淺析如何優化醫院綜合檔案管理信息化建設＊

林 薇

（1.福建醫科大學附屬第一醫院，黨委辦公室院長辦公室法務部，福建福州 350005；2.福建醫科大學附屬第一醫院濱海院區國家區域醫療中心，黨政綜合辦公室，福建福州 350212）

0 引言

《“十四五”全國檔案事業發展規劃》中提出，“加快推進檔案信息化建設，引領檔案管理現代化”[1]。就醫院而言，醫院檔案是在醫院各項工作中形成的歷史記錄，具有不可再生性與原始性，是一種特殊的信息資源。在新時代背景影響下，信息技術與檔案工作深度融合成為主要發展趨勢，醫院開展檔案管理信息化建設工作，有利于彌補傳統醫院檔案管理工作中的弊端，確保醫院檔案的完整性，更好發揮檔案工作對醫院發展的基礎支撐作用。

1 醫院綜合檔案管理信息化建設特點

1.1 精確性

傳統的檔案管理模式都是以紙質為載體，統一收集、保管，紙質檔案所提供的內容直觀清晰，可以直接調閱，根據人工編號存放于固定的地點。這一類檔案形式與管理模式在醫院發展初期的檔案管理工作中起到了較好的作用。伴隨著醫院的快速發展，醫院規模越來越大，科室設置逐漸增多，新技術、新項目的出現，使醫院需要管理的文件檔案資料不斷增加，此時傳統的紙質檔案管理模式難以滿足醫院現代化發展需求[2]。為了滿足當前社會的發展需求，提升服務質量，就要創新檔案管理模式，醫院綜合檔案管理信息化建設結合了網絡傳輸技術、通信技術、掃描技術、多媒體技術、數據庫技術與其他現代技術，將檔案信息以電子文檔的形式保存在網絡空間或移動硬盤中，可以反復使用，節省了檔案保存所需的場地與空間。同時，可對檔案進行數字化編碼、歸類，在查閱檔案時，只需在計算機中搜索檔案的題名或關鍵詞，即可快速、精確找到所需檔案。

1.2 及時性

在傳統的醫院綜合檔案管理中，要求各個部門或科室必須及時將最新的檔案資料提交至檔案管理部門進行集中保管。由于檔案部門屬于不直接參與經濟效益產出的“弱勢群體”，職能部門不重視檔案歸檔工作，檔案工作人員不便頻繁督促，長年累月容易出現嚴重的檔案材料歸檔延遲問題，影響檔案的查閱使用，甚至出現檔案丟失的情況，使醫院遭受一定程度的損失。為了解決上述問題，可采用現代信息技術手段實現醫院檔案管理現代化，將各部門在日常工作中形成的檔案文書采取信息化處理，以電子文檔的方式遞交至檔案管理部門，以實現綜合管理，提高檔案信息的及時歸檔率，彰顯數字化技術具備的時效性優勢。

1.3 共享性

醫院檔案種類多、數量大，給檔案工作人員帶來很大壓力和工作負擔，使他們難以有足夠的精力對全部的檔案進行全面細致的整理。借閱人員在查閱檔案時，需要親自前往檔案管理部門查找，并且要按時歸還，這一過程較為繁瑣，會浪費很多時間和精力，在紙質檔案的外借期間，極易遺失和破損[3]。由于檔案的性質不同，查閱頻率也有著較大的差異性，有的檔案長時間無人問津，而有些檔案借閱頻率較高，并且一份檔案無法多人同時借閱，極大地影響了檔案的使用價值。綜合檔案管理信息化建設就是把檔案轉換為電子文檔，電子文檔能夠基于互聯網進行傳輸與共享，通過建設檔案信息庫，能夠使醫護人員隨時隨地查閱需要的檔案資料，并能夠在規定時間內自動歸還檔案，提升了檔案管理的靈活性，簡化了檔案查閱與歸還的步驟。醫護人員可將精力投入日常的診療中，進而提升醫院運行效率。

