試論高校人事檔案數字化與人才服務信息化建設的創新發展

摘要：本文分析了加強高校人事檔案數字化與人才服務信息化建設的重要性和具體的實踐策略，目的是提高高校人事檔案數字化管理水平，在人才服務信息化模式下，科學管理檔案信息，提高人才服務水平，推動高校檔案工作的高效率運轉。

關鍵詞：人事檔案；數字化；人才服務；信息化

高校人事檔案包含大量的教職工信息資源，檔案內容具有一定的綜合性，涵蓋了教職工的工作經歷、工作表現、德能勤績。在組織對人才進行考察、了解、選拔和使用的過程中，人事檔案作為重要依據發揮了關鍵作用。高校人事檔案管理人員在工作實踐中要引進數字化技術，加強對人才服務的信息化建設，以提高檔案利用率，發揮人事檔案資源效能。要改變以手工方式進行人事檔案管理的模式，適應數字化時代的發展需求，提高高校人事檔案管理工作水平和信息化服務的有效性。

一、高校人事檔案數字化與人才服務信息化建設的重要性及意義

檔案管理是一個單位不可或缺的部門，確保檔案管理工作的穩定運行，是提升單位工作質量和效益的重要依據，可以使任務分配得更加合理高效，保證人員職責落實到位、信息數據傳輸更加清晰，從而降低風險。貫徹單位檔案管理創新模式的同時，應保證整個工作流程的完整性，對檔案管理的各個環節進行管控，避免產生如信息檔案分類隨意、文本數據采集分析工作效率低下等不必要的問題。隨著信息覆蓋范圍的持續擴大，數字化信息檔案將會超越紙質版材料管理模式，成為檔案管理亟須突破的一個要點。其所制定的各項措施是為了確保信息資料能夠更好地投入使用，在助力單位發展的前提下，為受眾提供更多便利服務。

高校人事檔案數字化和人才服務信息化建設，是適應高校數字化校園建設客觀需求的必然舉措，是基于對網絡的運用，打造信息化、數字化的校園環境，利用網絡技術手段、通信技術方法，提高人才服務水平，實現信息化轉型。該過程整合了多種信息資源，建立起了統一的信息化、數字化管理模式，拓展了傳統的校園基礎功能。其具體意義如下。

（一）提高資源利用率

高校人事檔案數字化和人才服務信息化建設具有整合人才資源的作用，有利于高校提高資源利用率。傳統的人事檔案以紙質形式保存，管理分散且查閱不便，而在數字化和信息化建設中，檔案可以集中存儲在數字平臺上，實現數據的統一管理。人力資源管理部門可以隨時隨地訪問和處理檔案信息，減少了查找和處理過程中的時間成本，極大地提升了管理效率。數字化檔案系統可以自動處理大量人事數據，如檔案錄入、更新、查詢等，在大數據分析技術的支持下，快速分析和處理人力資源信息，提供精準的數據支持，這有助于管理者有效地制定人事決策，提高了人才資源的利用效率。另外，數字化和信息化建設能夠將高校內部不同部門和不同崗位的人員檔案整合在一起，形成一個完整的人才資源數據庫，管理者在數據庫中可以全面了解并掌握各類人才的背景、技能和業績，從而進行科學的崗位安排和資源配置。[1]

（二）保證信息檔案的安全

加強高校人事檔案數字化建設，提高人才服務信息化水平，能夠有效保障信息檔案安全。在數字化和信息化技術的應用中，管理人員利用電子形式的檔案，對紙質檔案進行轉換和運用。在計算機系統中進行管理，有效提高了檔案檢索、存儲和處理的效率，降低了人工操作帶來的風險，消除了遺漏問題。數字化檔案系統能夠迅速響應查詢請求，提供準確的信息，并運用技術方法，對檔案信息進行存儲、管理，保障其安全性。其中，應用到了訪問控制技術和數據加密技術，通過物理隔離局域網與外網，進一步降低了外部攻擊風險，有效保障了人事檔案信息的安全性。

二、高校人事檔案數字化與人才服務信息化建設的創新發展策略

（一）加強硬件和軟件等基礎設施建設

基于對現狀的分析，高校人事檔案管理人員要注重引進信息化和數字化的方法，提高檔案管理水平。有必要對基礎設施進行補充，加強硬件和軟件等基礎設施建設。例如，在硬件設施建設中，管理者可以配備完善的庫房、辦公場所；配置先進的存儲介質設備，如掃描儀、計算機、打印機、攝像機等。考慮到人事檔案的紙質資源較為脆弱，保存過程中難度較大，可以利用掃描儀進行檔案資源保護，加強對檔案原件的電子轉換，建立起軟件系統。

