大數(shù)據(jù)背景下高校固定資產(chǎn)管理思路探究

［摘 要］文章以高校固定資產(chǎn)管理作為切入點(diǎn)，簡要敘述其與大數(shù)據(jù)技術(shù)結(jié)合的意義，分析大數(shù)據(jù)背景下高校在固定資產(chǎn)管理期間存在的問題，并圍繞問題成因探討固定資產(chǎn)管理的全新思路，旨在憑借大數(shù)據(jù)技術(shù)，推動傳統(tǒng)固定資產(chǎn)管理體系轉(zhuǎn)型優(yōu)化，確保大數(shù)據(jù)技術(shù)的功能效用得到充分發(fā)揮，推動高校固定資產(chǎn)管理水平穩(wěn)步提升。

［關(guān)鍵詞］大數(shù)據(jù)；高校；固定資產(chǎn)管理

doi：10.3969/j.issn.1673 - 0194.2023.08.029

［中圖分類號］F810.6；G647 ［文獻(xiàn)標(biāo)識碼］A ［文章編號］1673-0194（2023）08-0089-03

0" " "引 言

近年來，隨著大數(shù)據(jù)時(shí)代的到來，大數(shù)據(jù)等信息技術(shù)在高校固定資產(chǎn)管理領(lǐng)域得到廣泛應(yīng)用，徹底改變了原有管理模式與方法手段，無論是管理水平、管理效率，還是應(yīng)急管理能力，均得到明顯提升，且固定資產(chǎn)的使用效益也得到了提高。但與此同時(shí)，目前我國高校在固定資產(chǎn)管理過程中運(yùn)用大數(shù)據(jù)技術(shù)時(shí)，難免因一些主客觀要求導(dǎo)致大數(shù)據(jù)技術(shù)的優(yōu)勢無法得到充分發(fā)揮，所以需要結(jié)合相關(guān)財(cái)務(wù)知識與信息化手段，不斷完善管理機(jī)制，從而為高校發(fā)展創(chuàng)造穩(wěn)定健康的環(huán)境。

1" " "大數(shù)據(jù)技術(shù)與高校固定資產(chǎn)管理結(jié)合的意義

1.1" "避免產(chǎn)生管理疏漏

傳統(tǒng)管理模式普遍使用紙質(zhì)檔案形式存儲固定資產(chǎn)相關(guān)信息，紙質(zhì)檔案的保存壽命有限，在保存期間常因各類突發(fā)狀況而出現(xiàn)檔案丟失、破損等問題，造成管理疏漏。例如，設(shè)備參數(shù)登記檔案丟失，導(dǎo)致管理人員無法掌握設(shè)備類固定資產(chǎn)的具體情況。而大數(shù)據(jù)技術(shù)的應(yīng)用，將固定資產(chǎn)信息與管理信息以電子文檔形式存儲在平臺中，并采取云平臺存儲、異地容災(zāi)備份等手段，從根源上預(yù)防管理信息丟失等問題的出現(xiàn)，不易產(chǎn)生管理疏漏。同時(shí)，在固定資產(chǎn)管理期間，大數(shù)據(jù)平臺還將自動保存相關(guān)信息，如果高校在固定資產(chǎn)管理期間出現(xiàn)各類問題，可以依托大數(shù)據(jù)平臺進(jìn)行溯源分析，回溯問題出現(xiàn)過程，幫助管理人員發(fā)現(xiàn)具體問題、追究相關(guān)責(zé)任和采取改進(jìn)措施。

1.2" "實(shí)現(xiàn)科學(xué)決策

傳統(tǒng)管理模式依賴管理人員的主觀判斷來制定各項(xiàng)決策，如申報(bào)預(yù)算審批、制訂教學(xué)設(shè)備采購計(jì)劃、安排固定資產(chǎn)使用用途等，管理人員的專業(yè)素養(yǎng)與工作能力會影響固定資產(chǎn)管理的水平，存在不確定性，還會出現(xiàn)錯(cuò)誤決策等問題。大數(shù)據(jù)技術(shù)憑借大數(shù)據(jù)平臺強(qiáng)大的決策分析能力，既可以幫助管理人員制訂各項(xiàng)決策計(jì)劃，也可根據(jù)已有信息預(yù)測管理方案計(jì)劃的實(shí)施過程，對比預(yù)測結(jié)果與預(yù)期情況，并根據(jù)二者差異來優(yōu)化方案計(jì)劃內(nèi)容，以實(shí)現(xiàn)科學(xué)決策目標(biāo)［1］。

