信息技術對企業檔案管理的影響和對策探討

［摘 要］隨著時代的進步與科技的迅速發展，信息技術已經成為當前社會環境下的主流科技之一，并且逐步滲透到各領域，給人們的工作、生活與學習帶來了極大的便利。企業作為國家市場經濟體系的基礎組成部分，檔案信息對其內部組織建設、業務發展及綜合發展等均有重要的作用，在信息技術得以普遍應用的環境下，企業需要提高對檔案管理信息化建設工作的重視程度，并利用信息技術手段促進檔案管理模式的創新與優化。文章首先闡述企業檔案管理信息化建設的必要性，其次分析信息技術對企業檔案管理的具體影響，最后針對企業檔案管理工作信息化建設的對策展開一系列研究，希望能夠借助檔案管理信息化推進我國企業的可持續發展。

［關鍵詞］信息技術；企業；檔案管理

doi：10.3969/j.issn.1673 - 0194.2023.20.056

［中圖分類號］TP391；G271 ［文獻標識碼］A ［文章編號］1673-0194（2023）20-0177-03

0? ? ?引 言

隨著信息化時代的到來，信息技術已經成為各行各業發展中不可或缺的技術支撐，越來越多的企業開始調整自身發展理念，積極引進信息技術來打造自身現代化、智能化的新型管理模式，借此調整自身發展步伐，跟隨時代發展潮流，通過信息化轉型強化綜合發展實力，避免在激烈的市場競爭中被淘汰。檔案管理是企業整體管理體系的基礎內容，對檔案信息與企業業務的拓展、人員管理及決策的制定均起到強大的信息支持作用。因此，將信息技術應用于檔案管理工作已經成為企業亟待完成的重要任務。我國多數企業雖然已經意識到檔案管理信息化建設的重要性，但是對信息技術的應用尚處于初期實踐階段，企業在實踐中還需結合自身現狀逐步摸索，并采取科學的對策保證信息技術應用優勢的充分發揮，更好地助力企業檔案管理工作的創新。

1? ? ?企業檔案管理信息化技術的應用及必要性

1.1? ?信息化技術在企業檔案管理中的應用

目前，我國企業檔案管理對于信息技術的應用主要體現在以下兩方面。一是檔案信息的收集與整理。企業的業務經營與發展過程中所形成的檔案信息多而復雜，需要通過信息技術的有效應用實現海量檔案信息的快速收集，以特定的標準展開整合、分類及歸檔保存等處理，同時利用信息技術做好重要檔案信息的安全防護處理，避免企業機密的泄露。二是檔案信息的查閱及提取。企業可利用信息化技術搭建專項檔案信息管理平臺，并在平臺中開通檔案信息查閱與提取通道，為企業業務的發展、內部管理、各項決策的制定等提供信息支持，充分發揮企業檔案信息的價值。

1.2? ? 企業檔案管理信息化建設的必要性

企業自身檔案管理工作信息化建設具有很大的必要性，主要體現在以下兩方面：其一，順應時代發展趨勢。隨著國家經濟與社會的發展，在信息化時代背景下，企業經營與管理的信息化、智能化轉型已經成為現代化發展的必然要求，企業只有順應時代發展潮流，盡快利用先進的技術手段完成自身的升級與轉型，才能具備更強的能力適應當前的市場經濟環境。而檔案管理作為企業整體管理體系中的重要部分，自然也在信息化建設的行列之中［1］。其二，彌補傳統管理的不足。企業在發展的每一天都會產生大量的檔案信息，而傳統人工管理模式下需要工作人員投入大量的時間與精力在檔案信息的獲取、歸檔與保存、調取與查閱等操作環節，這種人工管理模式的工序煩瑣、工作量大，且檔案管理工作質量容易受到工作人員個人因素的影響，不可避免會出現檔案信息記錄疏漏、檔案丟失等多種問題，而這也會在一定程度上間接造成企業其他資源流失。因此，企業需要應用信息技術來代替人工，以流程化、智能化、實時化的管理完成傳統檔案管理工作模式的創新，這樣不但能夠有效降低檔案管理工作差錯率，同時還可以提高檔案信息的管理效率，有效彌補傳統檔案管理的各種不足，滿足企業現代化轉型的內部管理系統建設要求。

2? ? ?信息技術對企業檔案管理產生的影響

2.1? ?沖擊企業檔案管理工作理念

信息技術作為一種先進的技術手段，企業通過其應用可以對自身的各項生產資源展開科學調整，以提高自身的資源利用率，同時還可以促進企業管理能力大幅提升。在各行業廣泛應用信息技術的環境下，企業也意識到了以信息技術實現自我創新的緊迫性，而在檔案管理工作調整與創新的過程中，信息技術的出現使企業對自身長期以來采用的傳統管理理念產生了質疑，隨即通過大量實踐研究形成了以技術為核心的新型檔案管理工作理念，并以理念的更新帶動了檔案管理工作的創新。

