事業單位存貨管理存在的問題及對策研究

摘要：存貨是醫院、高校、市政設施管養等事業單位的重要資產之一，加強對存貨的有效管理，有利于減少事業單位流動資金的占用，降低事業單位經營成本，保障其經營目標的實現，同時提高資金使用效益，保障事業單位業務的順利開展。當前，許多事業單位對存貨管理的重要性認識不足，在存貨管理方面仍存在較多問題，給其業務發展帶來較大影響。基于存貨管理的重要性，分析當前事業單位存貨管理存在的問題并提出優化改進措施，以期為事業單位提高存貨管理水平提供借鑒。

關鍵詞：事業單位；存貨管理；內部控制

0 引言

存貨是事業單位國有資產的重要組成部分，存貨占用資金的大小、周轉速度的快慢直接影響單位的財務狀況。加強存貨管理，能更客觀、全面地反映單位資產負債狀況［1］，是建設服務型政府、節約型政府的一項重要舉措。近年來，隨著我國經濟和社會的發展，各級事業單位的業務得到了快速發展，資產體量大幅增長，對各項資產管理提出了更高要求。由于大部分事業單位的經費主要來源于財政撥款，對于資產使用效益和成本控制的考核壓力相對企業較小，導致其存貨管理普遍較為松弛，出現了一些不容忽視的問題，給單位管理帶了一定風險。2021年2月，國務院頒布了《行政事業性國有資產管理條例》，自2021年4月1日起施行。該條例的出臺對健全國有資產管理體制、加強行政事業單位國有資產管理與監督、推進國家治理具有積極影響［2］。本文闡述了事業單位存貨管理改進的重要性，分析了當前事業單位存貨管理存在的問題并探析原因，針對性地提出了優化改進思路，旨在促進事業單位資產管理提質增效。

1 加強事業單位存貨管理的重要意義

存貨是指事業單位在開展業務活動及其他活動中為耗用或出售而儲存的資產，包括材料、產品、包裝物和低值易耗品，以及未達到固定資產標準的用具、裝具、動植物等。事業單位存貨具有流動性大、品種和數量多、金額大等特點，是事業單位正常開展各項業務活動的重要資產之一 。加強事業單位存貨管理，對有效控制單位成本費用、順利實現經營目標、保障國有資產安全與完整、預防舞弊行為具有重要意義。

1.1 有利于事業單位降低成本，提高經營效益

存貨是事業單位的一項重要流動資產，品種、數量多，金額大，是事業單位健康、高效運行的物質保障。存貨管理水平的高低直接影響醫療機構的正常運轉、中小學和高校的教學活動正常開展，同時也影響有經營項目的事業單位的經營成本、盈利水平的高低，并最終影響事業單位的運營效率與效果。

1.2 能確保事業單位資產安全和完整，提高資產使用效益

為了保證各項業務活動的順利進行，事業單位需要儲備一定量的材料、包裝物等，避免造成停工待料、耽誤工期、合同違約的現象發生。事業單位對存貨采購、保管、處置、核算等環節管理水平的高低，直接影響資產的安全性、完整性和真實性，以及資產效益的發揮。

1.3 有效防止各類舞弊行為，預防腐敗發生

事業單位內部控制的關鍵目的在于保障資產安全、完整，規避各類風險，并防止舞弊行為。加強事業單位存貨管理內部控制，能督促事業單位在組織開展業務活動時遵循單位管理規定［3］，防止違規占有公共資源的行為，增強內部控制相關機制的約束力，有利于減少管理漏洞，保障資產信息可靠，有效防止各類舞弊行為。

2 當前事業單位存貨管理存在的問題

2.1 存貨管理內部控制制度不健全

部分事業單位沒有建立有效的存貨管理內部控制制度，在存貨管理方面無制度可循，各相關部門的操作全憑慣例和個人責任心。部分事業單位雖然建立了存貨管理制度，但只是為了應付相關部門的檢查，所制定的存貨管理制度僅按照范本簡單地進行修改，未根據自身的實際情況和具體業務來建立或修訂。同時，存貨管理制度缺乏全面性、針對性、可操作性，形同虛設，實際工作中也未得到有效執行。隨著業務和信息化的發展，存貨管理的方法和手段與以往大有不同，部分存貨管理制度已明顯過時，也未得到及時修訂，制度規定和實際操作就演變成了“兩張皮”。