在人事檔案管理中配置高質量的局域網，建設校園網，提高人事檔案數字化建設的物質基礎水平，推動人事信息資源的區域性服務建設，打造廣闊的資源共享和應用平臺。結合當前的數字化轉型趨勢，管理人員要引進先進的系統，引進數字化技術和信息化方法，為人才資源的利用創造條件。要拓展信息采集范圍，實現對信息的規范化、統一化管理。[2]

（二）促進人事檔案的數字化轉換

在高校的現代化運轉中，結合數字化校園的建設形勢，管理人員要針對人事檔案進行數字化的轉換和運用，提高人才服務的信息化水平，即對人事檔案內容進行數字化轉換，將有關信息轉換成電子形式，將文字記錄轉換成計算機數據進行存儲和處理。

管理人員要使用專用軟件，構建信息數據庫，加強對信息的檢索和修改功能，實時更新數據，提供動態統計功能、結構分析功能、即時應用功能。同時，在對檔案進行存放的過程中，拓展計算機存儲設備的空間，將有限的庫房空間轉變為更大的數字空間，提高檔案利用效率。管理人員要注重對檔案內容的數字化轉換，推動高校檔案從封閉向開放式、動態式的管理方向轉型。

（三）設定查詢權限

針對數字化轉型的趨勢和人才服務信息化的迫切要求，在高校人事檔案的管理工作實踐中，管理者要注重利用校園網絡對檔案信息進行分布式管理，設定合理的查詢權限。在檔案管理系統中，設置領導查詢功能，例如，對于全校教職工檔案的查詢，要設置特殊權限，由人事部門掌握，以保證信息的安全性。采取加密處理的方式，要求相關權限人員提供賬戶口令，才能夠進入信息系統中進行使用和查詢。

院系領導權限查詢本部門人員的檔案信息；組織部的相關工作人員可以擁有查閱人員黨團關系數據庫信息的權限；面向教師，公開部分個人自然屬性信息。當出現信息錄入錯誤，需要對信息進行增刪時，相關人員要提交申請，修改前應由人事部門的人員核實原有內容，從權限分明的視角，保證檔案信息的完整性、準確性，及時補充缺失的檔案內容，構建起網絡化、分布式管理的人事檔案模式，提高對人事檔案的合理利用效率。[3]

（四）明確信息化建設標準

結合高校人事檔案數字化建設的目標，以提高檔案資源的利用效率和人才服務的信息化水平為落腳點，在實踐中，檔案管理人員要建立起統一的、完善的信息化建設標準，促使人才服務質量在原有基礎上進一步提升。當下，運用信息化技術已經成為人才服務改革的必然趨勢，也是對人事檔案資源進行充分利用的關鍵舉措，因此，檔案管理人員要注重建立完善的信息化標準，保證各部門工作人員都能夠對信息化技術進行合理的運用。在規定的范圍內，提高人才服務工作水平，加強對人事檔案的合理利用，對工作程序要進行確認，明確信息化建設的要求，防止出現資源浪費或丟失等問題。

設計開發電子檔案管理系統時，技術人員應按照相關技術標準，強調系統的穩定性和安全性，打造兼容的系統，明確數據存儲格式、數據傳輸協議、系統接口規范等標準。制定電子檔案的全生命周期管理標準，包括電子檔案的唯一性標識、存儲介質的選擇、數據交換的格式、檔案的管理流程等，保持電子檔案內容的完整和真實可用。管理者要明確檔案數字化的工作流程、質量標準和驗收標準，實施信息安全管理制度，在數據加密、訪問控制、備份恢復、應急響應等方面確認相關的標準和流程。[4]

（五）多措并舉構建專業團隊

為了對高校人事檔案進行創新建設，提高人事檔案的數字化管理水平，推進人才服務模式的創新，在高校的運行和管理中，有必要采取多元舉措，打造專業化隊伍，提高檔案信息化管理的綜合水平。第一，要建立健全完善的教育培訓機制，人事檔案管理人員要具備一定的從業資格，參與到崗前培訓資格考試，有針對性地提升人事檔案的數字化管理水平，優化人才服務。例如，組織服務信息化專題培訓活動或數字化技術應用技術培訓，促使檔案管理人員不斷提升自我，鍛煉專業技能，提高職業素養；第二，要建立完善的人才引進機制。立足高校的實際發展情況和人才需求，檔案管理人員要制訂合理的人才引進計劃，解決檔案管理信息化人才短缺的問題。建立人才激勵、獎懲制度，在年度考核、職稱評聘、績效評定等多個方面，提高人事檔案管理人才的專業技能水平，留住高質量人才。另外，管理者在制訂培訓計劃與目標時，應明確提升的具體目標。例如，提高檔案管理人員對數字化技術的掌握程度、增強其對人才服務信息化的理解和應用能力，結合高校人力資源管理的實際需求設計教學目標，保證培訓內容與實際工作緊密相關。

