高校基層文秘人員如何提高公文寫作能力

文/武漢大學黨政辦公室 譚德奎

公文是各類國家機構、社會團體和企事業(yè)單位在處理公務活動中有特定效能和廣泛用途的文書。高校公文是高校開展相關領導活動、切實履行自身職能過程中有著一定效力以及規(guī)范體式的重要文件資料，是有效傳達高校各項方針政策、推行各類規(guī)章制度以及布置工作還有交流情況的一種關鍵工具[1]。此外，公文也是一系列公務活動中不可或缺的重要工具。本文以高校基層文秘人員為例，認為要提升公文寫作水平，要從用詞造句入手，通過廣泛閱讀，多練習，知上曉下，認真思考，方能達到理想的境界[2]。

一、基層文秘人員具備較強寫作能力的重要性

伴隨著時代的發(fā)展和社會的進步，提升高校辦公室文秘人員的寫作能力成為一個不可忽視的話題。高校基層文秘人員承擔著上級和學校部署決策在基層貫徹落實的樞紐作用，不僅需要上傳下達，更承擔著如何將上級精神和部署落地落實的關鍵作用。對高校基層文秘人員來說，學習和掌握實際工作應用技巧，尤其是公文寫作技巧，是一項基礎而又關鍵的技能，因此，提高高校基層人員的寫作水平非常重要，不可忽視[3]。

文秘有很強的寫作能力要求，其寫作水平直接影響到工作質量，秘書人員應該做到：不僅要了解相關寫作知識，還要了解各種文體的寫作，同時還要具備一定的政治素養(yǎng)、理論修養(yǎng)、科學的思維方式、對領導真實意圖的理解以及獲取相關信息的能力。

二、基層文秘人員提高公文寫作能力的策略

（一）遣詞造句。要提高公文的寫作水平，必須從語言的運用入手。語言的運用最終體現(xiàn)在公文中。部分文秘人員在用詞方面存在著問題，主要表現(xiàn)在用詞不清、搭配混亂、句式復雜、語意不明等。公文是上下級單位之間傳遞信息的媒介，措辭是否準確，句式是否得體，會對公文功能的發(fā)揮和工作效率產(chǎn)生極大的影響。漢語詞匯運用在不同的語境中有不同的含義，甚至有著截然相反的褒貶區(qū)別，文秘人員在寫作中要準確把握詞匯意境，選擇最準確、最適合的詞語[4]。同時，為保證公文的規(guī)范化、嚴肅性和權威性，應將問題的來龍去脈敘述清晰，將抽象的東西變成直觀的具象，將深奧的道理變成易懂的語言，并盡量使用短句，以增強語言的感染力。

（二）博學多練。公文寫作具備較強的理論性以及實用性，在實際寫作過程中，對寫作人員自身的思想水平、知識儲備、語言運用以及表達能力等均有著非常高的要求。確定主題、搜集材料、組織結構、使用語言，是公文寫作的中心環(huán)節(jié)。但在實際寫作時，若僅確定了主題、擬定了表現(xiàn)形式，對相關資料進行了收集和合理運用，或者是明晰結構層次及相關需要規(guī)避的事項，對文字以及語言進行精準合理的運用仍然不夠[5]。公文寫作需要廣泛涉獵多個學科，加強對綜合知識的學習和運用。文秘公文寫作水平的高低，除了受到理論水平和思維方法的影響之外，還與作者知識的豐富程度有關。文秘工作者在日常生活中應該多閱讀各類書籍，包括政治理論、方針政策、經(jīng)濟文化、經(jīng)典講稿、優(yōu)秀公文等，在不斷積累中得到充實，提升公文寫作能力，學以致用，用以實際的公文寫作中。

（三）知上曉下。所謂“知上”，就是要從領導的角度，從全局的角度，從時代的角度來理解和分析問題。換位思考是文秘工作人員的重要素養(yǎng)，既要從領導的角度思考工作，并將自身的想法與領導進行溝通，如果沒有獲得領導的認可，則要認真分析存在的不足，總之，要在有效掌握領導工作方式和思路的基礎上開展工作，并對領導采取的對策和措施進行補充和改進，從而使措施更具針對性；更全面、更深刻地闡述領導的想法，更深入地研究領導提出的問題，并提出新的見解。另外，文秘還必須知己知彼，利用文件傳達領導的意思及指示。文秘應在日常生活中與領導多接觸，多交流，多聽取領導指示，做領導的貼心人。“曉下”指的是要對下級單位和群眾的心聲有全面了解，要深入基層，跟群眾進行面對面的交流，傾聽他們的看法，在調查研究的基礎上，將這些意見、建議進行集中反饋，通過對這些意見和建議進行全面分析，做出正確的決定，制定出切實可行的方案。[6]。

（四）細察勤思。對基層文秘人員來說，要注意觀察周圍的人和事，這不但可以為公文寫作提供既真實又生動的情感素材，還可以發(fā)現(xiàn)問題，進一步提升公文內容的針對性。目前，部分文秘人員在參與調研活動時往往只是輔助領導開展工作，缺乏認真有效的思考。在編寫調研報告時，往往出現(xiàn)缺少與實踐的聯(lián)系、對基層缺乏足夠和深入的了解，相關材料不充分、切身體會不深刻，導致公文質量不高，缺乏溫度，甚至與現(xiàn)實存在不符的現(xiàn)象，從而導致文書對具體的工作沒有指導價值。同時，應加強從學習中思考，取其精華，去其糟粕，從表面看本質，探尋其發(fā)展規(guī)律，并提出自己的觀點。如果觀點和傳統(tǒng)的結論不一致，要敢于質疑，要做到不唯“風”，不唯眾。只有這樣，公文才有創(chuàng)新精神，具有真知灼見，經(jīng)受得住歷史與實踐的檢驗。