2.2 采購計劃性差，存貨庫存量與實際需求出現供需矛盾

在實際業務中，使用頻率高的材料短缺嚴重，而使用頻率低的材料偏多。存貨采購數量過多，積壓庫存，占據流動資金，影響事業單位資金使用效益的發揮。如A醫療機構，其衛生材料采購一般是根據各個科室需求開展，事前缺乏對現有庫存量和異常需求的分析。采購責任科室根據流程按事先審批的品種和數量進行采購，由于對采購物品的數量沒有限制，容易造成采購不科學［4］。又如B單位，其部分批量購入電氣產品，因未能科學地制訂采購計劃，容易造成庫存材料積壓。再加上部分照明產品更新換代過快，一些材料閑置幾年后就不再適用，在造成材料采購資金浪費的同時，也導致倉庫存儲空間浪費。

2.3 入庫、出庫登記不及時，導致實物與臺賬不一致

由于管理流程的問題，倉儲管理系統與財務管理信息系統的入賬時間存在差異，導致賬賬不相符［5］。例如，批量采購的材料已驗收入庫，但由于供應商未開具發票而沒有登記入賬，繼而出現賬實不一致的情況。部分項目現場人員以工期緊張等為由，在未完成材料出庫審批手續的情況下就申請領用材料，倉庫管理人員未能堅持原則，導致未辦出庫手續就發貨。已出庫的材料出現剩余退回倉庫現象，倉庫保管人員也未及時開出退庫單、做沖紅出庫記錄等，導致賬實不符。出庫時，倉庫管理人員沒有嚴格按庫存量發貨，倉庫存有同一種不同批次購入的材料，但實際出庫時，由于管理人員疏忽，該種材料全部同一批次領用出庫，導致該種材料某一批次期末庫存量為負。

2.4 存貨名稱命名不規范，造成管理混亂

相同的維修材料，若不同批次購入，不同的供應商提供的編碼、材料名稱不一致；由于單位對材料名稱沒有進行統一規范，不同年份、不同批次采購的同種材料在材料管理系統中的名稱各不相同，同一種材料實際在管理系統內可能有3～4個不同的名稱，給材料統計和查找帶來極大的不便。存貨管理系統內的信息不能真實地反映某種材料的真實庫存，造成業務部門無法及時進行維修、采購部門重復采購的后果。倉庫管理人員只管供應商清單上的材料名稱，不管實際產品是哪一種，在不分析判斷系統是否有過同類材料的情況下就按清單名稱錄入，隨意新增庫存新材料品類，給后期管理帶來很大的麻煩。

2.5 存貨空間規劃不合理，物品擺放混亂

倉庫堆放材料不規范，相同物品多處存放，缺少貨架，材料堆放不整齊，貨架沒有標牌，不利于查詢、領料、盤點；沒有對倉庫進行合理分區，產品亂堆亂放。例如，市政照明行業的燈泡、電器、電線等混放，路燈和亮化維修材料混放，貨架沒有編號和目錄索引，查找某種材料十分困難，影響材料領用、盤點的進度，浪費人力。更有甚者，存貨存放不合理可能導致盤點時未找到相關物資，而錯把該項存貨當成盤虧情況處理，無形中增加了存貨損耗。

2.6 存貨管理信息化落后，存貨數據不能有效利用

部分事業單位沒有利用進銷存、物流、供應鏈管理系統管理存貨，存貨管理未能充分利用信息系統，存貨管理手段比較落后，部分數據的統計主要依靠手工，并由相關人員自行填制電子表格；缺乏信息系統的科學分析，未能縱向對比各部門對某項存貨的需求量，未能為采購提供基礎的需求數據。

