高校科研經費全生命周期管理中RPA技術的應用

摘要：隨著高校科研活動的日益復雜化，科研經費管理面臨的挑戰不斷增加。應用新一代信息技術推動會計工作數字化轉型，成為財務管理新趨勢。分析了當前高校科研經費管理中存在的主要問題，RPA技術的高度自動化、強擴展性、操作透明和數據分析洞察能力，能夠有效解決這些問題。通過關鍵節點識別、RPA系統配置、自動化流程執行、數據安全保障及評估改進，構建了RPA技術應用的流程優化框架。從立項、執行、結項、績效評價與反饋4個方面，梳理了科研經費管理的關鍵環節，探討了RPA技術在這些環節中的具體應用，旨在簡化管理流程、優化資源配置、提升管理質量。此外，還分析了RPA技術應用過程中可能遇到的挑戰，并提出了應對措施，為高校科研經費的信息化和智能化管理提供了有益參考。

關鍵詞：自動化；科研經費；RPA技術應用

中圖分類號：G644

一、引言

2017 年，國際四大會計師事務所相繼推出了財務機器人及流程自動化解決方案， 機器人流程自動化（RPA）技術正式被應用于財務管理領域[1]。RPA是一種通過模擬人類操作，自動化處理重復性任務的技術，可以大幅提升財務管理效率、節約時間成本、提升準確率。

《會計改革與發展“十四五”規劃綱要》中明確提出，要積極推動會計工作數字化轉型，研究信息化新技術應用。借助大數據、人工智能以及 RPA 等技術，使財務會計向管理會計轉型，是時代發展的必然趨勢。科研經費是科技創新的重要保障，直接影響到科技創新效能。隨著國家對科技創新投入越來越多，高校科研經費體量越來越大，落實科研經費“放管服”政策的同時，科研經費管理的難度不斷提升，管理模式亟需優化。

將RPA技術引入高校科研經費管理中，對于優化高校科研經費管理流程、提高資金使用效益具有重要意義。不僅為高校財務工作注入了新的活力，也為高校管理層提供了更強大決策工具和更準確的數據。

二、高校科研經費管理現狀分析

（一）手工操作多，信息化程度低

現階段，科研經費管理的信息化程度較低，申請、審批、報銷等環節仍依賴于手工操作，流程繁瑣、重復勞動頻繁、容易出現錯誤。此外，審批流程可能因人為延誤而影響科研項目的開展，進而降低管理效率。

（二）數據碎片化，部門協同不足

科研經費管理涉及科研、財務和資產管理等多個部門，各部門通常使用獨立的管理系統，缺乏有效的互聯互通機制，導致信息共享不及時。這種數據碎片化現象，影響了科研經費使用的透明度和追蹤性。管理者在進行數據核對、審計或做決策時，常面臨信息不完整或不一致的問題，難以全面掌握科研資金的流向和使用情況。

（三）管理松懈，缺乏績效評價

在科研項目管理中，立項審批和結題驗收階段常受到高度重視[2]，但立項后項目實施過程中管理不到位，經費使用過程中可能出現超預算支出、不合規支出等違規情況，增加審計風險。此外，結題驗收后續管理松懈，缺乏對研發成果經濟效益和社會效益的有效評估，影響了科研成果的轉化，難以形成完整的科研研發鏈條。

