探析醫院圖書資料管理信息化建設

摘要：圖書資料是醫院各項醫療科研活動和廣大醫護人員的重要參考文獻，在醫院的基礎管理工作中起著不可替代的作用。由于醫院圖書館的圖書資源具有專業性強、種類多、跨學科的特點，所以在管理上比較有挑戰性。同時，隨著信息技術的廣泛應用，醫院圖書館的圖書資源管理也開始走向科學化和規范化。作為醫療科研工作的重要組成部分，醫院圖書館在工作中，承擔著為科研工作提供知識的重任。近年來，在信息技術快速發展的背景下，醫院圖書資料管理也逐漸向信息化轉變，不斷擴大圖書資料的獲取渠道，不斷提高管理效率，大大提高了圖書資料的利用率。該文緊密結合實際，對如何實施好圖書信息管理工作進行較為詳盡的論述。

關鍵詞：醫院；圖書資料；管理；信息化建設；醫院圖書館；管理效率

中圖分類號：G25" " " " " " " " " " " "文獻標識碼：A" " " " " " " " "文章編號：2096-4110（2023）09（a）-0127-05

Exploring the Informationization Construction of Hospital Library and Data Management

Abstract： Books and materials are important references for various medical scientific research activities and the majority of medical personnel in the hospital， and have been playing an irreplaceable role in the basic management of the hospital. Because the library resources of the hospital library have the characteristics of strong professionalism， variety and interdisciplinary， it is also more challenging in management. At the same time， with the wide application of information technology， the library resource management of hospital library has also begun to become scientific and standardized. At the same time， as an important part of medical scientific research， hospitals also bear the heavy responsibility of providing knowledge for scientific research in the work of libraries. In recent years， with the rapid development of information technology， the management of books and materials in hospitals has gradually changed to information technology， which has continuously expanded the access channels of books and materials， continuously improved the management efficiency， and greatly improved the utilization rate of books and materials. In this context， the author will closely combine with reality and provide a detailed discussion on how to implement book information management work well.

Key words： Hospital; Books and materials; Management; Information construction; Hospital library; Management efficiency

醫院實施信息化，不僅是實現醫院現代化的必由之路，也是實現醫院內部控制優化的一項重要舉措。目前，醫療機構已經在逐步推動管理信息化建設，但是在圖書資料管理建設方面，仍存在著嚴重的信息化建設規劃不足的問題，還在沿用著傳統的、單一的管理方式，這大大降低了醫院圖書資料管理的工作效率和質量。因此，在信息化建設全面推進的大背景下，要把握信息化技術的發展趨勢，不斷深入，不斷深化。

1 醫院圖書資料管理的現狀與不足

網絡信息化使社會發展發生了巨大的變化，因此，在圖書資料管理方面，醫院圖書館也進行了一些變革，在傳統的紙質書籍資料基礎上，增加了計算機等信息化資料，這為醫院圖書館提供了一個與社會發展趨勢相融合、與社會發展環境相適應的機遇。但是，這些微小的變化很難取得實質性的成效，一方面，由于計算機網絡的原因，在查閱過程中，增加了更多的程序，比如，查閱人員的身份驗證、賬號密碼登錄、查閱管理、在線分析等程序[1]，會耗費很多時間，而且對于那些不擅長使用電腦的人而言，用電腦來查詢信息的效率較低；另一方面，目前醫院圖書館在圖書資料網絡化方面還有一些缺陷，比如，共享性能不高，導致圖書資料只能在館內查閱，很難像紙質資料那樣借閱，從而影響了很多人對網絡化資料的第一印象。其主要原因是醫院圖書館的信息化程度不高，無法發揮出應有的作用。目前，我國醫院圖書館的圖書信息管理工作還存在著一些問題。

