信息化背景下企業數字檔案館建設探討

作者簡介：黨昭（1998- ），女，湖北十堰人，湖北大學歷史文化學院碩士研究生，研究方向為檔案學。

摘 要：隨著信息化進程的深入，企業檔案部門亟待做好檔案管理的信息化轉型。文章提出應建設業務驅動型企業數字檔案館，充分展現檔案對企業發展的重要作用。根據業務驅動理念提出了業務驅動型數字檔案館建設應遵循的原則，并從管理學角度分析了建設業務驅動型企業數字檔案館涉及的內容。

關鍵詞：業務驅動;企業檔案;數字檔案館建設

在信息化時代，數字檔案成為檔案建設管理的重要形式。基于管理和服務的實際需要，我國企業在檔案館的數字建設方面有許多成功做法，而且數字檔案館建設上非常重視業務驅動作用，使檔案在服務企業發展上取得顯著成效。

一、企業檔案的信息化發展趨勢

（一）企業信息化發生與發展

二十世紀六十年代末，日本學者在研究互聯網技術與應用的過程中，對照工業化一詞提出企業信息化的概念[1]。信息化是一個由工業社會向信息社會演進的動態發展過程。信息社會是信息產業占據主導地位，信息技術廣泛應用，信息資源高度集中和流動的社會形態。在這個過程中，企業作為社會經濟生活的重要組成部分，也受到信息化的深遠影響，企業信息化的核心是企業的流程和人的信息化過程的統一。

有關企業報告認為，數據供應鏈是企業在數字化時代的六大技術趨勢之一，但目前多數企業未在組織內部集成數據，數據普遍難以得到充分利用[2]。因此，企業應該積極搭建起數據供應鏈。作為企業信息中心的檔案部門應該注意到企業數字化轉型的信息需求，著手研究信息供應鏈的搭建。在信息化時代，企業檔案建設需要將企業檔案資源轉化成有價值的信息資產，以便更好地為企業業務活動服務。

（二）企業檔案工作信息化

隨著企業檔案部門信息化工作進程的深化，存量檔案數字化和增量檔案電子化工作都取得了重點進展。但是，據調查分析，目前企業電子文件大多處于分散保存狀態，大致保存在這些部門：一是文件起草形成部門，主要是企業各類業務部門;二是各類行政部門，文件流轉到這些部門而存留;三是檔案室、檔案館，電子文件在這里得到收集整理，有些電子文件需要永久保存而存入檔案館。但電子文件在跨部門流轉中增加了全過程監管以及前端控制的難度，導致電子文件的質量管控困難，難以在電子文件流轉過程中保障質量。出于企業情報保密的需要，企業內各部門之間常常很難進行信息共享利用，更不必說企業外部的共享了，文件信息孤島與共享服務的矛盾亟待解決。信息孤島現象的出現導致大量異構數據轉化成統一數據格式不僅成本高昂，而且轉換速度低下，轉化效果難以保障，致使電子文件的長久保存與長期可讀的難度加大。現實就是這樣，在信息化條件下，用電子文件安排部署工作成為大勢所趨，它的方便快捷是紙質文件傳遞無法比擬的。但相對檔案工作部門來說，這卻是一個新課題，企業檔案工作部門必須積極響應，應對這個難題和挑戰，妥善解決好電子文件的歸檔保存問題，保證企業檔案信息資源的真實保存以及實現共享服務和有效利用，為企業運營提供智能分析和輔助決策支持。

二、業務驅動型企業檔案管理

（一）業務驅動理念

在企業檔案管理工作中貫徹執行業務驅動理念，就是要求企業檔案工作部門為使自身不斷與企業業務需求保持一致，轉變以檔案專業職能為中心的管理方式，以業務部門的運轉需求為思考重心，推動檔案管理工作流程服從和服務于企業業務工作流程。

業務驅動型企業檔案管理中的“業務”，除了包括企業檔案管理工作自身的業務活動外，更包括各業務部門的業務。從關注自身業務到以業務部門的業務需求為重心推進檔案管理改革，使企業檔案管理工作更好滿足業務部門的工作需要，更好地發揮企業檔案資源的價值，提升企業的競爭力和提高企業效益，同時也提升企業檔案部門在企業中的影響力，有利于檔案部門的生存發展。

