工作效率。

參考文獻

[1]高鳳新，盧士香.高校實驗室儀器設備管理和使用的信息化建設[J].實驗室研究與探索， 2014（5）：272-274，282.

[2]檢測和校準實驗室能力認可準則：CNAS-CL01-2018[S].

[3]劉麗萍.檢測實驗室儀器設備的計量管理工作探索[J].中國標準化，2020（6）：159-161.

作者簡介

柳倩，碩士研究生，工程師，研究方向為機床產品及金屬材料檢驗檢測與實驗室質量管理。

（責任編輯：袁文靜）