淺談如何做好新時期企業(yè)辦公室文秘工作

蘇穎

隨著社會的發(fā)展和進步，新時期企業(yè)辦公室文秘工作的職能和作用也在不斷演變和提升。隨著企業(yè)間競爭的加劇，企業(yè)要想在激烈的競爭中獲得更好的發(fā)展，就需要優(yōu)化工作模式，做好人員的培訓(xùn)工作。本文主要針對新時期企業(yè)辦公室文秘工作的相關(guān)內(nèi)容進行研究，闡述了辦公室工作的基本職能和作用，分析了提升企業(yè)辦公室文秘工作的實際效果的途徑和方法，以期為企業(yè)的持續(xù)發(fā)展提供保障。

企業(yè)辦公室文秘工作是企業(yè)管理工作中不可或缺的一環(huán)，其職能和作用在新時期發(fā)生了一系列的變化。在新的經(jīng)濟和社會發(fā)展背景下，企業(yè)應(yīng)積極落實各項管理工作，明確管理工作的基本模式。管理者要做好職工的培訓(xùn)工作，提高文秘工作人員的專業(yè)能力和職業(yè)素養(yǎng)，并不斷對其工作內(nèi)容進行調(diào)整，保證管理工作的實際效果。

一、新時期企業(yè)辦公室工作的職能和作用

（一）主要職能

企業(yè)辦公室文秘工作的主要職能包括但不限于文件處理與管理、會議組織與協(xié)調(diào)、信息收集與傳遞、日常事務(wù)處理等。企業(yè)的管理者需要了解辦公室管理的基本內(nèi)容，明確辦公室的實際作用。辦公室主任要有比較強的責(zé)任意識，能夠帶領(lǐng)部門其他工作人員做好協(xié)調(diào)管理工作，強化各部門之間的關(guān)系，對相關(guān)工作進行督查督辦。各部門也要了解部門執(zhí)行決策的基本內(nèi)容和企業(yè)生產(chǎn)經(jīng)營模式，文秘要有靈活的管理思想，要保證各項工作的實際效果。

辦公室工作人員首先應(yīng)具備專業(yè)能力，要保證自身的能力能夠勝任管理工作，要設(shè)定高標準的學(xué)習(xí)目標和計劃，較好地完成有關(guān)學(xué)習(xí)任務(wù)。要了解各項工作的報告情況和要求，保證工作完成的時效性。同時，在落實各項工作和操作各種設(shè)備的時候，還需要考慮辦公室領(lǐng)導(dǎo)的工作態(tài)度，積極落實各項決策，切實處理好各種問題。

企業(yè)召開相關(guān)會議的時候，文秘工作人員應(yīng)該做好全過程的記錄工作，應(yīng)該及時查閱相關(guān)資料，保證資料數(shù)據(jù)的完整性。這些職能在新時期的企業(yè)管理中起著至關(guān)重要的作用。

（二）主要作用

文秘工作是企業(yè)內(nèi)外信息傳遞的重要橋梁，要能夠及時準確地傳遞各類信息，保證企業(yè)內(nèi)外部溝通的順暢。文秘工作人員應(yīng)該具備現(xiàn)代化的管理思維和能力，全面提升自身的業(yè)務(wù)水平。文秘工作是企業(yè)內(nèi)部協(xié)調(diào)與組織工作的重要支撐，文秘工作人員要能夠有效地組織和協(xié)調(diào)各類會議、活動，提高企業(yè)內(nèi)部的工作效率。在各種會議中，文秘工作人員要積極發(fā)揮自身作用，做好記錄工作，保證記錄的準確全面；對于企業(yè)各項活動，文秘工作人員要積極協(xié)助相關(guān)領(lǐng)導(dǎo)和工作人員加強各方面的協(xié)調(diào)工作，同時要積極參與各項活動的組織工作。文秘工作還是企業(yè)形象展示的窗口，通過精心策劃和組織各類接待活動，可以提升企業(yè)形象和聲譽；文秘工作人員是企業(yè)管理層的得力助手，能夠協(xié)助上級領(lǐng)導(dǎo)開展各類督查督辦工作，推動企業(yè)管理水平的提升。