2 醫院綜合檔案管理信息化建設要點

2.1 前期充分調研、分析、規劃

在開展綜合檔案管理信息化建設前，對制度、流程進行梳理。根據醫院現有的管理模式，對各職能部門進行動員，構建上下聯動、多方協作的格局，使檔案工作與前端業務流程緊密聯系，對各職能部門的檔案收集流程、管理節點、管理內容進行匯總梳理、充分討論，并配合信息化建設部門做好統籌規劃，做到逐步推進、分步實施，推動檔案工作向數字化、網絡化、智能化方向發展[4]。

2.2 人才是實現檔案管理信息化的保證

黨的二十大報告指出，“科技是第一生產力，人才是第一資源，創新是第一動力”。醫院要加強對兼職檔案員的管理，調動其積極性，提高其專業能力。同時，加強復合型高質量人才的引進與培養，選聘具備檔案管理、信息技術與信息管理等專業技能的綜合型人才。另外，增加檔案管理人員數量，保障檔案管理隊伍的穩定性，為檔案管理工作的創新奠定基礎。

2.3 檔案信息化安全體系建設

進入數字化時代，依托互聯網平臺開展檔案管理工作，在享受便利的同時，也出現了較高的安全風險。在醫院綜合檔案管理中要加強安全體系建設，選擇有資質、經驗豐富的檔案數字化管理人員，對檔案數字化建設進行全程監控，確保質量數據可視化。除此之外，醫院要采購正規的系統應用平臺，通過防火墻設置、水印技術、遮蓋功能、分析閱讀條目等措施，強化檔案管理人員的保密意識，減少檔案利用過程中的安全風險，提升檔案管理的有效性和安全性。

2.4 檔案信息化資源體系建設

根據醫院發展新形勢和各方面對檔案利用的要求，建立對網頁記錄、社交媒體、新聞宣傳報道等多種數字資源的接收機制，豐富檔案資源體系，構建多元化庫藏資源，為醫院綜合檔案管理信息化建設工作的長遠發展創造良好條件。拓寬檔案信息服務領域，開展醫院檔案網站建設，實現遠程在線檔案服務，實時動態信息可以為醫院經營管理提供調控和決策依據[5]。

3 醫院綜合檔案管理信息化建設的優化建議

3.1 建立完善的檔案管理信息化平臺

目前，醫院行政、臨床等正朝著信息化方向過渡，力求通過信息化建設，滿足醫療深化改革的要求，使醫院醫療衛生服務質量得以提升。同時，借助信息化技術手段實現醫療資源信息共享與利用，以促進醫學科學進步和經濟發展。醫院需要意識到檔案管理信息化建設在醫院現代化管理中的重要作用以及對醫療衛生事業發展的影響，加大對醫院檔案管理信息化建設的關注，增加檔案信息化建設方面的投入，創建完善的醫院檔案管理信息化平臺，創建理想的醫院檔案管理信息化發展環境。在醫院檔案管理信息化平臺的具體構建過程中，需要考慮醫院在現階段發展中對檔案管理提出的需求，加強檔案管理信息化硬件設備的更新，如檔案管理服務器、終端計算機、掃描儀、數據存儲設備、信息安全硬件設備與檔案管理專用局域網等。檔案管理信息化平臺軟件開發，要從醫院檔案管理工作實際需要出發，從檔案的歸納、錄入、審核、整理、統計、保管與使用等需求出發，開發檔案管理信息化平臺專用系統。應用信息技術自動化、智能化優勢代替復雜的人工操作，提升檔案管理效率，如智能審核檔案資料內容、驗證檔案內容是否完整、驗證是否達到檔案格式規范要求等。值得注意的是，雖然信息技術可以實現自動化、智能化操作，能夠解決檔案管理工作中大量的事務性工作，但是作為一名檔案管理工作人員，仍要對自己的工作內容保持負責任的態度，嚴格遵循檔案管理的根本原則與一般性方法，確保檔案管理信息化平臺能夠得到合理、正確的使用。

