生態環境系統中檢驗檢測機構委托項目質量管理流程淺析

龍婷婷 常青 毛位新 江菲菲

摘 要：本文結合近年來工作實際，探討生態環境系統檢驗檢測機構在開展檢驗檢測工作的過程中如何建立客觀、公正、科學、保密的委托項目質量管理流程：前期（業務咨詢、合同評審、簽訂合同或協議及信息保密）、中期（任務下達、質量管理、相關部門實施開展、開展進度、數據記錄、編寫報告、報告審核、報告簽發、報告提交）以及末期（到賬結算、資料存檔、客戶評價），避免因質量管理體系實施不合理所引起的項目管理混亂不清，同時也為類似檢驗檢測機構建立有效的委托項目質量管理流程提供借鑒。

關鍵詞：生態環境系統，檢驗檢測機構，委托項目，質量管理

DOI編碼：10.3969/j.issn.1002-5944.2023.04.027

Analysis of the Quality Management Process of the Project Entrusted by Inspection and Testing Institutions in Ecological Environment System

LONG Ting-ting CHANG Qing* MAO Wei-xin JIANG Fei-fei

（Radiation-Environment Management and Monitoring Station of Guangxi Zhuang Autonomous Region）

Abstract： Based on the actual work in recent years， this paper discusses how to establish an objective， fair， scientifi c and confi dential quality management process of entrusted projects in the process of inspection and testing in ecological environment system inspection and testing institutions： In the early stage （business consultation， contract review， contract or agreement signing and information confi dentiality）， the middle stage （task assignment， quality management， implementation and development of relevant departments， progress， data recording， report preparation， report review， report issuance and report submission） and the end stage （account settlement， data archiving， customer evaluation）， it can avoid the confusion of project management caused by the unreasonable implementation of quality management system， and provide reference for similar inspection and testing institutions to establish effective quality management process of entrusted projects.

Keywords： ecological environment system， inspection and testing institutions， entrusted project， quality management

1 引 言

建立委托項目質量管理體系至關重要，加強與客戶的溝通，全面了解客戶的需求，決定著是否能夠為委托方提供準確、優質、高效的數據結果，能否給客戶提供更加優質的服務，能否最大程度地滿足客戶要求[1]。

2 定 義

委托項目質量管理流程可分為前期、中期、末期，具體內容主要包括∶前期（業務咨詢、合同評審、簽訂合同或協議及信息保密）；中期（任務下達、質量管理、相關部門實施開展、開展進度、數據記錄、編寫報告、報告審核、報告簽發、報告提交）；末期（到賬結算、資料存檔、客戶評價）等[2]。

3 前 期

委托項目質量管理前期可分為業務咨詢、合同評審、簽訂合同或協議及信息保密。該流程目的為確定客戶需求，確保合同滿足客戶要求，確定有能力和資源實現履約。

3.1 業務咨詢

項目管理部門負責接待客戶，明確客戶的想法，全力服務好客戶，在保證符合質量管理要求的前提下盡可能滿足客戶需求，與客戶保持良好的溝通，為客戶解釋有關檢測的技術和方法，并向客戶提供適當的建議和指導，以便于合同的順利簽訂。

3.2 合同評審

對擬簽訂的合同和協議進行評審，保證合同的內容清晰明了，要求合理合規，確保機構的人力、物力等各項資源配套措施符合合同與協議的要求，共同順利開展項目。

3.2.1 職責

（1）最高管理者或委托代理人負責合同（協議）的簽訂。

（2）技術負責人負責組織對重大、特殊監測項目合同（協議）涉及的監測工作內容進行評審。

（3）項目管理部門負責提出合同評審，協助技術負責人實施合同評審，并對合同評審的記錄進行整理歸檔。

3.2.2 評審分類

（1）以口頭、電話或傳真等形式預約的項目，由委托代理人在接受委托時認為有能力滿足的口頭予以確認。

（2）合同（協議）由委托代理人負責合同（協議）的簽訂。

（3）對于重要的、復雜的、加急的合同（協議）或新開展的監測項目，在與客戶簽訂合同（或協議）之前，由項目管理部門向技術負責人提出評審申請，由技術負責人組織相關人員進行全面和系統的評審，相關部門做好配合工作。

