集團企業人力資源管理信息化建設探索

■李耀輝 河南省文化旅游投資集團有限公司

一、引言

人力資源管理信息化涵蓋人力資源管理和信息化技術，將信息化技術應用于人力資源管理工作過程，為員工和管理者創造價值。從內容方面，人力資源信息化包含實現信息化的人力資源管理各模塊，比如員工信息管理、勞動合同管理、薪酬管理、員工異動審批流程等。

集團企業人力資源管理信息化是通過信息化系統建設，將集團總部的人力資源管理與子公司的人力資源管理實現信息和流程互通，實現總部對集團人力資源的集中管理并為子公司提供高效精準指導服務。

集團企業與單體企業人力資源管理定位不同而促使人力資源管理信息化建設方面存在較大區別。從集團企業角度，信息系統如何支撐人力資源集團管控，集團的人力資源建設如何定位，是集團企業人力資源管理信息化建設過程中需要重點解決的問題。這需要從企業人力資源管理所處的內、外部環境和企業戰略定位以及組織管理模式出發，確定集團人力資源管控模式，以此為基礎進行人力資源管理信息化架構設計。

二、集團企業人力資源管理信息化的作用

1.人力資源管理信息化對人力資源工作的作用

人力資源管理信息化建設，在導入信息化技術的同時要對現有人力資源流程和業務進行再梳理、再優化，在管理效率提升的同時能夠提升人力資源工作標準化水平。信息化對集團人力資源管理的作用如下：

（1） 規范人力資源管理流程，促進人力資源轉型

信息化建設促進流程規范化、標準化，打通人力資源管理各項流程，實現橫向一體化管理和各模塊間信息共享互聯，引導人力資源從傳統的人事工作向人力資源開發、人力資本應用轉型，逐步實現對集團業務的戰略支撐。

（2） 提升人力資源工作效率和質量，強化決策支持

信息化手段的應用，實現信息互通共享，可減少人為因素影響、重復性工作等，降低失誤率，提高信息的及時性和精準性，為管理者決策提供及時、精準的參考依據。

（3） 構建員工全職業生命周期的數據化管理，提升人力資源開發水平

通過信息化系統實現員工基礎信息、業績管理、能力評估、培訓學習等方面的數據整合，使得管理者對內部員工有較為系統全面的掌握，對人才隊伍分析、現狀評估等有較為扎實的基礎，為人才管理、人才開發提供有效支撐。

（4） 實現員工和管理者全員參與，提升員工歸屬感

通過員工自助查詢、自助更新信息、線上個人業務辦理、在線培訓等模塊，使員工參與到人力資源管理的相關環節，使員工持續關注和參與人力資源工作，能夠不斷為平臺和信息化系統建設提供建議，增強員工歸屬感，提高人力資源信息化的價值創造。

2.人力資源信息化建設對集團管理的作用

人力資源管理信息化建設在提高人力資源工作水平的同時，對集團整體管理提升具有明顯的促進作用。

（1） 增強集團管理工作的公正客觀性

在集團企業內部實施人力資源管理信息化，將人力資源管理業務和流程標準化、程序化，實現管理操作的留痕、可追溯和可視化，有利于提升人力資源服務質量和各環節的互動交流。人力資源信息化使子公司、員工更清楚地了解人力資源管理理念和政策，使子公司能夠直接、及時地獲得集團總部在人力資源管理過程中的信息反饋、決策制定依據等方面的信息，增強集團管理工作的公正客觀性。

（2） 提升集團總部人力資源集團管控能力和整體效能

人力資源信息系統的建立和使用，通過集團人力資源整合工作，實現集團總部與下屬公司在統一的平臺上工作，通過信息集中管理提升資源利用率和信息統計分析能力。通過流程統一、信息共享和定期歸集，集團總部可以及時和準確地獲悉人力資源動態，提高決策的科學性和合理性。整體上，信息共享、流程互通促使集團對下屬公司的人力資源管理行為能夠及時掌握，增強對下屬公司人力資源的管控力度，提高集團的整體效能。

（3） 推進統一標準化和個性靈活化的有機結合

集團制定統一的管理標準、模板和流程，結合各下屬企業實際情況進行個性化設置實現人力資源流程在下屬企業的實際落地。在集團統一規范管理下，保障下屬企業自主靈活性，在促進下屬企業管理能力提升的同時不影響企業經營自主性。

