檔案數字化戰略轉型路徑分析——以國網江蘇省電力有限公司為個案

喬勇 余冠霖

摘? 要：隨著現代信息技術的發展和企業的數字化轉型升級，檔案數字化戰略轉型勢在必行。通過總結國網江蘇省電力有限公司（以下簡稱“國網江蘇電力”）近年來檔案數字化轉型過程中取得的優秀成果，深入剖析管理上存在的不足，提出“十四五”時期檔案數字化戰略轉型實施路徑，為檔案工作實現數字化、智能化、智慧化管理做出有益探索。

關鍵詞：現代信息技術；檔案數字化；數字化轉型；智慧化；考核機制；安全體系

Abstract： With the development of modern information technology and the digital transformation and upgrading of enterprises， the strategic transformation of archive digitalization is imperative. By summarizing the outstanding achievements made in the process of archival digital transformation of State Grid Jiangsu Electric Power Co.， Ltd. （hereinafter referred to as "State Grid Jiangsu Electric Power"） in recent years， we deeply analyze the shortcomings in management， propose the implementation path of archival digital transformation strategy during the "14th Five-Year Plan" period， and make a beneficial exploration for realizing digital， intelligent， and smart management of archival work.

Keywords： Modern information technology; Archive digitalization; Digital transformation; Intelligence; Assessment mechanism; Security system

數字化概念最早在美國20世紀90年代被提出，2015年我國簽署的《國務院關于積極推進“互聯網+”行動的指導意見》，將數字化轉型作為七個重點任務之一。在這背景下，國有企業為滿足國家經濟發展需求、推進企業高速發展，紛紛進行數字化轉型實踐探索，檔案工作也不例外。關于檔案數字化轉型，蔡盈芳在《企業檔案工作數字化轉型》一文中提出：“企業檔案工作數字化轉型是指企業將檔案工作的管理對象、管理手段等由傳統向數字化轉變及依此提升檔案管理水平和效益的過程。”^[1]但縱觀企業現有檔案數字化轉型工作，大多停留在開展紙質檔案數字化掃描、建設檔案管理信息系統等方面，檔案數字轉型遠不能滿足“十四五”時期發展要求。因此，本文對國網江蘇電力現有數字化轉型成果進行分析，提出“十四五”時期檔案數字化轉型的實施路徑，以期為其他企業開展檔案數字化轉型提供參考。

1 檔案數字化戰略轉型實施的必要性

1.1 數字轉型已成為助力檔案事業高質量發展的重要引擎。 “2020年度新修訂的《中華人民共和國檔案法》中針對企事業單位檔案管理數字化、數據化提出了更為明確的要求，檔案的信息化建設也成為企業數字化轉型的關鍵。”2021年6月，中共中央辦公廳、國務院辦公廳印發了《“十四五”全國檔案事業發展規劃》，“將‘檔案信息化建設再上新臺階’和‘檔案工作基本實現數字轉型’寫入發展目標”。在各項具體的任務之中也有明確體現，由此可見，數字化戰略轉型已成為助力我國檔案事業高質量發展的重要引擎。

1.2 數字轉型已成為推動檔案工作高標準管理的主要途徑。在全國檔案局長館長會議上，原國家檔案局局長李明華強調，“當前屬于‘大數據’時代，我國要加速檔案工作轉型升級”，檔案工作正在經歷一個從接收保管紙質檔案到接收保管電子檔案，從管檔案實體到管檔案數據，從手工操作到信息化智能化操作，從檔案資源分散利用到聯網共享的變革過程。在這種趨勢下，檔案如何高效收集整理、安全地保管和便捷地利用，成為檔案相關管理部門研究和探索的熱點。以數字化轉型為契機，促進檔案工作的標準化、規范化和檔案服務的精準化、主動化，已成為推動檔案高標準管理的主要途徑。

2 國網江蘇電力檔案數字化戰略轉型已有成果

在國家政策的推動和科學技術進步的背景下，目前企業的各項管理工作紛紛開展數字化戰略轉型，在管理理念、管理方式發生改變之外，利用信息系統開展業務支撐已成為數字化轉型的重要體現，企業的數字化轉型也帶動了檔案工作模式的變革。

國網江蘇電力早在2005年，開展“數字檔案館建設與應用”項目研究，“建成當時全國第一家企業數字檔案館，成果獲評‘國家檔案局優秀科技項目一等獎’”。“十二五”時期就已經開始積極推進檔案數字化轉型研究與探索工作，在國家電網有限公司的大力支持下，將檔案管理系統與協同辦公系統進行集成，實現了文檔一體化管理。“十三五”期間，國網江蘇電力檔案工作數字轉型步伐加快，高質量完成66萬余條網站網頁資源歸檔試點任務，建成國網系統首家省級電網企業檔案信息資源共享中心，實現檔案資源省域互聯。作為首批“智慧檔案”試點單位，建成了以省公司本部庫房為中心庫房、以市公司和直屬單位庫房為分布式云存儲庫房的“1+N”智能庫房云體系。研發世界首臺檔案庫房運維機器人，開展庫房“無人化”值守探索。進入“十四五”期間，國網江蘇電力積極圍繞上級檔案工作部署，以高質量發展為主題，以檔案共建共享為主線，以數字化改革為牽引，全面推進檔案治理、資源、利用、安全體系建設，制定了以“搭建一個平臺，打造兩支隊伍，建設三級中心，完善四個體系”為核心的檔案工作智慧轉型升級路徑。