1.3" "減輕管理負(fù)擔(dān)

傳統(tǒng)管理模式以人工管理為主，要求管理人員持續(xù)收集固定資產(chǎn)使用信息，開展數(shù)據(jù)統(tǒng)計(jì)整理、報(bào)表生成、管理過程跟蹤監(jiān)督等工作，存在管理效率低、管理負(fù)擔(dān)重等缺點(diǎn)。大數(shù)據(jù)技術(shù)的應(yīng)用，將由大數(shù)據(jù)平臺代為開展數(shù)據(jù)收集、整理等基礎(chǔ)工作，管理人員只需集中精力開展決策型工作，在不影響管理效果的前提下，顯著減輕管理負(fù)擔(dān)，有利于降低高校管理成本。

2" " "大數(shù)據(jù)背景下高校固定資產(chǎn)管理存在的問題

2.1" "管理意識淡薄

目前，高校在固定資產(chǎn)管理體系中引入大數(shù)據(jù)技術(shù)，運(yùn)用信息技術(shù)手段配合開展管理工作，取得了一定的成效。但是，部分管理人員存在管理意識淡薄的問題，對大數(shù)據(jù)技術(shù)的價(jià)值、信息化管理模式了解片面，技術(shù)手段僅被用于開展信息數(shù)據(jù)收集等少數(shù)基礎(chǔ)性工作，技術(shù)應(yīng)用范圍沒有完全涵蓋固定資產(chǎn)管理過程與日常管理內(nèi)容。例如，在固定資產(chǎn)清查環(huán)節(jié)啟用的管理平臺僅被使用部門和管理人員用于遠(yuǎn)程提交資產(chǎn)變動申請與線上辦理手續(xù)，并沒有提前在平臺中設(shè)定規(guī)則來解釋盤虧資產(chǎn)，核查清查結(jié)果，導(dǎo)致管理效果受到人為主觀因素影響。此外，還存在管理理念僵化問題。雖然部分環(huán)節(jié)應(yīng)用了大數(shù)據(jù)等信息技術(shù)，但管理人員沒有主動分析技術(shù)價(jià)值，探索應(yīng)用路徑，本質(zhì)上仍舊在實(shí)施傳統(tǒng)的粗放管理模式。此項(xiàng)問題的關(guān)鍵在于，管理人員僅將信息技術(shù)視作簡單的管理工具，既沒有依托信息技術(shù)來推動固定資產(chǎn)管理體系變革，也沒有樹立動態(tài)管理、全過程管理、全員參與、精細(xì)化管理等全新的管理理念。

2.2" "管理體制不完善

無論是大數(shù)據(jù)技術(shù)還是信息化管理模式，在高校固定資產(chǎn)管理領(lǐng)域中的應(yīng)用推廣時(shí)間都較短，當(dāng)前仍處于應(yīng)用起步階段。一些高校選擇借鑒企業(yè)單位現(xiàn)行的管理模式，但高校和企業(yè)單位的資產(chǎn)屬性存在明顯差異，套用的企業(yè)管理模式缺乏適用性，難以有效約束、指導(dǎo)資產(chǎn)管理工作開展。當(dāng)前，部分高校具體存在日常資產(chǎn)管理工作制度不完善、缺乏強(qiáng)制報(bào)損報(bào)廢機(jī)制、管理流程落后3項(xiàng)問題。

第一，日常資產(chǎn)管理工作制度不完善。現(xiàn)有的日常資產(chǎn)管理制度存在一定的滯后性，部分條款內(nèi)容與實(shí)際管理情況不符，需要管理人員在工作中憑借自身主觀判斷來設(shè)定管理環(huán)節(jié)，制訂管理方案并采取措施，管理效果存在不確定性。例如，在固定資產(chǎn)購置與驗(yàn)收入庫環(huán)節(jié)，因?yàn)闆]有明確規(guī)定購置標(biāo)準(zhǔn)和驗(yàn)收標(biāo)準(zhǔn)，所以偶爾會出現(xiàn)所購置教學(xué)設(shè)備缺乏實(shí)際用途、不斷重復(fù)購置資產(chǎn)、不達(dá)標(biāo)固定資產(chǎn)通過驗(yàn)收手續(xù)等問題。

