全面提高石油企業檔案信息利用效益探析

摘 要：石油工業作為世界能源產業的重要支柱之一，對于現代社會的發展起著舉足輕重的作用。伴隨著石油產業的不斷壯大，石油企業所涉及的數據量和信息呈指數級增長。文章對石油企業檔案信息的利用效益深入探析，探討如何充分挖掘和應用檔案信息資源，提升石油企業檔案信息的利用效益，實現信息資源的最大化利用。

關鍵詞：石油企業；檔案管理；信息利用

石油企業檔案信息的管理與利用已不再局限于傳統的文件歸檔與保存，而是逐漸向數字化、智能化、高效化發展。有效利用石油企業檔案信息，既可以提高企業的運營效率，優化決策過程，還可以推動技術創新、節能減排以及可持續發展。如何全面提高石油企業檔案信息的利用效益，成了當前企業亟待解決的重要課題。

一、石油企業檔案信息主要內容

1.組織結構信息

石油企業的組織結構是該企業內部各級部門、崗位和人員之間的層次關系、職責劃分和協作機制的總體安排。組織結構反映了企業的運作模式和管理層次，直接影響企業的運營效率、決策速度和戰略執行。通過合理的組織結構，企業能夠優化資源配置，提高運營效率，實現戰略目標。

2.財務狀況

石油企業的財務狀況是指企業在一定時期內的資產、負債、凈資產、利潤和現金流等方面的狀況和表現。財務狀況直接反映了企業的經濟實力、償債能力、盈利能力和現金流動性等關鍵財務指標。財務狀況的穩定與否對企業的經營和發展至關重要，也是吸引投資者和獲得融資的基礎。

3.生產與運營狀況

石油企業的生產與運營是企業核心業務，涵蓋了勘探、開采、生產、加工和銷售等環節。生產與運營的信息包括企業的石油儲備量、生產能力、產量、產品種類、運輸方式、銷售渠道等方面。石油企業需要通過高效的生產運營，確保產能充足、產品質量優良、生產成本可控。

二、石油企業檔案信息利用效益及重要性分析

1.歷史記錄與經驗積累

歷史記錄構成了企業活動的檔案，記錄了企業的起源、發展、戰略決策、市場變化、技術革新及人員變動等。這些記錄提供了經驗教訓，幫助企業領導者制定未來戰略和決策，避免重復過去的錯誤。歷史記錄也有助于傳承企業文化和核心價值觀。它們展示了企業的發展歷程，包括創始人的愿景和使命，這對于塑造企業的身份認同和員工凝聚力至關重要。此外，歷史記錄還對外部利益相關者，如投資者、客戶、合作伙伴等展示企業的穩定性、信譽和可信度，對于與外界建立信任關系至關重要。

深入挖掘歷史記錄可以為石油企業帶來多重效益。首先，歷史數據的分析可以幫助企業識別成功的戰略和實踐，使企業能夠制定更明智的戰略規劃。其次，通過分析歷史數據，企業可以識別以往的失誤和失敗，分析其根本原因，并制定避免類似失誤的新策略。此外，歷史記錄也為企業提供了豐富的經驗教訓，這些教訓對于新員工培訓和知識傳承至關重要。

2.業務活動與經營管理

業務活動和經營管理是石油企業穩健運營的支柱，業務活動涵蓋了企業的日常經營范圍，包括采油、生產、銷售、供應鏈管理、人力資源、財務管理等。這些業務活動的記錄和管理對于企業的發展和績效至關重要。同時，經營管理包括了對這些業務活動的有效規劃、監控、評估和改進，以確保企業運作高效、盈利穩定、符合法規。

通過深入分析業務活動的數據，企業可以識別業務流程中的瓶頸和效率低下之處，并制定相應的改進策略，從而提高整體運營效率。通過對經營管理的數據分析，企業可以更精準地開展業務規劃和資源分配，確保企業長期健康發展。此外，對業務活動和經營管理的細致監控可以及時發現問題，減少潛在的風險，從而保障企業的穩定運營和可持續發展。

3.管理財務信息

財務信息是石油企業的經濟和財務狀況的真實反映，它涵蓋了企業的資產、負債、現金流、利潤以及財務比率等重要財務數據。這些財務信息對于企業決策者、投資者、債權人等具有重要意義。財務信息的準確和透明直接關系到企業的信譽和市場形象，也是吸引投資和獲得融資的重要依據。

充分利用財務信息可以為石油企業帶來多層面的效益。首先，財務信息的分析可以幫助企業了解財務狀況，包括企業的償債能力、盈利能力和穩定性。通過對財務信息的深入分析，企業可以制定相應的財務戰略，包括資金調配、投資規劃、債務管理等，以確保企業的穩定經營和長期發展。此外，財務信息也是外部投資者判斷企業價值和風險的關鍵依據，通過透明、準確的財務信息披露，企業可以吸引更多投資，為企業的發展提供資金支持。

