醫院辦公室檔案規范化管理的對策研究

摘 要：隨著社會的快速發展，人們越來越重視管理的重要性，醫院辦公室管理是醫院管理中非常重要的內容。醫院開展檔案規范化建設更有助于推動醫院全面發展，也是助力醫院發展的動力。正因為如此，大部分醫院將關注的焦點轉移到辦公室檔案管理的優化工作中，從提升管理人員的素質出發，優化辦公室檔案管理制度，提高辦公室管理效率。雖然有部分醫院辦公室管理有了很大的進步，然而，在實際工作當中依舊存在著各種問題還需完善。在管理過程中需要深入分析并提出解決策略，不斷優化辦公室內部管理制度。文章從多角度出發，闡述辦公室檔案管理的概念，探究辦公室檔案管理規范化建設的意義和重要性，分析醫院辦公室檔案管理建設的問題，并提出相應的解決措施，希望能對醫院辦公室檔案管理工作的開展提供支持。

關鍵詞：醫院；辦公室檔案管理；規范化；對策研究

一、醫院開展辦公室檔案管理工作的概念

醫院檔案管理工作主要是將醫院在管理過程中所產生的各種文件，如電子文件以及紙質文件保管。醫院檔案包含了多種資料，還有關于醫院發展歷程的相關內容，保存了大量的資料，給醫學研究提供了真憑實據。在相應的調查中發現 ，醫院檔案還包括大量文件資料以及整個醫院發展歷史的資料，在醫院的日常工作活動中所產生的檔案。為此，醫院在日常的管理過程中，需要對各項內容細化，優化檔案管理的工作內容，確保檔案工作有序開展。

二、醫院開展辦公室檔案管理工作的特點

1.檔案管理設備升級

隨著科學技術的快速發展，檔案管理形式越來越完善，醫院在辦公室檔案管理過程中不再僅限于傳統紙質化，甚至開始引用攝像機的形式做好記錄。比如，醫院在召開會議時會采用速記法，有專業的錄速師來記錄會議的相應內容，并將所有的會議內容整理成冊，更有助于后期保存。

2.檔案內容呈現多樣化

醫院檔案管理涉及多方面，具體分為三種形式。首先，業務指導的內容，醫院在日常管理過程中的紙質資料，比如培訓手冊、管理制度等文書。其次，醫患之間的檔案，此類檔案內容涉及醫療糾紛事件，由于在對患者救治過程中，難免會跟醫院產生沖突，此時會產生更多的事件資料，醫院檔案部門必須保存這些資料，以便后續事件的處理。最后，醫院人員的人事檔案資料，涉及醫院內部員工的入職、晉升和離職等相應的資料管理。

3.檔案管理相對集中

醫院辦公室在對所有的檔案資料實行管理時相對集中，需要將醫院所有的檔案做好儲存工作，有助于醫院后期對檔案管理的開展，尤其是在檔案后續管理中能夠快速地找出。除此之外，只有將醫院檔案集中管理才能更好地保證檔案更加的完整并提升醫院檔案使用效果。

三、醫院辦公室檔案規范化管理的意義

如今，辦公室檔案管理工作已經成為醫院管理工作中一項非常重要的內容。一方面，能有效提升醫院的管理品質和效率，提高醫院的管理水平，還原歷史的真實性；另一方面，辦公室檔案管理工作有助于提高醫院檔案管理的能力，對提升和促進醫院發展有著重要的影響。辦公室檔案管理的質量在一定程度上決定單位領導是否了解本單位整體運營情況，并能夠及時調整運營策略。因此，應積極推動檔案規范化管理，不但能夠推動社會經濟的持續穩步發展，還有助于提升醫院市場競爭力，對醫院的長遠發展有著積極的作用。

四、醫院辦公室檔案管理規范化建設的重要性

1.有助于提高醫院管理水平

醫院開展辦公室檔案管理，能夠對醫院醫療業務以及人事等資料做好記錄和保存的工作。通過完善醫院辦公室檔案管理制度，對于提高辦公室管理效率有著非常重要的作用。醫院檔案管理涉及多個部門、多項管理內容和多項工作事件的登記和存檔，工作人員需要提供相應的依據。特別是涉及醫院就診患者的就醫記錄，必須做好相應的登記。在醫院與其他單位展開交流以及合作時，還可以讓合作單位快速找到相應的檔案資料，節約不必要的查詢搜索，提高合作單位的工作效率。因此，醫院辦公室檔案管理規范化建設，不僅能提高醫院檔案管理的工作效率，強化醫院的管理水平，更有助于推動醫院的發展。