三、集團企業人力資源信息化管理現狀

集團企業信息化水平因所處行業、地區、經營環境、經濟效益等因素存在較大差異。行業競爭力強、技術要求高、經濟發展水平高的地區且經濟效益好的集團企業信息化建設情況一般較好。但從整體上看，我國大多數集團企業的信息化水平基本上處于將信息化應用于單一功能或管理領域的初級階段，與系統全面的信息化管理差距較大。總體來說，集團企業在信息化建設方面主要存在以下問題：

1.人力資源信息化實施的基礎較為薄弱

集團企業人力資源信息化建設需要規范標準的業務流程、統一嚴謹的規章制度的支撐。信息化對數據嚴謹性的要求決定了信息化方案實施時需要極其嚴謹的管理操作和不容出錯的數據基礎。然而，集團企業人力資源管理的流程不暢、缺乏標準化的工作規范、信息統計口徑不一、信息集成度差、人力資源基礎工作缺乏系統全面的梳理和規范等情況，對高度集中和標準化的人力資源信息化系統的實施造成較大阻力。

2.集團企業信息化建設繁雜程度高，信息化頂層設計不足

集團企業信息化較為復雜，涉及大量跨組織、跨業務的流程整合，其實施需要從集團戰略和整體運營角度出發，進行較為全面的架構設計，實現多系統之間的共享聯通，真正通過信息化建設，促進數據共享、信息互聯、高效運營、智慧分析。實際工作中，許多集團企業在信息化過程中對整體信息化架構設計、大數據的重要性也缺乏足夠重視，忽略信息化建設前期的整體架構體系規劃和思考，導致集團信息化工作浮于表面，落地效率低。

3.缺少懂管理和信息化技術的復合型人才

大部分集團企業信息化專業人才不足，缺少對人力資源管理能夠系統了解的信息化人才，導致人力資源管理人員和信息化人員在需求溝通、流程實現、架構設計等方面交流時無法“同頻共振”，不能相互理解，導致人力資源信息化系統實施慢、成效差、使用率低等情況出現。

四、集團企業人力資源信息化關鍵點

集團企業人力資源管理價值實現的關鍵在于人力資源集團管控，人力資源信息化建設是實現人力資源集團管控的有效途徑和方法，主要通過關鍵過程和信息的控制和協同實現目標。

1.管理流程的程序化和標準化

人力資源管理信息化建設是集團人力資源管理流程化和標準化的過程，其基礎是管理模式和業務流程的合理化、清晰化和信息化。信息化手段可以打破傳統的組織壁壘和地域限制等，實現部門內部、部門間、企業內外部工作流程的標準化，使程序變得規范清晰，從而使集團人力資源管理過程達到有效統一。

2.管理過程和結果的可追溯化和可視化

人力資源管理信息化要求管理的各個環節都通過信息化平臺實現，這使得管理流程、步驟在系統中留下記錄，具有可追溯性。人力資源信息化系統通過在各崗位、各部門、不同信息化系統中建立信息連接，達到實時共享，確保各類數據信息的及時性、精準性、全面性、一致性，實現人力資源數據在系統中的可追溯性管理，便于對管理各個環節進行檢驗與分析。

3.管理標準和管理過程的協同一致

集團企業人力資源管理信息化建設中，集團范圍內不同的人力資源管理體系需要在集團的統籌下，實現流程化、標準化，進而完成信息化。

人力資源管理流程化和標準化是信息化的前提和基礎。集團企業人力資源管理系統涉及母公司與子公司人力資源管理體系的對接，而要實現多個子公司與同一集團企業人力資源體系的對接還需要眾多子公司人力資源體系間具有一定程度的兼容性。為實現集團范圍人力資源管理體系的信息化，企業需在母子公司人力資源管理體系和眾多子公司人力資源體系間協同人力資源管理流程，盡可能將差異降到最小。

人力資源管理信息化在具體實施過程中不僅涉及復雜的人力資源管理流程信息化，還涉及跨部門邊界、跨組織邊界的人力資源管理體系整合。為更好地落實信息化戰略，實現人力資源管理信息化目標，企業需在實施過程中的各個環節做好協同，包括集團與子公司在實施過程中的組織準備，階段化任務分解和實現，信息化系統調適，系統使用培訓等。信息化實施是集團人力資源管理信息化建設的關鍵環節，在實施的不同階段，集團總部與子公司扮演不同角色，承擔不同任務，只有充分協同才能共同完成人力資源系統的信息化。