三、石油企業檔案信息利用效益提升策略

1.建立石油企業檔案信息利用反饋體系

（1）規范石油企業檔案信息利用反饋的主要內容

石油企業檔案信息利用反饋的主要內容，應該充分考慮用戶需求、信息準確度、實用性、改進建議和檔案信息資源建設等方面。第一，需要了解用戶的需求和目標，包括他們在石油企業檔案信息中尋找的具體信息、解決的問題、做出的決策等；第二，反饋應關注信息的準確度，用戶可以反饋信息的時效性、完整性、可信度等，以確保所提供的信息具有高質量；第三，實用性也是重要的反饋內容，用戶可以評價所獲得的檔案信息對其工作、決策或研究的實際幫助程度，以評估信息的實用性；第四，應鼓勵用戶提出對現有檔案信息利用措施的改進建議，包括可能缺失的信息類別、信息表達方式、搜索功能等；第五，根據用戶關于檔案信息資源建設的反饋，包括對檔案庫的結構、分類、檢索功能的意見和建議，指導未來檔案信息資源的建設和維護。

（2）石油企業檔案信息利用反饋機制遵循的原則和方法

石油企業檔案信息利用反饋機制應該遵循多層次、及時響應、持續改進、開放透明、鼓勵積極反饋等原則和方法。首先，要建立多層次的反饋機制，包括在線平臺、用戶調查、定期會議等，滿足不同用戶反饋需求的同時，保證反饋的及時性。其次，對于用戶的反饋應及時響應，盡快采取相應措施，解決用戶反饋的問題，增強用戶信心。要持續改進檔案信息的提供方式、內容和質量，根據用戶反饋的意見和建議不斷優化。還應建立開放、透明的反饋機制，允許用戶直接參與和監督反饋過程，提高反饋的公正性和客觀性。最后，要鼓勵用戶提供積極、具體、建設性的反饋，對有益建議予以獎勵，以激發用戶的參與積極性。

（3）優化石油企業檔案信息反饋處理程序

為了提升石油企業檔案信息利用效益，應該優化反饋處理程序。首先，應建立信息反饋平臺，搭建在線平臺或專門的系統，方便用戶隨時隨地提交反饋信息。用戶可以通過該平臺提交問題、建議、意見等。其次，定期匯總和分析反饋信息，設立定期匯總、分析反饋意見的時間，制定專門的匯總報告，以及時了解用戶的需求和問題。根據反饋意見，制定相應的改進方案，明確改進的目標、時間表和責任人，推動改進措施的實施。最后，評估改進效果，對改進措施實施后的效果評估，通過數據分析、用戶滿意度調查等方式，反饋優化后的效果，進一步改進和完善反饋機制。

2.加強石油企業檔案用戶心理和行為研究

（1）多層次調研與細分用戶群體

為了加強石油企業檔案用戶心理和行為研究，多層次調研以及細分用戶群體是基礎且關鍵的步驟。多層次調研是指不僅要關注整體用戶群體，還要深入了解每個群體內部的差異。這種調研可以采用多種方式，如定期開展用戶調查、設計用戶訪談、開展焦點小組討論等。通過這些調研手段，可以了解用戶的信息需求是如何形成的、偏好的信息類型以及獲取信息的主要途徑等。

細分用戶群體也是極為重要的。不同用戶群體有著不同的信息需求和行為模式。細分用戶可以根據職業、興趣愛好、地域、年齡等多個維度實行。每個群體有不同的信息偏好和使用習慣，這種細分有助于針對性地提供信息服務。例如，投資者更關心財務報告和市場前景，環保組織更注重企業的環保措施。了解不同用戶群體的需求，有利于為不同用戶提供定制化的信息服務。

（2）用戶行為數據分析和大數據技術應用

要加強用戶心理和行為研究，深入了解用戶行為模式是至關重要的。首先，收集和分析用戶行為數據是基本的方法。企業可以通過企業網站、應用程序等平臺收集用戶的行為數據，包括瀏覽記錄、點擊模式、搜索關鍵詞等。通過這些數據，可以了解用戶的興趣、偏好，甚至是對特定信息的態度。

大數據技術的應用是在用戶行為數據分析中不可或缺的一環，大數據技術可以幫助企業高效地處理大量的用戶數據，快速提取有用的信息。通過數據挖掘、機器學習等技術，可以發現用戶行為模式，預測用戶可能感興趣的信息，為企業提供決策支持。企業應該不斷更新數據分析工具，尤其是結合先進的人工智能技術，以更好地挖掘用戶行為數據中的信息，理解用戶的心理和行為。

（3）心理學調研方法的運用

心理學調研方法對于深入了解用戶心理和行為非常重要，要使用深度訪談方法，與用戶深入交流。這種交流不僅可以了解用戶的信息需求，還可以深入了解用戶的心理狀態、態度、期望等，為企業提供直接的用戶反饋。之后，要開展心理學問卷調查，設計合適的心理學調研問卷讓用戶填寫，通過量化的方式收集用戶的信息心理數據。這種方法可以幫助企業了解大量用戶的心理特征。

