質量管理體系內審對氣象觀測業務標準化進程的推動作用

摘 要：本文梳理了興安盟氣象觀測質量管理體系運行現狀及內審對氣象業務標準化進程的推動作用，分析了存在的問題，提出了進一步提升內審有效性的對策建議。結果表明：內部審核過程中發現的問題集中在綜合觀測業務和風險、機遇識別方面；發揮領導的帶頭作用和內審人員培養是持續提高內部審核有效性水平的源動力。同時，還針對現階段體系審核中發現的問題，提出了一些改進對策。

關鍵詞：氣象觀測，內審，體系，有效性

DOI編碼：10.3969/j.issn.1002-5944.2023.03.020

Promotion Effect of Internal Audit of Quality Management System on Standardization Process of Meteorological Observation Business

YAN Wen-Hui

（Xingan League Meteorologieal Bureau）

Abstract： The current situation of meteorological observation quality management system in Xingan League and the promotion role of internal audit on standardization process are introduced， the existing problems are analyzed， and the countermeasures and suggestions to further improve the effectiveness of internal audit are put forward in the paper. The results show that the problems found in the process of internal audit focus on the comprehensive observation business and the identifi cation of risks and opportunities. Making leaders play a leading role and training of internal auditors are driving forces to continuously improve the effectiveness of internal audit. In view of the problems found in the current system audit， some measures for improvement are put forward.

Keywords： meteorological observation， internal audit， system， effectiveness

1 引 言

ISO 9001標準作為質量管理實踐經驗的科學總結，雖然源自制造業，但目前在各領域得到了廣泛的應用。2017年中國氣象局開始大范圍內推行，到2020年年底實現了氣象觀測領域全覆蓋，自此我國的氣象觀測業務管理與國際水平全面接軌[1]。為確保氣象觀測工作更加標準化、規范化，利用PDCA循環方法和基于風險的思維成為中國氣象觀測領域質量管理體系建設的主體思路[2]，內審則是自我評價與改善的重要途徑[3]，也是不斷提升用戶滿意度的第一道“質檢關”。2019年，內蒙古氣象局開始著手質量管理體系建設工作，通過不斷的探索與實踐，2020年通過ISO 9001認證。但是通過認證并不是質量管理工作的終點，而是進一步發展的起點。本文結合內蒙古興安盟氣象局近3年的氣象觀測質量管理體系運行現狀，立足提升觀測系統穩定性和應對風險的能力，探討氣象觀測質量管理體系內部審核過程中存在的問題以及改進措施，使質量管理體系持續有效運行。

2 內審的策劃和實施

興安盟氣象局在氣象觀測質量管理體系運行中，參照自治區氣象局編制的《內部審核控制程序》，結合本單位實際情況，梳理內審流程。由業務科根據情況組織制定《年度內部審核方案》，審核《內部審核實施計劃》和《內部審核報告》，保存內部審核資料。經分管局長審批內部審核文件、任命內審組長，內審組成員依據《內部審核實施計劃》的分工與安排，實施現場審核，編制《內部審核檢查表》和《不符合項報告》。相關科室和旗縣局站負責配合審核工作，包括接受現場審核，對本單位發生的不符合項分析原因，采取糾正措施，進行整改。并通過最高管理者的參與，使組織的質量管理體系審核的有效性得到保障，充分發揮質量管理體系在組織運行活動中的積極作用，提升組織各方面的管理效率。

3 內審中發現的問題

2020-2022年，興安盟氣象局結合汛前業務檢查，采取實地審核、旗縣互審等方式開展內部審核。對體系覆蓋范圍內的5個科室、1個直屬單位和9個氣象市氣象局站全部進行審核。發現23個不符合項和167個觀察與建議項，近3年不符合審核準則的行為或狀況出現在“應對風險和機遇的措施”“生產和服務提供的控制”和“基礎設施”；觀察與建議項主要集中在“生產和服務提供的控制”“成文信息”“基礎設施”和“不合格和糾正措施”。

4 提升內審有效性的措施

4.1 制定內審實施計劃

為加強綜合氣象觀測業務管理，提升觀測業務質量，檢驗各單位、各部門綜合氣象觀測業務運行是否滿足體系文件和相關標準要求，發現不符合項及時開展整改并實施糾正預防措施，瞄準“質量提升年”行動目標，推進全盟氣象觀測質量管理體系持續運行改進，制定氣象觀測質量管理體系內部審核實施計劃，確定審核具體的日程安排、審核組成員名單及分工情況，詳細列出審核注意事項，以確保過程、項目無遺漏。