根據培訓目標，制訂培訓計劃，包括數字化技術的基本知識、系統操作技能、信息安全和數據保護、人才服務的優化策略等，其中要涵蓋理論學習和實踐操作，要求工作人員全面掌握相關知識和技能。組織多種形式的培訓活動，如講座、工作坊、實操演練、案例分析等。講座由業內專家或有經驗的講師主講，工作坊和實操演練則可以采取模擬系統操作和實際案例，幫助工作人員掌握技能。此外，高校還可以邀請在數字化技術和人力資源管理方面具有豐富經驗的專家或講師，為檔案管理人員提供深入的知識講解和實用的操作技巧。在高校、行業協會、技術公司等領域集成資源，保證培訓內容的權威性和實用性。專家應在培訓中對專業知識進行詳細的講解，并在互動環節解答疑問、進行實操演示，促使檔案管理人員在實際操作中體驗和掌握技術要點，增強培訓效果。分析實際案例也是人才建設中的關鍵環節，要促使檔案管理人員理解數字化技術在實際工作中的應用，借助成功的數字化實施經驗、常見問題及解決方案等，促進檔案管理人員對實際操作問題加強了解，提高解決問題的能力。[5]

（六）借助區塊鏈技術賦能

區塊鏈技術在高校人事檔案數字化和人才服務信息化建設的實踐中，具有諸多應用優勢，有利于高校人事檔案管理工作的智能化轉型和創新。區塊鏈技術支持對數據進行更新，加強對數據的存儲，還可以對有關數據進行集成化運用。其中，運用到了計算范式技術，該技術的應用可以有效防范信息被篡改的風險，加強對分散存儲資源的匯集、整合和合理使用。在利用區塊鏈技術的過程中，檔案管理人員有必要借助檔案信息共享平臺，對人事檔案信息加強共享保護。區塊鏈是分布式賬本技術，采取去中心化的方式記錄數據，通過加密和鏈式結構，能夠保證數據的不可篡改性和透明性。智能合約是自動執行、控制和文檔化合同條款的程序代碼，在區塊鏈上可以自動進行合同的執行和管理，保證合同條款的自動化執行和合規性。

運用區塊鏈技術加強對人事檔案的智能化管理，要基于對加密技術和去中心化賬本管理的應用，保證人事檔案數據的安全性。每一筆數據的更新和操作都必須經過加密和驗證，只有授權人員才能訪問。檔案工作人員要對高校的人事檔案管理需求進行詳細分析，包括數據存儲、訪問控制、信息更新等，以此作為依據，制訂區塊鏈系統的實施方案，明確想要實現的功能和目標。選擇適合的區塊鏈平臺實施，根據高校的具體需求和數據保護要求，設計智能合約，在需求設計和編寫智能合約的基礎上，實現檔案管理的自動化。工作人員要進行區塊鏈系統的開發與集成，包括區塊鏈網絡的搭建、智能合約的部署、用戶接口的開發，與現有的人事管理系統進行集成，以實現區塊鏈系統的無縫對接和數據遷移，打造智能化的人事檔案模式。[6]

三、結束語

高校人事檔案數字化建設和人才服務信息化建設的實踐是一個長期的、系統的過程，檔案管理人員要依據先進的技術，對檔案資源展開運用。要加強對數字化平臺的運用，注重對信息化技術手段和方法的合理運用，切實提高人才服務水平。管理者要注重對基礎設施的完善，加強對信息的合理整合、保管和運用，推動人才服務的信息化建設進程，提升高校人事檔案資源的管理水平和資源利用效率。

參考文獻：

[1] 賈麗君.試論高校人事檔案數字化轉型的問題與策略[J].蘭臺內外，2022（23）：7-9.

[2] 馬愛芝，王學光.高校人事檔案數字化管理的優勢與弊端[J].辦公室業務，2022（06）：167-168.

[3] 盧青.高校人事檔案數字化外包風險探討[J].黑龍江人力資源和社會保障，2022（03）：101-103.

[4] 李曉紅.智慧高校人事檔案數字化建設：評 《高校數字檔案館建設理論與實踐》[J].中國高校科技，2022（07）：102.

[5] 蘇全艷.數字化技術在高校畢業生人事檔案管理中的應用[J].黑龍江檔案，2022（03）：221-223.

[6] 岳文麗.網絡數字化帶給高校人事檔案管理工作的思考[J].黑龍江檔案，2022（01）：129-131.