數字化時代國有企業檔案管理工作的創新路徑

周芳祁 中國石油天然氣股份有限公司吉林油田分公司新木采油廠

一、國有企業檔案管理工作的重要性

隨著信息時代的到來和數字化技術的快速發展，國有企業所擁有的大量檔案信息成為寶貴的資產和資源。檔案記錄了企業的歷史、經營管理和決策過程等情況，是各類重要文件的匯總，是企業知識和經驗的重要載體。

（一）信息安全保障

國有企業檔案包含著大量的重要信息，包括企業的發展歷程、經營情況及人事檔案等。在數字化時代，檔案管理需要重點關注信息安全。國有企業應建立健全的信息安全管理體系，包括制定信息安全政策和規范，加強網絡和數據安全防護，確保檔案信息不會被非法獲取、篡改或泄露[1]。采用加密技術、訪問控制機制和安全審計等手段，可以有效防止信息泄露和被濫用的風險。

（二）決策支持

國有企業檔案是企業歷史的記錄和見證，對檔案進行研究和分析，可以為企業的決策提供可靠的依據和參考。檔案中記錄的經驗和教訓，可以幫助企業避免重復錯誤，促進其科學決策和戰略規劃。數字化的檔案管理系統可以提供快速和準確的檔案檢索功能，方便決策者獲取所需信息。此外，結合數據分析和挖掘技術，可以從檔案中挖掘出有價值的信息，為決策提供更有力的支持。

（三）法律合規要求

國有企業檔案管理需要符合相關法律法規和政策要求，如《中華人民共和國檔案法》等。合規的檔案管理可以保障企業在法律糾紛中的證據權利，防止因檔案不完備或違法處理而引發法律風險[2]。數字化檔案管理系統可以提供電子簽名、安全存儲和審計追溯等功能，有助于保障檔案數據的合規性和信任度。

（四）優化業務流程

良好的檔案管理可以提高企業的業務流程效率。數字化技術和信息系統的應用，可以實現檔案的電子化、自動化管理，減少人工操作和存儲空間，節約成本，并加快檔案檢索與共享的速度，提高工作效率。國有企業可以借助云計算和大數據技術，對檔案數據進行智能化分析和應用，優化企業的運營和決策流程。

（五）保護企業文化

國有企業作為國家經濟發展的重要組成部分，其檔案也承載著企業文化的沉淀和傳承。良好的檔案管理可以保護和傳承國有企業的文化遺產，記錄和展示企業的精神風貌、技術創新和社會責任，塑造企業形象和品牌價值。良好的檔案管理可以保留和傳承企業的歷史記憶，記錄和展示企業在經濟、環境等領域的貢獻和責任。國有企業可以通過檔案管理展示企業的社會形象，增強公眾對企業的認同和信任，方便其他企業和公眾參觀和研究。

（六）有助于知識管理和組織學習

國有企業檔案是企業知識的載體，包含了企業的經驗、技術和專業知識。通過檔案管理，國有企業可以實現知識的積累、沉淀和共享，促進組織學習和創新能力的提升。數字化的檔案管理系統可以提供知識管理工具和平臺，方便員工快速獲取和共享知識資源，推動企業提升績效和增強競爭優勢。

二、數字化時代國有企業檔案管理現狀

目前，國有企業檔案管理面臨多重挑戰和問題，需要進行全面的分析，以指導檔案管理工作的改進。

（一）檔案電子化進展緩慢

首先，一些企業對數字化技術了解不足，缺乏推動檔案電子化的意識和能力。其次，由于傳統的紙質檔案管理觀念根深蒂固，企業轉變為電子化檔案管理需要進行大量的投入和改革，包括設備采購、系統建設和人員培訓等，這需要企業具備較強的財務和技術支持能力[3]。最后，一些企業認為紙質檔案的傳統形式更有保障，對檔案電子化并不看重，缺乏推動檔案電子化的動力和緊迫性。