1.1 圖書服務較差，利用度較低

在信息化時代背景下，運用大數據、云計算、智能系統等技術，開展醫院圖書資料管理信息化建設，是提升醫院圖書資料管理效率、促進醫院內部現代化發展的重要措施。但現實，由于缺乏經費投入，缺乏足夠的重視，已成為制約醫院圖書藏服務水平提高的重要原因。一方面，隨著新醫改的實施，我國各大醫院紛紛調整發展策略，雖然已開始加大圖書、文獻的管理力度，但資金投入仍顯不足。這造成了企業在信息化過程中缺少基礎保障，從而造成效率低下。另一方面，雖然大多數的醫院都在向信息化和自動化方向發展，但因為內部各個部門缺乏一個統一的管理體系，也未按照信息化管理的目的，實行統一的標準，造成了各部門各自為政，所用的系統資源不同，即便是在相同的操作平臺上，在書籍資料的傳輸與共享上，也出現了低效率的現象，進而造成了總體服務水平的降低[2]。由于以上兩個因素的限制，造成了圖書資源在開發和重組上資源利用效能不高，這是一個很大的問題。當前，大多數醫院處于建設圖書管理信息化的階段，缺乏對館藏資源的分門別類，也沒有對文獻進行專題處理。目前，人們對網絡材料的利用仍停留在簡單瀏覽階段，很難對各種醫療活動起到指導作用[3]。

1.2 缺乏對企業信息化建設的認識

圖書資料是醫院內部管理的重要組成部分，也是醫院進行醫療、科研工作的重要依據。在信息化發展的視野中，盡管大多數醫院建立了信息化管理平臺，但是從所取得的結果來看，內部管理人員的理念沒有轉變，他們認為書籍資料的價值只限于參考和閱讀，對書籍資料的應用還停留在借閱的層面上，造成了圖書資料管理服務相對單一，信息化發展程度低。導致這一情況的主要原因是醫院的圖書管理員本身沒有很好的服務意識。在新的管理體系下，他們只是學會了一些基本的操作方法，而在資源的開發和共享方面，他們缺乏積極的參與意識。尤其是在與顧客的溝通方面，管理者的服務意識淡薄，客戶的維護困難，致使醫院的書籍資源僅限于醫院，而讀者人數持續減少，嚴重影響了書籍資源的開發與利用等工作。同時，面臨著工作方法和管理過程的改變，大部分的管理者雖然可以熟練地使用電腦系統完成基本的工作，但卻沒有經過系統的訓練。無論是在系統維護還是安全檢查管理上，內部管理人員都沒有能力單獨處理，不但加大圖書資料管理的費用，還難以對信息系統中出現的問題進行及時的識別與控制，還會為病毒的入侵提供可能，極有可能對圖書數據造成損害，進而影響醫院圖書資料的完整性。

2 醫院圖書資料管理信息化建設的優勢

醫院書籍是醫院發展歷史的主要載體，它記載了醫院的發展歷史，記載了醫院工作人員的信息，記載了科研資料，見證了醫院的發展與變化。在新的發展時期，要提高圖書的管理效能，就必須通過建設圖書的自動化管理體系，建立一套嶄新的信息工作方式[4]。以創新的管理方式為基礎，全面推進圖書資料管理信息化，是新時代醫院內部控制優化發展的必然要求，具有重要意義。在實踐中，圖書信息資源管理的重要意義主要體現在以下幾個方面。

2.1 有效改變企業的管理模式，提高企業的工作效率和質量

目前，醫院圖書資料管理建設的最主要任務是要改變管理方式，提升管理效能，著重于在傳統管理方法的基礎上，構建信息化管理平臺，使管理人員擺脫煩瑣的收集、歸類等工作，轉而利用信息管理技術、信息管理平臺，高效地管理圖書資料。同時，隨著信息化建設的推進，管理人員的工作重心也隨之轉移，更多地注重對圖書的“管理+開發”，從而提升圖書資料的利用價值，也會提升管理工作的效率和質量[5]。

