精細化管理在醫(yī)院檔案管理中的應用

常娜 榆林市第二醫(yī)院

一、精細化管理在醫(yī)院檔案管理中應用的必要性

（一）促進醫(yī)院發(fā)展

當前，經(jīng)濟的快速發(fā)展和人們生活水平的不斷提高，對醫(yī)療衛(wèi)生服務的要求也越來越高。在這種背景下，醫(yī)院為了生存與發(fā)展，必須有好的醫(yī)療服務、好的設備設施及高水平的專業(yè)技術人員，這些都需要檔案管理支撐。因此，加強對醫(yī)院檔案管理工作的精細化管理，對促進醫(yī)院發(fā)展有著非常重要的意義[1]。

（二）提高檔案管理水平

隨著社會不斷進步與發(fā)展，人們對醫(yī)院檔案管理工作也提出了更高的要求。當前，醫(yī)院在檔案管理中還存在著一些問題，主要是沒有建立完善的檔案管理制度、檔案管理人員的素質不高及沒有對檔案管理人員進行有效監(jiān)管等。因此，只有加強對醫(yī)院檔案管理工作的精細化管理，才能提高醫(yī)院的檔案管理水平。

（三）提高檔案資源的利用效率

隨著信息化技術的廣泛應用，醫(yī)院可以利用信息化技術實施檔案資源管理，以便于資源的整合和利用。同時，為了方便醫(yī)療工作者使用電子文檔、圖像和聲音等資料信息，需要對其進行精細化整合和優(yōu)化處理。醫(yī)院在運營過程中，會產(chǎn)生大量的數(shù)據(jù)信息與文件資料等，需要對這些數(shù)據(jù)信息與文件資料進行存儲和整理，便于醫(yī)院今后各項工作的順利開展。

二、醫(yī)院檔案管理工作現(xiàn)狀

（一）缺乏科學的檔案管理體系

醫(yī)院檔案管理工作涉及醫(yī)院的方方面面，而且隨著醫(yī)院的不斷發(fā)展，檔案管理工作也要與時俱進，在原有的基礎上不斷創(chuàng)新、改進[2]。

但是，由于很多醫(yī)院沒有意識到檔案管理工作的重要性，沒有建立科學合理的檔案管理體系，導致醫(yī)院的檔案管理工作出現(xiàn)了許多問題，不利于醫(yī)院的發(fā)展進步。

實際上，很多醫(yī)院并不重視檔案管理工作，也不重視機構設置和人員配備，缺乏專業(yè)人員統(tǒng)一協(xié)調(diào)、統(tǒng)一管理。醫(yī)院的檔案管理工作大多是由一些非專業(yè)的人員進行的，這些人一般是醫(yī)院的后勤人員、行政人員及其他專業(yè)技術人員。他們由于缺乏專業(yè)的檔案管理知識和技能，因此并不能很好地開展檔案管理工作。

另外，醫(yī)院往往沒有完善的制度作為參考依據(jù)和保障措施規(guī)范檔案管理工作的開展，這就導致了檔案管理工作在開展過程中存在許多問題。一是檔案分類不科學、不準確；二是檔案保管條件差；三是缺乏有效的信息化建設；四是檔案資源開發(fā)利用不足等。

（二）檔案管理人員缺乏專業(yè)素養(yǎng)

在醫(yī)院檔案管理工作中，檔案管理人員的專業(yè)素養(yǎng)會對醫(yī)院檔案管理工作的順利開展產(chǎn)生重要影響。但是目前，很多醫(yī)院都缺乏一支專業(yè)素質較高的檔案管理隊伍，而且由于相關檔案管理工作人員的流動性較強，部分工作人員缺乏一定的專業(yè)知識和專業(yè)技能，對于一些專業(yè)知識不夠熟悉[3]，導致醫(yī)院檔案管理工作在很大程度上難以得到有效開展。此外，由于一些醫(yī)院不夠重視檔案管理工作，導致很多檔案管理工作人員缺乏責任感和使命感，在工作時持消極的工作態(tài)度。