二、新時期企業(yè)辦公室工作的現(xiàn)狀和面臨的挑戰(zhàn)

隨著社會的快速發(fā)展和企業(yè)管理模式的不斷創(chuàng)新，新時期企業(yè)辦公室工作也面臨著一些新的挑戰(zhàn)和機遇。

信息化技術(shù)的快速發(fā)展使得企業(yè)辦公室文秘工作更加高效和便捷，為相關(guān)工作者專業(yè)能力的提升和各項工作的優(yōu)化帶來了更多的幫助，提升了管理工作的實際效果，也簡化了一些工作的實際步驟。在社會快速發(fā)展的背景下，各行業(yè)的發(fā)展速度越來越快，對于企業(yè)實力和外在形象的要求也越來越高，因此，企業(yè)的文秘工作人員需要具備較高的綜合素質(zhì)。

隨著社會經(jīng)濟的不斷發(fā)展，對于企業(yè)接待工作也提出了更高的要求。新時期企業(yè)管理更加注重科學(xué)決策和數(shù)據(jù)分析，這對企業(yè)信息化提出了更高的要求，同時，也對辦公室工作人員包括文秘工作人員提升信息化工作能力提出了較高的要求。

三、新時期改進企業(yè)辦公室文秘工作的措施

（一）文秘工作人員需具備與時俱進的思想

當前，中國經(jīng)濟飛速發(fā)展，行業(yè)的發(fā)展模式也在轉(zhuǎn)型升級。企業(yè)間的競爭壓力越來越大，要想全面提升企業(yè)的發(fā)展速度和水平，就應(yīng)該做好辦公室人員的管理培訓(xùn)工作。企業(yè)文秘工作人員需要具備與時俱進的思想觀念，不斷學(xué)習(xí)和更新知識，緊跟時代潮流。對此，企業(yè)的管理者需要了解辦公室管理的實際模式和內(nèi)容，分析具體的工作要求，結(jié)合企業(yè)發(fā)展的實際需要落實各項人員培訓(xùn)工作。企業(yè)文秘工作人員應(yīng)該合理借用多媒體技術(shù)來提升自身的專業(yè)化水平，了解當前行業(yè)發(fā)展的基本趨勢，不斷總結(jié)實際工作經(jīng)驗，提升管理工作的效果。企業(yè)文秘工作人員應(yīng)該具有較強的語言運用能力和公文管理知識，要了解企業(yè)當前的工作要求，很好的表達自己的真實想法，快速傳達領(lǐng)導(dǎo)的意見，高質(zhì)量地撰寫相關(guān)文件材料，并且實現(xiàn)各類數(shù)據(jù)信息的有效傳達，保證數(shù)據(jù)傳輸?shù)恼鎸嵭院蜅l理性，實現(xiàn)對數(shù)據(jù)的完善保存。除此之外，文秘工作人員還應(yīng)該具備現(xiàn)代化的網(wǎng)絡(luò)技術(shù)運用能力，用現(xiàn)代信息技術(shù)提升各項數(shù)據(jù)的處理水平，提高工作效率和質(zhì)量，實現(xiàn)數(shù)據(jù)的有效協(xié)調(diào)，促進各部門的有效溝通。

（二）文秘工作人員要提升自身的政治素質(zhì)

政治素質(zhì)是企業(yè)文秘工作人員必備的素質(zhì)之一，只有具備較高的政治素質(zhì)，才能更好地履行職責(zé)，為企業(yè)提供良好的服務(wù)。企業(yè)辦公室文秘工作人員需要不斷提升自身的政治素養(yǎng)，要具備堅定的政治立場，還要有較強的政策觀念，很好地貫徹落實各項工作任務(wù)。企業(yè)文秘工作人員還應(yīng)明確自身的工作職責(zé)，了解工作的基本要求，要準確領(lǐng)悟領(lǐng)導(dǎo)的意圖，樹立正確的工作態(tài)度，明確管理的核心本質(zhì)，并且要有團結(jié)協(xié)作意識、團結(jié)奉獻的精神與大局觀念。企業(yè)文秘工作人員應(yīng)該了解工作的基本要求，嚴格恪守職業(yè)道德，嚴格保守企業(yè)秘密。企業(yè)文秘工作人員所接觸到的企業(yè)資料內(nèi)容比較多，有的可能涉及到企業(yè)的一些核心機密。在這樣的情況下，文秘工作人員必須要有嚴格的保密意識。企業(yè)文秘工作人員不能在工作中徇私舞弊，謀取私利，要避免給企業(yè)的發(fā)展帶來危害。因此，文秘工作人員應(yīng)該積極參加各類政治學(xué)習(xí)活動，并注重提升自身政治意識和政治覺悟。