（五）廣積詞匯。如果把“結構”比作“骨骼”，“素材”就是“血肉”，“素材”能使“骨骼”變得充實、立體。公文寫作材料要靠日常生活中的積累，如一些優(yōu)秀的構思、素材以及語言等，文秘人員應該多看優(yōu)秀公文，做好分析和記錄。尤其是相關領導講話的場景，不同的領導有不同的風格及習慣，不同會議、場合實際呈現(xiàn)的內容也必然會有所不同，具體的表現(xiàn)形式也應各有特點，所以，文秘人員必須積累豐富的素材以及經(jīng)驗，提高文書寫作水平。

同樣需要注意的是，不能完全按照自己的喜好來收集材料，而要按照邏輯分類合理恰當?shù)亻_展搜集工作。具體包括以下幾種材料：第一種，有關理論基礎方面的材料。囊括政治理論基礎，主要可以分為黨和國家提出的一系列政策、方針以及法律法規(guī)等，特別是涉及本行業(yè)的制度或者法規(guī)。對此類材料的閱讀有助于掌握國家政策，確定文件的指導方針；第二種，領導的思維方式，工作方式。要多閱讀領導在會議上的發(fā)言材料，不僅有助于更好地了解和掌握領導方式及其具體意圖，還可在較大程度上幫助學校組織實施一系列工作；第三種，在日常與學生接觸的過程中，文秘人員應從實際出發(fā)，高效地完成學生工作，閱讀有關學生的材料，有助于提高寫作質量和效果，使得文章條理清晰，具有說服力；第四種，與本系統(tǒng)、本單位、本部門有關的專業(yè)知識及資料等。廣泛閱讀此類材料，有助于提高理論的高度與寫作的專業(yè)水平[7]。

在公文寫作中，要根據(jù)不同文體的需要選用不同的詞語，才能做到文采飛揚，形象生動。毛主席是一個使用多種語言寫作的能手，他1949 年寫的《黨委會的工作方法》全文不過二千余字，但是詞語豐富，有“雞犬相聞，老死不相離”“要謙虛”等習語，有“工作要抓緊，伸出手掌，當然什么也抓不到，就是要把手放上去，可是又不能抓得很緊，裝出一副要抓住的樣子，可是還是抓不到東西”，“在會議開始之前，我們不會發(fā)出任何的‘安全通知’，等到所有人都到齊了，我們就可以隨機應變。”等形象表述，還有一些隱喻，如“要學習彈琴”，“要精簡軍隊”“是去延安，還是去西安？”，也有一些特殊的表達方式，如“互通情報”“書記要擅長做班長”“軍隊到了，糧食還沒準備好”等。這些鮮活的文字極具感染力，極具說服力，令人賞心悅目。公文寫作是與人打交道的，所以必須改變傳統(tǒng)的術語，改變“官話腔”，而要使用大眾喜聞樂見、生動形象、容易理解的詞，適當?shù)匾霉耪Z、成語、警句、諺語、典故、通俗口語等，讓公文語言更加生動，富有感情。

（六）加強實踐。多寫多練，是提高公文寫作能力的最佳途徑，只有經(jīng)常寫，經(jīng)常練，才能找到自己的缺點并加以改進。如何進行寫作練習？1.培養(yǎng)動手寫文章的能力。現(xiàn)在，許多基層干部，在網(wǎng)上拷貝粘貼文件，不僅寫作水平不會得到提升，而且自己的公文寫作基礎也會更加薄弱，更容易出現(xiàn)漏洞和錯誤，嚴重的還會對工作造成巨大影響。只有寫慣了，寫多了，才能更好地思考，更好地組織，更好地進行邏輯推理。2.在不斷的修改中提高文稿質量。要提高寫作水平，寫作人員要勤加練筆。一方面，要多看幾遍完成的稿件，仔細審查稿子的結構設置、主題擬定以及各類材料的選用等方面是否合理，思考通過怎樣的方式方法才能讓稿子更加優(yōu)質、完善；另一方面，寫作人員也應常看他人創(chuàng)作的公文，借鑒他人的優(yōu)點，從中汲取教訓，防止犯同樣的錯誤[8]。

（七）深入調研，聯(lián)系實際。無論任何文種，在實際創(chuàng)作之前均需要開展全面、細致的調查分析，只有做好此項工作，方可確保材料的真實性以及可靠性，這樣寫出來的內容才能讓人認可和信服。但還需要注意的是，絕不能盲目開展調查分析工作，應該在調查之前擬訂調查計劃，包括明確本次調查活動的目的、具體對象還有采取的調查方式等，做到有的放矢，保證收集的資料具有較強的針對性、合理性以及可靠性，確保文書內容更加完善。另外，開展調查分析活動還能防止文本內容出現(xiàn)“假大空”問題，使內容更接近現(xiàn)實。

公文撰寫是一件又苦又累的事情，秘書必須有不畏艱辛的心態(tài)，要有一種能夠忍受孤獨的精神，只有心懷平靜之心，才能領悟到這份工作的精髓。在做好心理準備之后，從鞏固理論基礎、持續(xù)積累素材以及優(yōu)化語言結構等多個角度著手，不斷地提高公文寫作水平。

三、結語

綜上所述，公文的起草是基層文秘工作中一項最重要和基礎的工作，公文的撰寫是秘書工作中的重要技能。公文的作用不可取代，一個字或一個詞語的錯誤，常常會帶來很大的麻煩，甚至是災難性的結果。因此，提升基層文秘人員公文寫作水平和能力至關重要。