加強印章規范化管理防范經濟風險探析

楊建華

（福建省泉州市教育局辦公室，泉州 362000）

引 言

印章作為組織的重要標識之一，在日常工作中扮演著重要的角色。然而，目前許多組織在印章管理方面存在著不規范的現象，如印章使用不當、管理不嚴格等。這些問題不僅影響了信息安全，還可能導致工作效率低下和組織形象受損。因此，加強印章管理的規范化成了亟待解決的問題。

一、印章管理規范化的重要性和必要性

首先，行政機關、事業單位作為公共服務機構，其印章代表著組織的形象和權威。規范化的印章管理能夠確保印章的合法、正常使用，避免印章被濫用或盜用，通過建立嚴格的印章使用制度和權限管理，可以避免印章落入不法分子手中，從而防止各種非法活動的發生。同時，規范化管理還能提高單位的行政效率，通過明確印章使用的流程和規定，可以減少不必要的審批環節和行政程序，提高工作效率。同時，規范化管理還能減少由于印章使用不當而引發的行政糾紛和糾紛成本，進一步促進事業單位的健康發展。

其次，規范化的印章管理有助于防止信息泄露和內部失職。單位通常需要使用印章進行文件、合同、證明等重要文件的簽署和認證。如果印章管理不規范，可能會導致印章被冒用或盜用，進而造成重要信息的泄露或誤用。明確規定印章的使用范圍和權限，確保只有經過授權的人員才能使用印章。所有使用印章的文件都應該經過相應部門的審批，并記錄下來，以便后續查證。通過規范化的管理，可以建立健全的印章使用制度和審批流程，加強對印章的保管和監控，保障事業單位的信息安全和內部秩序。

此外，規范化的印章管理還有利于提升單位的信譽和形象。一個組織的印章使用規范與否，直接反映了其管理水平和職業道德。規范化的印章管理能夠樹立事業單位的良好形象，增加公眾對其的信任度。同時，對印章的規范管理也有助于減少印章造假等不法行為的發生，有效防范各種風險和不法行為，確保組織的正常運行，維護公共利益和社會秩序。

二、印章管理過程中存在的主要問題

（一）缺乏專業的管章人員

許多單位在印章管理方面缺乏專人負責，導致印章的管理和使用不夠規范和安全。由于缺乏專業的管章人員，印章可能被隨意使用或者丟失，從而帶來潛在的風險和安全隱患。另外，印章使用的審批過程可能存在問題。在一些單位中，印章的使用審批流程不夠嚴格，缺乏有效的監督機制。這樣容易導致印章被濫用或者冒用，給單位帶來不必要的損失和法律風險。此外，印章管理的信息化水平較低也是一個問題[1]。一些單位在印章管理方面尚未充分利用信息化手段，依然采用傳統的手工記錄和管理方式。這種方式容易導致信息的不準確和遺漏，增加了印章管理的風險和工作量。最后，印章的存儲和保管也是一個重要問題。一些單位對印章的存儲和保管缺乏規范和安全措施，容易造成印章的遺失或者被盜用。這樣不僅給單位造成損失，還可能被他人利用印章進行違法活動。

（二）審批程序尚不完善

首先，單位在印章管理方面需要加強審批程序的規范性和嚴密性。目前，一些單位的印章審批程序缺乏明確的規定和標準，容易造成印章的濫用。為了防止濫用行為的發生，有必要建立明確的審批程序，包括印章使用的申請、審批、備案等環節，確保每一次印章的使用都經過合理的審批程序。

其次，單位應加強對印章使用的監督和管理。在印章管理中，一些單位存在著越權使用印章的問題，即未經授權的人員擅自使用印章。為了避免這種情況的發生，應加強對印章的存放和使用的監督，明確規定只有經過授權的人員才能使用印章，同時建立完善的印章使用記錄制度，定期對印章使用情況進行審查和核對。此外，加強對印章的保管和使用權限的控制也是必要的。應制定嚴格的印章使用權限管理制度，確保只有具備相應權限的人員才能接觸和使用印章。同時，要加強對印章的保管，確保印章不會被盜用或丟失。