（三）全面提升自身的工作能力

在新時期，企業(yè)辦公室文秘工作人員需要具備全面的工作能力。文秘專業(yè)本身具有一定的專業(yè)性，所以相關(guān)工作人員應(yīng)該具有較強的專業(yè)知識與業(yè)務(wù)能力，這樣才能夠更好地完成各項工作任務(wù)。文秘工作人員在日常工作中需要做好公文和會務(wù)的管理工作，保證各項政令文件上傳下達。在公文和會議管理工作中，文秘工作人員應(yīng)該了解公文內(nèi)容，做好文件撰寫和管理工作。同時要分析當前企業(yè)發(fā)展的基本情況，明確各類公文的撰寫標準和要求，既要具備扎實的文字功底，同時還要有正確的政治方向，根據(jù)領(lǐng)導(dǎo)授意與工作實踐撰擬公文。公文管理需要嚴格的制度，應(yīng)對相關(guān)工作人員做好政治審核與管理工作，做好公文發(fā)放與登記工作，保證數(shù)據(jù)信息傳遞的及時性。同時文秘工作人員要不斷提高自身的專業(yè)工作能力，參考相關(guān)工作案例，找出自己工作中存在的問題，不斷進行查漏補缺，提升自身的專業(yè)能力和職業(yè)素養(yǎng)。文秘工作人員要能夠緊抓工作的重點和難點，分析當前企業(yè)發(fā)展中的一些熱點問題，做好政務(wù)信息的采集工作。除了熟練掌握日常事務(wù)處理技巧外，還應(yīng)該注重提升組織協(xié)調(diào)能力、溝通協(xié)商能力、問題解決能力等。只有全面提升自身的工作能力，才能更好地適應(yīng)新時期企業(yè)辦公室工作的要求。

（四）不斷優(yōu)化知識結(jié)構(gòu)體系

完善的知識結(jié)構(gòu)是企業(yè)辦公室文秘工作者應(yīng)具備的基本素質(zhì)之一。部門負責(zé)人應(yīng)該給文秘工作人員更多學(xué)習(xí)提升的機會，優(yōu)化其專業(yè)知識和綜合能力，及時做好人員的思想引導(dǎo)和培訓(xùn)管理工作。文秘工作人員要明確企業(yè)領(lǐng)導(dǎo)的主要意圖，樹立服務(wù)大局意識，同時根據(jù)辦公室工作的基本內(nèi)容構(gòu)建多元的知識結(jié)構(gòu)體系。隨著企業(yè)的不斷發(fā)展，企業(yè)辦公室的工作內(nèi)容和工作要求也會發(fā)生一定的變化，在這樣的情況下，及時對相關(guān)工作內(nèi)容和工作模式進行調(diào)整是非常必要的。文秘工作人員應(yīng)該了解當前行業(yè)的發(fā)展要求，不斷提升自身的專業(yè)能力和專業(yè)素質(zhì)。通過不斷學(xué)習(xí)完善現(xiàn)有的知識結(jié)構(gòu)體系，避免出現(xiàn)知識斷層問題。文秘工作人員要結(jié)合當前社會發(fā)展的基本情況，進行知識結(jié)構(gòu)的優(yōu)化與調(diào)整，要學(xué)習(xí)多種專業(yè)知識，建立完善的管理知識體系，落實各項管理工作。