3.2.3 評審內容

（1）對客戶要求（包括客戶委托書及生態環境部制定的年度工作計劃）中的監測項目，在正式合同（或協議）簽訂前或年度工作計劃實施前對合同/計劃進行系統評審，以明確本單位從技術能力和資源配備協調等方面滿足客戶要求所需進行的各項工作。

（2）對擬開展的合同按《合同評審程序》進行評審。和客戶表述清楚檢驗檢測項目的各項要求，選擇適當的、能滿足客戶要求的監測方法；確定向客戶提供監測報告的時限；如合同中有項目（或工作）需分包，執行《監測工作分包管理程序》，同時應評審分包方是否為委托方所接受。

3.3 簽訂合同或協議

為滿足工作中各項技術要求，由此采取的技術、方法、質保措施、產生費用、價格及可能引起的風險應明確規定、形成文件并使合同執行人員充分理解。

3.4 信息保密

對委托的客戶采取信息、身份等機密的保護，保障客戶的相關權益不受侵犯和透露，樹立本機構公正、公平、可靠的正面形象和客戶的合法權益。有外部人員因工作需要需進入本實驗室受控區域時，由陪同部門負責人到辦公室填寫《外部人員進入登記表》并由質量負責人批準后進入相關區域參觀。

4 中 期

委托項目質量管理中期包括任務下達、質量管理、相關部門實施開展、數據記錄、報告編寫、報告審核、報告簽發等。該流程保證質量管理與業務工作同向而行，保障工作質量，規范項目實施。

4.1 任務下達

簽訂合同或協議并確定項目信息后，項目管理部門編制監測計劃，分解監測任務，協調組織各科室在遵循質量管理體系下共同開展檢驗檢測工作，同時在實驗室測量分析管理系統上下發任務單，并附紙質版存檔。注意業務內容與質量保證內容要詳盡、清晰，無歧義，若客戶有特殊需求，比如檢驗檢測時間加急、條件方法有特殊偏好等，應予以備注[3]。

4.2 質量管理

業務下達后，由質量管理部門對其全流程、各環節進行監督，保證技術人員嚴格執行本單位管理體系，確保檢測數據、結果的真實、客觀、準確和可追溯，即公正性、科學性和準確性。當識別出數據偏離時，及時采取糾正措施；消除或減小風險，抓住機遇，確保管理體系能夠實現其預期結果；持續改進，保證管理體系的適宜性、充分性和有效性。

