電子檔案“單套制”管理的可行性及保障對策分析

［摘 要］信息技術的廣泛應用，使傳統紙質化辦公方式發生了巨大的變化，相應產生的電子文件數量和種類大幅增多，這給檔案管理工作帶來新的挑戰。近年來，電子檔案的“單套制”管理模式因具有較多優勢，得到廣泛關注與推廣。文章首先介紹“單套制”管理模式的定義和特征，探討運用電子檔案“單套制”管理模式的可行性，分析這一管理模式實施面臨的主要問題，最后提出相應的建議。

［關鍵詞］電子檔案；“單套制”；“雙套制”

doi：10.3969/j.issn.1673 - 0194.2023.08.064

［中圖分類號］TP391；G276 ［文獻標識碼］A ［文章編號］1673-0194（2023）08-0196-04

0" " "引 言

隨著信息化時代的到來，各種信息技術快速發展并得到廣泛應用，整體推動了社會的數字化轉型?，F如今，無紙化辦公已成為主流工作方式，電子文件數量和種類也不斷增多，這對傳統的檔案管理帶來了較大挑戰。為滿足日益增多的電子檔案歸檔需求，檔案管理部門探索實施了“雙套制”檔案管理模式，這一管理模式是將紙質檔案與電子檔案雙套歸檔，把包括電子文件、電子郵件、網頁等原生電子檔案生成傳統紙質文件同步歸檔，且電子檔案是作為紙質檔案的備份，紙質檔案則作為電子檔案的保障，在二者之間有爭議時，通常以紙質檔案為可靠記錄。由此可見，“雙套制”管理模式側重于紙質檔案。而在無紙化辦公環境下，辦公系統及業務系統中文件的電子化運行在提高工作效率、節約管理成本等方面有著重要的作用，“雙套制”檔案管理模式顯然弱化了檔案信息化的優勢，使一些應歸檔的電子檔案或數據不能全部歸檔，且增加了業務人員的工作量，造成大量紙質資源和庫房空間的浪費，同時導致原生電子檔案喪失了原始記錄性［1］。

鑒于“雙套制”檔案管理模式存在諸多弊端，電子檔案“單套制”管理模式成為檔案事業滿足信息社會發展需求的必然選擇。目前，國家檔案主管部門及部分地區逐步推出一系列電子文件歸檔與電子檔案管理的政策法規，目的在于引導和支持電子檔案“單套制”管理規范化發展。因此，在數字化和無紙化浪潮下，對電子檔案“單套制”管理應用的可行性進行分析研究具有重要意義。

1" " "電子檔案“單套制”管理模式概述

1.1" "電子檔案“單套制”管理模式的定義

電子檔案是隨著網絡信息技術的快速發展而產生的大量電子文件，而“單套制”管理模式是以電子檔案為主體，并保障其真實、完整、可用、安全的高效檔案管理模式。目前，學術界對電子檔案“單套制”管理進行了較為規范的定義，具體是指僅以電子檔案形式對電子設備生成的文件進行歸檔、管理、利用、保存和銷毀，從而不再產生紙質檔案的一種檔案管理方式［2］。換言之，這種管理模式是用電子設備將文字信息轉化為電子文件，不會出現任何紙質檔案文件，生成的電子文件僅在計算機等設備中進行自動化或半自動化歸檔和管理。這一管理模式的運用有助于提升檔案管理的歸檔和整理效率，同時也有助于提高庫存資源的利用效率。