第二，缺乏強(qiáng)制報(bào)損報(bào)廢機(jī)制。當(dāng)前，高校雖然建立了固定資產(chǎn)報(bào)損報(bào)廢機(jī)制，但相關(guān)規(guī)定條款缺乏配套的強(qiáng)制執(zhí)行手段。固定資產(chǎn)在超過使用年限或是出現(xiàn)嚴(yán)重故障損壞問題后，因多種原因而沒有及時(shí)辦理報(bào)損報(bào)廢處理手續(xù)，或是在手續(xù)辦理完畢后處于掛賬狀態(tài)，并未實(shí)際報(bào)廢。

第三，管理流程落后。原有的管理流程以人工操作方式為主，與信息化管理模式缺乏適配性，沒有為信息技術(shù)提供足夠的應(yīng)用空間，限制了大數(shù)據(jù)技術(shù)作用的發(fā)揮。例如，在固定資產(chǎn)增值、轉(zhuǎn)移與減損環(huán)節(jié)，財(cái)務(wù)部門需要按月登記財(cái)產(chǎn)補(bǔ)錄與編制固定資產(chǎn)增減表，并將增減表在次月提交至管理部門進(jìn)行核對，管理信息提交周期較長，無法幫助管理部門實(shí)時(shí)掌握固定資產(chǎn)使用情況并做出準(zhǔn)確決策。

2.3" "管理組織結(jié)構(gòu)落后

在大數(shù)據(jù)背景下，高校固定資產(chǎn)管理模式遭受劇烈沖擊，無論是管理內(nèi)容、流程步驟還是管理手段均發(fā)生明顯變化，原有管理組織結(jié)構(gòu)與全新管理模式缺乏適配性。從目前來看，在管理組織結(jié)構(gòu)層面，高校具體存在管理職責(zé)分離、機(jī)構(gòu)變動過快兩項(xiàng)問題。

第一，管理職責(zé)分離。當(dāng)前，部分高校實(shí)施部門管理制度，將各類固定資產(chǎn)分散交由諸多部門開展管理工作，部門間的溝通協(xié)作力度有限，無法從全局統(tǒng)籌角度來制訂管理計(jì)劃。例如，將教學(xué)設(shè)備與科研設(shè)備交由設(shè)備處管理，將后勤類資產(chǎn)與行政辦公類資產(chǎn)交由后勤部門管理，將圖書類資產(chǎn)交由圖書館管理。

第二，機(jī)構(gòu)變動過快。部分高校為適應(yīng)全新管理模式，在短時(shí)間內(nèi)頻繁調(diào)整管理組織結(jié)構(gòu)，導(dǎo)致管理部門功能定位、職責(zé)權(quán)限與崗位配置情況缺乏穩(wěn)定性，進(jìn)而影響到資產(chǎn)管理工作的穩(wěn)定性與連續(xù)性；時(shí)常在管理期間將原定管理計(jì)劃推倒重來，造成管理資源無效使用，多套管理計(jì)劃相互沖突，工作銜接不到位。

2.4" "信息不對稱

當(dāng)前，部分高校的固定資產(chǎn)管理系統(tǒng)和財(cái)務(wù)系統(tǒng)處于獨(dú)立運(yùn)行狀態(tài)，存在信息不對稱問題，影響固定資產(chǎn)管理工作的開展。例如，在固定資產(chǎn)驗(yàn)收入賬環(huán)節(jié)，要求管理部門提前辦理驗(yàn)收入賬手續(xù)，再將相關(guān)材料轉(zhuǎn)交至財(cái)務(wù)系統(tǒng)來辦理財(cái)務(wù)報(bào)銷手續(xù)。系統(tǒng)信息不對稱，偶爾會因信息更新不及時(shí)而出現(xiàn)賬實(shí)不符、賬賬不符等問題，如在固定資產(chǎn)賬面掛靠人員發(fā)生變動時(shí)，系統(tǒng)未及時(shí)更新而造成賬實(shí)不符。此外，固定資產(chǎn)管理系統(tǒng)和財(cái)務(wù)系統(tǒng)的資產(chǎn)錄入類別、統(tǒng)計(jì)標(biāo)準(zhǔn)、概念理解存在明顯差異，如果高校僅在系統(tǒng)中預(yù)留標(biāo)準(zhǔn)通信接口，則很難有效地將數(shù)據(jù)信息進(jìn)行轉(zhuǎn)換對接，常出現(xiàn)數(shù)據(jù)信息丟失、轉(zhuǎn)換不及時(shí)、賬目脫節(jié)等問題［2］。