3 事業單位存貨管理存在問題的原因

3.1 存貨管理意識淡薄，存貨管理內部控制制度缺失

由于事業單位在經營目標和利潤方面缺少考核，相比企業考核壓力較小，尤其是資金部分來源于財政撥款的事業單位，對存貨管理重視度不夠，認為存貨管理是那些生產企業應該關心的事，對于事業單位來說不是那么重要，沒有意識到存貨管理不善帶來的風險。部分事業單位“重采購、輕管理”，其管理層認為存貨管理只是一項類似于后勤服務的工作，不涉及業務層面，存貨管理部門不受重視，在人員安排等方面處于劣勢，不利于存貨管理工作的開展。

部分事業單位從管理層到基層員工對于材料管理的內部控制意識比較淡薄，未制定相關材料管理制度，對于材料日常進出庫、盤點、處置、核算等缺乏可操作的制度規定，工作開展沒有依據，隨意性較大。有些事業單位雖然制定了材料管理制度，但是制度形同虛設，日常工作中并沒有嚴格執行。

3.2 缺乏對存貨庫存量和采購計劃的科學分析

在實施采購前，采購部門未能根據未來業務需要并結合當期各類材料庫存量，科學地分析某類材料的需求量，造成部分材料閑置、積壓。超過一定期限后，部分材料因使用有效期已到或被新技術、新產品代替而無法使用，造成采購資金浪費，加大了倉儲成本，進而影響業務經營目標的實現。

3.3 缺乏先進的存貨管理方法和信息化系統

大部分事業單位在資產管理方面存在“重采購、輕管理”現象，在經營目標和利潤方面缺乏考核或考核壓力較小，對存貨的重視度低于固定資產，存貨管理理念和技術與企業相比較落后。部分事業單位對存貨管理信息化不重視，未能建立有效的存貨管理信息系統；或者雖然建立了存貨管理信息系統，但是未能充分挖掘信息系統的潛能，無法與有需求的部門共享倉庫信息，形成了“數據孤島”，導致數據信息化未發揮應有的作用。

3.4 未能及時開展存貨盤點和對賬工作

盤點和對賬是實物資產管理的重要環節。部分事業單位未嚴格按照存貨管理內部控制規定定期對材料進行盤點，整年甚至幾年都不進行盤點，未能及時發現退庫不登記、倉管員發錯貨品型號和數量等情況，也無法及時發現并修正存貨臺賬數量和實物數量不符問題。

3.5 存貨管理人員責任心不強，業務水平有待提高

大多數事業單位對存貨管理的重要性認識不足，認為這是一項沒有太多技術含量、難度低、不重要的工作，在安排工作人員時比較隨意，多安排一些責任心不強、缺乏上進心、不能勝任其他崗位工作的人員到存貨管理崗位，管理的效果可想而知。一些存貨管理人員責任心不強、業務水平不高，也沒有能力對存貨實施信息化管理。

4 提高事業單位存貨管理水平的途徑分析

4.1 強化存貨管理意識，建立完善的存貨管理內部控制制度

近年來，隨著經濟快速發展，我國各級事業單位也得到了較大發展，單位規模和資產總量不斷提升，有些醫療機構、高校、科研機構的存貨占資產的比重越來越大。事業單位應提高對存貨管理的重視度，真正意識到存貨管理水平的高低會直接影響自身資產安全、業務發展和規范運行，將存貨管理和固定資產管理放在同樣重要的位置，從制度建設、崗位設置、考核機制等各方面規范和保障存貨管理工作順利開展。

事業單位要建立健全符合和適應本單位業務發展需要的存貨內部控制制度［3］，從制度上規范存貨預算編制、采購、驗收、付款、入庫、領用、退庫、盤點、處置等環節的流程管理，對各環節需要的材料、單據進行規范。另外，事業單位要加強對存貨管理制度執行情況的監督，通過績效考核等方式強化職工的責任意識，形成全員自覺按內部控制要求開展工作的局面，推動制度執行真正落地。

4.2 加強采購計劃管理，科學控制庫存量

事業單位應從本單位職責和業務特點出發，加強對存貨存量和采購量的管理，合理控制存貨成本。一是加強存貨預算管理，由采購部門組織編制單位年度、季度或月度采購預算；二是利用存貨信息系統分析以前年度的數據，及時了解存貨數量的變化，并依據當期的業務量、采購計劃執行情況等對采購計劃進行調整。

