高等醫學院校教務管理信息化工作的實踐和思考
--以首都醫科大學為例

王巖，朱淼*，武艷，郭蕊，馬凌

（1.首都醫科大學教務處，北京 100069；2.北京農學院，北京 102206）

目前信息技術已經滲透到我們生活的方方面面，新技術也在不斷融入高校的教務管理工作中。《中國教育現代化2035》明確提出建設智能化校園，統籌建設一體化智能化教學、管理與服務平臺等加快信息化時代教育變革的目標。高校教務管理工作包括教學計劃運行、教學質量監控、學籍管理等[1]，充分運用信息技術推動教育教學管理模式改革，建立高效的現代化教務管理體系，實現精準化管理和科學化決策，成為體現教務管理信息化程度的重要指標，教務管理信息化又不斷促進高等教育變革創新[2]。國家頂層設計和師生使用方需求分別從不同維度對高校教育管理信息化指出了明確的建設目標，提出了具體的應用要求，高校信息化教務管理體系的建設和探索勢在必行。與綜合性高校相比，高等醫學院校的培養模式極具特色，醫學院校一般采用“兩段式”對學生進行培養，此種培養方式將學生的整個培養過程劃分為基礎階段和臨床階段兩部分。基礎階段和臨床階段的交接工作通常稱之為“下臨床”。此項工作在教學計劃、學籍管理、成績管理等環節存在著學院間交叉管理的問題，在以線下管理為主的教務管理模式下，所有交叉環節工作均由管理人員來負責協調，保障日常教學工作順利開展。但是線下管理模式對管理人員的責任心和工作能力有著極高的要求，稍有疏忽極易造成教學事故，而師生對提升教務管理信息化水平的需求也越來越迫切，傳統模式下的教務管理效率及質量已不能滿足師生對教務管理工作信息化的需求。引入先進的信息技術，提高教務管理工作水平和效率被提上日程。“下臨床”工作主要包括三部分：計劃下臨床、班級下臨床和學生下臨床，這三部分工作幾乎涵蓋所有教務管理工作。本文分別從學籍管理、學期執行計劃管理、課程管理、人員信息管理和成績管理5 個方面對醫學院校教務管理工作的特點進行分析并提出教務管理信息化工作對策。

1 教務管理工作的特點

1.1 學籍管理

學籍異動比較常見的為“留級”和“轉專業”兩項業務，通常轉專業和留級都要求學生進入新的班級完成后續學業，但是醫學院校面臨一個問題，即長學制臨床醫學專業（以下簡稱“長學制”）學生轉入五年制臨床醫學專業（以下簡稱“五年制”）學習，因為五年制和長學制專業培養方案不同，轉為五年制后只能在原班完成本科階段的學業，從而造成相同班級內存在不同專業學生的特殊情況。

1.2 學期執行計劃管理

教學計劃是人才培養方案的重要組成部分，學期執行計劃是落實人才培養工作的依據，完成該工作質量的優劣直接關系到專業培養水平的高低。此項工作采取院校兩級審核的方式以確保學期執行計劃工作萬無一失，因為在安排“下臨床”工作時，需要根據臨床醫學院可承擔學生培養能力（如宿舍、教學場地等），將同一專業學生分配到不同學院完成臨床階段的學習，這樣就對醫學教育的同質化提出了更高的要求。從教務管理工作的角度來落實臨床階段人才培養質量的一致性，關鍵在于引導和監督各學院嚴格按照教務管理要求開展學期執行計劃工作，即所有學院均需查看并審核對應的課程信息，如課程名稱、學時、學分、開課院系、專業等。

1.3 課程管理

醫學生培養還呈現跨學期課程多、相同課程開課學院多的特點。其一，有些課程根據培養要求無法在單個學期內完成教學任務，需安排在多個學期完成教學和考核任務，此類課程在教務管理過程中按照一門課程來管理，在結課學期錄入學生成績，分學期完成教學日歷錄入、“三軌”評教和教材填報等工作，這種特點使跨學期課程與單學期課程在管理方式上有所區別。其二，相同專業學生到不同的臨床醫學院完成臨床階段的學習時，各臨床醫學院要在相同的教學大綱要求下完成相同的授課內容以及課程考核工作。