2.有利于豐富醫院檔案管理的方式

隨著信息技術、網絡技術快速發展，為人們各項工作開展提供了便利，特別是在醫院辦公室檔案管理過程中，應用信息技術整理和保存檔案資料，不僅能夠優化辦公室檔案管理的各項內容，還能夠完善檔案管理模式。信息技術的使用，能夠為檔案管理工作的開展提供技術支持，規范醫院辦公室檔案管理的流程，更加詳細劃分檔案信息，對醫院檔案實行分類，方便人們隨時查找檔案信息。同時，信息技術能夠強化各個部門之間的交流和互動，提高辦公室檔案管理資源的使用效率。此外，信息技術的使用為檔案管理人員節約了大量的資料整理時間，減輕了工作人員的工作壓力，有助于提升工作效率。

3.提升醫院檔案管理人員的綜合素養

隨著人們將目光關注到醫院辦公室檔案管理中，人們越來越重視對以往資料的研究，為醫院信息化建設提供支持。因此，在醫院辦公室檔案管理人員選擇上，應盡量選擇品行端正的人，這是保證醫院檔案管理工作有序開展的重要前提，醫院會定期對檔案管理人員開展培訓管理，能夠優化辦公室檔案管理人員的綜合素質，對提高檔案管理的工作效率有著積極的作用，也能在無形中提升管理人員的綜合素養。

五、醫院辦公室檔案管理現狀分析

醫院辦公室檔案管理最基礎的工作是將醫院以及患者就診的相關資料整理并匯總，能夠更好地記錄并保存醫院與患者的各類信息。目前，我國很多醫院檔案管理機制建設并不完善，甚至還會出現各種各樣的問題。

1.缺少檔案管理專業的人才

在文獻研究中，可以發現我國醫院辦公室檔案管理中還存在著各種各樣的問題，而這些問題的存在，對管理工作的開展有很大的影響，主要原因是醫院缺乏相應的管理人才，管理人員對規章制度和檔案管理的流程并不清晰，使檔案管理相關規章制度成為擺設。

2.重視檔案收集，忽視檔案管理

在醫院檔案管理過程中，有的醫院對患者的病歷資料展開收集和保存，只是為了應付檢查而臨時整理成紙質文件，忽視了檔案對患者以及醫院的重要性。所以，在實際管理過程當中，應該設置專門的病歷檔案室，配備相應的檔案管理人員，對患者以及醫院相關資料分門別類地管理和保存，有助于后期對病患各項資料的查詢。總之，醫院不僅要重視檔案資料的收集和保存，還應該對醫院檔案有專業的管理方式，后期管理工作也要監管到位，不能掉以輕心。

3.醫院檔案管理制度不健全

醫院作為我國基礎性的建設單位，與民生問題息息相關，因此，醫院是一個特殊場所，醫院在檔案管理過程中類型較多。目前，醫院檔案管理的形式各種各樣，保留時間也特別長。然而，很多醫院在檔案管理方面并沒有細化，也缺乏管理辦法，從而導致醫院檔案管理機制不完善，影響醫院管理制度的落實。

4.對檔案管理工作認識不足

醫院辦公室檔案管理工作核心在于收集醫院所有的重要信息資料，因此，要從工作人員的思想認知角度出發，提高其重視度。從當前醫院辦公室檔案管理現狀來看，醫院檔案管理工作依舊存在各種各樣的問題，有些工作人員不是檔案管理專業，沒有接受專業化培訓，對于檔案管理工作的認知度不高，導致醫院辦公室檔案管理工作依舊存在各種各樣的問題亟須解決。

六、醫院開展辦公室檔案管理規范化建設的具體策略

1.增強辦公室檔案管理人員的綜合素質

提高醫院辦公室檔案管理水平，最重要的是以檔案管理人才為基礎，從根本上提高檔案管理人員的素質和專業能力，檔案管理隊伍應以專業型人才和高素質人才為基礎。還要特別重視和加強辦公室檔案管理人員的培訓力度，在開展相應的培訓之后，要有針對性地對管理人員實施考核，以此來強化管理人員的知識儲備。與此同時，醫院也要重視管理人員對于法律法規的認知，不斷強化管理人員的責任，通過思想教育的形式來提升檔案管理人員的思想高度，使其管理能力得以提升，并定期做好醫院檔案管理工作的優化。

