國有企業檔案資源信息化建設的意義及問題研究

摘 要：企業檔案是對企業的發展歷程、重大事件、管理機制和業務內容等重要信息的記錄，其完備性、精確性和真實性是企業經營決策、合規合法運營、技術進步和文化挖掘的科學、可靠的支持和依據。信息化能夠讓數量龐大、種類繁多的檔案資源更好地被保存和利用，最大限度地服務企業發展和創新。文章通過研究國有企業檔案資源現狀和存在問題，提出數字經濟大環境下迫切性戰略意義和應對策略，旨在通過此研究，提升檔案資源開發利用管理模式，助力企業發展和社會進步。

關鍵詞：檔案資源；信息化；國有企業；應對策略

一、背景

數字經濟時代，社會的信息化程度越來越高，滲透在各行業的方方面面，已成為當今推動社會經濟發展的重要力量。中共中央辦公廳、國務院辦公廳2020年3月印發的《國家信息化發展戰略綱要》，明確指出了信息化在我國現代化進程中的重要性，要求通過貫穿始終的信息化建設，適應引領經濟發展新常態，通過快速釋放信息化發展的潛能，建設網絡強國和實現中華民族偉大復興的中國夢。

早在20世紀90年代國家信息化發展的背景下，國家檔案行政管理部門就對我國檔案信息化建設作出部署，要求通過計算機的輔助，配合傳統檔案的收集、保管等基礎職能的管理，展開信息技術對檔案業務的融合，推動檔案信息化工作順利起步。“十一五”期間，隨著國家檔案局編制的《檔案事業發展“十一五”規劃》的出臺，正式實現了檔案工作從傳統管理方式向信息化管理模式的轉換，前期的數字化建設為此階段的紙質版檔案數字化應用提供了良好的基礎，傳統檔案數字化工作大規模展開，并被積極列入各級檔案部門的年度工作規劃。“十二五”時期，全國的檔案資源管理、利用等工作的主要目標就是實現全面信息化，滿足“存量數字化、增量電子化”的工作要求，讓傳統檔案的數字副本利用率越來越高，電子檔案管理系統成為檔案業務的主要操作平臺。

隨著國家信息化戰略的深入推進和信息技術的高速發展，數字化技術、信息技術在國民經濟社會的各領域具有突破性的融合，信息化已經成為引領經濟社會發展的新防線。信息化大環境下，檔案數據作為生成和轉化的檔案信息載體，其數據記錄的本質就是真實反映檔案的社會記憶功能，體現檔案的價值和憑證作用。

大數據時代，檔案數字資源呈幾何倍數增長，無紙化工作模式替代現存的雙套制利用方式，檔案數字資源的利用將更加便捷、高效和安全。

二、國有企業檔案資源信息化建設的意義

1.國有企業檔案資源信息化建設的迫切性

新的科技革命和產業變革產生了信息化時代，數字化、無紙化的信息化時代對檔案管理工作提出新的要求。國有企業檔案作為全國檔案事業的重要組成部分，記錄國有企業在生產、經營和管理等過程中產生的信息，貫穿整個國有企業建立發展、日常運營、管理決策、維護權益以及文化傳播的過程。

自2020年開始，中共中央、國務院連續出臺《國企改革三年行動方案》《關于加快推進國有企業數字化轉型工作的通知》《中華人民共和國國民經濟和社會發展第十四個五年規劃和2035年遠景目標綱要》等文件，對國有企業的數字化、智能化轉型提出了明確要求，要求以系統線上為主的工作模式替代傳統的人工為主的業務模式，這也直接帶動國有企業檔案業務的數字化變革。新的檔案管理模式、收集利用方式不斷沖擊著傳統的管理方式，迫使國有企業檔案管理部門改變工作方式，提高服務能力，開拓新的檔案資源管理和開發利用模式。

近年來，關于電子文件歸檔管理的研究越來越多，從早期的電子文件歸檔的標準模式、管理辦法、技術難點以及格式轉化等基礎構建，到現在的系統平臺架構、數據庫和社交媒體等多渠道開發利用方式，檔案資源的信息化、電子化和數據化進展快速。大數據、區塊鏈和人工智能等新型信息技術在國民經濟各領域被廣泛應用，也引發檔案專家和基層工作者關于檔案管理和服務模式的大量思考、研究，所有研究和應用的前提都是檔案資源的數據化，數據化是實現檔案資源信息化的根基。

2.國有企業檔案資源信息化建設的價值

改革開放以來，面對信息化發展的大趨勢和深化改革、擴大開放的需要，國家大力推進檔案事業的長遠發展：一是全面推進檔案資源的信息化建設；二是加強外資、民營及駐外企業的檔案工作。檔案資源信息化建設作為檔案事業發展的重中之重，檔案管理數字化和信息化是最為關鍵和基礎的兩項工作，貫穿檔案事業發展的全過程。

