“互聯網+”背景下的醫院文書檔案管理研究

摘 要：“互聯網+”背景下的醫院文書檔案管理將網絡技術與檔案管理相結合，提高了檔案管理的水平，降低了檔案管理成本，有利于提升其利用效率。在“互聯網+”背景下進行醫院文書檔案管理，需要對當前的管理制度、數字化建設等內容進行研究，考慮目前文書檔案管理中存在的問題，積極利用“互聯網+”的方式進行管控。在醫院文書檔案管理中不斷完善檔案管理制度，推進檔案管理的數字化建設，加強文書檔案安全建設，提升管理人員綜合素質等，都是有效的管理策略，有利于提高“互聯網+”背景下文書檔案的管理質量。

關鍵詞：“互聯網+”；醫院；文書檔案；管理措施

“互聯網+”背景下，醫院文書檔案管理迎來了新的變化，信息技術與網絡技術的應用極大地提升了檔案管理的便捷性，也提高了檔案的利用率，發揮出文書檔案的價值?！盎ヂ摼W+”背景下醫院的文書檔案需要重視數字化、信息化、網絡化管理，將常規紙質文書檔案轉化為數字檔案，積極推動檔案數據庫建設，加強文書檔案共享機制、檢索機制的優化，提高文書檔案的管理效率。醫院應該結合現階段文書檔案在“互聯網+”背景下的問題，探討有效的管理措施，提高檔案管理質量。

1 “互聯網+”背景下醫院文書檔案管理價值

1.1 提高檔案服務水平

“互聯網+”背景下的醫院文書檔案管理工作得到了更廣泛的重視，管理人員可以利用網絡條件、信息技術對文書檔案進行管理，將傳統的紙質文書檔案管理轉化為數字檔案，能夠提升管理的效率，提高檔案服務水平。“互聯網+”可以將檔案與現代信息技術相結合，在這一條件下，檔案資料以數字化信息化方式展現出來，能夠在數據庫中被檢索，通過數字化技術對文書檔案進行整理和歸檔，并按照時間、類型等順序進行儲存，便于對文書檔案進行系統總結，對檔案進行有效儲存[1]。“互聯網+”以數據庫和信息系統為儲存條件，進行醫院文書檔案儲存時能夠對海量資源進行存儲，提高文書檔案儲存量，匯總各類信息資源，豐富檔案的種類和內容，有利于提高檔案的服務水平。

1.2 降低檔案管理成本

“互聯網+”背景下文書檔案管理成本大大降低，能夠在保證檔案儲存質量的同時，減少儲存消耗的人力物力資源，具有較高的應用價值?！盎ヂ摼W+”能夠以數字信息形式儲存檔案，在電子信息條件下文書檔案的儲存可以通過云端、數據庫等條件大量儲存，能夠節約傳統檔案儲存中消耗的文件、紙材，可以將文書檔案壓縮為更便于存放和使用的數據，借助硬盤、計算機等高效、快速地完成儲存。從人力成本角度分析，“互聯網+”背景下的儲存可以通過計算機軟件系統進行處理，避免了文書檔案管理中的重復勞動，對管理人員數量要求減少，可以由專人在較短時間內完成檔案的儲存，節約了檔案的管理成本，有利于推動文書檔案管理系統的高效建設[2]。

1.3 提高檔案利用率

“互聯網+”背景下，檔案資料能夠與物聯網相連接，利用大數據技術、云儲存技術對檔案管理進行控制，發揮檔案資料的作用，提高檔案利用率?！盎ヂ摼W+”背景下的文書檔案管理能夠應用信息技術條件對其進行管控，保證了檔案管理的可靠性、安全性的同時，也得以利用信息技術對文書檔案進行科學分類，歸納和總結文書檔案的特點，并將其內容充分利用起來。醫院的文書檔案類型較多，內容復雜，傳統的文書檔案管理效率較慢，利用率也比較低，而在“互聯網+”背景下，文書檔案得以通過信息化平臺、軟件系統功能有效的利用起來，能夠將醫院內各類文書檔案用于決策咨詢、決策參考、政策研究、學術研究等領域中，發揮檔案的價值和作用[3]。

2 “互聯網+”背景下醫院文書檔案管理中存在的問題

2.1 管理制度有待進一步完善

醫院文書檔案的管理制度存在較多漏洞。傳統的文書檔案管理主要針對紙質文件的管理，而“互聯網+”背景下需要對數字化檔案進行有效管理，傳統的管理制度存在一定滯后性和局限性。很多醫院并沒有根據“互聯網+”背景下的信息化特點進行管理制度的改變，缺乏對各類檔案收集、分類、歸檔等流程進行規范，導致實際檔案管理工作效率低下，管理質量較差，無法發揮文書檔案的價值作用[4]。