（三）檔案信息化程度低

雖然醫(yī)院的信息化建設已經(jīng)取得了一定的成績，但其信息化水平仍然較低。

首先，醫(yī)院檔案信息化建設起步較晚，由于受傳統(tǒng)管理理念的影響，醫(yī)院對于檔案信息化建設的重視程度并不高，且很多醫(yī)院對待檔案管理工作都是放任自流，導致檔案管理工作無法得到有效開展。

其次，由于檔案管理工作需要多個部門、多個科室及多名工作人員的配合與協(xié)作，如果沒有高效合理的管理制度作為指導和保障，勢必會出現(xiàn)各種問題。

最后，檔案信息化建設的前提是必須擁有強大的數(shù)據(jù)管理信息系統(tǒng)，否則，再好的規(guī)劃也只能是空談。

（四）檔案管理工作的開展缺乏動力

醫(yī)院檔案管理工作在醫(yī)院中的地位、作用、價值并不被認可，使得相關人員在開展醫(yī)院檔案管理工作時缺乏足夠的動力[4]。

第一，檔案管理意識薄弱，大多數(shù)醫(yī)院沒有設置專門的科室開展檔案管理工作，只是安排一些行政人員和醫(yī)務科等職能部門的人員負責收集和整理資料，再交由辦公室歸檔。

4.3.1 選擇健薯，提早育苗。選用健康種薯，剔除病、雜、退薯塊，確保品種純度。日平均氣溫穩(wěn)定在7～8 ℃開始育苗。在薯苗發(fā)芽出土階段，床土溫度控制在32～35 ℃；齊苗后夜催日煉，采苗前5～7 d進行煉苗，苗高20 cm以上時，及時采苗。

第二，檔案管理部門缺乏專業(yè)技術人才和專業(yè)的檔案管理工作人員，導致醫(yī)院檔案管理工作水平難以得到有效提高。

第三，對醫(yī)院的檔案管理工作缺乏應有的重視，沒有形成科學、規(guī)范的管理制度，在實際工作中也沒有嚴格按照制度辦事。

第四，醫(yī)院領導對檔案管理工作不夠重視，使得檔案管理人員缺乏相應的權利和地位，導致他們對工作缺乏足夠的動力。

第五，由于檔案管理部門的經(jīng)費不足以及場地和設備等因素的影響，檔案管理部門沒有足夠的資金開展相關工作。

第六，缺少相應的激勵機制，使得相關人員在開展工作時缺乏足夠的動力和壓力。

第七，檔案管理部門缺乏完善的績效考核制度，沒有建立合理有效的激勵機制對相關人員給予獎勵。

三、精細化管理在醫(yī)院檔案管理中的運用策略

（一）完善制度建設

在醫(yī)院檔案管理中引入精細化管理，需要加強相關制度的建設，具體應做好以下幾個方面的工作。

其次，醫(yī)院在開展檔案管理工作時，一方面要明確檔案管理人員的崗位職責，充分發(fā)揮檔案管理人員的作用；另一方面要完善各項規(guī)章制度，建立科學合理的績效考核體系[5]。

最后，在醫(yī)院檔案管理中引入精細化管理理念時，要完善和優(yōu)化現(xiàn)有的檔案工作制度，確保相關制度能夠適應當前的發(fā)展趨勢和需要，特別是要對醫(yī)院檔案管理工作進行精細劃分：醫(yī)院可以將科室劃分為幾個不同的大類，再進行檔案資料的整理和歸檔工作，根據(jù)各個科室不同的工作要求將其劃分為多個小類。

第一，建立完善的考核體系。醫(yī)院要明確檔案管理人員及各科室的職責和責任分工，建立健全考核制度。

第二，優(yōu)化檔案管理工作人員的結構。通過合理調(diào)整和優(yōu)化人力資源配置，可以提高醫(yī)院檔案管理工作人員的素質水平。

第三，加強對檔案資料的整理。醫(yī)院要針對不同種類和類型的檔案資料進行分類整理，確保能夠及時、有效地完成各項工作。

第四，完善基礎設施建設。醫(yī)院要充分利用現(xiàn)代化信息技術，提高檔案資料的管理效率，為醫(yī)院開展各項工作提供可靠保障。

（二）加強人員培訓

在醫(yī)院檔案管理中，工作人員是核心，是檔案管理工作開展的重要主體，因此要重視對工作人員的培訓，為其提供優(yōu)質的服務。

首先，要明確工作人員的職責與權利，制定相應的管理制度，使其明確職責、權利和義務等，做好檔案管理工作，這是對工作人員的基本要求，也是對其工作態(tài)度、工作能力的基本要求。只有明確了崗位職責，才能使工作人員明確工作目標，做好檔案管理工作。