2.2? ?充分暴露人員工作素養不足的問題

隨著企業檔案管理信息化系統的建立，企業檔案管理的信息化處理方式對工作人員的業務素養提出了新的要求。而多年以來企業采用傳統的人工管理方式，管理人員的工作習慣早已固化，包括檔案信息的積累、檔案的人工查找與調取等。在信息化檔案管理系統運行環境下，工作人員的工作內容與操作方法發生了很大的變化［2］。同時，很多企業此前并未對管理人員應用信息技術展開系統化的培訓，使得信息技術素養成為管理人員綜合素養的薄弱環節。在新型檔案管理模式下，管理人員不懂得怎樣操作信息化管理系統，更不知道各種軟件的使用方式，很難發揮信息化技術在檔案管理工作中的應用價值。

2.3? ?面臨階段性的檔案管理風險

在企業利用信息技術打造信息化檔案管理工作系統的初期，需要投入大量的資金在信息化設備及軟件系統的購置、技術人員的培養等方面，但是這些資金的投入很難在短時間內呈現出相應的效果，還需要經過一段時間的技術應用與摸索，而在這一階段，企業的檔案信息處于較大的風險之中。例如，在將紙質檔案信息錄入信息化系統的過程中可能出現原始檔案受損及丟失問題、信息錄入遺漏問題。同時，在信息化管理系統投入應用的初期，由于工作人員對于信息化系統的操作不夠熟練，容易出現各種錯誤，繼而影響檔案信息的調取與應用，容易對企業的業務造成一定干擾。基于此，企業需要做好充分的準備，并制定完善的應對策略，避免階段性的檔案管理風險對自身發展造成嚴重的影響。

3? ? ?企業展開檔案管理信息化建設的對策

3.1? ?創新檔案管理工作理念

企業檔案管理與信息技術融合是為了打造高效而便捷的信息化管理系統，系統的啟用不但需要人員掌握相應技術方法，還需要管理人員及時改變自身的傳統檔案管理工作理念，以信息技術的應用視角重新厘清自身工作思路，并對檔案管理的信息化建設形成高度認同感，形成全新的檔案管理工作理念，以理念的轉變帶動工作行為方式的創新，這樣才能更好地適應信息化檔案管理系統的應用［3］。另外，企業也可以通過組織宣傳教育活動的方式在檔案管理部門營造良好的信息化管理工作氛圍，引導工作人員轉變管理意識，促進其信息化管理理念的形成。

3.2? ?增加資金支持，保證設備及技術的引進

信息化檔案管理體系的建設需要投入足夠的資金用來引進信息化設備、專項軟件與硬件系統等，同時還需要結合企業檔案管理工作實際需要采用合適的信息化技術手段，為信息化檔案管理體系建設提供強大的基礎保障。為確保信息化檔案管理系統的建設質量，企業可以與第三方技術機構建立合作關系，向其闡明自身檔案管理工作實際需求，細化檔案管理工作中各部分工作的細節性要求，委托第三方機構幫助企業結合精準需求打造信息化檔案管理系統，借此實現檔案信息的快速錄入、自動化保存、精準調取等信息化管理，同時還可以通過對信息化處理系統的應用而進行各種檔案材料的復印、翻拍工作，提高企業檔案管理工作時效性［4］。另外，隨著信息化技術的快速發展，企業應針對信息化檔案管理系統的優化制定完善策略，如大數據技術、云計算技術以及流媒體技術等，隨著這些新型信息技術手段的出現與應用，企業應做好信息化檔案管理系統的技術優化與升級，始終保證自身檔案管理系統信息化技術的先進性，并打造能夠實現企業各部門檔案信息高效互通的渠道。例如，在信息化檔案管理系統中融合云計算技術，將企業檔案管理信息系統與企業內部辦公系統相結合，實現企業財務、生產等業務信息的信息化管理，以此提升企業內部各部門之間工作的銜接速度，更好地實現檔案信息的應用價值。再如，通過現代信息技術中流媒體技術的運用，以先進的B/S和C/S的方法，利用先進的流媒體技術系統，實現企業檔案和音頻、視頻文檔等信息的多客戶端遠程應用，如紫光檔案管理軟件BS版及OCR軟件等專業軟件系統，可以在檔案的收集、整理、歸檔、統計、編研、鑒定、銷毀、移交、查閱以及借閱過程中實現自動化管理，進一步提高企業檔案管理工作的時效性。