3" " "大數(shù)據(jù)背景下高校固定資產(chǎn)管理的全新思路

3.1" "樹立固定資產(chǎn)大數(shù)據(jù)管理意識

首先，高校應(yīng)加強(qiáng)宣傳，以固定資產(chǎn)信息化管理含義、特征、應(yīng)用意義、具體實(shí)現(xiàn)路徑等作為宣傳內(nèi)容，不定期組織管理人員參與宣講會等活動，進(jìn)而在潛移默化中改變管理人員的觀念認(rèn)識，加深其對信息化管理的了解，引導(dǎo)其主動推進(jìn)固定資產(chǎn)信息化建設(shè)進(jìn)程，在工作開展期間靈活運(yùn)用大數(shù)據(jù)等信息技術(shù)。同時(shí)，還應(yīng)組織管理人員相互交流學(xué)習(xí)，幫助管理人員了解自身在工作期間存在的缺陷，學(xué)習(xí)先進(jìn)的管理經(jīng)驗(yàn)，進(jìn)而提升管理人員的理論水準(zhǔn)和實(shí)操能力。

其次，為確保大數(shù)據(jù)等信息技術(shù)的功能效用得以充分發(fā)揮，擺脫傳統(tǒng)管理模式框架造成的限制，高校還應(yīng)積極推廣全過程、精細(xì)化管理等全新的管理理念。例如，對于全過程管理理念，要求管理人員全程使用管理平臺來開展固定資產(chǎn)入賬、變動、處理、銷賬等工作，通過平臺來反映高校固定資產(chǎn)的全周期使用情況。對于精細(xì)化管理理念，將固定資產(chǎn)管理目標(biāo)層層分解、落實(shí)到個(gè)人，明確劃分管理人員在固定資產(chǎn)管理期間承擔(dān)的責(zé)任與工作內(nèi)容，建立配套的績效考核機(jī)制，定期對管理人員的綜合表現(xiàn)評價(jià)打分，并根據(jù)打分結(jié)果進(jìn)行獎勵(lì)或追究責(zé)任，從而端正管理人員的工作態(tài)度，避免形成管理盲區(qū)和管理薄弱環(huán)節(jié)。

3.2" "健全管理制度

首先，各所高校需要遵循從實(shí)際出發(fā)的原則，綜合分析自身的固定資產(chǎn)管理情況、固定資產(chǎn)屬性等因素，并在該基礎(chǔ)上制定《固定資產(chǎn)管理辦法》《固定資產(chǎn)信息化管理規(guī)定》《固定資產(chǎn)信息化管理績效考核辦法》等規(guī)章制度。在制度中明確管理要求、細(xì)化管理問題，為后續(xù)固定資產(chǎn)管理工作的開展提供明確依據(jù)，如果管理人員或使用部門違反規(guī)定要求，則對相關(guān)人員進(jìn)行追責(zé)懲處［3］。

其次，為加深大數(shù)據(jù)技術(shù)與固定資產(chǎn)管理模式的融合程度，高校還應(yīng)依托大數(shù)據(jù)技術(shù)重塑固定資產(chǎn)管理流程，以提高大數(shù)據(jù)技術(shù)應(yīng)用頻率、拓展技術(shù)應(yīng)用范圍為重要目標(biāo)。例如，在固定資產(chǎn)增置、減損環(huán)節(jié)，財(cái)務(wù)部門需要在固定資產(chǎn)管理平臺上登記財(cái)產(chǎn)目錄、套用模板文件來編制固定資產(chǎn)增減表，通過平臺將文件報(bào)表提交給管理部門，幫助管理人員實(shí)時(shí)掌握固定資產(chǎn)總體使用情況。在固定資產(chǎn)購置環(huán)節(jié)，使用部門根據(jù)自身實(shí)際需求、預(yù)算情況來編制固定資產(chǎn)購置申請報(bào)告，將申請報(bào)告通過管理平臺實(shí)時(shí)傳輸給管理部門，經(jīng)過預(yù)算委員會與管理部門批復(fù)后，方可購置固定資產(chǎn)。在固定資產(chǎn)日常維護(hù)管理環(huán)節(jié)，相關(guān)部門需要提前在管理平臺上建立固定資產(chǎn)臺賬，記錄固定資產(chǎn)的種類、編號、購置日期以及使用年限等信息，根據(jù)臺賬來掌握固定資產(chǎn)使用情況、制訂維護(hù)保養(yǎng)計(jì)劃，確保計(jì)劃內(nèi)容與實(shí)際情況相貼合。

3.3" "優(yōu)化重組管理組織結(jié)構(gòu)