3 國網江蘇電力數字化戰略轉型面臨的問題分析

數字化時代，變革檔案管理模式是實現檔案數字化轉型的關鍵，只有根據企業特點，形成更加完善的檔案管理體系，才能推動檔案管理工作從量變走向質變。國網江蘇電力雖然較早地開展了檔案數字化轉型探索工作，也取得相應成效，但從轉型工作開展的廣度、程度和深度來看，還存在一定提升空間，具體如下。

一是檔案隊伍專業水平有待提高。在思想觀念方面，傳統檔案管理模式的長期固化，使檔案管理人員無法在短時間內轉變思想，對于檔案的數字化轉型意識淡薄，重視程度不夠。在人員結構方面，“十四五”期間專職檔案員退休占比37.4%，副高以上職稱專家人才退休占比達到60%，檔案人員的交替變更，勢必會對檔案工作高質量開展產生影響。在業務培訓方面，主要是按年度開展檔案集中培訓，培訓方式較為單一，師資力量不足，難以滿足數字化轉型的需要。

二是檔案業務管理模式有待轉變。在收集工作上，目前檔案管理系統尚未與物資、財務、融媒體等業務系統進行貫通，大部分歸檔文件需要手工收集。在整理工作上，檔案分類鑒定、編目、組卷等工作需要檔案工作人員投入大量的精力和時間，同時還存在失誤的情況，難以保障檔案工作的質量。在保管工作上，庫房環境管理、設備設施、檔案載體、資源內容多方面關聯有待進一步加強。在利用和展示工作上，主要以借閱和舉辦展覽為主，編研產品深度不夠，難以有效發揮檔案資源的價值。

三是信息化技術支撐有待加強。在技術研究上，檔案工作缺乏對信息技術的研究和引進，對信息技術效用的重視程度不夠，影響了檔案管理的軟硬件設備以及數據信息的更新速度，難以有效推進檔案數字化進程。在系統功能支撐上，現有檔案管理系統還是以適用紙質檔案管理為主，對于電子文件的歸檔管理還有待完善。

四是檔案庫房資源配置有待提升。在庫房管理上，整體布局上具有“小、零、散”的特征（全省現有庫房471個，總面積3.4萬平方米，其中169間庫房面積不足100平方米），檔案基礎設施建設管理缺少頂層設計，在同一區域存在庫房小、數量多的特征，造成建設資金、人力成本、辦公面積等多方面的浪費。在信息安全上，存在庫房陳舊、滲水等嚴重安全隱患，實體檔案風險防控能力有待提升。

4 國網江蘇電力檔案數字化戰略轉型的實現路徑

4.1 優化完善檔案人才管理戰略。人是生產力中最具決定性的力量，具備一支高素質、能力強的檔案隊伍，直接影響著檔案數字化轉型工作的成敗。打造矩陣式隊伍結構。國網江蘇電力壓實檔案工作責任，健全黨委領導、辦公室負責、業務部門協同、全員參與的檔案工作體系。將檔案管理職責納入新興產業、供電服務公司綜合管理部門職責，納入崗位責任制，建立健全檔案專兼職工作網絡，確保檔案專業管理職責落實到位。多措并舉應對數字化轉型。圍繞“選、培、育、用”等關鍵環節，系統謀劃檔案人才的培育目標、發展路徑和重大舉措，建設與現代檔案數字化轉型相匹配的高素質人才隊伍。高效配置內部專業人才資源，做好檔案專業人員“新老交替”工作。建立常態化培訓與考核機制。建立常態化培訓和考核機制，是檔案數字化戰略轉型尤為重要的內容。國網江蘇電力構建“人人都是檔案員”宣教機制，推動檔案教育納入新員工入職教育、干部職工培訓內容。完善“應培盡培”管理機制，針對管理類、技能類、外包類等人員實施“分層分級”培訓，推行培訓積分制、網上繼續教育學時制，提升培訓精準度和有效性。