1.2" "電子檔案“單套制”管理模式的特征

電子檔案的“單套制”管理主要包括以下特征。其一，對數字技術有較強的依賴性。為保證電子檔案的真實性、有效性，文件生成部門需要借助數字簽名、電子印章等技術進行電子檔案歸檔，然后向檔案管理部門提交歸檔文件。其二，運行以信息化模式為主。在電子檔案“單套制”管理模式下，從檔案的產生到最后的銷毀，均是以電子文件形式存在，所以在運行過程中是以信息化運行模式為主。其三，符合檔案管理信息化發展趨勢。在過去很長一段時間，我國檔案信息技術較為落后，缺乏完善的管理標準，檔案信息化進程緩慢。其間，許多單位在傳統紙質檔案管理模式的基礎上形成了“雙套制”管理模式，實現了紙質檔案與電子檔案的優勢互補。但隨著信息系統的快速發展和電子文件的普及，過去的檔案管理方式已經難以適應時代發展的需要，許多檔案管理部門開始探索“單套制”檔案管理模式。因此，在實際工作中，應充分認識網絡信息技術對電子檔案管理帶來的深刻影響，積極將信息管理技術引入電子檔案“單套制”管理中，進一步提升電子檔案管理效率，充分保證電子檔案的信息安全，進而為后續的檔案資源開發利用創設有利條件。

2" " "實施電子檔案“單套制”管理模式的可行性分析

2.1" "電子檔案“單套制”管理模式的優勢

其一，可節省儲存空間和成本。在電子檔案“單套制”管理模式下，辦公文件資料均以電子文檔形式保存，所保存的電子檔案會變成相應的數字代碼儲存在相應的數字轉換器中，而這些數字轉換器一般將計算機軟件或其他類似設備作為載體進行讀取，并不占用較多的物理空間。同時，電子檔案“單套制”管理模式下有且只有一種管理方案，也就是電子檔案，所以許多基礎處理工作可由技術系統自動化或半自動完成，不需要配備過多的管理人員和設備裝置，如此便可有效節約管理成本。

其二，可促進工作效率提升。在以往的檔案工作中，檔案管理和歸檔的對象主要是紙質檔案，這樣的管理模式所耗費的人力、物力、財力較多。對比傳統的檔案管理模式，電子檔案“單套制”管理不需要紙質文件資料，電子檔案管理系統直接對接業務系統與辦公自動化（Office Automation，OA）系統，可同步進行電子檔案的歸檔與管理工作，進一步提高行政效率［3］。此外，在這一管理模式下，相關人員可通過計算機或移動設備查看、管理文檔內容，特別是設計圖表、巨幅圖像等檔案的呈現，電子檔案較紙質檔案更具優勢，而在查找文檔時也不會花費較多時間，有效縮短查詢時長，提高工作效能。

其三，可提高信息提取的便捷性。在電子檔案“單套制”管理模式下，檔案管理系統與OA系統、業務系統可有效銜接，及時進行電子檔案的歸檔與利用，實現在線同步工作。在檔案信息提取方面，在傳統的檔案管理模式中，工作人員需要查看檔案入庫的相關記錄，再到檔案庫中提取查閱的檔案，耗費大量時間和精力。而在電子檔案“單套制”管理模式下，只需要利用恰當的技術手段便可快速提取所需文檔資料，避免出現無效檢索現象，且準確率高，能夠有效優化工作流程。

2.2" "實施電子檔案“單套制”的有利條件

其一，政策引領。在國家政策的支持下，我國電子檔案管理實踐正逐步走向獨立和成熟。隨著信息時代的到來，為更好地滿足社會發展的需求，國家檔案主管部門及部分地區相繼推出了一系列關于電子檔案管理的政策法規，如在2016年發布的《電子文件歸檔與電子檔案管理規范》，取消了對“雙套制”的強制要

求；同年頒布的《全國檔案事業發展“十三五”規劃綱要》中，提出了在有條件的部門開展電子檔案單套制管理試點工作；2020年新修訂的《中華人民共和國檔案法》更是明確了電子檔案的法律地位，強調電子檔案與傳統載體檔案有同樣的法律效力；2021年印發的《“十四五”全國檔案事業發展規劃》提出了要大力推動機關電子文件單套制歸檔。這些政策法規的頒布實施，為運用電子檔案“單套制”管理模式提供了法律和政策支持。