4.3 相關部門實施開展

在協調各相關部門同步、有序開展活動后，項目管理部門實時跟蹤業務開展進度及核實資金到賬情況，并向相關領導匯報，督促各部門按時按質完成工作。

4.4 數據記錄

4.4.1 記錄控制的基本要求

（1）原始記錄表中信息應該完整，包含序號、委托單位、監測場所等全面的資料，準確清楚，以此識別各類影響因素，并確保重現監測過程。

（2）記錄中包含的方法應該詳盡齊全，如方法依據至少包含標準號、標準名稱。

（3）儀器測量儲存記錄與原始記錄樣品編號必須一致，以及電腦儲存記錄名稱與原始記錄名稱必須一致，需要滿足樣品編號唯一性要求。

（4）儀器使用記錄應填寫樣品唯一性編號。

（5）原始記錄應注明儀器編號，以及當多臺儀器使用的時候必須明確監測數據的唯一性和完整性。

（6）原始記錄不應杠改較多，若有杠改需要簽字。

（7）原始記錄表結束后應填寫“以下空白”或斜杠處理。

（8）原始記錄復印件應說明儲存位置。

（9）各種記錄應當符合各自的記錄規定要求，已有規定格式但需進行修改的應當符合相關程序要求。

（10）當記錄中出現錯誤時，不得涂改，應當杠改，并手寫簽名或蓋個人章。

（11）記錄應當以便于存取的方式存放和保存在適宜環境的設施中，以防止其損壞、失密和丟失，并且易于檢索。在保存期內不得損壞或遺失，按照《記錄管理程序》定期歸檔。

（12）存儲在電子媒體上的記錄按《數據信息管理程序》進行控制。

4.4.2 技術記錄控制的特定要求

（1）在對技術記錄進行填寫時，應采用黑色水性筆，滿足字跡整齊、干凈、易識別的要求，當有空白處時，采取杠改的形式，不得亂涂亂畫。

（2）在檢驗檢測工作中及時、真實填寫記錄表，不得在完成工作后才憑記憶進行補寫。

（3）當因手誤或其他因素錯填記錄表時，應該在錯誤處杠改，務必使原數據清晰可見，并將本應填的數據填寫在其附近。值得指出的是，任何改動均需要改動人簽字或蓋姓名章。

（4）記錄表需要包括標準方法、監測日期、天氣條件、計算方法、監測數據等各種詳盡信息，必要時可輔以流程圖、點位圖等，最后還應當加上監測人員、校核人員的簽名。

（5）在檢驗檢測過程中，當出現特殊情況或其他需要說明的情況時，應進行備注。4.4.3 監測原始記錄內容

應當包括原始記錄對應于監測報告的識別編號；監測對象的唯一性編號、技術參數、狀態和環境條件；監測儀器設備的唯一性標識、技術參數；監測項目及內容；監測地點的描述；監測依據、數據、結果及日期。

4.4.4 數據控制的要求

（1）監測人員和校核人員在填寫、檢查數據時，應再一次進行檢查，確保各流程不出現任何問題，保證計算過程和結果的準確無誤。

（2）各部門按《記錄管理程序》《數據信息管理程序》負責各自的電子和自動化設備管理和維護，確保其功能正常，保證數據的安全完整。

4.5 報告編寫、審核、簽發

結果報告是本單位監測工作的最終“產品”，向客戶提供有效的監測報告是本單位的工作目標之一。本單位制定了《監測報告管理程序》，各監測科室應按照有關標準規范和程序規定，報告編寫規范、表格文字版面設計清晰統一，監測數據便于理解。檢驗檢測報告采用的標題應直白、文字簡單、數據規范、采用統一計量單位、結果易懂。如果報告中包含分包內容，還應特別予以注明。

4.5.1 監測報告包含信息

應包括標題；標注資質認定標志，加蓋單位公章；本單位名稱和地址，進行監測的地點（現場監測時）；報告編號（唯一性）和每頁號及總頁數標識；客戶的名稱和聯系信息；所用監測方法的標識（采用標準、規范或客戶要求方法）；監測樣品的描述、狀態和標識；監測日期，對結果的有效性和應用有重大影響時，注明樣品的采樣（送樣）日期；對結果的有效性和應用有重大影響時，提供所用的采樣計劃和程序的說明；監測報告應有簽發人的姓名、簽字和簽發日期；監測結果應采用法定計量單位（適用時）；樣品由客戶提供時，應在報告中聲明結果僅適用于客戶提供的樣品；當結果來自外部提供時，應在報告中清晰標注；應有“未經本單位批準，不得復制報告”的聲明；其他有關聲明。

4.5.2 結果說明

當需要對監測結果進行說明時，報告還應包括下列內容：當監測方法產生偏離時，增加或者刪除部分內容及不同于常規的條件信息的說明；適合或不適合標準和規范的申明；如果客戶有其他想法，或某些因素導致結果受到影響時，應將這些原因逐一標注說明；當有需要時，還可以對客戶新增減的信息和某些非常規方法進行意見、建議和解釋；為避免產生糾紛，當使用客戶自行提供的相關數據時，應有明確的備注說明。

4.5.3 意見和解釋

在要對監測報告做出解釋說明時，應將其依據形成文件，由授權簽字人負責對各自簽字領域的報告做出意見和解釋，并在報告中清晰注明。

4.5.4 監測報告的編制

（1）一般的委托性監測報告由相關監測部門承擔人出具。

（2）業務室按照準則、技術規范、國家標準和程序文件的規定及時出具檢測報告，檢測報告的格式應設計為適宜的類型，盡量減少產生誤解或誤用的可能性，并保證檢測報告中依據正確，數據和結果準確、客觀、真實、清晰，易于理解。并正確使用法定計量單位。按規定的時限向客戶提交檢測報告。

