檔案管理軟件的應用研究

摘 要：經過長期發展，計算機技術融入了人類生活的方方面面，檔案事業同樣需要結合檔案管理工作的實際需要，構建符合檔案管理的基本理，開發規范功能強大的檔案管理軟件，進而提高工作效率、降低成本、促進事業發展。本文從檔案管理軟件的內涵與特點入手，簡要概述了當前應用范圍比較廣泛的幾種檔案管理軟件，希望能對負責檔案管理工作的同人有所幫助。

關鍵詞：檔案管理軟件；應用；類型

第三次科技革命給人類帶來了計算機技術。經過長期發展，計算機技術融入了人類生活的方方面面，影響著各行各業的發展軌跡。管理軟件是計算機技術發展到一定階段的產物，給人們生活工作帶來了極大的便利。檔案事業屬于較為傳統的行業，但也無法排斥計算機技術的影響，相反，應該積極主動地歡迎和融入計算機技術發展，廣泛應用計算機技術，推動檔案事業發展。要注意應用檔案管理軟件，從而提高效率、降低成本、促進事業發展。

1 檔案管理軟件的內涵與特點

1.1 檔案管理軟件的內涵

2001年6月5日，國家檔案局中央檔案館發布了《檔案管理軟件功能要求暫行規定》（以下簡稱《規定》）[1]。《規定》中明確指出：檔案管理軟件指的是各機關、團體、事業單位和各級各類檔案館用于對檔案信息和檔案實體進行輔助管理的各種類型的計算機應用軟件系統。

檔案管理軟件指的是為更好地開展檔案管理工作，以多個計算機程序為基礎的，可以提供檔案管理功能的一套自動化管理軟件系統。說得深入一些，檔案管理軟件是基于我國檔案管理工作的實際需要，根據檔案管理的基本理論和規范，利用計算機技術、通信技術、信息技術，將多種應用程序、中間件、數據庫等軟件進行合理的組合，使其擁有較強的檔案管理功能的一種軟件。檔案信息管理系統、檔案信息服務系統、檔案辦公系統是檔案管理軟件的三大組成部分：檔案信息管理系統由目錄管理子系統、檔案接收子系統、檔案管理子系統、數字化加工子系統等系統組成；檔案信息服務系統由檔案利用服務系統、檔案網站系統等系統組成；檔案辦公系統由承擔檔案工作管理的檔案局（館）辦公業務系統等系統組成。

1.2 檔案管理軟件的特點

實際上，檔案管理軟件是管理信息軟件的一種。檔案管理軟件不僅擁有管理軟件的基本特點，還具有其他管理軟件所沒有的特點。

1.2.1檔案管理軟件的一般特點。（1）可移植性，支持跨平臺運行。近年開發出來的檔案管理軟件通常都是基于Windows 10、UNIX/Linux操作系統。大部分的檔案管理軟件都能夠移植到一種或者多種操作系統繼續運行。筆者在調研中發現，有些單位的檔案管理軟件的運行系統可以向UNIX/Linux操作系統進行移植。（2）系統高度集成。（3）功能結構模塊化。（4）支持網絡運用。（5）效率高。借助數據庫、搜索引擎、檢索項等，人們可以通過檔案目錄、檔案全文的快速檢索和閱讀，進而提高工作效率和檔案利用率。

1.2.2檔案管理軟件的其他特點。（1）支持多類型的用戶訪問。通過系統客戶端，內網和專網上的用戶可以對系統數據和信息進行訪問；通過瀏覽器，內網、專網、外網上的用戶可以對系統數據和信息進行訪問。（2）配置靈活。檔案管理軟件的系統采用了開放式接口，能夠實現即插即用。這樣做使系統既具有可摘掛性，又具有可擴充性。（3）多模式設計。了能夠適應不同的工作環境，檔案管理軟件的系統提供了兩種設計模式，即B/S和C/S。（4）按需建構數據庫。根據用戶的需求，檔案管理軟件的系統能夠構建相應的數據庫結構，既能夠快速地訪問數據，又可以統一管理數據。（5）用戶權限管理的細化。除了對案卷級、文件級的操作的細化之外，檔案管理軟件的系統權限控制還可以對數據的操作和控制進行細化。（6）跨庫檢索。檔案管理軟件的系統能夠提供跨庫檢索功能。也就是說，當用戶不確定哪個數據庫里含有自己需要的信息的時候，他可以使用跨庫檢索這個功能。（7）個性化功能可擴展。為了滿足單位檔案管理工作目前的需要和未來業務擴展的需要，檔案管理軟件可以基于多個單位檔案管理工作的不同需求，在系統里集成具有個性化的功能模塊。

2 檔案管理軟件的類型概述

2.1 文檔一體化管理系統

基于文件生命周期理論、文件連續體理論、前端控制思想、文檔一體化管理要求，設計和開發的文檔一體化管理系統，可以實現從形成文件到文件歸檔全部過程的連續性、無縫化管理。政府機關、事業單位和大型企業是文檔一體化管理系統的忠實用戶。這套系統可以幫助它們實現高效率的文書運轉和高質量的檔案管理。文檔一體化管理系統中的文件無論處在哪個階段，都會交由系統來完成。文件在產生之時，文檔一體化管理系統就會給文件編號。從形成文件到文件歸檔的全過程，系統會自動分類文件并立卷（虛擬卷號），同時對文件進行編目、檢索、著錄、標引[2]。文書管理和檔案管理之間的物理界限，在應用文檔一體化管理系統之后被徹底打破，形成了一個連貫的、統一的過程。人們不僅可以充分地使用形成于文件處理過程中的數據信息，還整合了文件處理流程。文書管理和檔案管理的結合，起到了簡化文件處理的作用，使文件歸檔的標準化水平得以提升，同時為檔案部門的立卷工作減輕了很多的工作壓力。