2.2 數字化管理程度有待提高

部分醫院的文書檔案管理數字化水平較低，在數字化建設中資金投入不足，硬件設施相對落后，軟件系統功能不全等，都影響其管理質量?！盎ヂ摼W+”背景下醫院文書檔案管理，由于缺乏工作經驗和足夠的資金，導致數字化、信息化建設水平較低，醫院內缺乏針對文書檔案的信息化管理平臺，數據庫系統不夠全面，也無法利用優質的信息技術實現文檔的高效收集歸檔，影響處理效率。

2.3 檔案安全有待強化

“互聯網+”背景下醫院文書檔案面臨的安全威脅較大，但醫院內缺乏有效的信息安全防護系統，進一步增加了信息安全隱患。醫院文書檔案包含大量具有研究價值的信息，容易受到攻擊和竊取。由于醫院在信息化管理時，未能夠考慮到目前信息安全要求，建立優質的安全防御體系，影響了檔案管理的安全性。

2.4 管理人才專業素養有待提升

“互聯網+”背景下醫院缺乏優質的管理人才，管理人員信息技術水平和職業道德素養較低。醫院不重視“互聯網+”背景下需求的信息技術人才培養，在人才招聘時忽略人才的選拔與考核，容易造成管理人才素質降低，管理人員無法適應“互聯網+”文書檔案管理工作，影響了其工作質量。

3 “互聯網+”背景下醫院文書檔案管理舉措

3.1 建立健全檔案管理制度

“互聯網+”背景下，醫院文書檔案管理需要不斷完善其管理制度，根據醫院檔案資源覆蓋范圍，考慮目前的信息化管理條件，優化管理制度，提高制度的執行力，提升管理質量。醫院應該結合“互聯網+”背景下的特點，分析目前醫院主要文書檔案的種類，綜合研究醫院聯網信息系統，統籌規劃檔案資源，制定檔案收集匯總與儲存流程，劃分管理人員的工作職責，以制度的方式加以明確[5]。根據文書檔案資料的特點，對檔案管理內容、要求等進行分析，讓工作人員按照相關管理規范進行處理，確保歸檔范圍的細化，歸檔時間明確，能夠為后續檔案利用提供良好條件。建設檔案的共享與應用制度，明確文書檔案銜接、溝通制度，確保醫院內檔案資料可以有序共享，避免檔案在傳輸過程中發生移動、丟失等問題。另外，注意文書檔案的數據格式統一，要求工作人員將文書檔案按照同一格式規范整理，方便后續檔案管理工作順利進行。

3.2 推進檔案管理數字化建設

檔案管理數字化建設是“互聯網+”背景下文書檔案管理的基礎，醫院應該綜合利用信息技術條件，構建信息化的檔案管理系統，確保檔案資料能夠得到全方位管理，保證其管理效率與質量。在這一過程中，醫院應該加強基礎設施投入，積極建設軟件平臺、數據庫等條件，重視文書檔案的收集歸檔工作，加快紙質文書檔案數字化進程，提高檔案的管理效率。

3.2.1加大基礎設施投入。醫院應該重視“互聯網+”背景下檔案基礎設施的投入，加大資金投入進行硬件系統和軟件系統的建設，提高文書檔案管理的數字化水平。文書檔案管理需要有相應的基礎設施支持，在“互聯網+”背景下，計算機、掃描儀、儲存器等各類設備條件是實現文書檔案錄入掃描的關鍵，醫院應該增加資金投入，在檔案管理系統中建設數字化管理的硬件系統，對計算機、光纖等條件加以利用，實現文書檔案的有效管理。在增加基礎設施投入時，應該考慮醫院的文書檔案的管理范圍，結合實際工作內容設置相應的設備，便于在計算機上直接進行檔案管控[6]。醫院應該根據檔案管理的工作要求，不斷更新升級硬件設備、軟件條件，提高電子文書檔案的管理效率，提升文書檔案的信息化水平。

3.2.2軟件平臺建設。軟件平臺是檔案管理數字化建設的基礎條件，醫院在“互聯網+”背景下的文書檔案管理中應該結合檔案管理要求建設相應的軟件平臺，豐富檔案管理功能，提升管理質量。軟件平臺能夠提供檔案的檢索、分類、傳輸等各項功能，醫院必須根據本院的檔案特點，設置相應的軟件平臺，構建專業化信息化管理平臺，能夠實現對文書檔案的有效管理。醫院可以與經驗豐富的信息技術公司進行合作，結合國家、行業的檔案管理標準，引入相應的軟件管理系統，能夠對醫院內各類文書檔案進行有效的錄入和存儲，可以提供文件檔案的規范化管理，發揮檔案的作用與價值[7]。在建設軟件平臺時，還應該注意檔案管理的與時俱進，適應“互聯網+”背景下的發展要求，不斷進行軟件更新，提高文書檔案信息的安全性，保證檔案完整性。