（3）正文應包含監測報告的唯一性標識（報告編號）、每頁及總頁數的標識、受檢/委托單位名稱等。

（4）監測項目嚴格根據下達的監測任務單執行。

（5）不允許使用非法定計量單位和作廢的計量單位，且其符號應符合規定的要求，名詞術語應按標準規定的稱謂。

（6）法律依據。信息要經得起溯源，監測報告中要準確提供公證數據，并具有法律效力。若采用非標準方法時，事先應征得委托方的同意簽字認可，技術依據中必須注明。

（7）項目負責人依據相關資料編制監測報告，形成報告審核稿。

4.5.5 監測報告的修改

審核、批準人員在核對報告時，發現報告差錯應退回修改。

4.5.6 監測報告的審批

（1）監測報告審核稿形成后，送相應項目負責的授權簽字人進行檢查。當監測報告中給出符合（或不符合）要求或規范聲明時，由充分了解相關環境質量標準和污染排放/控制標準的報告審核人員和授權簽字人對結果進行評估。

（2）報告的核審與簽發不能為同一授權簽字人。

4.5.7 監測報告的交付

檢驗檢測報告經過編制人、校核人以及授權簽字人簽名后，送辦公室加蓋公章和CMA章。

4.5.8 監測報告的發放

監測報告由項目負責人的科室負責發放，并作好記錄。

5 末 期

委托項目質量管理末期包括到賬結算、資料存檔、客戶評價等。

5.1 到賬結算

項目管理部門根據合同或協議要求，向委托方發放收費通知書等收款票據，當合同資金到賬時，應及時在規定期限內向委托方郵寄發票。

5.2 資料存檔

（1）項目負責科室資料員按照《監測報告記錄和保存程序》整理報告檔案，定期將檔案交檔案管理員歸檔保存，監測原始記錄、報告的保存期限滿足生態環境監測領域有關法律法規和技術文件的歸檔。

（2）監測檔案應將監測任務單、原始記錄、監測報告等一并歸檔。如有與監測任務相關的其他資料，如監測方案、委托方提供的項目工程建設、工藝工況、合同評審記錄、分包等資料，也應同時歸檔。

5.3 客戶評價

項目具體實施部門負責跟蹤客戶對服務的滿足度，采取客戶滿意度調查、客戶座談會、客戶問卷等形式收集客戶的意見和滿意度調查，分析調查結果，將情況進行匯總、統計，并將反饋信息報送項目管理部門；同時質量管理部門負責將客戶滿意度調查情況用于質量體系改進。

6 結 語

委托項目質量管理流程是順利開展項目的具有重要意義的一個環節，由項目管理部門牽頭，質量管理部門全程監督，各相關業務科室互相配合，才能有效保證項目的順利實施、結果的真實可靠及質量管理體系的持續高效運行[5]。

參考文獻

[1]郭順媛，王圣.生態環境檢驗檢測機構監測項目的全過程質量管理[J].中國檢驗檢測，2022，30（3）：66-68.

[2]王立敏.檢驗檢測機構質量管理體系運行及改進方法[J].中國標準化，2022（12）：238-240.

[3]宋毅，蒲偉，宋圓圓.檢驗檢測機構管理體系的建立與有效運行規范[J].中國纖檢，2022（6）：54-55.

[4]劉蓮.淺談檢驗檢測機構管理體系的建立與有效運行[J].中國檢驗檢測，2021，29（6）：85-87.

[5]劉婷婭. B檢驗中心檢測業務的質量改進研究[D].北京：中國科學院大學，2014.

作者簡介

龍婷婷，碩士研究生，工程師，研究方向為生態環境檢驗檢測質量管理。

常青，通信作者，本科，工程師，研究方向為生態環境檢驗檢測過程管理。

（責任編輯：張瑞洋）