三、高校科研經費全生命周期管理中RPA技術應用路徑

（一）RPA技術的特點

RPA技術通過模擬人類操作，能夠自動執行重復性、規則明確的任務[3]。

1.高度自動化

RPA系統能夠自動執行重復性任務，如數據錄入、審批流轉、報銷處理等，代替人工操作，可以顯著提高效率和準確性。

2.可擴展性強

RPA具有較強的擴展性，可以根據不同的業務需求調整執行流程，適用于不同規模和復雜度的科研經費管理項目。

3.操作透明度高

RPA系統能夠實時跟蹤和監控每個環節，生成詳細的執行報告，確保管理的透明度和可追溯性。這對于科研經費管理中的合規性審查具有重要意義。

4.數據分析能力強

通過將RPA與大數據技術相結合，系統可以對科研經費的使用情況進行實時監控和分析，幫助管理者作出更科學合理的決策。

（二）RPA技術應用流程優化

1.流程梳理與關鍵節點識別

高校科研經費管理涉及多個流程，需要對這些流程進行全面梳理，識別出重復性高、規則明確且手工操作較為繁瑣的關鍵節點。適合應用RPA技術的典型環節，包括預算編制、資金撥付、經費報銷、合同管理等，這些環節通常具有固定的流程和標準化的操作步驟，RPA技術能夠有效實現這些任務的自動化處理。

2.流程優化與RPA系統配置

在識別出關鍵節點后，需進一步優化現有流程，精簡操作環節。如在預算編制環節，RPA可以自動生成預算數據并進行合規性檢查；在經費報銷環節，RPA可以根據系統規則自動驗證報銷單據并進行審批。RPA系統需要與現有科研管理系統、財務管理系統有效銜接，保證數據的準確性與一致性，減少手動輸入導致的錯誤。

3.自動化執行與實時監控

應用RPA技術后，系統將自動執行任務。如RPA系統可以自動生成預算、跟蹤審批流程、撥付資金等。RPA不僅能夠確保任務按時合規完成，還可以對流程執行過程進行實時監控，記錄每個環節的操作細節，生成詳細的執行報告。管理人員通過這些報告了解流程進展，確保操作的透明度和可控性。

4.數據安全與合規保障

科研經費管理涉及大量敏感數據，包括項目預算、資金使用情況、合同信息等，數據安全在RPA應用過程中尤為關鍵。RPA技術的應用應遵循國家相關法規和高校制度，確保數據在傳輸過程的安全性。同時，RPA系統需具備審計功能，對所有操作進行追蹤記錄，確保操作合法合規，避免違規操作和數據泄露。

5.定期評估與優化改進

在應用RPA技術過程中，應定期對自動化流程進行評估，依據反饋結果不斷優化調整流程，確保其持續高效運作，并可以適應科研經費管理需求的變化。在此過程中，可以引入機器學習或大數據分析等新技術，進一步提升RPA系統的智能化水平，以更好地滿足復雜的財務管理需求。

（三）關鍵環節RPA技術的應用

1.立項環節

（1）合同管理。

項目申請批復后，首先，利用RPA技術基于系統模板自動生成科研合同草案。合同草案會根據項目的實際情況和經費管理要求，自動填充合同條款并審核合同內容的完整性和合規性，確保合同條款符合政策和法律要求。其次，系統會自動跟蹤合同審批流程，實時監控合同的簽署進度，并在必要時發送提醒，避免人為延誤。最后，RPA技術還可以檢查合同執行的每個關鍵節點，并自動檢查合同條款是否得到嚴格執行。當檢測到合同執行進度滯后或出現異常情況時，會及時提醒項目負責人及管理部門相關人員。

（2）預算編制與調整。

引入RPA技術的系統會依據項目需求和相關經費管理規定，參考歷史項目數據，自動生成標準化的預算表格，經項目負責人確認后形成最終項目預算，并自動檢查最終預算的合理性，確保預算編制符合規定標準。

對于預算調整，項目負責人可在科研管理系統發起申請，并提供相關支撐材料。RPA技術會自動審查申請的合理與合規性，對于不符合要求的申請自動駁回。系統也會根據預算編制與調整情況生成項目預算情況報告，便于項目負責人以及管理者使用。

（3）立項與資金分配。

通過引入RPA技術，從科研管理系統中提取科研項目的負責人信息、項目基本信息、項目預算模板等，生成財務系統立項申請，根據項目預算和資金分配規則完成管理費的提取，并將資金分配到各科研項目賬戶中。不僅確保了資金分配的準確性，還能同步更新財務系統中的資金狀態，自動發送撥款通知，告知相關人員資金已經撥付。