（五）提升接待工作水平

接待工作是企業(yè)辦公室文秘工作中非常重要的一個方面。在新時期，隨著企業(yè)的不斷發(fā)展，接待工作也面臨著更高的要求。辦公室是各部門工作銜接的重要環(huán)節(jié)，也是企業(yè)形象對外展示的重要窗口。文秘工作人員應(yīng)該有較高的政治覺悟，同時還要有紀律意識和嚴謹?shù)墓ぷ髯黠L(fēng)。在接待和服務(wù)工作過程中，文秘工作人員要嚴格落實公務(wù)接待活動和管理工作要求，保證接待活動與管理工作質(zhì)量與效率。與此同時，文秘工作人員還要做好對口接待工作，遵循勤儉節(jié)約原則，明確基本的程序和工作模式，在實際工作過程中，要充分發(fā)揚勤儉節(jié)約的優(yōu)良傳統(tǒng)，增強自身的服務(wù)意識，緊緊圍繞企業(yè)發(fā)展大局開展各項工作；做好全方位的協(xié)調(diào)工作，要真正了解領(lǐng)導(dǎo)的要求，樹立較強的責(zé)任意識，明確自身的工作任務(wù)；在思想作風(fēng)方面，要樹立愛崗敬業(yè)精神和奉獻精神，要保證個人利益和團隊利益的統(tǒng)一。文秘工作人員要注重提升自身接待技巧和服務(wù)意識，以更好地滿足企業(yè)對外交流合作的需求。

（六）提升督查督辦工作水平

督查督辦工作是企業(yè)管理中不可或缺的一環(huán)，也是保證各項決策工作有效落實的關(guān)鍵。企業(yè)文秘工作人員應(yīng)該深入分析各項決策的基本內(nèi)容和要求，了解各項工作的基本內(nèi)容和主要任務(wù)，充分發(fā)揮督促檢查的作用，保證管理工作的時效性。圍繞中心工作開展全方位的督查管理工作，了解管理工作的核心，分析各項工作的基本落實情況，要明確被督查工作的實際內(nèi)容，從源頭入手，分析問題存在的原因并提出改進建議。對于一些重要工作內(nèi)容要嚴格把控，及時落實相關(guān)的督查，確保各項工作效果。文秘工作人員應(yīng)該注重提升自身督查督辦技巧和方法，積極參與相關(guān)培訓(xùn)和學(xué)習(xí)，并在督察中不斷學(xué)習(xí)相關(guān)業(yè)務(wù)知識，提高分析問題、處理問題的能力。

（七）全面提升信息化工作水平

信息化在新時期企業(yè)管理中發(fā)揮著非常重要的作用。在信息化背景下，企業(yè)辦公室文秘工作人員需要具備較高的信息處理和管理能力。為了實現(xiàn)這一目標，企業(yè)應(yīng)該做好人才的培訓(xùn)工作，讓每一位工作人員都能從根本上認識到信息技術(shù)在當前社會發(fā)展中的實際價值，做好思想的引導(dǎo)與管理工作。企業(yè)還應(yīng)該為員工提供自我培訓(xùn)發(fā)展的機會，比如，可以編寫一些課程，讓工作人員能夠借用信息技術(shù)及時找出自己工作中的不足之處，及時處理工作內(nèi)容。文秘工作人員也應(yīng)該具有自我提升與發(fā)展意識，要了解當前各項工作的具體開展情況和要求，觀看相關(guān)的視頻，了解辦公室管理的核心內(nèi)容，注重學(xué)習(xí)相關(guān)知識和技能，并不斷提升自身信息化工作水平。企業(yè)辦公室還可以采取績效考核的管理模式，定期做好文秘工作人員的考核工作。

結(jié)語：

隨著社會的快速發(fā)展和經(jīng)濟環(huán)境的不斷變化，新時期企業(yè)辦公室文秘工作也面臨著一系列新的機遇和挑戰(zhàn)。企業(yè)文秘工作人員只有不斷提升自身能力和素質(zhì)，并采取一系列措施來適應(yīng)企業(yè)發(fā)展的要求，才能更好地完成各項職責(zé)和任務(wù)。