4.2 構建檔案智慧管理方案

構建全方位、多角度涵蓋檔案“收、管、存、用、展”全過程的檔案智慧管理方案，才能有效保障國網江蘇電力檔案數字化轉型工作取得突破性進展。

在收集方面，為確保檔案收集的效率與質量，針對業務系統、員工電腦和外網系統中的文件資料，通過梳理檔案歸檔范圍、捕獲規則、借助智能化手段前置檔案收集工作要求等，構建了“智慧感知收集、終端智能抓取、外網定時移交”的檔案智慧收集方案。在整理方面，為提高檔案整編效率和準確性，對需歸檔的檔案元數據信息、歸檔范圍與分類規則等各類信息進行梳理分析，借助技術手段簡化檔案整理流程，構建了集“檔案智能分類鑒定、檔案元數據自動填充、檔案智能編目組卷”為一體的檔案智慧整理方案。在保管方面，依托智能密集架、溫濕度監測調節設備、視頻監控、紅外門禁等硬件設備，結合物聯網等技術，構建以“檔案數據為驅動、智能硬件為核心、一體化管控系統為支撐”的一體化智慧管控方案。在利用方面，為提高檔案利用服務水平，創新檔案利用途徑，借助自然語言處理、語音識別、圖像識別等技術，建立涵蓋檔案元數據、電子原文等內容數據的搜索數據中心和共享模型規則，構建了“智慧識別檢索、主動推薦服務、泛在共享利用”等多種利用途徑的檔案智慧利用方案。在展示方面，為了更好發揮檔案的價值，擴大檔案的社會影響力，立足于歷史珍貴檔案、實物檔案3D數字化成果等，借助融媒體檔案展示中心、網上虛擬展廳等，構建“實體可視化、內容可交互、沉浸式觀展”的檔案智慧展示方案，為用戶提供主動、精準、專業、優質的檔案利用服務。

4.3 搭建統一管理服務平臺。檔案工作應全面融入公司數字化轉型發展大局，以推進檔案工作數字化轉型升級為契機，加快數字檔案系統流程重構、技術融合和業務融合，通過打造“一個管理云、五個業務云”“建成‘上下貫通、橫向集成、高效共享、服務精準’的新一代檔案智慧管理平臺”。國網江蘇電力按照統一管控、高效管理和便捷共享利用的建設目標，統一規劃和建設智慧檔案綜合管理系統。

在技術應用方面，探索云計算、云存儲等技術在檔案資源管理上的運用，為視頻影像、三維設計資料、內網郵箱等資料歸檔提供解決方案。探索區塊鏈、數字簽名技術等技術，為解決電子數據的可信任、電子證據的合法性提供支撐，加快推進檔案數字化戰略轉型。探索人工智能、大數據等技術在檔案收集和編研工作上的運用，創新開展電子文件自動歸檔、智能著錄、智能編研等技術攻關研究。在功能建設方面，建設文件集成云中心，重點打通與主要業務系統數據接口，實現公文、媒資、網頁電子文件單套制歸檔，有序推動合同、會計、物資等條件成熟的業務系統電子文件單套制歸檔；打造檔案整理云中心，依托自動捕獲、智能鑒定、智能著錄等技術，實現電子檔案智能整理、一鍵歸檔；建設庫房管控云中心，優化整合現有的智慧館庫系統，實現全省檔案智能庫房集中監控管理；建設檔案利用云中心，創建面向用戶的系統界面，全面升級檢索功能，提升員工用檔體驗。加大檔案共享力度，自動整合核心資源，提升檔案人員編研廣度和深度。建設窗口展示云中心，打造企業檔案網上展廳，宣傳企業發展成就和企業文化。

4.4 加強檔案安全體系建設。在信息技術飛速發展的今天，筑牢檔案安全基礎建設，是檔案數字化轉型工作穩步、健康、可持續發展的基礎。以“標準化建設、項目化管理、高效化處置”為手段，推動檔案設施設備智能改造升級，才能為現代檔案新格局提供堅實硬件支撐。

首先，制定統一的標準庫房、智能庫房建設標準、庫房內硬件設備配置標準等，明確檔案監控場所、辦公場所、整理間、閱覽室配置標準及設施設備基本參數。同時，對檔案智能庫房建設情況、各參建主體進行整體評價，強化項目監督考核。常態化開展檔案庫房綜合評價，制定庫房綜合評價指標，評價結果納入各單位檔案工作績效考核，推動各單位做好庫房的規劃統籌和升級改造，促進檔案基礎設施建設形成良性循環。其次，深入研析區域內檔案運輸、存儲、利用的狀況和各地區位置、交通等優勢，結合用地及建設要求，優化庫點布局，合理確定新建項目規模，避免盲目擴張和低水平重復建設。開展項目可行性研究評審，有序分批實施檔案庫房裁撤、新建、改建工程，有序整合現有庫房資源，徹底消除問題庫房和帶病設施，實現檔案庫房“瘦身健體”。最后，加強檔案防治結合，對檔案及相關設施、設備進行日常安全檢查，并根據《檔案工作突發事件應急管理辦法》等規范要求，結合實際情況，有針對性地制定檔案庫房安全管理應急預案，提高突發事件下檔案部門應急處置能力，確保檔案信息安全。

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（作者單位：國網江蘇省電力有限公司 喬勇，高級經濟師；余冠霖，工程師 來稿日期：2023-08-17）