（二）檔案管理意識薄弱

一是一些企業將檔案管理工作視為瑣事，認為這種工作并不能帶來直接的經濟效益，因此對檔案管理的重要性認識不足。二是由于企業發展過程中存在一定的歷史問題和“信息孤島”現象，部分企業對檔案管理工作缺乏整體規劃和統一領導，導致檔案管理工作零散化和分散化。三是一些企業缺乏檔案管理人員和經費投入，無法制定有效的檔案管理制度和規范。

（三）檔案保護和安全性不足

國有企業檔案存在保護和安全性不足的問題，主要是因為部分企業在檔案整理、歸檔和保管工作中存在一定的管理漏洞和不規范操作，導致檔案遭受損壞、丟失或被盜的風險增加。同時由于對信息安全和數據保護的重視程度不足，一些企業在網絡安全設施建設、權限控制和應急預案等方面存在短板，容易造成檔案信息泄露和被篡改的風險。

（四）檔案利用和應用不充分

首先，一些企業對檔案的利用和應用意識不強，缺乏對檔案資源的深入挖掘和研究。其次，由于企業內部信息交流和共享機制不完善，部分檔案信息無法及時傳遞和共享，限制了檔案價值的發揮。最后，一些企業缺乏對檔案利用技術和方法的了解，未能充分發揮檔案在企業決策支持、創新研究和知識傳承等方面的作用。

（五）缺乏專業的檔案管理人才

調查發現，檔案管理專業在高校的普及程度較低，導致檔案管理人才供給不足。一些企業對檔案管理工作的重視程度不夠，對檔案管理人員的專業素質要求不高，缺乏引進和培養專業人才的機制和措施。此外，檔案管理人員參加培訓與學習的機會有限，難以跟上檔案管理領域的最新發展和技術變革要求，影響了檔案管理的水平和質量。

（六）檔案管理成本高昂

首先，紙質檔案管理轉變為電子化檔案管理需要進行大量的投入，包括設備采購、系統建設和人員培訓等，這對一些財務狀況一般的國有企業來說是一筆巨大的費用。其次，紙質檔案的存儲和保管成本較高，包括場地租賃、文件柜和保險等費用。這對于一些規模龐大、歷史悠久的國有企業來說也是一個長期的負擔。最后，檔案管理人員的薪資和培訓成本也需要考慮，這增加了企業的檔案管理費用。

三、創新國有企業檔案管理工作的路徑

在數字化時代，信息技術的飛速發展給各行各業都帶來了巨大的變革和機遇。在此背景下，國有企業作為我國經濟發展的重要組成部分，其檔案管理工作也面臨著新的挑戰和機遇。如何在數字化環境下創新檔案管理工作路徑，使其既能滿足企業日益增長的數據存儲需求，又能保證信息安全和高效利用，成為國有企業亟待解決的問題。

（一）建立數字檔案管理系統

隨著信息技術的迅猛發展，建立數字檔案管理系統已經成為國有企業檔案管理的重要任務。傳統的紙質檔案管理存在許多問題，如占用大量空間、檢索困難、易損壞等。因此，國有企業應利用現代信息技術，對紙質檔案進行數字化處理，建立完善的數字檔案管理系統。采用數字化手段對紙質檔案進行掃描、分類和整理，利用數據庫技術和信息檢索工具實現檔案的存儲、查詢和共享[4]。數字檔案管理系統可以提高檔案管理的效率，減少空間占用和資源浪費，同時確保檔案信息的安全性和可靠性。具體可采取以下措施來進行完善。

建設數字化基礎設施，完善網絡、服務器、存儲等硬件設備，優化數字化工作環境，包括建設高速穩定的網絡系統、增加服務器容量以滿足數字檔案的存儲需求、優化存儲設備以提高檔案檢索效率。