（4）票據管理。

項目負責人可以通過科研管理系統發起經費認領及開票申請，引入RPA技術的系統將自動獲取所需信息，包括項目名稱、負責人、經費使用情況和發票金額等，自動填寫開票申請表單，并根據開票相關規定自動生成發票，將發票信息同步至財務系統，確保財務數據的一致性。

RPA技術還能對已開發票實時跟蹤，確保發票的狀態和使用情況可以被隨時查詢，對于異常票據自動預警。系統會自動記錄開票歷史，幫助項目負責人和財務管理人員管理和追蹤發票流向，并提供實時報告，對于已開票未到賬的項目會定期提醒項目負責人進行處理。

2.執行環節

（1）報銷單據預審。

經費報銷過程通常需要審核大量的報銷單據。應用RPA技術后，系統可以自動讀取和驗證報銷單據的基本信息，通過與科研項目預算數據進行對比，驗證報銷單據中的項目、金額和支出事由是否符合要求。對于不合規支出可自動退回，并將具體事由推送給報銷人，減少人工審核的負擔，提高處理效率。

（2）實時監控與報告匯編。

引入RPA技術后，系統能夠自動匯編資金使用報告，并持續跟蹤項目的支出情況。一旦發現異常支出，如超預算或不符合項目規定的支出，RPA系統會立即發出預警[4]，并將異常情況推送給管理人員和項目負責人，以便及時采取糾正措施。這不僅提高了科研經費使用的透明度，也減少了違規操作的風險。同時，RPA系統還能根據需求自動匯編各類管理報告，便于項目資金的綜合分析與審計。

（3）簡化采購與支付流程。

項目負責人根據采購需求在采購系統發起申請，RPA系統可以自動從供應商列表篩選合適的供應商，并生成采購訂單。此后，系統能夠追蹤采購進度，確保物資按時到達。采購完成后，RPA系統還可以自動運行支付流程，并檢查發票、采購訂單與實際物資的匹配度，一旦確認無誤，系統將自動提交支付請求至財務系統并通知相關人員審批。

3.結項環節

（1）項目經費決算。

科研項目結項時，項目負責人通常需要準備詳細的經費決算報告和資金使用情況說明。通過整合科研管理系統和財務系統的信息，應用RPA技術能夠自動從這些系統中提取所需的資金數據和支出明細，并將支出數據按預算分項進行整理，按照結題報告的標準格式自動生成經費決算報告。RPA系統也可以自動調取每筆支出所對應的原始憑證，便于項目負責人和審查部門相關人員查看和調閱[5]。

（2）結余資金處理。

RPA系統能夠根據國家和高校的相關政策以及項目具體情況，自動處理結余資金；根據項目性質及結項情況，判斷是否符合結轉、返還或重新分配的條件，隨后自動啟動相應的結余資金處理流程并生成財務憑證，確保所有操作符合經費管理政策和法規要求。

（3）自動歸檔與資料管理。

在項目結項后，所有相關的項目資料、財務報告、審計報告和評估報告都需要進行歸檔管理。RPA系統可以自動化處理項目的歸檔工作，系統能夠按照規定的歸檔標準，將項目的所有文件和數據進行分類整理，并自動存儲到科研管理系統的檔案庫中。

4.績效評價與反饋

（1）績效分析與效益評估。

RPA系統能夠自動生成詳細的績效報告，包括科研成果的數量和質量、資金使用的合理性、各項科研活動的效益等。系統會對項目的資金支出和科研成果進行量化評估，幫助管理人員快速掌握每個項目的執行情況，并為高校的科研項目管理提供詳實的數據支持。RPA系統還可以自動識別項目執行過程中出現的問題，如未達到預期產出或存在資金浪費等，為項目優化提供改進方向。