4.2 提升對內審的認識和理解

氣象觀測質量管理內審用于內部管理評審，作為氣象部門合格聲明的基礎。內審不是應付第三方外審的手段[4]，也不是片面的查弊罰錯。而是以第一方的名義，以第三方的視角，找出體系運行時的不足，并尋求改進措施，再通過措施的跟蹤驗證，得以完善的重要支撐。同時內審也是具備職業基礎和素養的人員，在可獲得信息或合理抽樣的基礎上，對體系運行狀況進行分析，以助于識別改進為目的的一個過程。

4.3 強化人員意識和能力

4.3.1 高層管理者的導向力

高層管理者對質量管理體系的有效運行起著關鍵的作用，審批重大風險和機遇應對措施等方面都需要管理人員做決定，體系審核工作需要領導高度的重視，整個單位就會處于一個重視審核、關注審核的氛圍，從而在內審的實施過程得到有力的支持，后續的改進過程得到足夠的保障。

4.3.2 內審員的執行力

內審員是內審工作的執行者和承擔者[5]，是推進審核工作的基礎。首先，內審員的自身職業素養，對審核內容的了解、與受審部門的溝通、與團隊的協作，都是內審工作必不可少的；其次，內審員在審核中勤奮并具有判斷力，內審員具備審核的公正性和審核結論的客觀性，才能確保審核的有效性和準確性。

4.3.3 全員參與的協作力

培訓是人力資源開發、強化體系運行的有效途徑。自2019年建設開始氣象觀測質量管理體系，興安氣象局每年組織開展內審宣貫培訓和內審員持續培訓，內審員從2019年的4人增加到2021年的15人，保證各旗縣局站、信息保障中心和業務管理至少一名內審員。通過培訓，讓領導干部熟悉什么是質量管理體系，使全體業務人員了解開展質量管理體系建設的意義，把質量管理體系與實際觀測業務深度融合。

4.4 優化內審方式

傳統的現場審核是查找出體系薄弱點的強有力手段，但單一的審核方式在實際工作中會因時效性、覆蓋度等原因受到限制。自2020年起，興安盟氣象局結合實際將業務與內審相結合，采取遠程視頻審核、實地審核、旗縣互審等多種方式，并涵蓋體系建設范圍內所有業務類別。這樣的審核方式可以在三年認證有效期內實現本盟市質量管理體系運行單位全覆蓋，也可從中提升內審員實戰技巧，通過交流取長補短、互通有無。

4.5 落實持續跟蹤

持續改進是內審工作的核心[6]，是為消除不合格的原因并防止其再發生所采取的措施。內審工作發現問題是合理的、常態的，對氣象觀測質量管理體系運行過程中出現的不合格及其原因進行分析并采取糾正措施，經業務科審批的糾正措施由不符合發生的責任單位負責組織實施，再由業務科對實施效果進行跟蹤驗證。經驗證未達到預期效果時，要重新組織進行原因分析并制定糾正措施[7，8]，直至達到預期效果，以防止其再次發生或者在其他場合發生，實現興安盟氣象局質量管理體系的持續改進。

5 結 語

氣象觀測質量管理體系內部審核是評價體系成效的一種方式，是優化體系成效的一個步驟，經過“體系運行→發現不足→改進完善→體系運行”的循環，最終實現氣象觀測業務高質量發展效益的最大化。

參考文獻

[1]榮裕良，張佳婷，顧浩，等.上海氣象綜合觀測質量管理體系改進初探[J].中國標準化，2021（17）：186-192.

[2]王延東，曾濤，王文雁.ISO 9001標準在氣象觀測領域的探索與實踐[J].質量與認證，2020（9）：2-3.

[3]陸揚，李迪.淺談貴州省氣象局氣象觀測質量管理體系的建立和運行[J].中低緯山地氣象，2020，44（4）：93-96.

[4]張艷萍.思維導圖在典型鐵路實驗室管理體系內部審核中的應用[J].鐵道技術監督，2019，47（12）：32-35.

[5]於洪源，宋新宇.簡述如何做好ISO 9001標準質量管理體系內部審核工作[J].鍋爐制造，2020（1）：63-64.

[6]張艷.謝飛舟.淺談提高質量管理體系內部審核有效性[J].機械工業標準化與質量，2020（6）：44-46.

[7]王敬.提升內部審核工作實效性的關注點[J].中國認證認可，2020（2）：41-43.

[8]武青芬，張鈺，歐陽松，等.探析提高質量管理體系內部審核有效性的方法[J].價值工程，2017，36（31）：1-3.

作者簡介

閆文輝，本科，工程師，研究方向為綜合觀測管理、氣象服務。

（責任編輯：張瑞洋）