2.2 促進圖書資源的共享和集成

圖書資源利用率低，資源不能共享，已成為醫院圖書資源管理工作中的一大難題。因此，在信息化的基礎上，建立了一個良好的圖書資料資源共享平臺，會大大提高醫務人員的信息檢索效率。醫院分院較多，所開展的各項工作活動也比較多。所以，文獻、病歷、研究數據，都是一筆無形的資產。根據這一特征，構建數據集群的信息平臺，實現對數據的快速檢索、提取、使用、倉儲，既能減少因人為操作而產生的差錯，又能提升各個工序的工作效率，使傳統的經營方式得以打破，使企業內部經營得以高效運行。在信息化時代背景下，通過對文獻信息的收集和分類，使文獻信息的收集和歸類更加專業、有效和方便。

2.3 為企業節省人力物力，減少企業的經營成本

在傳統的圖書資源管理工作中，往往要投入大量的人力物力，從而導致管理費用增加。建立在計算機技術支持下的自動化管理系統，可以最大程度地打破時間和空間的局限，不僅提高了數據管理的透明度，而且可以將不同客戶機連接起來，實現文件和數據的高速傳輸，為數據的利用提供更好的服務[6]。

信息化建設的實施，首先使管理者擺脫了煩瑣的工作，改變了他們的工作重點，使他們能夠適應目前的工作需要。與此同時，在醫院內，為各種醫療、研究活動，把可用的書籍、資料傳送到醫院的服務平臺上，方便各個科室迅速查閱，為各種活動提供依據。其次，要對圖書材料的管理進行優化，使圖書材料的管理方式和運行方式都能以信息技術為基礎。最后，管理方法的信息化，在提高管理效率和質量的同時，還減少了由于書籍材料損壞而導致的損失，這樣既節省了人力物力，又減少了管理費用。同時，還可以推動醫院內資源的流通，提高對圖書資料的開發利用效率，提高圖書資料管理工作的實效性。

3 醫院圖書資料管理信息化建設路徑研究

醫院圖書資料管理的信息化程度較低，對圖書資料的利用率有很大影響。在互聯網信息化社會發展趨勢下，醫院圖書館必須對圖書資料管理的信息化進行更多的關注，通過信息化程度的提升來對圖書資料管理的有效性進行優化，為醫院的醫護人員和科研技術人員提供更多的、及時的、準確的圖書信息。

3.1 加大信息技術與設備設施的投入

為了更好地促進醫院圖書資料管理信息化，應該積極地購買目前最先進、高效的信息技術和設備，把它當作一個重要的保障機制，以此為基礎，有序推進醫院圖書資料管理信息化。首先，在實際操作中，醫院應加大此方面的投資力度，可以從社會福利方面入手，爭取到一定的資金，然后，與政府部門合作，引進先進的信息技術和設備，為圖書資料管理信息化的建設提供充分的保證。其次，可以加強和其他醫院的合作，多渠道合作，籌集資金，購買設備，引進信息技術人員，在此基礎上，通過對相關軟件及功能的設計，實現圖書館資源的有效利用。最后，通過用戶信息的安全保障，實現用戶需求、行為等信息的共享，建立一個個性化醫院圖書信息管理服務系統，以適應管理工作的個性化要求。該模式既能有效提高館藏資源的利用率，又能有效降低館藏資源消耗，使館藏資源得到有效利用，為全院各項工作提供更高質量的服務，從而達到可持續發展的目的[7]。

3.2 優化信息化建設的內外環境

目前，在信息優化建設方面醫院內、外部條件不佳，尤其是一些領導干部對此不夠重視。要想實現這一目標，一是要在醫院內部加強信息化建設的認識，醫院領導要高度重視，在人員保障和資金支持上要盡量滿足信息化建設的需要。二是改變經營觀念，增強企業的積極性和主動性。醫院要改變傳統的圖書館管理觀念，強化圖書館管理對醫療技術發展和科研的重要性，從觀念上增強信息化的動力。三是企業經營方式的創新，尤其是企業經營方式由粗放型向精細化、全方位的經營方式轉型，需要企業經營方式的創新，與企業的信息化建設相匹配。四是醫院圖書館信息資源的信息化要在健全的基礎上進行，要增加經費等投入，創造良好的設備和人員條件[8]。醫院要根據現實需要，制訂信息化建設規劃，為采購、使用等提供便利條件。同時，要從電子和網絡兩個方面推進醫院圖書館信息資源的信息化建設，形成圖書館信息資源整合的新局面。五是要通過技術標準等方式，推動技術變革和創新。六是要建立健全的制度保證體系，以制度化的管理來保證各項工作的順利進行。

