信息化時(shí)代檔案管理的創(chuàng)新發(fā)展與設(shè)備更新

劉軍華

[摘 要]隨著信息技術(shù)的迅猛發(fā)展，檔案管理領(lǐng)域正經(jīng)歷著前所未有的變革。傳統(tǒng)的檔案管理模式在信息化浪潮下逐漸暴露出其局限性，無法滿足現(xiàn)代社會(huì)對(duì)高效、便捷、準(zhǔn)確檔案管理的需求。因此，如何在信息化時(shí)代背景下創(chuàng)新檔案管理模式，實(shí)現(xiàn)檔案管理與信息技術(shù)的深度融合，提高檔案管理效率與檔案利用價(jià)值，成為檔案管理領(lǐng)域必須解決的問題。基于此，文章通過分析信息化時(shí)代檔案管理的基本概念及其中存在的問題，探索信息化時(shí)代檔案管理的創(chuàng)新發(fā)展與設(shè)備更新路徑，以供參考。

[關(guān)鍵詞]信息化時(shí)代；檔案管理；創(chuàng)設(shè)發(fā)展；設(shè)備更新

中圖分類號(hào)：G270 文獻(xiàn)標(biāo)識(shí)碼：A 文章編號(hào)：1674-1722（2024）03-0076-03

信息化時(shí)代的檔案管理是指在數(shù)字化、網(wǎng)絡(luò)化、智能化的時(shí)代背景下，對(duì)檔案資料進(jìn)行高效、系統(tǒng)、安全的管理與利用。新的檔案管理方式不僅強(qiáng)調(diào)檔案資料的數(shù)字化轉(zhuǎn)換與存儲(chǔ)，更重視檔案信息資源的開發(fā)利用以及檔案服務(wù)模式的創(chuàng)新[ 1 ]。

隨著科技的飛速發(fā)展，傳統(tǒng)的檔案管理模式已無法滿足現(xiàn)代社會(huì)對(duì)檔案信息快速、準(zhǔn)確、便捷利用的需求。信息化時(shí)代檔案管理應(yīng)運(yùn)而生，它不僅是一種技術(shù)革新，更是一種管理理念和服務(wù)模式的轉(zhuǎn)變。通過采用先進(jìn)的信息技術(shù)，如大數(shù)據(jù)、云計(jì)算、人工智能等，檔案管理工作能夠?qū)崿F(xiàn)對(duì)海量檔案信息的高效處理和智能分析，為人們提供精準(zhǔn)服務(wù)。

在信息化時(shí)代的檔案管理工作中，檔案資料的數(shù)字化是基礎(chǔ)。通過掃描、識(shí)別等技術(shù)手段，將紙質(zhì)檔案轉(zhuǎn)化為可編輯、可檢索的數(shù)字信息，構(gòu)建數(shù)字化的檔案資源庫。數(shù)字化有利于檔案的長(zhǎng)期保存和異地備份，為檔案的快速檢索和遠(yuǎn)程利用提供了可能。

（一）檔案管理未能與時(shí)代相結(jié)合

隨著信息技術(shù)的迅猛發(fā)展，數(shù)據(jù)的生成、處理和存儲(chǔ)方式都發(fā)生了革命性的變化。然而，當(dāng)前的檔案管理實(shí)踐仍多采用傳統(tǒng)的紙質(zhì)管理模式，或僅僅進(jìn)入了數(shù)字化的初級(jí)階段，未能充分利用信息化時(shí)代提供的先進(jìn)技術(shù)和方法，導(dǎo)致檔案管理效率低下，無法滿足現(xiàn)代社會(huì)對(duì)信息快速、準(zhǔn)確獲取的需求，具體表現(xiàn)為檔案更新滯后，信息檢索不便，以及跨地域、跨部門檔案共享困難等[ 2 ]。

（二）檔案管理銜接不當(dāng)，檢索難度大

在信息化時(shí)代背景下，檔案管理工作中經(jīng)常出現(xiàn)銜接不當(dāng)?shù)默F(xiàn)象。一方面，檔案管理部門在數(shù)字化轉(zhuǎn)換過程中，由于缺乏統(tǒng)一的標(biāo)準(zhǔn)和規(guī)范，導(dǎo)致數(shù)字檔案格式多樣、質(zhì)量參差不齊；另一方面，檔案的分類、標(biāo)引等元數(shù)據(jù)管理不規(guī)范，使得檢索系統(tǒng)無法高效工作。諸多因素共同增加了用戶檢索檔案的難度，降低了檔案管理的整體效能。