1.4 人員信息管理

醫學院校存在臨床教師數量多、歸屬學院多、管理部門多的特點。以我校為例，擁有22 家臨床醫學院、12 家教學醫院，大量臨床教師參與本、專科人才培養工作，經統計臨床教師人數占學校授課教師總數的90%。臨床教師的信息分散于各臨床醫院，使用各自獨立的信息系統進行管理，適應不同的應用場景。不同學院對人員信息在數據編制定義等方面存在差異，學校層面缺乏統一的數據編制標準，形成教師信息管理中臨床教師多且分布廣泛，信息收集和校驗難度大的現狀，存在如下幾方面問題：（1）缺少統一的管理規范；（2）信息管理責任不明確；（3）歷史數據質量不佳；（4）多學院交叉管理。

1.5 成績管理

在課程成績存檔工作中，存檔成績單中需要體現行政班信息，而學生在“下臨床”前后行政班級并不一致。基礎階段教師在存檔“下臨床”學生課程成績單的過程中，極易出現行政班級信息錯誤的情況，如果課程成績中存在補考成績的更是如此。

2 教務管理信息化工作的對策

2.1 信息化學籍管理

在教務管理過程中，通常把休、轉、復、退等工作稱之為學籍異動[3]。此項工作一般分為兩種情況：（1）當學生成績不能滿足培養要求，教務管理部門要求學生進行學籍異動；（2）學生根據自身興趣和未來發展規劃提出學籍異動申請，需要教務管理部門依照學籍管理規定對滿足要求的學生進行學籍異動。在學籍管理過程中極少會出現一個行政班中存在多個專業的情況，而醫學院校長學制專業的個別學生因成績原因無法滿足培養要求，需要轉入五年制專業學習，這種業務在教務管理工作中可以理解為轉專業業務，但這類學籍異動又存在其特殊性，因為培養方案不同，長學制專業學生調整專業后需要在原班級完成本科階段的培養。在教務管理系統中專業、班級、學生三類信息是耦合關系，為適應此種應用場景，需要從3 個方面滿足業務需求，其一打破三類信息的耦合關系，其二學生信息需要分學期標記狀態，確保可以查詢到學生整個培養階段的學籍變化，其三在系統中允許改變專業后不改變行政班級。

2.2 信息化學期執行計劃管理

醫學院校在專業培養過程中，存在比較特殊的“下臨床”環節，也就造成計劃管理、課程成績管理、學籍管理等工作環節均存在交叉管理的問題。受醫院接收學生數、師資力量等客觀條件的限制，我校部分專業在臨床階段只能實行同一專業由多家醫學院分別培養的模式，而且只有在“下臨床”時才能確定學生所去的臨床醫學院。為在教務管理系統中明確教學計劃和計劃管理學院的責任，教務管理系統在建設過程中應選擇計劃與學院一一對應的管理原則。為滿足多個學院分別獨立完成同一專業培養工作的需求，在淡化同一專業屬性的前提下，將此類情況的業務邏輯理解為多個學院按照相同計劃內容開展培養工作，在教務管理系統中根據學院數復制相應的教學計劃，落實多學院學期執行計劃的管理工作。簡單地說，也就是系統根據學生管理學院數來決定同一專業教學計劃數。比如我校臨床醫學專業，臨床階段分別由5 家臨床醫學院負責學期執行計劃的管理工作，對應階段的教學計劃數為5 份。培養方案中對于臨床階段的承接臨床醫學院并沒有在學生入學階段就有明確的目標，學生所到醫院有很大的不確定性，這樣就對教學計劃中開課院系的維護工作帶來了不小的問題，如果是分學期維護的方式，無法體現教學計劃的完整性；如果使用專業管理院系代管的方式，會給學生傳遞臨床階段學院的誤導信息。最終決定在教務管理系統中設立“實習單位”這個虛擬的組織，泛指所有的臨床醫學院，來標記未“下臨床”學生的臨床階段課程開課院系，在學期執行計劃工作中，由學院修改開課學院信息。