3.2.3數據庫建設。數據庫是“互聯網+”背景下文書檔案管理的重要條件，醫院應該積極推動各類數據庫建設，實現文書檔案的綜合管理，提高其管理效率。醫院在建設數據庫時需要關注信息數字化的相關要求，考慮到文書檔案在數據儲存時對容量、安全以及傳輸速度等方面的要求，盡可能保證醫院各類文書檔案的安全性與可靠性，提升檔案管理質量。醫院需要結合“互聯網+”的具體工作要求建設數據庫，保證數據庫容量充足，能夠形成優質的檔案目錄數據庫、檔案全文數據庫等各類數據庫資源，并根據文書檔案所涵蓋的基本內容對不同數據庫進行分類，便于后續檔案管理的進行，提高檔案的利用效率[8]。此外，在建設數據庫時，要格外關注數據庫的安全、便捷與高效，提高數據庫的應用性，讓數據庫能為檔案儲存、共享提供良好條件。

3.2.4收集歸檔工作。文書檔案的收集與歸檔是“互聯網+”背景下的基礎性工作，在數字化建設中應該做好電子文書的收集，提升檔案的收集與歸檔效率。在數字化建設時，醫院應該利用電子信息技術條件對文書檔案進行有效的歸檔與處理，建立相應的電子檔案收集制度，確保檔案管理的安全性和有效性。醫院在檔案管理的數字化建設期間，要根據文書檔案管理要求建立相應責任制度，確保檔案資料能夠得到有效儲存?；跈n案信息數字化的要求，對文書檔案收集的全面性、可靠性進行分析，避免檔案發生泄露、篡改、破壞等問題，保證數字檔案的安全。使用簽署技術、隱形條形碼等條件將紙質文書檔案與數字檔案相連接，進一步提高數字化建設水平[9]。

3.3 加強文書檔案安全建設

“互聯網+”背景下的醫院文書檔案需要重視信息安全性，在檔案管理期間加強安全系統的建設，保證檔案資料的信息安全?！盎ヂ摼W+”背景下的文書檔案向數字化、信息化方向發展，不可避免的會受到信息安全隱患影響。因此，醫院需要加強檔案管理的安全建設，優化檔案管理條件，建設信息安全防御系統，提高人員的信息安全意識，確保文書檔案管理質量。醫院應該始終將文書檔案信息安全放在首位，根據國家法律要求對檔案管理的信息安全進行研究，在醫院內部建立信息安全系統，利用防火墻、殺毒軟件、漏洞修復等各類技術條件，對信息時代常見的安全隱患進行預防[10]。為了進一步提高檔案的安全性，還應該強化工作人員的信息安全意識，提高工作人員對網絡安全隱患的重視程度，在日常進行文書檔案管理時，對數據庫、軟件系統的安全性進行分析，提高應急處理能力，提高關鍵資料的加密等級，避免重要檔案數據丟失，確保文書檔案的安全性。

3.4 提升管理人員專業素養

管理人員綜合素質影響著“互聯網+”背景下醫院文書檔案的管理質量。醫院應該有意識提升管理人員綜合素質，從專業知識培訓、職業道德培養等方面進行人員優化，使其可以更好地發揮管理作用。在“互聯網+”背景下，醫院文書檔案管理人員要具備基礎的檔案管理能力，還應該對信息技術有更深入的認知，提高文書檔案的利用率。醫院要引進專業化信息技術人才，提高管理軟件操作水平，增強信息安全意識，確保檔案信息安全。

結語

“互聯網+”背景下醫院文書檔案管理需要重視數字化建設，分析“互聯網+”背景下的特點，在管理過程中不斷優化管理措施，提高檔案管理的質量。在推進醫院文書檔案的數字化管理中，需要重視基礎設施投入、軟件平臺、數據庫建設外，關注檔案管理制度在互聯網背景下的變化，重視文書檔案在網絡條件下的信息安全，注意提高人員的綜合素質，讓醫院的文書檔案能夠得到有效儲存、合理利用，發揮其應有的價值。

參考文獻

[1]王桂香.“互聯網+檔案”時代醫院文書檔案管理新模式探析[J].蘭臺內外，2023，11（08）：19-21.

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[6]張新杰.“互聯網+”時代文書檔案管理工作探析[J].黑龍江檔案，2021，09（06）：212-213.

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[8]張靜.“互聯網+”時代文書檔案管理工作分析[J].辦公室業務，2021，28（15）：105-106.

[9]林薇.“互聯網+”時代醫院綜合檔案管理探討[J].城建檔案，2021，22（06）：86-87.

[10]張美紅.“互聯網+”時代醫院檔案管理創新路徑分析[J].財經界，2021，13（17）：195-196.

作者簡介：張程 （1986— ），本科學歷，棗莊市婦幼保健院館員，研究方向：檔案管理。