3.3? ?建立完善的信息化檔案管理工作機制

企業檔案管理的信息化建設并非一蹴而就，而是一項系統的工程，即便在前期完成了信息化體系的初步建設，但是隨著檔案管理工作需求及環境的變化、專項科技的革新等，還需要做好檔案管理信息化系統持續性完善工作。為保證信息化檔案管理全生命周期的實際質量，企業還需建立完善的管理機制，將檔案信息管理常態化，明確信息化體系下各部分檔案管理工作的具體內容、各管理流程的工作標準，充分明確檔案管理各工作崗位的責任，規范信息化檔案管理工作行為，同時對檔案管理行為展開有效監督。另外，隨著信息化檔案管理系統的技術升級，企業還需做好技術應用管理機制的同步更新，避免管理機制漏洞的形成而使部分管理工作失去標準依據，從而全面保證信息化技術應用環境下的檔案信息管理工作質量。

3.4? ?強化信息化檔案管理系統的安全保障

任何企業都會保留機密性的檔案信息，而這些機密信息一旦泄露，輕則影響業務經營效果而縮小企業經濟效益空間，重則使企業陷入巨大風險而面臨“死亡”。因此，在信息化檔案管理體系的建設工作中，一定要重點做好重要檔案信息的安全保障。在初期的信息化系統建設過程中，企業必須要求第三方技術機構為其篩選出安全防護等級較高的專項安全防護軟件及應用系統，同時增設信息安全風險預警系統等，實施信息化檔案管理系統的多層安全防護；企業還可以在內部電子檔案網站瀏覽方面設置一些權限或者設置數字密碼，從源頭加強安全管理；也可以建立電子檔案安全風險識別系統，實時動態化監督整個檔案信息管理，識別基本的信息安全風險，及時預測網絡病毒，并自動處理病毒侵襲，避免電子信息泄漏［5］。另外，企業還可以通過雙層加密的方法對重點檔案信息進行防護處理，尤其是在存儲和使用上，如企業一些項目方案、企業研發的技術、企業發展戰略等這些關鍵性信息。除此之外，企業還可以設置專項技術崗位，專門負責信息化檔案系統的日常維護與故障處理等問題，同時還可以發揮專業人員的信息化技術優勢強化檔案信息的安全風險抵御能力，避免重要信息的流失而威脅企業發展與生存。

3.5? ?加強檔案管理人員綜合素養建設

工作人員作為企業檔案管理工作的主體，隨著檔案管理與信息化技術的結合，企業也應做好管理人員綜合素養的建設，在鞏固人員檔案管理工作基礎素養的同時，重點提高人員的信息化技術素養，為信息化檔案管理體系的應用提供高質量的人員支持［6］。企業應組織檔案管理人員展開專項培訓活動，在活動中向其滲透信息化檔案管理工作理念，使其意識到掌握信息化管理技術對自身崗位工作及企業發展的重要性。在此基礎上，結合企業檔案管理信息化系統操作要求，逐一向管理人員展開各種信息化管理技術、應用軟件以及系統的應用原理與應用方法培訓，并以定期、多次培訓的方式幫助管理人員逐步鞏固信息化技能。管理人員自身也需要通過自主學習來實現自我提升，攻克自身在工作中的技術操作難點，逐步強化信息化檔案管理系統的實際應用能力，更好地勝任現代化檔案管理崗位工作，始終保證自身檔案管理工作思想的先進性，能夠靈活應用各種信息化檔案處理技術，避免操作失誤等問題發生，保證信息化技術在檔案管理工作中的應用優勢，提高企業檔案信息資源的利用率，從而為企業的經營管理及未來發展提供強大的支持。

4? ? ?結束語

檔案管理作為企業管理體系中的基礎部分，其質量直接影響著企業的發展情況。隨著信息化時代的到來，企業應及時調整自身發展方向，積極引進新型信息化技術手段促進檔案管理工作模式的創新，并在技術應用實踐中結合具體問題做好技術的調整與優化，打造高效、便捷的信息化檔案管理體系，提高管理人員信息化技術素養，進一步提高檔案信息管理工作質量，為企業健康、穩定發展提供強大的信息支持與保障。

主要參考文獻

［1］趙軍，郭美彤，周秀莉.基于“互聯網+”的企業檔案信息化管理研究［J］.河北企業，2023（3）：72-74.

［2］賀靖貽.新時代信息數據化背景下企業檔案管理創新策略探究［J］.科學與信息化，2022（11）：187-189.

［3］王濤.促進企業人力資源檔案管理信息化的路徑探究［J］.中國集體經濟，2022（10）：108-109.

［4］曾智.信息化環境下企業檔案收集歸檔工作的思考與實踐［J］.辦公室業務，2022（19）：96-98.

［5］劉宇童.知識管理背景下企業檔案信息開發與利用模式

［J］.辦公室業務，2022（20）：119-121.

［6］黃蕙，唐希成，蓋敏慧，等.數字化設計對檔案歸檔工作的影響和對策［J］.蘭臺世界，2019（7）：58-60.

［收稿日期］2023-04-25

[作者簡介]韓娜（1980— ），女，山東濟南人，館員，主要研究方向：檔案管理。