其二，技術支持。從電子檔案的生成、流轉、歸檔到安全管理等各環節，均離不開信息技術支持。信息時代，大數據、云計算、人工智能等新一代信息技術已經滲透至各個行業領域中，給檔案管理領域帶來了巨大沖擊的同時，也不斷引導和支持檔案管理的改革與創新。同時，數字簽名、電子印章等技術的廣泛應用，也給電子檔案的歸檔和安全管理提供了有力支持，尤其是近年來興起的區塊鏈技術，為電子檔案安全管理提供可靠的技術方案。

其三，經驗借鑒。目前，國家正加快推進檔案信息化建設，電子檔案“單套制”管理試點工作也全面鋪開。例如，2015年浙江省檔案局探索了網上行政審批和公文類電子文件“單套制”歸檔管理模式，取得了良好成果；2016年國家檔案局遴選了33家企業單位作為電子檔案管理第一批試點單位，2018年遴選了27家企業作為第二批試點單位，試點單位陸續通過驗收，在電子文件歸檔范圍、儲存格式、元數據采集等方面形成了可復制、可推廣的寶貴經驗。將無紙化的信息數據處理與電子檔案“單套制”管理模式有效銜接，極大地緩解了業務人員在檔案歸檔整理方面的壓力，推動了行政管理提質增效，也為更多的單位實施電子檔案“單套制”管理模式提供了寶貴的經驗借鑒。

3" " "實施電子檔案“單套制”管理模式面臨的主要問題

3.1" "電子檔案真實性和長期保存問題

電子檔案的真實性是電子檔案管理的重要前提。電子檔案的真實性應包括其形成過程及形成后的真實性。在開放的網絡環境下，電子檔案本身具有虛擬性、隱蔽性等特征，若錯誤操作或人為篡改內容，便會損害電子檔案的可信歸檔。一旦電子檔案信息失真，就難以實現其原有的憑證價值。另外，還可能存在電子檔案生成系統與檔案管理系統不兼容、格式不匹配等問題，這會影響電子檔案歸檔的合規性，容易引起元數據缺失。同時，電子檔案需要一定的載體介質進行長期保存，如果電子檔案對軟件環境過于依賴，軟件環境發生改變，就會影響電子檔案數據保存的穩定性，進而不利于后續電子檔案信息資源的開發利用［4］。

3.2" "電子檔案制度建設遲緩

我國電子檔案“單套制”管理模式尚處于初級探索階段，因此并未形成完善的制度，也未針對電子檔案“單套制”歸檔與管理中存在的問題，以立法的形式進行明確，對于“單套制”管理的范圍、細則、內容、實施主體、實現方式等還較模糊，以致部分單位在推進電子檔案“單套制”管理模式時缺少必備的制度條件，

相關工作實施有較大的隨意性，難以保證電子檔案管理工作的高質量開展。此外，一些部門在探索電子檔案“單套制”管理模式時，未體現制度建設的重要性，缺乏完善的體系和技術保障，最終依然選擇“雙套制”保管電子檔案，制約了“單套制”管理模式的落實。

3.3" "檔案管理人才隊伍建設滯后

實施電子檔案“單套制”管理模式，除了完善的制度基礎，還需要扎實的人才保障。但目前一些單位并未結合實際工作需要設置必要的檔案信息化管理機構，未配備掌握電子信息管理知識的復合型檔案管理專業人員。檔案管理人員對電子檔案“單套制”管理相關制度和技術手段缺乏認知與了解，往往過度依賴紙質文件的長久保存特性，忽視電子歸檔信息和要素的完整，進而影響電子檔案管理工作的開展。另外，一些單位不重視檔案管理人員專業能力提升，缺乏系統性、針對性的檔案知識培訓計劃，導致從事電子檔案管理工作的人員長期得不到知識與理念更新，無法在電子檔案管理工作中充分利用現代信息技術手段。

4" " "實施電子檔案“單套制”管理模式的保障建議

在網絡信息技術快速發展的時代背景下，電子檔案“單套制”管理模式必然會成為時代的發展主流。之所以這一模式還未在全國范圍內推廣應用，是因為檔案管理部門仍然對“雙套制”管理模式有較大的依賴性，且思想守舊，相應技術和法律制度不完善。因此，有必要采取有效的措施，確保電子檔案“單套制”管理模式順利實施應用。