2.加強醫院紙質檔案管理建設

醫院在開展辦公室檔案管理過程中，大多以紙質化文件來保存。隨著信息技術的快速發展，醫院檔案管理逐步引進信息技術的管理方式，更加重視信息技術所帶來的便利。在醫院檔案管理工作中，通常會運用到信息技術以及信息軟件，對資料加工和分析，在這個過程中很容易忽視紙質材料的分類和保存。為了提高醫院辦公室檔案管理的專業化水平，需要從多個角度出發來強化紙質材料的管理，如建立一套完善的管理機制，規范管理人員的工作內容和范圍。在醫院開展辦公室檔案管理工作的過程中，經常會涉及紙質材料如何保存和分類。為此，醫院辦公室檔案管理人員需要結合當前醫院的實際情況，做好紙質資料的收集整理和分類，適時對保存環境消毒和清潔，保證紙質檔案資料不會受保存環境的影響。除此之外，需要對檔案管理室做好空氣和清潔工作，并防止由于光線問題影響紙質材料的保存。

3.制定完善的醫院檔案管理機制

隨著醫院各項管理制度不斷完善，醫院領導越來越重視辦公室檔案管理工作，這對醫院的未來發展有著積極的作用。因此，醫院在檔案管理規范化建設的過程中，需要建立一套完善的管理機制，以此來強化醫院檔案的管理力度。在制定規章制度時，最重要的是對檔案實行分類和歸檔，通過細分管理機制為今后辦公室檔案管理人員開展管理工作提供更多的指導性意見。為了更好地規范醫院辦公室檔案管理工作，還需要建立完善的考核機制，細分辦公室檔案管理人員的工作內容，提供更加全面的人員管理制度。以某醫院為例，為了真正保證醫院管理制度得以落實，醫院辦公室和各個科室共同制定規范醫院內部規章制度。在此基礎上，還要定期做好醫院管理規范化建設、明確檔案管理的歸檔要求，由此提高醫院檔案管理規范化建設的水平。

4.運用先進的檔案管理理念

在醫院辦公室檔案管理過程中，通過引入先進的管理理念，推動醫院管理工作得以落實，這也是提升醫院檔案管理的重要基礎，更有助于醫院辦公室檔案管理標準化開展。當前，醫院辦公室紙質檔案轉化為電子檔案，能夠減少醫院紙質材料管理的空間，還可以優化檔案管理內容，發揮醫院檔案室的管理作用，能夠提高檔案資料的利用效率。為了充分運用先進的管理技術，醫院必須為檔案管理工作提供相應的基礎設備設施，如打印機、計算機以及掃描設備等，有助于保證醫院檔案管理信息化建設。除此之外 ，醫院辦公室在對電子類檔案開展整理和分類過程中很容易出現信息被泄露的問題。所以，要重視信息安全措施，如安裝防毒軟件，也可以用認證形式或者防火墻，從根源上保護資料不被泄露。在醫院辦公室檔案規范化建設過程中，要做好檔案信息化的安全管理，維護好醫務人員以及患者的個人隱私，有助于推動醫院的全面發展。

5.運用現代化的管理手段

首先，隨著信息技術的快速發展，在醫院檔案管理過程中，需要依靠信息化設備設施開展管理。為了從根本上做好醫院辦公室檔案管理，需要加強醫院辦公室檔案管理制度建設，運用現代化管理手段，引進先進的辦公室檔案管理設備設施；其次，需要加強檔案管理信息化水平。特別是在信息技術快速發展的趨勢下，醫院辦公室檔案管理需要更多的支持，需要不斷普及各項技術的運用，積極采用現代化的管理手段和技術。

七、結語

總而言之，隨著我國醫療體系的不斷發展和完善，各大醫院越來越重視檔案管理工作。建立一套完善的管理機制，是調動醫院檔案管理人員積極性的重要措施。除此之外，醫院要及時對檔案管理人員開展培訓工作，這是強化管理人員專業能力的重要途徑。在信息技術快速發展的背景下，信息技術的運用為檔案管理提供更多可能性，隨之而來的信息被泄露的問題也成為人們關注的焦點，醫院要堅持安全管理的原則，完善醫院的檔案管理制度，優化管理形式，以推動醫院檔案管理工作有序開展。

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（作者單位：臨沂市中醫醫院）

作者簡介：潘宜興（1988—）男，漢族，山東臨沂人，碩士研究生，館員，研究方向：檔案管理。