2.3 信息化課程管理

課程管理主要面對兩個問題，一是跨學期課程管理，二是相同專業相同課程多個學院的開設問題。跨學期課程指在單學期無法完成培養要求的課程，因為是多個學期完成教學工作，考核工作一般安排在結課學期，教務管理系統需要在如下3 個方面做出調整：（1）根據教學計劃中課程開課學期生成開課任務，改變將多學期課程拆分為單學期課程的管理方式。（2）跨學期課程每個學期都可以開展填寫教學日志的相關工作，如授課信息的錄入、分輪分組、學生評教、教材信息填報等。（3）指定成績錄入學期，非指定學期無法錄入成績，杜絕教師因為錯誤操作將非最終成績錄入教務管理系統。

2.4 信息化人員信息管理

2018 年我校啟動教務管理信息化建設工作，面臨的最大困難是人員信息不準確，特別是臨床教師信息存在大量重復、錯誤和不完整的數據，一位教師有多個教師編號的情況非常普遍，給教學安排、教學評價、統計分析等工作帶來了巨大困難。為確保信息化工作達到預期目標，項目組通過確定字段、建立數據標準、清洗數據、建立數據管理機制4 個步驟對人員信息開展了數據治理工作，為后續工作開展奠定了堅實的基礎。

2.4.1 根據業務需求確定必須字段教務管理系統中存儲著大量的教師信息，項目組根據信息收集最小必要原則對教師信息字段需求進行了深入的調研工作[4]，最終確定如下字段為必要字段：人員編號、姓名、性別、民族、出生日期、部門、系科室、政治面貌、教學職稱、專業技術職稱、學歷、學位、銀行卡號、入職日期。從教務管理角度出發確認如下字段為關鍵字段：證件類型、證件號碼、職工類別、崗位狀況、電話號碼、職稱。

2.4.2 完善數據規范標準為保證數據的準確性和格式的一致性，項目組對所有關鍵字段性質進行了分析和梳理，日期類型和姓名類型字段以外的部分全都通過字典表的方式進行管理，在系統界面除姓名字段之外，其他字段只能通過選擇的方式進行操作。在建設字典表的過程中盡量使用國家標準，如遇到國家標準不能滿足工作要求的情況，則在國標、部標和校標的基礎上設立適合工作需要的字典表[5]。例如，民族信息和職稱信息字段國標就無法滿足工作需要，民族信息在國標之外根據工作需要增設5 種類別，滿足標記中國學生、留學生和外籍教師的需求；醫學院校中大部分臨床教師具備專業技術系列和教學系列雙職稱，因此要根據職稱信息國標和職稱分類的校標，將職稱分為“專業技術職稱”和“教學職稱”兩類（見表1），以滿足教務管理工作的需要。

表1 職稱類別Table 1 Categories of professional titles

2.4.3 數據清洗在完成確定所需字段和完善數據規范標準的基礎上，需要對現有數據中錯誤的數據、不規范的數據、不完整的數據和疑似重復的數據進行整理、規范、訂正和校驗。在數據清洗過程中，絕大多數是不規范數據，此類數據絕大部分可以使用“映射表”進行轉換。如部門字段中各種簡稱轉換為標準的學院名稱，第一步建立部門信息對照表（見表2），源列是部門所有簡稱的合集，目標列是標準部門名稱。