（三）登記要素和管理責任不清晰

首先，印章管理缺乏健全的登記要素。登記要素是指對印章進行詳細的登記和記錄，包括印章的種類、編號、名稱、規格、形狀、材質等信息[2]。然而，一些單位在印章管理中缺乏對這些要素的完善登記，導致印章使用過程中出現信息不準確、混亂的情況。為了解決這個問題，單位應制定相應的印章管理制度，明確要求對每個印章進行登記，并確保登記信息的準確性和及時更新。

其次，印章管理責任不清。在一些單位中，對于印章管理的責任劃分不明確，缺乏明確的管理流程和監督機制。這導致了印章的使用和保管沒有明確的責任人，容易出現濫用、丟失等問題。為了解決這個問題，單位應明確印章管理的責任部門和責任人，建立健全的管理制度，明確印章的使用權限和審批流程，并加強對印章使用情況的監督和檢查。

（四）用印過程缺乏規范

首先，應建立健全的用印管理制度。該制度應明確規定印章的使用范圍、使用條件、使用權限等，確保印章的使用具有明確的依據和限制[3]。此外，還應制定相關的用印申請、審批和歸檔程序，確保用印流程的透明化和規范化。

其次，應加強對印章的保管和管理。印章應由專人保管，確保印章的安全性和完整性。在用印時，應進行嚴格的登記和核對，確保印章的使用符合規定，并留下相關的使用記錄和審批文件。此外，還應加強對用印人員的培訓和管理。用印人員應具備一定的法律法規和規章制度的知識，并且應明確了解印章的使用規定和限制。同時，應建立健全的用印人員管理制度，對用印人員進行監督和考核，確保用印工作的規范性和合規性。

最后，應加強對印章使用情況的監督和審查。通過定期的內部審計和檢查，發現和糾正用印過程中存在的問題和不規范行為。同時，對于違反規定使用印章的人員，應按照相關法律法規進行相應的處罰和追責。

三、印章管理的規范化措施

（一）樹立印章管理意識

在單位日常工作中，印章管理是一項非常重要的工作。良好的印章管理意識能夠確保印章的安全、準確和合法使用，提高工作效率和服務質量。領導在印章管理方面起到了重要的示范和推動作用。他們應該樹立正確的印章管理意識，將印章管理納入單位的重要工作內容之中。領導要嚴格執行相關的法律法規和單位的管理制度，確保印章的使用符合規定，不出現濫用、亂用等問題。同時，領導還應該加強對員工的培訓和指導，提高他們的印章管理意識，確保印章的安全和有效使用。員工是事業單位印章管理的實施者，他們在日常工作中要嚴格按照相關規定和程序使用印章。首先，員工應該了解印章的種類和用途，知道何時需要使用印章，何時不需要使用。其次，員工要妥善保管好印章，嚴格按照相關程序辦理印章使用手續，確保使用印章的合法性和準確性。

除了領導和員工的努力外，還應建立健全的印章管理制度和監督機制。明確規定印章的種類、使用范圍、管理責任等內容，確保印章的使用符合規定。監督機制應該加強對印章管理的監督和檢查，及時發現和糾正問題，保障印章管理的規范性和有效性。

（二）健全印章管理制度

印章管理在政府相關部門中的重要性不容忽視。為了確保行政管理的規范性和公正性，政府應該從立法方面加強對印章管理的監管。制定相關法律法規，明確印章的使用范圍、權限和管理責任。這些法規可以規定印章的申領、使用和歸還程序，確保印章的使用符合規定，并且能夠追溯到具體的責任人。建立健全的印章管理制度，包括建立印章管理的責任制，明確各級部門和人員的管理職責，確保印章的安全和正確使用。此外，政府還可以采用技術手段，如電子印章、數字簽名等，提高印章管理的效率和安全性。加強對印章管理的監督和檢查。通過定期的檢查和抽查，發現和糾正印章管理中存在的問題，及時解決印章管理中的漏洞和隱患[4]。同時，政府可以建立投訴舉報機制，鼓勵公眾監督印章管理的執行情況。