4.1" "加強“單套制”管理模式的重視和宣傳

各部門及單位應正確認識檔案信息資源的價值，高度重視電子檔案管理工作的開展，為電子檔案“單套制”管理模式的落實提供支持。相關管理者應認真分析電子檔案“單套制”管理中存在的問題，并針對問題提出解決措施。同時，還需加大電子檔案單套制管理的宣傳力度，讓各部門人員均能對這一模式有充分的認識了解，改變對電子檔案的懷疑態度，讓電子檔案“單套制”管理模式全面提高單位檔案管理水平。

4.2" "充分保證電子檔案的真實性和安全性

在開放化的網絡環境下，電子檔案信息安全受到威脅，為確保電子檔案“單套制”管理模式在電子檔案管理系統中順利實施，在電子檔案歸檔管理過程中應當充分重視電子檔案的真實性和安全性。首先，應基于各種電子文件的格式做好分類工作，將各種電子文件存儲在合適的介質中，以保證電子檔案和數據收集歸檔的完整性、真實性。其次，重視存儲介質和服務器的安全維護，做好防磁、濕度和溫度控制等工作，為電子檔案儲存創設良好的物理環境。最后，還需從網絡信息安全方面著手，采用統一的電子檔案登錄認證系統，對不同主體設置相應的登錄權限，并對檔案管理系統采用相應的加密技術和防火墻技術，抵御外部病毒侵襲［5］。通過上述措施，進一步保證電子檔案信息在其生命周期管理過程中的可靠性和可用性，切實做到來源可靠、程序規范、要素合規。

4.3" "加強檔案管理人才隊伍建設

為更好地落實電子檔案“單套制”管理工作，各單位及部門也應做好檔案管理人才培育工作。一方面，要明確業務部門、檔案管理部門與信息化建設部門的職能與職責，在有條件的情況下，設置專門的檔案管理部門進行電子檔案“單套制”管理工作。另一方面，加大對現有檔案管理人員的信息化教育培訓力度，結合實際工作需要制訂系統、長效的培訓方案，培養其信息化思維模式與數字化工作方式，進一步提升檔案管理人員的專業水平和職業素養［6］。

5" " "結束語

當前，我國關于電子檔案“單套制”管理的理論研究還處于起步階段，即便國家相關部門為實施電子檔案“單套制”管理推出了相應的行業標準、技術規范和管理制度，并取得了一定的成效，但整體上看，想要全面實行電子檔案“單套制”管理，擺脫對傳統紙質檔案的依賴，顯然還有許多工作要做，尤其是在理論技術和法律法規層面存在諸多空白需要填補。在全球數字化轉型與無紙化進程加速的趨勢下，實施電子檔案“單套制”管理模式勢在必行，但電子檔案“單套制”管理工作的開展并非一蹴而就。目前，檔案管理仍處于傳統與現代過渡時期，盡管部分檔案仍然需要使用紙質方式對電子文件無法處理記錄的環節進行補充，但只有在電子檔案管理實踐中不斷總結，在理論層面持續創新，有效解決技術、資金、制度等方面的問題，才能發揮理論指導實踐的作用，從而積極推動電子檔案由“雙套制”向“單套制”管理轉型。

主要參考文獻

［1］蘇煥寧.原則與例外：電子文件歸檔的單套制與雙套制選擇［J］.山西檔案，2019（6）：5-12.

［2］曾洪周.電子文件單套制管理的思考［J］.黑龍江檔案，2021（2）：18-19.

［3］高珊.數字轉型背景下電子文件單套制管理模式探析［J］.蘭臺世界，2022（5）：98-100.

［4］任鵬.電子文件“單套制”歸檔管理問題研究［J］.蘭臺內外，2022（6）：34-36.

［5］李曉雯.數字化背景下檔案“單套制”歸檔管理的優化及系統研發［J］.辦公室業務，2022（13）：124-127.

［6］李美玲.電子文件和電子檔案單套制管理模式分析［J］.企業改革與管理，2022（4）：32-34.