（4）從社會學和人類學的角度分析

社會學和人類學的研究方法對于加強用戶心理和行為研究至關重要。首先，開展用戶社會文化背景調研。了解用戶所屬的社會文化群體的特點、價值觀、習慣等，有助于企業更好地理解用戶的信息需求和行為模式。其次，要實行人類學的深度訪談。通過深入了解用戶的文化背景、社交圈子等方面，揭示用戶的信息需求是如何受文化影響的。最后，結合社會學和人類學的理論，分析用戶行為背后的社會文化原因，為企業提供更多關于用戶心理和行為的深層次解釋。例如，一些文化背景下的用戶可能更注重信息的社會影響力，而另一些可能更關注信息對個人生活的實用性，了解這些文化背景對用戶行為的影響，可以幫助企業更好地為用戶提供個性化的信息服務。

3.提高石油企業檔案管理人員的素質

（1）制訂個性化培訓計劃

制訂個性化培訓計劃是重要的措施，每位石油企業檔案管理人才的背景、經驗、職責和發展需求都有所不同，因此，一個量身定制的培訓計劃可以更好地發揮其潛力。個性化培訓計劃可以基于個人的職業規劃、所在崗位的要求以及行業的發展趨勢制訂計劃。這種計劃需要設定明確的學習目標，并選擇適合的學習方式，以最大程度地發揮檔案管理人員的潛能。

在制訂個性化培訓計劃之前，企業應充分了解每位檔案管理人員的現有技能、知識水平、興趣愛好以及職業發展方向。通過定期面談、能力評估和問卷調查等方式收集信息，形成個體化的培訓需求分析。基于對個體的了解，制定能夠具體衡量和評估的學習目標，確保目標與個體的職業發展和企業的需求相一致。目標應該具有挑戰性和可量化性，同時，也要考慮到個體的職業規劃。個性化培訓計劃可以采用多種方式，包括課堂培訓、在線課程、研討會、導師制度等。選擇培訓方式時，要考慮檔案管理人員的學習偏好、時間安排和學習效果，以達到最好的培訓效果。

（2）建立多層次、多領域的學習平臺

為了提高石油企業檔案管理人員的素質，建立多層次、多領域的學習平臺至關重要。學習平臺應該包括內外部的培訓課程、專業學術會議、行業交流研討會等，可以為檔案管理人員提供多樣化的學習機會，豐富其知識儲備，拓寬視野，提高綜合素質。

內部學習平臺可以是企業內部搭建的，通過線上線下結合的方式，提供豐富多樣的學習資源，包括視頻課程、在線講座、團隊分享等。該平臺可以根據企業的需求和檔案管理人員的發展方向，定期更新和調整學習內容，以滿足不同層級、不同領域人員的學習需求；外部學習平臺可以邀請行業專家開展授課、參與行業研討會等，該平臺可以使信息人才接觸到最新的行業動態、前沿技術和創新理念，幫助他們不斷提升自己的專業水平，提高企業的核心競爭力。

（3）鼓勵跨部門交流與合作

鼓勵石油企業檔案管理人員跨部門交流與合作，以促使檔案管理人員深入了解不同部門的業務流程、需求和挑戰，有助于拓寬他們的視野，加強不同領域的知識和技能的交叉應用，提高解決實際問題的能力。企業可以定期組織跨部門交流活動，如交流會、主題研討會等，為其提供交流的平臺。這些交流活動可以由管理人員自發組織，也可以由企業安排專業人員指導。此外，企業可以推動跨部門的合作項目，鼓勵不同部門的員工參與其中。這種合作可以是臨時性的項目合作，也可以是長期性的合作機制，通過合作解決實際問題，促進知識和經驗的共享。

四、結束語

綜上所述，對石油企業檔案信息的深入研究和高效利用，不僅關系到企業自身的可持續發展，也關系到國家能源安全和社會的可持續繁榮。因此，研究如何全面提高石油企業檔案信息的利用效益，具有極其重要的現實意義和戰略意義。

參考文獻：

[1]張苗苗.石油企業檔案信息化中存在的問題及對策分析[J].蘭臺內外，2022（29）：4-6.

[2]李 玨.大數據背景下石油企業檔案管理業務提升策略[J].辦公室業務，2022（01）：118-119.

[3]范爽月.新形勢下加強石油企業檔案管理工作的措施[J].黑龍江檔案，2020（06）：50-51.

[4]劉作偉.論石油企業檔案的開發與利用[J].辦公室業務，2019（02）：129.

[5]王 榮.提高石油企業檔案信息利用效益之我見[J].東方企業文化，2015（15）：199.

[6]韓艷肖.石油企業檔案安全管理實踐探析[J].蘭臺世界，2020（S1）：102.

（作者單位：大慶油田檔案館吉林探區檔案管理中心）

作者簡介：陳馳（1990—），女，漢族，吉林松原人，碩士研究生，助理館員，研究方向：會計檔案管理。