（二）企業檔案管理工作應遵循的原則

企業檔案管理工作的流程從管理環節上可以大致分為“收、管、用”三個主要環節。在管理的過程中應該遵循以下原則。

一是全過程管理。傳統檔案管理以文件“歸檔”為分界線，在“歸檔”前，在“文件流轉”執行階段稱為前端“文件管理”，“文件流轉”執行階段完畢稱為后端“檔案管理”階段，在這兩個階段，檔案管理工作部門的職能是不同的。信息化企業的檔案來源主體包括數字化存量檔案和增量電子檔案，由于電子檔案形態不同于傳統紙質文件，維護電子檔案真實性、完整性和可靠性顯得特別突出和重要，因此，對電子檔案的管理工作必須向前延伸至電子文件形成的源頭。把全過程管理原則落到實處，用標準化的管理方式對電子文檔系統開發及電子檔案形成、收集、歸檔、存儲、遷移、開放利用等環節實施管理，使電子檔案管理工作更加安全、規范、科學[3]。

二是前端控制。檔案管理中對電子文件實施前端控制特別重要，它是“前饋控制”原理在數字環境中的新應用。所謂“前饋控制”是指通過預測未來可能出現的問題，提前采取控制措施，將可能發生的問題消滅在萌芽狀態的一種超前控制形式[4]，這是企業最渴望采取的有效控制類型。在企業檔案管理活動中引入“前饋控制”，對電子文件實施前端控制，可以有效保障電子文件在“文件管理”階段是真實、完整的，沒有出現在“文件流轉”中有意或無意被改變的情況。檔案管理部門在“文件”成為“檔案”之前通過提前介入控制，對電子文件信息及其管理信息實施捕獲與監控，就能夠在許可范圍內實現共享，提前介入及實施的有效管理活動，既避免了事后補救的被動局面，又不影響電子文件的正常運行和使用，提高了電子文檔管理的效率與運行安全性。在前端控制階段，能夠做到對整個管理過程的目標、要求和規則進行系統分析、科學整合、全面掌控，最大限度在這個階段把文件形成階段需要實現或部分實現的管理功能予以落實。

三是后保管模式。后保管模式是加拿大檔案學者特里·庫克提出的檔案管理新模式，主要思想內容包括“新來源觀”“宏觀鑒定”和“知識服務”。隨著企業檔案信息化的普及推廣，企業檔案管理的內容和手段必然進行創新，檔案事業的關注焦點將從文件實體轉向文件的起草、印發、實施等一系列過程;從分析個別文件的性質和特征轉向更多了解導致文件產生的業務職能、活動和工作流程;從根據文件內容和價值進行鑒定轉向根據文件形成者的主要職能、計劃和業務活動來鑒定文件價值[5]。信息化背景下，企業檔案工作者應改變角色定位，采用后保管模式管理檔案。有學者論及業務驅動理念時，強調文件管理“要求從形成文件的業務活動出發，關注形成文件和使用文件的業務背景，將文件流與業務流相集成。”[6]前端控制思想、全過程管理思想和后保管模式都是針對檔案管理工作變化和發展的實際需求中產生的檔案管理思想，是業務驅動理念的具體體現。

（三）業務驅動型企業檔案管理工作的特點

一是系統性。企業內部的信息資源管理系統是由信息生產者、信息收集者、信息管理者、信息監督者以及信息環境等要素構成的有機整體。企業檔案管理工作是其中的重要組成部分，企業檔案部門應該成為企業的信息中心，收集、整理、維護和利用企業的所有無形信息資產。

二是協調性。對企業電子檔案進行有效管理的基本要求是保證電子文件真實、完整，能夠滿足企業可靠的使用。為了維護電子文件的真實性、完整性、可用性，檔案部門在工作中需要得到前端業務部門的配合。在企業信息化發展階段，做好文檔一體化管理工作，在電子檔案管理流程中體現前端控制和全過程管理的思想。業務部門和檔案部門既要明確職責所在，分清管理范圍，遵守標準規范，又要加強協調配合，抓好總體聯動，共同做好電子檔案歸檔建設，服務企業經營發展。