（2）持續改進與反饋機制。

基于績效報告，RPA系統能夠自動生成針對科研經費管理的改進建議。系統會根據歷史數據和當前項目執行情況，提供管理建議，幫助管理層優化科研經費管理流程，提高資金的使用效率。同時，RPA系統能夠根據反饋結果，自動調整管理流程，以更好地適應科研經費管理的實際需求，以完善科研經費管理流程。

四、RPA技術應用在高校科研經費管理中存在的挑戰及應對措施

（一）數據安全與隱私保護

高校科研經費管理涉及大量敏感信息，包括項目的財務數據、合同信息，甚至會有涉密數據。因此，RPA系統在運行時確保數據安全至關重要。應采取端到端的數據加密傳輸機制，確保數據在處理和傳輸過程中不被非法截取。此外，實施嚴格的訪問控制機制，確保只有授權人員才能夠訪問和操作與科研經費相關的敏感數據。為了進一步提升安全性，還可以通過定期的安全審計和漏洞掃描，及時發現和修補系統安全隱患，以避免數據泄露和不當訪問。

（二）系統集成與技術兼容

高校科研經費管理系統通常由多個部門的不同信息系統構成，這些系統之間缺乏統一的標準化接口，導致RPA系統在運行時面臨兼容性問題。特別是一些高校仍在使用較為陳舊的系統，缺乏現代化的API接口，使RPA技術難以順利與這些系統對接。為了解決這些問題，可以通過開發標準化的API接口，或引入中間件技術，將不同系統整合在一起。在引入RPA技術前，應評估現有系統的兼容性問題，并制定相應的解決方案，以減少技術不兼容情況的發生。

（三）流程復雜與靈活需求

高校科研經費管理涉及多個環節，流程較為復雜，且由于科研項目的多樣性，政策法規和項目需求可能頻繁變化。RPA技術的標準化流程設計功能，雖然可以提升自動化水平，但在面對靈活決策需求和政策更新時，標準化流程可能難以完全適用。如科研項目的撥款流程可能因項目規模或資助來源的不同而有所差異，且某些項目可能需要特別審批程序。因此，可以將RPA技術與人工干預機制相結合，或與智能決策支持系統配合使用，以便在復雜場景下進行靈活調整，確保流程的順暢和高效執行。

（四）改進管理與人員培訓

RPA的應用不僅是技術上的革新，更是流程管理和人員管理的變革。高校科研經費管理的工作模式將發生顯著變化，傳統手工操作被自動化流程替代，管理人員需盡快適應新技術的應用。為確保RPA技術的順利實施，學校需要制定完善的管理改進計劃，明確改進目標、步驟和執行方式。在這一過程中，人員培訓是關鍵環節，通過為管理人員和技術人員提供定制化的培訓課程，使其掌握RPA技術的基本操作和日常管理方法，確保能夠快速適應新的工作流程。同時，還應建立反饋機制，幫助員工及時解決在實際操作中遇到的問題，確保管理流程有效運行。

RPA技術在高校科研經費全生命周期管理中的應用具有廣闊的前景。通過自動化管理流程，高校可以顯著提升科研經費的管理效率，降低管理成本，并確保科研資金使用合理、合規、透明。然而，RPA的實施仍然面臨技術和管理上的挑戰，需要結合高校的實際情況，進一步探索切實可行的實施策略。

參考文獻：

[1]謝祥，張婧，項超.基于Petri網的財務流程RPA優化研究：以賬表核對為例[J].會計之友，2021（16）：131-136.

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[4]張曉瑋，劉波，戈姍姍，等.基于人工智能的財務管理創新：財務機器人在XH醫院的應用[J].財會月刊，2022（23）：119-126.

[5]陳義明，楊林鋒.高校財務智能化與未來財務管理模式的研究與探索：基于RPA技術在高校的應用[J].中國總會計師，2024（6）：163-167.