單位內部根據自身需求健全管理制度。首先，需要明確印章使用的流程，包括申請、審批和領用等環節。每個環節都應由專人負責，并設立相應的審核機制，確保印章的使用符合規定和需要。同時，單位應明確印章的責任歸屬。每個部門或崗位應明確自己在印章使用中的責任范圍，確保責任的明確性和分工的合理性。對于違規使用印章的情況，單位應依法追究相關責任人的責任，以保障印章的合法使用和安全性。此外，單位還可以加強對印章的監督和管理。可以通過建立印章臺賬，記錄印章的使用情況和歸還情況，以便隨時進行查閱和核對。同時，定期進行印章的盤點和檢查，確保印章的數量和完好性符合規定。對于有特殊安全需求的印章，可以采取密鑰管理制度，加強對密鑰的保管和使用限制[5]。

（三）強化印章規范管理

近年來，我國印章管理工作得到了進一步強化。為了規范印章使用，各單位紛紛加強了印章管理的各項措施。對印章的制作、保管、使用等環節進行了嚴格的規定。印章是企業和機關常用的辦公工具，對于保障文書的合法性和真實性起到了重要的作用。為了確保印章使用的規范化管理，以下是一些步驟和措施可以參考：選擇信譽良好的印章制作公司，確保印章的質量和準確性。在刻制過程中，要嚴格遵守相關法律法規，確保印章的文字、圖案等信息準確無誤。在印章刻制完成后，應進行啟用程序。將印章的相關信息登記在冊，包括印章的種類、編號、刻制單位、啟用日期等。同時，制定相關的印章使用制度，明確印章的使用權限和范圍，防止印章被盜用或濫用。如需變更印章的規格、材質、字體等信息，需填寫《印章變更申請表》并提交給法定代表人審核；如印章損壞或不再使用，需填寫《印章銷毀申請表》并提交給法定代表人審核。

印章的保管必須由專人負責，建立健全的印章管理制度，確保印章不被盜用或濫用。印章的使用必須經過合法授權，并且有明確的用途和范圍。通過加強對印章使用情況的日常監督，發現問題及時進行整改。定期進行印章使用情況的抽查，確保印章使用符合規定，防止出現違規行為。建立電子印章管理系統，實現對印章的電子化登記和管理。這樣可以有效地提高印章管理的效率和準確性，避免了人為因素對印章管理帶來的隱患。

（四）確保印章使用登記

行政機關、事業單位是指由政府或其他機構設立的具有獨立法人資格的組織，其主要目的是為公眾提供社會公益服務。為了確保單位的正常運行和規范管理，印章使用登記是一項重要的措施。

首先，應建立健全印章管理制度。該制度應明確規定印章的種類、用途、保管責任人等相關事項，并明確印章的使用范圍和權限。同時，應指定專門負責印章管理的人員，確保印章的安全和合法使用。

其次，應對印章進行登記管理。登記時應記錄印章的基本信息，如印章名稱、規格、樣式等，并進行編號。同時，要記錄印章的使用人、使用日期、使用事由等信息，確保印章的使用情況有據可查。空白文書是指沒有填寫具體內容的文件，蓋章后可以很容易地進行篡改。因此，應該設立專門的空白文書管理機制。例如，將空白文書和已蓋章的文書分開存放，加強存儲和監管。電子蓋章是指使用電子方式來進行蓋章，可以提高效率和方便性。然而，電子蓋章也存在著一些安全隱患，如盜用、篡改等。因此，應該建立起相應的電子蓋章規范，包括身份驗證、防偽措施、審批流程等，以確保電子蓋章的安全可靠[6]。另外，應加強對印章的保管工作。印章應存放在專門的柜子或保險箱中，并由專人負責保管。在印章使用時，必須經過授權并在登記簿上進行記錄，以確保印章的使用符合規定。

最后，應定期進行印章使用情況的檢查和核查。通過抽查、核對登記簿等方式，確保印章的使用符合規定，避免濫用印章權力。

結 語

本文通過對印章管理規范化的重要性進行分析，并提出了加強印章管理的對策。加強印章管理的規范化對于保障信息安全、提升工作效率和維護組織形象具有重要意義。希望本文的研究能夠為組織提供參考，促進印章管理規范化的實施。