事業單位應及時處理閑置物資，降低呆滯庫存。對于損毀、由于產品更新換代已經不適用的庫存物資，應予以及時處置，提高資產使用效益。

4.3 規范存貨命名規則

事業單位可通過完善存貨入庫、登記入賬等方面的制度，對入庫登記存貨名稱、規格、廠家等信息進行規范，明確存貨的命名規劃；對存量存貨名稱進行盤點和梳理，對于同一種存貨出現多個名稱的，要進行統一。在制定采購招標文件時，所有采購商品名稱要與單位歷年存量庫存同種存貨名稱一致；在中標商家供貨時，應要求其提供的供貨清單的商品名稱與招標文件采購需求的商品名稱一致；在每次盤點時，都應同時對不同批次的同一種存貨的名稱進行核對，發現名稱不一致的，應及時進行修改和調整。

4.4 嚴格存貨盤點，實行定期對賬制度

事業單位要建立資產盤點制度，定期組織2人以上的盤點小組對單位存貨進行盤點，嚴格按照單位存貨管理制度規定的盤點方法和程序開展盤點，并要求參與盤點的人員對盤點表進行簽字確認。事業單位要將期末倉庫實物賬與財務部門的存貨賬進行核對，確保賬賬相符、賬實相符。對于出現盤虧或盤盈的情況，要查明原因，按規定報批并及時進行賬務處理；對于個人工作失誤造成的存貨差錯，要按規定進行賠償。

4.5 提高存貨管理技術和信息化水平，提升管理效率

企業的存貨管理技術相對事業單位而言更為規范、先進和全面，具備更強的防范風險的能力，可以為事業單位提供較好的經驗借鑒。事業單位可到當地先進的企業進行參觀和交流，了解這些企業在存貨采購、入庫、保管、出庫、盤點、處置等方面的流程，選擇和借鑒適合本單位的技術方法，或者將企業管理技術進行本地優化，形成自身的存貨管理技術方法。

事業單位要利用進銷存軟件、先進的物流信息系統等管理存貨，實現存貨“智慧管理”，使相關人員能迅速查詢到某種產品或材料的庫存量、采購時間、月需求量、商品圖片、型號、生產廠家等信息，以及存貨所在倉庫的區域、貨架編號和層數，便于統計查詢、快速定位查找、快速整理出入庫。事業單位通過引入信息系統，可大大提高工作效率，將存貨管理相關人員從繁重的手工勞動中解放出來，促進存貨管理人員改變觀念并主動學習，以實現個人能力提升。

4.6 強化存貨管理人員責任感和業務素質

事業單位要合理設置機構和崗位，安排思想政治過硬、業務能力較強的職工到存貨管理崗位上工作。事業單位要加強存貨管理的職業道德教育，增強倉管人員的工作責任感和風險意識，讓職工充分意識到存貨管理工作的重要性，以及存貨管理出現問題將給單位事業發展帶來較大隱患和風險，甚至可能影響職工個人職業發展。加強存貨管理人員業務培訓，提高其業務水平，尤其要注重提升其存貨信息化管理系統的操作能力，進而改善存貨管理工作效率。

5 結語

總之，規范的存貨管理是保證事業單位資金安全有效運轉、推動事業單位健康發展的重要保障。事業單位要強化存貨管理意識，建立完善的存貨管理內部控制制度，科學制訂存貨采購計劃，合理規劃和分配存貨存放的空間，引入先進的存貨管理理念和管理技術，提高存貨管理信息化水平，恰當控制存貨庫存量，加強呆滯物資的利用和處置，提高存貨周轉率，壓縮存貨資金占用和存貨管理成本，保障各項業務健康、有序發展。

參考文獻

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［5］黃寶平，潘麗.中國醫藥制造業存貨管理優化路徑研究［J］.財務管理研究，2022（12）：119-124.

收稿日期：2023-03-01

作者簡介：

黃翠珍，女，1981年生，本科，會計師、經濟師，主要研究方向：財務會計、管理會計。