在《“十四五”全國檔案事業發展規劃》中，將新時代檔案事業的總目標歸納為：大幅度地提升檔案工作水平，檔案工作在社會主義現代化強國建設中的地位和作用充分突出，建成檔案強國以有力支撐社會主義現代化強國建設，到2035年，檔案資源建設質量和利用服務水平、現代化管理程度和治理效能進入世界先進水平。同時，將檔案工作任務劃分為四個體系和三大支撐，四個體系即檔案治理體系、檔案資源體系、檔案利用體系和檔案安全體系三大支撐是檔案信息化支撐、人才支撐和科技支撐。發展規劃中的每一條都涉及檔案信息化，四個體系和三大支撐中的每一項也都和檔案信息化戰略息息相關。

在檔案治理體系中要求檔案數字化治理效能提升。在檔案資源體系中要求基本實現數字化戰略轉型，檔案資源完整、系統和準確。在檔案利用體系中要求利用方便高效，尤其是網絡化利用全面實現，充分滿足文化教育、公共服務和資政的需求。檔案安全體系則是注明在人防、物防和技防三位一體的安全體系完善的前提下，全面夯實數字化基礎建設，以保障數字技術的應用。可以說，未來檔案事業的發展，就是檔案資源信息化戰略全面實施的必然結果，企業尤其是國有企業的檔案資源信息化當然不甘落后。

隨著記錄方式的多樣性，檔案滲透、融合在國有企業的各項工作中，國有企業檔案正在逐步實現從實體向信息再到電子數據的轉變，這種經過逐層沉淀挑選的檔案數據，可以最大限度地包含國有企業生產、經營和管理的各個方面，對監督企業合規運營、助力決策管理以及維護合法權益起到至關重要的作用。同時，因為企業檔案資源的便捷化形式，在資源調取利用、跨時空查閱等方面，更加方便、高效和準確，對提升企業競爭力和社會經濟效益有很大幫助。國有企業維系著全國的主要經濟命脈，國有企業檔案資源信息化帶來的社會、商業價值不言而喻。

3.國有企業檔案資源信息化建設的內外需求

國家有關部門對國有企業檔案信息資源的保存、開發以及利用方式有嚴格規定，出臺了一系列政策法規，要求各企業通過對企業檔案信息資源的深度開發和共享利用，變資源為資產，促進國有資產的保值增值，最大程度地發揮檔案資源在提高企業競爭力和經濟效益中的促進作用。

國有企業對檔案的多元化需求日益突出，政務文件、業務創新、科技突破、風險管理以及憑證留存等各階段產生的檔案信息層出不窮。在傳統的紙質檔案管理時代，檔案體積厚重、甄選復雜、查詢不方便，存放的結果受檔案收集者、整理人、存放場所和運輸渠道等諸多因素影響，很多當時看似無用、沒有留存保管的文件，現在有查找需求，檔案部門卻無法提供；還有一些幾十年無人問津的文件，由于某項政策出臺、某個場館建設，突然翻閱的人絡繹不絕。對比體積小、保存便捷、檢索高效的電子文件而言，紙質檔案的缺陷逐漸顯現。得益于以信息為主要傳播載體的現代化科技手段，越來越多有價值的檔案以數據的方式產生和儲存，傳統的紙質媒介隨著信息化程度的提高占比越來越低，信息化的檔案數據占據了企業管理數據的90%以上。只有將這些電子數據合理保存和利用，才能最大限度地實現企業檔案資源在業務、技術、風險、文化以及憑證等方面的價值，助力企業發展。

三、國有企業檔案資源信息化建設中存在的問題和應對策略

本文之所以選擇“國有企業”作為研究和探討的對象，主要是考慮國有企業作為國民經濟的命脈，承擔的社會責任和機構設置、市場化程度有其突出的特點。國有企業檔案資源的歷史厚重、科技含量很高，檔案數字化工作普遍處于雖然前進但很緩慢的局面，在機構設置上對檔案工作偏弱，對檔案部門和檔案人員的重視程度較低，很多企業的檔案人員同時承擔著多項行政事務性工作，甚至并未配備專職的檔案工作人員，各業務部門保管各自的業務檔案，文化部門負責檔案展覽等現象比比皆是。自身業務工作都忙不過來，檔案信息化工作更是分身乏術。

同時，大部分的國有企業檔案資源利用模式仍然是“我不主動、坐等上門”的被動模式，檔案資源利用局限在傳統的借閱、查詢和編研形式中，檔案資源以傳統的紙質媒介為主，注定導致信息資源無法實現實時共享，開發利用效率難度大、效率低。這種檔案資源開發不充分、服務企業效率低的特點在國有企業中相當普遍，和國家數字化戰略部署完全不匹配，無法達到國家相關政策的要求，也和企業高質量發展的形象嚴重不符。