其次，要注重對檔案管理工作人員的培訓，包括法律法規(guī)知識、信息技術應用、檔案管理專業(yè)知識等，使其掌握相關知識和技能。要建立完善的培訓體系與機制，將培訓與考核相結合，通過培訓可以使工作人員對檔案管理相關知識和技能有更深刻的認識，能夠利用新技術和新方法解決檔案管理工作中遇到的問題，提高工作效率。同時，醫(yī)院應根據(jù)發(fā)展情況與需求制訂個性化的培訓方案，針對不同崗位與不同級別的員工確定不同的培訓內(nèi)容和形式，促使其提升專業(yè)能力。

在培訓過程中，要以實際工作為基礎，將理論與實際相結合，使其能夠更好地適應當前社會的發(fā)展需要，為醫(yī)院的發(fā)展做出貢獻[6]。

此外，在信息技術與醫(yī)院檔案管理融合的過程中，醫(yī)院一方面要加大對信息化技術的培訓力度，另一方面要加大對醫(yī)院檔案信息安全保護意識的培訓力度。只有通過多種方式的培訓與教育，才能有效提高醫(yī)院檔案管理人員的綜合能力與素質。

（三）創(chuàng)新管理方式

傳統(tǒng)的檔案管理模式中，主要是由工作人員對資料進行整理、歸檔、復制等，因此工作人員的能力會直接影響到檔案管理的效率與質量。

新時期背景下，醫(yī)院需要結合實際情況，不斷創(chuàng)新檔案管理方式，加大對檔案管理工作人員的培訓力度，提高檔案管理工作人員的綜合能力，使其更好地適應新時期醫(yī)院發(fā)展的需要。

另外，還要不斷創(chuàng)新工作方式，積極引入現(xiàn)代科技手段，為檔案管理工作的開展提供便利。例如：利用互聯(lián)網(wǎng)、移動通信等技術手段建立檔案信息管理系統(tǒng)，提高檔案管理效率。

（四）優(yōu)化基礎設施

醫(yī)院檔案管理工作中需要在管理制度及技術上創(chuàng)新，完善基礎設施，滿足現(xiàn)代化檔案管理的需求。

首先，在制度上要實現(xiàn)規(guī)范化與精細化。要將精細化管理理念融入檔案管理工作，使檔案管理工作有法可依、有章可循，保證檔案管理工作的規(guī)范性。

其次，要在技術上實現(xiàn)現(xiàn)代化與信息化。檔案管理信息化建設不僅是一項基礎設施建設工程，也是一項系統(tǒng)工程。要通過數(shù)字設備和技術科學合理地規(guī)劃檔案管理，檔案管理部門要不斷完善網(wǎng)絡技術和數(shù)據(jù)庫建設，建立科學完善的檔案數(shù)據(jù)庫系統(tǒng)，為檔案管理工作的有效開展提供強有力的技術支撐。

最后，要注重醫(yī)院信息化建設與發(fā)展。醫(yī)院在信息化建設中，要重視檔案信息化建設工作，提高醫(yī)院的檔案信息化水平和應用效率，應用精細化管理理念，有效地降低管理成本和工作量，提高醫(yī)院的綜合實力和服務水平[7]。

四、結語

醫(yī)院檔案管理作為醫(yī)院管理的重要組成部分，在醫(yī)院發(fā)展中發(fā)揮著重要的作用。檔案管理質量的高低，直接關系到醫(yī)院未來的發(fā)展。因此，醫(yī)院在日常工作中，要重視對檔案管理工作的精細化管理，不斷提高醫(yī)院檔案管理質量，促進醫(yī)院健康穩(wěn)定發(fā)展。