首先，高校需要建立專職的固定資產(chǎn)管理機(jī)構(gòu)，將各類資產(chǎn)管理權(quán)限從設(shè)備處、后勤處等部門中收回，嚴(yán)格遵循“統(tǒng)一領(lǐng)導(dǎo)、歸口管理”原則。簡單來講，就是由管理部門統(tǒng)籌開展各項(xiàng)固定資產(chǎn)管理工作，合理安排固定資產(chǎn)的用途，再將管理計(jì)劃下達(dá)給使用部門實(shí)施，使用部門需要持續(xù)向管理部門反饋固定資產(chǎn)使用情況，由管理部門考慮是否存在修改計(jì)劃內(nèi)容、下達(dá)全新管理措施的必要性。同時(shí)，在管理部門中設(shè)立總會計(jì)師崗位，由總會計(jì)師協(xié)助管理人員完成固定資產(chǎn)在財(cái)務(wù)方面的管理工作［4］。

其次，考慮到高校固定資產(chǎn)管理的內(nèi)容、要求并非一成不變，會隨著時(shí)間推移不斷變化，高校應(yīng)建立配套的修正機(jī)制，定期對現(xiàn)有管理組織結(jié)構(gòu)的適配性、合理性進(jìn)行分析。如果存在職責(zé)不明、崗位配置不全、冗員等問題，則要及時(shí)對組織結(jié)構(gòu)進(jìn)行優(yōu)化調(diào)整。同時(shí)，嚴(yán)格把控管理組織結(jié)構(gòu)的調(diào)整力度與頻率，一切以保證固定資產(chǎn)管理工作平穩(wěn)開展為主。

3.4" "加強(qiáng)信息基礎(chǔ)建設(shè)

大數(shù)據(jù)技術(shù)的核心優(yōu)勢在于將各渠道數(shù)據(jù)信息匯總整理成統(tǒng)一的信息流，從中挖掘出有價(jià)值的信息，為管理決策提供信息支持。因此，為充分發(fā)揮技術(shù)優(yōu)勢，高校需要樹立信息資源共享共用的正確觀念。一方面，建設(shè)功能完善的固定資產(chǎn)信息化管理系統(tǒng)，管理人員可在線上開展固定資產(chǎn)入庫、驗(yàn)收、報(bào)損、跟蹤、清查等多項(xiàng)工作，動態(tài)監(jiān)管固定資產(chǎn)使用過程，使有關(guān)固定資產(chǎn)的信息數(shù)據(jù)在管理系統(tǒng)中得以集成利用。另一方面，預(yù)留標(biāo)準(zhǔn)通信接口，使固定資產(chǎn)管理系統(tǒng)、財(cái)務(wù)系統(tǒng)、人事系統(tǒng)等操作系統(tǒng)保持互聯(lián)互通狀態(tài)，根據(jù)實(shí)際情況統(tǒng)一各項(xiàng)系統(tǒng)關(guān)于固定資產(chǎn)的處理標(biāo)準(zhǔn)［5］。

4" " "結(jié)束語

大數(shù)據(jù)時(shí)代的到來給高校固定資產(chǎn)管理帶來了全新契機(jī)，同時(shí)也帶來諸多難題和挑戰(zhàn)。高校必須認(rèn)識到大數(shù)據(jù)技術(shù)的價(jià)值，圍繞實(shí)際重難點(diǎn)問題，樹立固定資產(chǎn)大數(shù)據(jù)管理意識，健全管理制度，優(yōu)化重組組織結(jié)構(gòu)，堅(jiān)持走固定資產(chǎn)數(shù)據(jù)共享的管理路線，以推動高校管理體系升級和管理能力提升。

主要參考文獻(xiàn)

［1］王長鵬，季鵬，趙雪.大數(shù)據(jù)時(shí)代背景下高校固定資產(chǎn)管理研究［J］.行政事業(yè)資產(chǎn)與財(cái)務(wù)，2020（19）：12-13.

［2］程志強(qiáng)，徐潔琳.基于大數(shù)據(jù)時(shí)代高校固定資產(chǎn)管理的思考［J］.產(chǎn)業(yè)與科技論壇，2019（17）：275-276.

［3］劉玲.民辦高校固定資產(chǎn)信息化管理研究［D］.南京：南京農(nóng)業(yè)大學(xué)，2018：25.

［4］吳義專.大數(shù)據(jù)背景下高校固定資產(chǎn)管理研究［J］.科技視界，2021（29）：152-153.

［5］王野.對大數(shù)據(jù)時(shí)代高校固定資產(chǎn)管理的研究［J］.時(shí)代金融，2018（18）：304-305.