淺談高校行政秘書的服務意識

潘 靜

淺談高校行政秘書的服務意識

潘 靜

高校行政秘書作為高效管理人員，在高校管理機構中占有舉足輕重的地位，行政管理隊伍建設也影響到學校和學院的發展。而作為高校行政管理人員，應該明確崗位職責，確立自身的角色定位，把服務意識貫穿于工作始終，才能更好地為教師和學生服務。

高校 行政秘書 服務意識

院系是高校的二級單位，筆者作為二級學院的行政秘書，從業已經五年，在工作中也積累了行政管理相關經驗。因此，本文基于從業經驗闡述行政人員的角色定位和服務意識對于行政管理人員的重要性。不管是高校行政管理崗位和其他行政管理崗位，作為辦公室工作人員，工作內容繁瑣，工作頭緒多，工作中需要處理的人際關系也很負責，特別是面對學生中各種各樣的性格特征的時候，更加重了工作的難度和壓力，這更需要擺正從業人員的意識，更好地處理好工作中的具體事務。

一、高校行政管理人員的角色定位

高校行政管理人員對于角色定位的重要性不清楚，或者感到困惑是因為高校重視專業教師的發展而忽略了行政管理隊伍的建設，認為教師是高校工作的很重要的一部分，而行政管理人員只是作為工作人員而存在，忽視了行政管理人員的重要性。很多學生也認為向他們授課的都是專業的老師，而對于行政管理人員知之甚少，不了解行政管理人員的工作職責和內容，認為辦公室工作人員只是在電腦中處理數據，也沒有認識到行政管理人員的重要性，因此這些原因導致行政管理人員對于自身的角色定位不清楚。

（1）高校行政管理人員是院系領導的助手。院系辦公室是二級學院的核心，行政管理人員會處理學校的和各部門之間的事務，起到上傳下達的作用，學院領導也會聽取辦公室人員的匯報，將辦公室收集到的信息作為進行權衡，了解日常工作，也為領導提供思路。

（2）高校行政管理人員是鏈接學校各部門之間、師生之間的紐帶和橋梁。作為二級學院辦公室行政人員，會涉及到和學校各部門之間的人和事，比如說：學校校辦、人事部、宣傳部、財務部、圖書館、后勤部、財務部等各部門，涉及到的具體事務中的溝通和協調。做好各部門之間的鏈接工作，以便于更好地開展工作。

學院行政辦公室作為窗口部門，還承擔著對內對外的“門面”工作。因此，學院行政管理人員應該明確自身的角色定位，輔助好領導對院系事物的管理，必要的時候也可以提出建設性的意見和建議提高工作有效性和工作效率，保證院系工作正常有序的進行。行政管理部門是一個服務性很強的部門，在面對各部門之間和師生之間的事務中，應該本著“一切以人為本”的原則，把服務精神貫穿于工作始終，使工作服務于教學、服務于領導、服務于教師、服務于學生，做好本職工作。

二、如何提高行政秘書的服務意識

（一）加強考核機制

服務意識是高校行政管理人員首要的基本素質，因此高校隊伍建設中對于高校行政管理人員的考核機制應該把服務意識作為一項考核標準。加強高校行政管理人員的服務意識，使高校行政管理人員把服務意識常態化。加強考核監督，把各部門之間、師生之間的滿意度進行量化，增加科學的評價制度。對于行政管理隊伍人才引進進行考核，建立一套完整的、科學的選聘方案從方案中體現行政管理的服務意識，并將“服務意識”作為考察的重中之重進行考察。

（二）加強行政管理隊伍培訓

學校領導應該高度重視行政管理人員的素質提升，加強行政管理隊伍的建設。加強行政管理人員的學習，學習教育學和教育心理學以及管理學方面的理論知識，并將理論知識和實踐相結合。不定時地邀請專家來校進行培訓，也可以外派培訓，一方面增加自身行政管理隊伍建設；另一方面也能與時俱進，了解同行業的發展和工作思路，提高從業人員的綜合素質，也能提升各方面的水平。

（三）加強行政管理人員心理素質培養

由于行政管理工作的內容繁雜，需要協調各部門之間的事務，因此會面對各色各樣的人和各種各樣的事務。行政管理工作涉及的內容廣泛，工作頭緒較多，因此需要從業人員具備很健康的心理素質。比如，當遇到的人和事在溝通過程中不順暢的時候，需要控制情緒，多思考采取另外一種方法達到異曲同工之妙，而不能將負面情緒帶入工作中，影響到工作的質量，從而降低服務意識。行政管理人員應該多方面、多角度的考慮問題，始終保持清醒的頭腦，保持客觀冷靜，寬容大度的心態才能處理好工作紅產生的矛盾和問題，做一個能控制情緒的主任，而不是被動的接受。

三、結語

高校行政管理人員對自身的角色有一個很清楚的認識，做到一切為了學生，為了一切學生，全心全意做好服務工作，把服務意識貫穿于整個工作當中，體現人文關懷，把握好大局觀、全局觀。只有堅定把服務意識貫穿始終才能更好地為教學服務，提升整個行政管理隊伍的素質。同時，行政管理人員應該加強自身的素質培養和提升，多研究行政管理中的問題，創新工作思路，優化工作方法，提高辦事效率，才能促進二級學院和學校的發展，才能將行政管理工作做好。

［1］趙麗彬.新時期高校二級學院行政秘書之角色［J］.高教研究，2007（2）.

［2］周新秋.如何做好高校二級學院行政秘書工作［J］.秘書工作，2009．

四川大學錦江學院土木工程學院）