三是動態性。業務驅動型的企業檔案工作的管理流程和服務模式不是一成不變的，而是隨著企業的長期和短期需求的變化而動態調整，能夠使檔案管理工作緊緊圍繞隨著企業前端業務需求或業務流程的改變而給出相應的響應。以業務需求為導向，快速響應業務部門信息需求，這是檔案工作部服務企業業務需要的必然要求。在具體實踐中，業務驅動型企業檔案工作，要緊跟企業所運行的不同業務需求，提供定制化信息檔案服務，使企業檔案管理工作總是能夠與業務需求的狀況協調一致，從而保證企業業務活動的連續性，并及時服務于企業的突發事件。

四是開放性。業務驅動型企業檔案管理工作之所以能動態靈活地響應業務需求，是因為其具有開放性。其開放性體現在兩個方面，一方面，所管理的企業信息資源更加多樣，除了傳統的檔案資源外，還包括企業內產生的其他類型的信息資源以及所能收集到的企業外滿足企業業務需求的信息資源，如競爭對手及市場情勢等方面的信息。另一方面，企業檔案部門致力于強化組織的內外部交流，增強與業務部門的信息交流，及時了解業務需求，提供信息服務，同時能在企業內宣傳檔案文化。

三、業務驅動型企業數字檔案館建設

（一）業務驅動型數字檔案館

數字檔案館是“運用現代信息技術對電子檔案及其他數字資源進行采集、存儲、管理，并通過各種網絡平臺提供利用的檔案信息集成管理體系。”[7]由這個定義可以看出，數字檔案館不僅是一個技術系統，還是一種新的管理模式，是一種信息文化。

在企業檔案管理領域，數字檔案館是企業信息化發展到一定階段后的必然產物，它是企業信息化建設的一種高級形式，它包括信息資源建設、信息處理、信息存儲、網絡應用技術、網絡安全保護等企業信息化建設的方方面面。其中，企業檔案信息數字化、檔案管理現代化和檔案利用網絡化是企業數字檔案館的基本特征。企業數字檔案館建設與企業個體的具體情況緊密聯系，有其特殊的體系、規則和標準，它受到企業發展目標、信息化發展水平、企業管理團隊信息化素養以及企業經營發展狀況的多方面制約，因此，“業務驅動”的理念是企業數字檔案館建設的根本所在。

業務驅動型企業數字檔案館是指“企業檔案部門以快速響應企業業務需求為出發點，以信息化技術為支撐，實現對電子文件、電子檔案及其他類型的企業信息資源在內的收、管、用等有效管理的信息機構。”[8]其中，企業的業務需求包括兩個方面：一是“內務”，就是從檔案業務管理的視角進行思考設計，建立對電子文件與電子檔案進行有效管理的方式方法及工作流程，實現檔案管理與業務工作高效、無害對接，使得檔案管理對業務活動的影響“最小化”，增強檔案部門與其他業務部門的協調性;另一個是“外務”，就是檔案管理為業務活動提供支持的角度出發，主動創新檔案信息服務業務工作的領域和方式方法，推動檔案信息更好地服務業務工作，實現檔案服務功能的“最大化”。綜上，這兩方面的需求都是企業數字檔案館建設需要調查清楚并處理好的重要內容。其中應該以響應外務需求為重心，這樣才能促進企業其他業務部門愿意與檔案部門協同進行電子文件和電子檔案的管理工作。

業務驅動型數字檔案館是企業信息化發展在組織結構上的成果，依附于企業，是與企業各個業務系統相聯系的重要組成部分，應該作為企業內部下設實體部門存在。企業數字檔案館既是一種技術手段，也是一種新型的信息管理模式。

（二）業務驅動型數字檔案館建設應遵循的原則

業務驅動型數字檔案館建設要充分發揮企業檔案價值，提高企業檔案部門在組織中的地位，堅決防止企業數字檔案館建設與企業實際業務活動脫節現象的發生，這是業務驅動型數字檔案館建設的價值追求，也是根本目的之所在。

一是以提升企業競爭力和提高企業效益為根本原則。企業的根本目的是營利，在企業數字檔案館設計和建設的過程中，應該始終以企業盈利為根本出發點和最終落腳點。企業數字檔案館的建設歸根到底是為企業發展服務的，如果脫離盈利目的和現實條件，僅僅根據數字檔案館建設指南等檔案學理論依據來進行設計和建設，則很難獲得企業管理者的長久性支持。