（三）檔案管理設(shè)備缺乏，系統(tǒng)漏洞較多

信息化時(shí)代對(duì)檔案管理設(shè)備提出了更高的要求，包括存儲(chǔ)容量、處理速度、安全性能等多方面。然而，當(dāng)前許多檔案管理系統(tǒng)存在設(shè)備陳舊、技術(shù)落后等問題，不僅難以滿足日益增長(zhǎng)的數(shù)據(jù)存儲(chǔ)需求，而且在數(shù)據(jù)安全方面存在嚴(yán)重隱患。例如，系統(tǒng)漏洞可能導(dǎo)致檔案數(shù)據(jù)泄露、篡改或損壞，設(shè)備故障則可能導(dǎo)致數(shù)據(jù)丟失，嚴(yán)重威脅著檔案的真實(shí)性、完整性和可用性。

（一）提高檔案管理效率

通過引入先進(jìn)的數(shù)字化設(shè)備和管理系統(tǒng)，檔案管理能夠?qū)崿F(xiàn)電子化、自動(dòng)化，極大提高工作效率。例如，數(shù)字化掃描設(shè)備可以快速將紙質(zhì)檔案轉(zhuǎn)化為電子文檔，便于存儲(chǔ)和檢索；專業(yè)的檔案管理軟件則能實(shí)現(xiàn)檔案的分類、索引、查詢等功能，減少人工操作，節(jié)省時(shí)間成本。創(chuàng)新工作不僅優(yōu)化了管理流程，而且使檔案信息的利用更加高效，適應(yīng)了現(xiàn)代社會(huì)對(duì)信息快速處理的需要。

（二）保障檔案信息安全

傳統(tǒng)的檔案管理方式在信息保密、防災(zāi)防損等方面存在諸多隱患。通過引入先進(jìn)的檔案管理設(shè)備和技術(shù)，如加密存儲(chǔ)設(shè)備、數(shù)據(jù)安全防護(hù)系統(tǒng)等，可以有效提升檔案信息的安全性。此外，定期的設(shè)備更新和技術(shù)升級(jí)是應(yīng)對(duì)不斷變化的網(wǎng)絡(luò)安全威脅的必要手段，可確保檔案信息不被泄露、篡改或損壞。

（三）促進(jìn)檔案信息資源的開發(fā)利用

信息化時(shí)代的檔案管理不僅是保存和管理信息，更在于對(duì)檔案信息資源的深度開發(fā)和利用。引入大數(shù)據(jù)分析、人工智能等先進(jìn)技術(shù)，可以挖掘和分析檔案信息，發(fā)現(xiàn)其中的價(jià)值和規(guī)律，為決策提供支持。同時(shí)，先進(jìn)的設(shè)備如多媒體展示設(shè)備、虛擬現(xiàn)實(shí)設(shè)備等，可以將檔案信息以更加生動(dòng)、直觀的形式展現(xiàn)出來，提高檔案信息的利用效果，擴(kuò)大其傳播范圍[ 3 ]。

（四）推動(dòng)檔案管理的現(xiàn)代化轉(zhuǎn)型

隨著社會(huì)的不斷進(jìn)步和信息技術(shù)的飛速發(fā)展，檔案管理的現(xiàn)代化轉(zhuǎn)型已成為必然趨勢(shì)。設(shè)備更新作為轉(zhuǎn)型過程中的重要環(huán)節(jié)，不僅意味著技術(shù)層面的升級(jí)，更代表著管理理念和管理模式的創(chuàng)新。通過引入先進(jìn)的設(shè)備和技術(shù)，可以推動(dòng)檔案管理從傳統(tǒng)的以保管為主向現(xiàn)代化的以利用為主轉(zhuǎn)變，實(shí)現(xiàn)檔案管理的科學(xué)化、規(guī)范化和智能化，提高檔案管理的整體水平，使其更好地適應(yīng)信息化時(shí)代的發(fā)展要求。

（一）建立健全規(guī)范的檔案管理制度

在信息化時(shí)代，檔案不再局限于紙質(zhì)文件，電子檔案的比例正在不斷增加，其管理方式和管理理念也需要與時(shí)俱進(jìn)。建立健全規(guī)范的檔案管理制度，是檔案管理創(chuàng)新發(fā)展的前提和保障。從整體角度分析，制度應(yīng)涵蓋檔案的收集、整理、保存、利用等各個(gè)環(huán)節(jié)，明確各項(xiàng)操作的標(biāo)準(zhǔn)和流程，確保檔案信息的完整性和安全性。同時(shí)，制度中應(yīng)明確檔案管理人員的職責(zé)與權(quán)限，形成責(zé)任到人、權(quán)責(zé)明確的管理體系，防止檔案信息的泄露和濫用。