相較而言，多數民營企業存續時間短、檔案資源量少，大多已經是電子檔案，甚至某些成立時間不長的民營企業，從公司成立起，運營的各個階段形成的所有文件都沒有銷毀過，而是全部保存為電子檔案，并按照要求異地保存，后期如果工商管理部門等其他監管機構需要公司出具采購、加工和銷售等環節的電子憑證時，可以及時提交給相關機構。另外，因為企業機制靈活，通過市場手段可突擊性地完成整個企業檔案資源的信息化工作，甚至無須配備專業的檔案工作人員，這是國有企業很難做到的。國有企業和民營企業在特質上的區別，決定了國有企業就像一艘滿載貨物大船，前進和轉向都要復雜得多，面臨的問題和挑戰也要多得多。盡管國有企業檔案資源數字化進程中存在著諸多問題，但通過改進完全可以快速實現檔案資源效益的最大化。

一是更新對檔案資源數字化觀念的認知，改變檔案工作的發展理念。通過健全檔案資源數字化及開發利用的制度、機制、標準和體系，大力推進檔案資源創新，從保守的保管型工作模式轉變為創新型的展示型工作模式，主動在研究、宣傳上下功夫，通過數字化的成果展示企業的形象、維護企業的最大權益，從而體現數字化檔案資源的價值。展示檔案資源的成果有多種方式，利用網絡、電視和公眾號等當前流行的大眾媒體，傳播正向的企業文化，受眾多、見效快，檔案開發的效益反饋很明顯。

二是加強新技術的應用，更快更優、多渠道獲取數字化檔案資源。傳統的檔案資源開發利用都是選擇性利用，根據選定的主題，耗費大量的人力、物力。如今，檔案資源信息化形成的數據庫幾分鐘便可以把所有相關資源全部展現，甚至可以通過人工智能技術、物聯網、區塊鏈以及數字孿生等高科技手段，按照時間或者關聯點的邏輯，二次加工成新的檔案集合體，這是以往的檔案利用方式無法比擬的，是對人類智慧的更廣闊、更精細和更智能的提升。

一方面，國有企業要利用自身機構設置全面的優勢，將檔案部門和業務相關部門結合，實現檔案資源開發利用和服務工作的結合。

另一方面，通過和社會力量的戰略合作，借助高校、檔案服務企業等外部形式，助力企業自身檔案資源的數字化開發利用。與高校合作，能夠讓企業享受到最新、最先進的檔案管理成果轉化。同時，增加高校的成果檢驗樣本；和其他檔案部門合作，能夠讓檔案資源更豐富全面、更有新鮮感；和公共媒體合作，能夠最大限度地借助公共服務平臺，快速傳播檔案信息；和相關政府部門合作，可以通過政企聯合的方式，獲得更專業、更有目標性的受眾和資金、政策支持。

三是重視專業人才的引進，配備兼備檔案管理和信息技術應用的復合型人才。隨著檔案工作由紙質檔案轉為電子檔案，檔案開發利用的智能化越發凸顯，檔案開發的主體也不僅僅是傳統的紙質檔案保管者，而是檔案信息開發者和檔案資源分享者的結合體。檔案開發主體必須能快速適應檔案資源信息化變革，準確把握檔案智能化利用的內涵和方式，確保紙質檔案到電子檔案過渡過程中收集、整理、鑒定、保管和利用等全過程流暢安全。數字時代檔案資源的開發利用，對專業人員的要求更高，既要具備檔案資源數字化等前端技能，又要具有利用服務等后期開發能力，要打破傳統的編制有限，專業能力落后、單一的局面，通過多樣性的培訓，提升檔案管理人員的數據開發和利用能力。對于多數國有企業采用技術外包的信息化方式，企業檔案管理人員也要盡可能地深度參與數字化轉型過程，確保信息化后檔案資源能夠順暢利用。

四是優化檔案服務供給格局。檔案資源信息化的意義，在保證檔案利用需求部門、公民擁有更全面的信息獲得渠道和求知自由，實現社會公平和公共利益的最大化。國有企業檔案資源的數量和配置，對企業、職工和地方社會團體的需求滿足度至關重要，數字化的電子檔案數據庫只是基礎，資源建設后的參考咨詢、證據提供、展覽陳列和公共項目開發才是企業應該長遠重視的議題。為此，要以社會需求為依據，通過充分的比對適配，完善檔案服務機制規范，創新檔案服務的項目和平臺，豐富檔案的內容和范圍，提升檔案價值。

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（作者單位：中國鐵路濟南局集團有限公司檔案館）

作者簡介：陳晨（1985—），女，漢族，山東臨沂人，碩士研究生，館員，研究方向：檔案管理。