2.2 人事檔案管理系統

人事檔案具有特殊性，因此，國家對于人事檔案管理的所有環節都有著嚴格的要求，形成了完整的管理模式和管理制度。什么是人事檔案管理系統呢？基于信息管理在內的多種技術，結合人事檔案管理工作的要求開發的集人事檔案的收集、整理、保管、鑒定、統計和提供利用等功能為一體的管理人事檔案的軟件系統，就是人事檔案管理系統[3]。人事檔案管理系統能夠提高企事業單位的人力資源利用效率，不斷優化人才結構和人才質量，促進企事業單位的人事工作健康、有序地發展。從目前的情況來看，辦公自動化的普及率逐年增加，大部分的企事業單位都會在OA系統中嵌入人事檔案管理系統，檔案員可以便捷地開展人事檔案的管理和開發工作。需要注意的是，人事檔案具有特殊性，要特別注意管理過程中的安全工作和保密工作。這樣才可以保證人事檔案的完整性、安全性、保密性。

2.3 會計檔案管理系統

會計檔案，指的是在經濟活動中會計主體形成具有保存價值的會計核算專業資料。會計檔案同時也是國家檔案的一個重要的組成部分。近年來，伴隨著會計制度改革的進一步深入，以及會計電算化的普遍實施，基于計算機、存儲介質的數據與文件，也就是電子化會計檔案，充斥著日常的會計工作。信息化的普及，使得大部分的會計主體樂于使用專業化會計檔案管理軟件對會計檔案進行管理。那么，什么是會計檔案管理軟件呢？結合國家檔案局最新頒布的行業標準，依托計算機軟件技術，管理會計主體在經濟活動中產生的會計檔案的軟件系統[4]。會計檔案管理軟件的使用能夠大幅度地減輕檔案員和財務人員的工作量，不僅節省了人力成本，還提高了工作的效率。會計檔案管理軟件是一種比較先進的管理工具，它能夠提高會計工作的質量，使會計工作向現代化和規范化方向發展。

2.4 科技檔案管理系統

國家機構、企事業單位、社會組織、個人在基建、科研、生產、管理活動中形成的有著保存價值的需要歸檔保存的科技文件材料，就是科技檔案[5]。專業性、種類和類型多樣性、成套性是科技檔案的三大特點。科技檔案管理，指的是管理科技檔案實體以及開發利用檔案信息資源的工作。檔案員可以借助計算機系統完成諸如科技人員信息的管理、科研項目的統計、文獻收錄、科研成果、學術會議，科研經費的統計等科技檔案管理的一系列工作流程[6]。針對上述工作需要，人們開發出了科技檔案管理系統。科技檔案管理系統可以提高辦公自動化和辦事效率，減輕檔案員和利用人員的工作量，提高工作的準確性、便捷性，進而對科技檔案信息資源的開發和利用起到促進的作用。

2.5 醫療檔案管理系統

近年來，隨著信息化建設在醫療機構的快速普及，醫療檔案的作用越來越凸顯出來。醫療檔案既是對醫療機構發展歷程的記載，又是對百姓在就醫過程中形成的各種檢查報告和影像資料的記錄。無論是醫院的經營管理、醫療服務質量的評價、疾病的預防和控制、臨床醫學，還是醫保、保險理賠、醫療糾紛、法律案件等領域都涉及醫療檔案。因此，構建現代化的醫療檔案管理系統意義重大。病案查詢、病案歸檔、病案流通管理、醫療數據統計是醫療檔案管理系統應該具備的四大基本功能[7]。此外，對于文案管理、醫療機構的研發、人力資源、設備與財務管理等模塊也應該包含在醫療檔案管理系統中。醫療檔案管理系統應該具有如下功能：歸檔管理、查詢與統計、簽收管理、復印管理、借閱管理、封存管理、病案激活管理、病案示蹤管理。

結語

檔案信息管理系統、檔案信息服務系統、檔案辦公系統是檔案管理軟件必備的三大組成部分；檔案管理工作者要積極主動地歡迎和融入計算機技術發展，廣泛應用計算機技術，推動檔案事業發展。要注重實際，開發符合實際的由目錄管理子系統、檔案接收子系統、檔案管理子系統、數字化加工子系統等系統組成的檔案信息管理系統；要注重服務，開發覆蓋各個服務領域的由檔案利用服務系統、檔案網站系統等系統組成的檔案信息服務系統；要提高辦公效率，開發能夠承擔檔案工作管理的檔案局（館）辦公業務系統的檔案辦公系統，廣泛應用檔案管理軟件，從而提高效率、降低成本、促進事業發展。

參考文獻

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[6]邢艷娟，姚麗麗.談提高檔案管理軟件檢索效率的措施[J].遼寧高職學報，2020，22（03）：100-103.

[7]李力佳，李芳.醫療設備檔案管理創新模式研究——基于固定資產管理系統軟件[J].中國管理信息化，2020，23（02）：159-160.

作者簡介：王英忠，本科學歷，通榆縣勞動保障監察大隊副研究館員。