3.3 加強高校對圖書信息化工作的認識

通過多種方式對醫院圖書資料管理信息化建設的優勢、價值和作用進行宣傳和推廣，這是一種能夠提升管理人員信息化建設意識，讓他們認識到實現圖書資料管理信息化建設的重要性和緊迫性的一種有效方法。在具體的操作過程中，可以利用微信、QQ、微博、短視頻等新媒體的技術手段與平臺，將書籍材料的信息以短視頻、圖片、文字的形式呈現出來，并通過各種途徑進行宣傳普及。這對提高宣傳的力度和覆蓋面有很大幫助[9]，有利于提高管理者的重視程度，使其自覺提升信息化建設。另外，還應該在醫院內加大對圖書資料的宣傳和推廣力度，比如，可以加強對圖書館資源的利用，并通過這一平臺幫助那些有需要的人們。引導管理者充分利用信息技術與平臺，對圖書數據進行收集、查詢、瀏覽與管理，推動圖書數據的信息化管理。

3.4 加強圖書管理者的專業技術訓練

圖書質量管理人員是進行相應管理工作、推動圖書資料信息化建設的重要執行者，其自身所具備的信息技術操作能力、業務能力、綜合素養、信息化管理專業性水平等，都會在一定程度上影響圖書資料管理信息化建設的效果。所以，為了更好地推進醫院圖書資源管理信息化，一定要加強圖書資源管理人員的業務素質培養，并進行定期的專門培訓，從而提高他們的信息技術應用能力和信息素質。隨著時間的推移，管理者的工作方式、工作理念也在不斷更新與改進，這就為圖書資料的信息化建設提供了可靠的保證。在具體的操作上，首先，要對已進入工作崗位的圖書材料管理人員，定期地進行專業的系統性培訓，同時還要加強對信息系統、信息技術、信息素質的培訓。組織專家教授和信息技術研發人員進入企業，對他們進行專業的培訓和技術指導，不斷提高管理人員信息化系統使用、管理和維護的水平，并有效解決信息化建設中存在的問題。其次，可以通過對管理人員工資、福利的調整，吸引更多外部的管理人員申請這份工作。再經過層層考核，嚴格選拔，挑選出專業技能比較高的優秀人才，并為他們提供了崗前培訓。在此基礎上，提出了一種新的、有針對性的、適合的工作方法。同時，要加強對員工的道德素質教育，大力弘揚工匠精神，提高管理者的責任感和使命感，培養他們具有愛崗敬業、團隊協作、合作互助的良好發展觀念，持續提高管理者的凝聚力，為圖書質量管理信息化建設提供更有力的人力資源保證。

3.5 運用信息技術，加強圖書管理工作

為了更好地提升醫院圖書資料管理工作的效率和信息化建設水平，需要利用信息技術，加強圖書資料文獻數據庫建設，為管理人員提供信息數據支持，確保圖書資料管理信息化建設工作的順利開展。因此，醫院圖書資料管理人員要重視利用信息技術，積極建立標準化、通用化的數據庫，不斷提高工作質量和工作效率，促進醫院圖書資料管理工作的現代化和數字化。首先，利用大數據分析處理技術，在互聯網平臺上查找與醫院書籍材料有關的數據，進行分析、整合、處理，將有關書籍材料整合為一個數據單元，對它們進行合理的歸類、保存。這樣，不僅能縮短文獻資料搜集的時間，也能簡化文獻資料的管理流程，提升文獻資料的處理效率。其次，要強化紙本的管理，將紙本轉變為電子書，將紙本納入網絡圖書管理數據庫，實現圖書數據的數字化和信息化管理。它能有效地改善數據庫的兼容性和資源的共享，同時也能強化對紙質文獻的保護。此外，對極其珍貴的紙質文獻資料，應通過文字識別、文字掃描等方式，將其轉換成數字資料，然后通過硬盤或光盤等方式進行存儲，從而更好地完成對醫院圖書資料的妥善保存，進而有效提升圖書資料的管理水平[10]。