3.2 打造統一的檔案管理信息技術標準

首先，進行信息控制，嚴格按照檔案保密制度進行管理，鑒定檔案價值、保密范圍、密級劃分，開放存取檔案資源訪問權限。醫院要著眼長遠發展，在檔案管理信息化建設中，打破檔案信息“孤島”，保證檔案的有效利用。其次，可以聯合構建云端檔案數據庫，上傳可共享的文件至云端檔案數據庫，為合作單位開放查閱權限。但在此過程中需要注意，關聯單位之間要制定檔案管理信息技術統一標準，如檔案信息數據存儲格式、傳輸格式、加密方式等，避免在檔案分享與查閱中產生阻礙，真正推動醫院檔案的共享，使數字化檔案在共享體系中能夠發揮出最大的作用[6]。

3.3 應用大數據技術，提高醫院檔案管理信息技術水平

隨著時代的不斷發展，醫療行業越來越重視醫療檔案信息的利用和管理，而大數據的出現則為醫院的檔案管理提供了全新方向。大數據在檔案管理中有著顯著的應用優勢，醫院在檔案管理信息化建設中，要充分發揮大數據技術的價值，提升醫院檔案管理的信息技術水平。在大數據存儲技術方面，可應用New SQL、No SQL 和分布式文件系統，以達到醫院檔案管理中大數據存儲的目的。醫院應注重對數據庫技術的研究，并將其與醫院管理相結合，使醫院檔案管理信息化水平得到進一步提升。例如，在醫院管理中，常用的大數據技術有情報檢索、數理統計分析、可視化分析，專家系統等技術。在醫院的信息化檔案管理中，結合多種大數據分析技術，可以更好地適應現代醫療行業信息化發展趨勢，提高管理水平和工作效率。醫院可以根據各類檔案特點，結合信息分析的需要，將不同大數據分析技術運用其中，為醫院的臨床工作、科研工作以及醫療衛生服務提供更多有價值的借鑒與決策依據[7]。

3.4 加強檔案數據安全管理

在數字化時代背景下，在局域網和互聯網等平臺開展數字化檔案服務，可能會面臨一定高程度的網絡安全風險，由于缺乏相應的管理制度，為數字化檔案信息安全帶來一系列隱患。因此，醫院要對信息安全風險時刻保持警惕，有必要強化信息安全的管理手段，從組織結構、制度框架、安全保護以及員工培訓等方面實施有效的預防和控制措施。在開發檔案管理信息化平臺時，要挑選有豐富業務經驗以及高質量技術人員，對實現檔案管理信息化平臺的開發過程進行全程監控，同時建立完善的保密管理制度和嚴格的保密工作機制，確保檔案管理信息化平臺的安全性。為確保檔案的安全使用，采用安全可信賴的系統應用和服務，利用水印技術、遮蓋功能和分區查看條目等多項保密技術防止關鍵或隱私信息泄露。加強保密防護體系建設，醫院任何員工在調用檔案資料時，必須經過身份認證、權限認證等多種線上審核流程，通過驗證后方可調取自己權限內的檔案資料。在構建檔案信息安全體系的過程中，高度重視隔離和訪問控制，實施多維度的授權審查模式，定期對信息基礎設施進行檢測監控和安全評估管控，不斷完善和升級安全防范體系。重視檔案資源保護，加強電子文件的管理，建立完整有效的數字化檔案歸檔制度和保管機制。高度關注組織內的信息安全，加強檔案管理人員的安全教育，并提高他們的安全意識。檔案管理人員做好加密備份，定期對信息化檔案系統進行檢查并更新系統功能，修復系統中的漏洞。加強機房標準化建設，做好設備機房的安全巡查和整體管控，建立完善的檔案安全應急機制，在醫院應急管理體系中增添檔案管理相關事項，以預防為主，制定應急方案，提升安全應急管理水平。

4 結語

展望未來，醫院綜合檔案管理信息化建設是智慧醫院建設的必由之路，同時也是提升檔案管理工作水平的必要方式與重要手段。醫院要重視綜合檔案管理信息化建設工作，充分發揮信息化技術的價值，要從檔案管理信息化平臺、信息技術標準、大數據應用等各方面出發，提高醫院檔案管理信息技術水平。