4.人力資源管理信息和流程信息的集約化管理

集團企業人力資源管理信息化的實現可提高管理效率，減少失誤，優化業務處理時間，能夠從信息管理中分析和發現問題，創造人力資源管理工作的價值，主要包括：根據人力資源業務執行效果優化管理流程，提升管理成效；提高人力資源服務響應速度，提升主動作為意識；為集團戰略決策提供及時、精準和有效的信息支持和統計分析；通過數據積累預測集團內外部人力資源變化趨勢，從而提高人力資源配置效率。人力資源信息化價值的挖掘，需要集團對人力資源數據信息、流程處理信息等進行集約化管理，實時共享和互動，以做出快速反應。若無法實現信息的集約化管理，集團人力資源管理將處于較低的協同水平，集團人力資源數據價值的挖掘和應用也將浮于表面，人力資源信息化真正的價值將無法全面體現。

五、集團企業人力資源信息化實施的路徑和方法

集團企業管理復雜，人力資源管理信息化建設需要全面系統規劃，統籌實施，總體建議如下。

1.全局性整體規劃，結合現狀分階段有序實施

信息化建設不是平地起高樓，很難實現快速實施并達到效果，而是一個長期的過程，需要進行全面深入分析，對集團戰略、軟硬件基礎、管理制度基礎、管理理念、管理模式、從業人員素質等方面進行研究，結合集團人力資源管理體系進行系統規劃，形成具有可持續性、兼容性的信息化架構規劃和設計。

集團總部對人力資源信息化進行全面系統規劃和設計后，結合下屬企業較多、人力資源管理基礎參差不齊等實際情況，統一制訂實施計劃、集中管理，按照先易后難、先基礎后提升的原則分階段實施，在部分重要復雜功能方面采取“先試點、再總結、穩推進”的方式，降低實施風險，穩定有序推進系統實施。

2.統一標準化管理，重視基礎管理工作

人力資源管理信息化建設是規范流程管理的有效工具，但只有信息化系統，沒有固定的管理流程、明確的管理標準、統一的數據口徑、全面準確的數據基礎等，信息化建設就是無源之水，經不起實踐檢驗。因此在全面進行人力資源管理信息化建設之前，要進行全面的人力資源流程梳理和工作標準制定，為各項專業模塊開發和設計提供基礎業務支持。

明確的管理流程和標準，是人力資源管理信息化建設的首要輸入端，這些決定著信息輸入質量，是信息化建設成功與否的關鍵。建立數據標準、流程標準、組織和人員信息標準，明確要求下屬公司整理原始數據并統一轉換成標準要求，通過集團總部統一的規范和要求保障信息質量，為信息化建設打下堅實基礎。

3.一致性設計基礎上保持靈活性，提高兼容性

在集團企業內部，各下屬公司之間的運行模式、管理方法會存在一定的差異性，在進行人力資源信息化建設時，系統的整體架構設計在滿足集團總部對各下屬企業的人力資源管控和人力資源基礎業務操作的同時，需要具備一定的靈活性和兼容性，保障下屬企業一定的自主性。在信息化項目實施過程中，首要滿足的是各企業一致性和通用性需求，并不斷推動人力資源流程再造和標準化建設，在系統穩定可靠的基礎上，考慮系統擴展性和兼容性，為人力資源工作提供專業化和特色化的支持，比如員工信息維護的靈活化、組織設置的便捷化、績效管理模式的多元化、薪酬元素的多樣化、數據分析的精準化等。通過人力資源管理扎實規范基礎、可擴展和成長的信息化工具，推動集團人力資源管控創造價值，促進企業成長。

4.培養“管理+信息化”復合型人才，保證信息化系統持續優化

企業信息化建設速度發展較快，集團企業需要建立穩定的信息化隊伍，這是人力資源管理信息化建設能夠成功的基礎。企業的信息化人才是要深諳業務管理、工作流程，熟悉企業相關的人力資源、技術、經營管理，同時又具有信息化專業基礎的復合型人才。具有復合型人才是企業信息化建設能夠落地、能夠卓有成效、能夠持續運行、能夠不斷迭代升級的重要保障。

5.建立完善的機制，為信息化建設提供制度和組織保障

集團企業的下屬公司眾多，業務跨度大，地域分布廣，在集團推行人力資源管理信息化建設時面臨著多方面的挑戰，集團企業需建立完善的工作機制以保障信息化建設工作的有效開展。制度保障方面，需制定完善的信息化管理制度，涵蓋項目實施前、實施中、實施后等信息化建設的全流程，促使工作有效落地。組織保障方面，需明確信息化建設的領導機構、主要工作機構、集團總部及各單位的信息化建設部門等，明確組織運行模式、組織機構匯報關系及職責權力分派，從制度和組織上為信息化人力資源管理建設提供保障。