推進辦公系統、OA 系統等管理軟件的數字化，實現數字化辦公?？梢砸腚娮訖n案管理系統，實現文件的電子化流轉、查閱和管理，提高工作效率和檔案管理的準確性。

引入電子簽名、數字證書等識別技術，使電子檔案具有法律效力。引入電子簽名技術，可確保電子檔案的真實性、完整性和不可抵賴性，使其在法律上具備與紙質檔案相同的效力。

制定數字化文件標準，規范數字檔案的創設、格式與命名等。制定統一的數字化文件標準，包括文件的格式、命名規則、存儲方式等，提高數字檔案的可讀性、可檢索性和可持續性。

（二）推行電子存檔

傳統的紙質檔案存在保管、防火和光化等問題，推行電子存檔成為數字化時代檔案管理的重要手段。電子存檔是將紙質檔案轉換為電子文件并進行長期保存和快速檢索的過程。利用專業的掃描設備和圖像處理軟件，可以將紙質檔案轉換為電子文件并進行歸檔。

掃描紙質檔案，進行數字化轉化。對已有的紙質檔案進行掃描、圖像處理等技術操作，將其轉化為數字檔案，以便于后續的管理和檢索。

建立檔案數據庫，進行分類、標引和編目。將數字檔案按照一定的分類標準進行歸檔，對每個檔案進行標引和編目，以便于后續的檢索和利用。

實施數據備份和安全保護措施。建立檔案數據的備份系統，確保數字檔案的安全性和可恢復性。同時，加強對數字檔案的訪問控制和權限管理，防止非法獲取或篡改。

（三）加強數據安全保護

數字化時代，檔案管理面臨著數據泄露、篡改和損壞的風險。國有企業應加強實施數據安全保護措施，重視檔案信息的安全性和機密性。首先，建立健全的安全審計機制，定期對檔案管理系統進行安全性評估和漏洞修復。其次，采用先進的加密技術，對檔案信息進行加密保護，防止非法訪問和篡改。最后，建立嚴格的權限管理體系，確保只有經過授權的人員才能訪問和操作檔案信息。

（四）優化信息檢索與共享機制

數字化檔案管理不僅是將紙質檔案轉化為電子形式，更重要的是實現檔案信息的共享和利用。因此，國有企業需要建設檔案信息共享與利用平臺，打破各部門、各單位之間的“信息孤島”，實現信息資源的共享和協同。

在共享平臺的架構與設計方面，需要考慮到不同部門和單位的需求差異，并提供靈活的權限管理機制和數據交換接口，確保合法、安全、高效的信息共享。

檔案信息資源的整合與開放是共享平臺的核心任務之一。整合各部門和單位的檔案信息資源，可消除重復錄入和存儲，避免信息冗余和浪費。同時，還要制定開放政策和流程，以便于合法、有限度地向內外部用戶開放檔案信息資源。提供多樣化的檔案檢索與利用功能也是共享平臺的重要功能，國有企業可以通過建設強大的檢索引擎和智能推薦系統，采用全文檢索、關鍵詞檢索、時間范圍檢索等多種檢索方法，滿足用戶的不同需求[5]。此外，還要推動行業間的協作和經驗共享，形成行業內檔案信息的互聯互通，提高檔案管理的效率和質量。

（五）加強人才培養與管理

數字化時代要求檔案管理人員具備一定的信息技術和管理能力。國有企業應加強對檔案管理人員的培訓，提高其信息技術水平和專業素養。企業應開展數字化檔案的培訓和宣傳工作，加強對員工的數字化檔案管理培訓，提高他們的數字化檔案管理水平。同時，建立科學合理的人才培養和管理機制，吸引和留住優秀的檔案管理人才，推動檔案管理工作的可持續發展。加強與高校、研究機構和行業協會的合作，開展檔案管理領域的研究和交流，促進創新能力的提升和經驗的分享。

四、結語

在數字化時代，國有企業檔案管理需要創新思維和技術手段的支持。國有企業通過建立數字檔案管理系統、推行電子存檔、加強數據安全保護、優化信息檢索與共享機制以及加強人才培養與管理等創新路徑，能夠提高檔案管理的效率、安全性和可持續發展水平。這些創新路徑的實施需要國有企業各個部門的支持和重視，同時也需要行業協會、專家學者和企業之間建立合作與共享機制。通過創新路徑的探究和實踐，國有企業檔案管理工作將會更好地適應數字化時代的挑戰與發展需求。