3.6 構建電子圖書平臺，提升醫院圖書館電子檔案管理水平

“醫學數字圖書館平臺”的內容包括整合醫療資源、優化和設置平臺模塊、與醫院合作、實施VPN服務模式、建立個性化的圖書館服務。利用因特網，該系統有效地運作，操作界面直觀方便，用戶只需掌握幾個常用的網上操作，就能方便地獲得所需要的醫療信息。在醫院的“醫療數字圖書館平臺”，將相應的網址輸入即可登錄，平臺有“綜合檢索”和“站內檢索”兩個功能，可以滿足各種需要，每個月要進行一次更新和維護，從而更好地進行服務。

自2003年起，濱州醫學院附屬醫院圖書館引進了中文生物醫學期刊文獻數據庫（CHKD）、中國藥典雜志（CMCC）、萬方數據庫（含中華醫學雜志論文數據庫）等6個中外文藥典雜志數據庫。目前，醫院已把這些不同形式和內容的數字化信息資源集中到醫院的“醫療數字圖書館”平臺，并對其進行定期更新和維護，使其達到了多樣化、數字化和現代化的目的。對過去的書籍、期刊等資源信息展開了信息資源收藏的整合工作，將原來無序、分散、獨立的資源進行了整合，并對其進行了編輯、分類，并將其編入數據庫中，對一些破損的書籍展開了重新包裝和修復，并在適當的時候購買有關的書籍資料，這樣就可以讓讀者更容易找到自己想用的書籍資源。對兄弟圖書館的設計和管理模式進行廣泛的學習，在開放的基礎上，構建一個資源共享型數字圖書館，利用互聯網、E-mail等館際交流方式，彌補本單位的資源短缺，并解決部分用戶的個性化需求。

要想做好醫療電子文件的管理，制度建設是一個關鍵的組成部分，濱州醫學院附屬醫院制定了與之相適應的電子文件的收集歸檔制度，以及電子文件的利用保管制度，制定了電子文件的保存期限、歸檔范圍等制度，并把這些制度融入醫院的崗位責任制和考核制度中，制定了完善的醫療電子文件的動態管理制度，讓醫院的電子文件管理按照規范的程序進行。對電子病歷的管理，不僅要保證病歷的完整性，還要滿足醫院的教學和科研工作，使病歷的使用發揮出最大的作用。醫院應該注重檔案的軟硬件方面的投資，在各方面都要有較好的電腦、軟件和刻錄設備，并且要選擇一種科學的存儲方法。還需要配置高性能的保證網絡安全的軟件，比如，防火墻技術、數據加密技術等，來保證電子檔案的安全、正常、有序運行。

4 結束語

綜上所述，在新的發展時期，醫院要實現現代化，就必須進一步完善內部管理制度，提高質量。醫院的書籍資料記載著醫院發展歷程和各種醫學數據，如果忽略了書籍資料的現代化建設，很可能會導致圖書資料的利用率下降，這會給醫院的各項工作帶來負面影響。為改善現狀，解決當前資源開發和利用的難題，醫院應實施標準化的管理制度，加強對各類信息技術的應用，構建一套行之有效的內部管理制度，完成對書籍資料的開發、存儲、使用和傳遞，使其內部管理工作實現自動化，以更好地服務于臨床和科研工作。

參考文獻

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