表2 部門名稱對照Table 2 Comparison of department name

為實現教師編號唯一性的目標，項目組將教師的身份證號碼作為身份標記的核心依據，首先引入全國公民身份信息系統實現教師姓名+證件號碼的校驗功能，確保整理后身份信息的準確性。同時還開展了如下工作：（1）根據國家身份證升位公式，將15 位身份證號碼轉換為18 位。（2）公民身份信息系統校驗結果正確的賬號，鎖定身份證號碼和姓名信息，并在系統頁面中進行相應標記。（3） 對校驗結果錯誤的賬號做停用處理。（4）通知相關單位管理人員更正信息。受管理模式、系統架構、技術水平的限制，在歷史數據中存在一定數量的一人多號的情況，而此類人員賬戶中均關聯有教學業績信息，如教學工作量、評教記錄、課程成績記錄、審核記錄等，因此不能將重復賬號直接做刪除處理，而需要進行賬號合并，同時將關聯的教學業績信息整合到保留賬號中。在完成身份證號碼校驗的基礎上，課題組開展了合并賬號工作，經梳理會遇到如下情況：（1）證件號碼相同，教師編號不同，保留教師常用賬號。（2）證件號碼相同，姓名和教師編號不同，保留校驗通過的賬號。（3）非中國籍以及其他原因沒有身份證號碼的賬號，由管理員人工校驗，并設定賬號是否啟用。（4）由于姓名中存在生僻字造成校驗結果錯誤的，由管理員人工校驗，對信息正確的賬號做啟用處理。

2.4.4 建立數據管理機制數據清洗工作的對象是歷史數據，將現有數據按照最新的管理規則進行整理、補充和校驗，為下一步數據流轉打下基礎，建立有效的數據管理機制是確保后續產生的數據符合最新的數據管理規則，應重點開展各類教育數據的收集、聯通、匯聚、存儲、挖掘和保護等工作[6]，避免陷入“清洗-混亂-清洗”的死循環。在教務管理體系中，師生、業務部門扮演著數據生產者、使用者和受益者的角色，明確“誰產生誰負責”的數據管理原則，確保數據可追溯、可維護，以及流轉數據的準確性和權威性。項目組在對歷史數據分析整理的基礎上，將業務數據來源分為兩類，一類是師生錄入數據，如家庭地址、家庭成員、聯系方式等；另一類是部門業務數據，如成績信息、課程信息、審核記錄信息、師生核心數據等。對上述兩類數據采取“誰產生誰負責”的管理原則，師生錄入類的數據由教師填寫后生效，部門業務類數據需要學院審核后方可生效，如發現數據錯誤，由數據產生部門負責訂正，審核后信息生效。這樣就形成數據質量的閉環管理機制，降低數據錯誤的可能性，并建立數據自我修正的反饋機制[7-8]。

2.5 信息化成績管理

課程成績管理中有一項課程成績單存檔工作，考試成績復核后，授課教師在教務管理系統中錄入成績并提交，課程成績被審核通過后，授課教師按照行政班打印課程成績單。課程成績單存檔工作流程見圖1。

圖1 課程成績單存檔工作流程Figure 1 Work flow of course transcript archiving

醫學院校在學生“下臨床”工作中，因為臨床醫學院師資和教學場地等客觀因素限制，無法按照入學時行政班接收學生，需要按照臨床醫學院接收學生數重新編制班級，會產生“下臨床”工作前后學生行政班級信息不一致的現象，教師在存檔有補考成績的課程成績單時，需要反復確認學生班級信息是否正確，十分耗費教師的精力。教務管理系統通過功能調整，可使教師打印成績單自動顯示正確的行政班信息。在學籍管理部分，為了確保各學期學籍狀態可回溯，將學生學籍信息分學期進行管理，只需要將開課學期對應的學生行政班信息關聯，即可在課程成績單中顯示正確的班級信息。

3 結語

從教務管理的角度審視醫學生培養過程，“下臨床”環節將培養過程分成兩個相對獨立又密切關聯的階段，因為這兩個階段的存在，給教務管理工作在計劃、成績、學籍等方面增加了管理難度，這些困難也形成醫學院校教務管理的特色。建設適應高等醫學院校教務管理工作信息化系統的核心是滿足教務管理工作的真實需求，構建信息化條件下的教務管理體系，實現教學數據共建共享共聯，有效提升教務管理水平，推動教務管理工作規范化發展。高等醫學院校和綜合性大學的教務管理體系存在較大差異，決定了高等醫學院校的教務管理系統無法直接采用綜合性大學的教務管理系統，需要采用“購置產品+功能定制”的模式建設符合學校個性化業務需求的教務管理系統。