二是以促進有效管理為原則。管理存在的目的是幫助組織取得預期的成效，其職責是通過協調組織資源來取得這些成效。現代企業精細化管理要求及時、準確的信息作為基礎，企業數字檔案館作為一種新型的管理模式和組織形式，就是為了能夠充分發揮檔案資源等企業信息資產的作用，更好地為企業提供有效的檔案信息資源服務，從而促進有效管理，為企業精細化管理提供有力保障。

三是需求導向，明確目標。企業數字檔案館建設不能等到所有條件都具備才開始進行，而應該根據當時企業的特點，針對企業對信息資源的需求，及時跟進，注重實際效益，而避免面面俱到的面子工程。在數字檔案館建設之前應做好需求分析工作，明確建設目標，防止原動力喪失。既要滿足特級資質的硬性信息化考核需要，更要滿足企業經營管理需要。

（三）業務驅動型數字檔案館建設的內容

業務驅動型企業數字檔案館作為一個新興的組織形式，其建設內容主要包括技術平臺、組織結構和人員、管理方式等方面。

一是組織結構設置和人員配備。業務驅動型企業數字檔案館組織結構總體上由傳統檔案管理部門、電子文件管理部門和技術支持部門三個部門構成。檔案管理部門負責對電子檔案接收、存儲和管理;電子文件管理部門負責對業務系統中電子文件的維護和歸檔移交工作;技術支持部門主要是協助另外兩個部門完成電子文件收、管、用等業務，為數字檔案館系統的實現、維護和安全管理工作提供技術支持。

數字檔案館系統中的人員也應該有明確的職責分工。主要有最高領導者、業務聯系者、信息資源管理者、信息安全保障者和監管者等幾種類型。檔案館館長應當由具有相應管理經驗、業務職稱和管理專業知識的人員擔任，具有相應的資歷、閱歷和能力，公道正派、知人善任，能夠根據館內人員的工作能力、業務水平合理安排其崗位和工作內容。業務聯系人是企業數字檔案館突出業務驅動特點的重要角色，對其素質和能力有特殊要求。他們要及時了解企業前段業務情況，以便快速分析企業的信息需求。信息資源管理者需要根據業務聯系者所調查的企業信息需求，從大量、繁雜的企業供給信息中提煉出信息點，在信息上給予企業最大、最快、最便捷的支持和參考，隨時應對企業業務突如其來的問題及麻煩。信息安全保障者需要負責數字檔案館系統日常的軟硬件維護工作。監管者負責根據數字檔案館的實際情況制定績效考核制度并嚴格執行，保持數字檔案館的活性。

二是管理方式改革。企業數字檔案館建設的重中之重就是要通過加強與企業外部業務服務對象的交流溝通，建立企業服務用戶的反饋機制。如果不重視企業服務用戶狀況的反饋，缺乏完整的用戶反饋機制，企業數字檔案館無法深入了解企業的業務流程、項目工作，這必然導致數字檔案館與企業實際運作情況的脫節，服務企業運營發展就會成為一句空話，數字檔案館將成為一個“高貴”的擺設。因此，數字檔案館建設要建立服務反饋機制，根據反饋接收的信息及時優化工作環節和流程，建立順暢溝通和有效交流的體制機制。

三是統一標準規范。業務驅動型企業數字檔案館的建設需要制定企業內統一的標準和規范，比如企業內部各部門之間的相互協作準則、數字信息化標準、數字信息提取標準，等等。以統一規范的制度標準，打造高效運行的數字檔案館，助推企業效益最大化。只有這樣，數字檔案館才能獲得企業其他部門的認可和配合，使得相關信息管理和服務業務得以正常開展。

參考文獻：

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[6] 馮惠玲.電子文件管理100問[M].北京：中國人民大學出版社，2014.

[7] 國家檔案局.電子檔案管理基本術語[EB/OL].中國科學院檔案館https：//www.acas.ac.cn/fgbz/dabz/hybz/201411/t20141121_4546525.html.

[8] 沈靜.業務驅動型企業數字檔案館研究[D].武漢：湖北大學，2016.