建立完善的監(jiān)督機(jī)制，定期對(duì)檔案管理工作進(jìn)行審查與評(píng)估，確保管理制度的有效執(zhí)行。通過一系列措施，可以逐步提高檔案管理的規(guī)范化水平，為檔案信息的有效利用提供制度保障。同時(shí)，為了應(yīng)對(duì)信息化時(shí)代帶來的挑戰(zhàn)，檔案管理制度還需要具備靈活性和可擴(kuò)展性，能夠根據(jù)實(shí)際情況進(jìn)行調(diào)整和優(yōu)化，可以定期審查和更新檔案管理制度，確保其能夠適應(yīng)新的技術(shù)和業(yè)務(wù)需要。此外，建立檔案管理人員的培訓(xùn)和學(xué)習(xí)機(jī)制，提高其專業(yè)素質(zhì)和技能水平，為檔案管理的創(chuàng)新發(fā)展提供有力的人才支持。通過建立健全規(guī)范的檔案管理制度，不斷完善和優(yōu)化，可以推動(dòng)檔案管理朝著更加高效、便捷、安全的方向發(fā)展，為組織的運(yùn)營和發(fā)展提供有力的支持。

（二）提高管理人員的計(jì)算機(jī)網(wǎng)絡(luò)設(shè)備操作水平

在檔案管理中，管理人員扮演著至關(guān)重要的角色。管理人員的工作不是簡(jiǎn)單分類和存儲(chǔ)，而是涉及檔案的完整性和永續(xù)性，以及如何確保信息資源能夠被高效地檢索和使用。隨著信息技術(shù)的飛速發(fā)展，計(jì)算機(jī)網(wǎng)絡(luò)設(shè)備在檔案管理中的應(yīng)用越來越廣泛，管理人員的操作水平直接關(guān)系到檔案管理的效率和質(zhì)量[ 4 ]。

為了提高管理人員的計(jì)算機(jī)網(wǎng)絡(luò)設(shè)備操作水平，可以從以下方面入手。

一是定期舉辦計(jì)算機(jī)和網(wǎng)絡(luò)技術(shù)培訓(xùn)。專業(yè)培訓(xùn)課程應(yīng)涵蓋各種相關(guān)軟件和設(shè)備的使用技巧，包括但不限于電子檔案的創(chuàng)建、存儲(chǔ)、備份、檢索和分享等。通過系統(tǒng)學(xué)習(xí)和實(shí)踐，管理人員可以迅速掌握現(xiàn)代檔案管理所需的技能。

二是鼓勵(lì)管理人員參加專業(yè)認(rèn)證考試。全國計(jì)算機(jī)等級(jí)考試等認(rèn)證考試不僅檢驗(yàn)管理人員的理論知識(shí)，而且對(duì)其實(shí)際操作能力提出了要求。通過獲得諸多專業(yè)證書，管理人員不僅可以提高自己的專業(yè)水平，而且能提高其在行業(yè)內(nèi)的認(rèn)可度。

三是定期組織技能比賽。舉辦技能競(jìng)賽、分享會(huì)等活動(dòng)也能激發(fā)管理人員的學(xué)習(xí)興趣和動(dòng)力。在網(wǎng)絡(luò)平臺(tái)上，管理人員可以分享自己的經(jīng)驗(yàn)和技巧，學(xué)習(xí)新的知識(shí)和方法。同時(shí)，競(jìng)賽可以激發(fā)檔案管理人員的競(jìng)爭(zhēng)意識(shí)，促使其更加努力地提高自己的技能水平。

（三）合理更新信息化設(shè)備，創(chuàng)新檔案存儲(chǔ)機(jī)制

隨著信息技術(shù)的日新月異和檔案數(shù)據(jù)的爆炸式增長(zhǎng)，合理更新信息化設(shè)備并創(chuàng)新檔案存儲(chǔ)機(jī)制已經(jīng)成為檔案管理領(lǐng)域亟待解決的問題。為了滿足時(shí)代發(fā)展變化的需求，需要從多個(gè)方面入手，全面提高檔案管理的信息化水平。

應(yīng)根據(jù)檔案管理的實(shí)際需求和發(fā)展趨勢(shì)，及時(shí)采購先進(jìn)的計(jì)算機(jī)、服務(wù)器、網(wǎng)絡(luò)設(shè)備等硬件設(shè)施，以提高檔案處理的效率，確保檔案數(shù)據(jù)的安全性和完整性。在采購硬件設(shè)施時(shí)，要考慮設(shè)備的可擴(kuò)展性和兼容性，滿足未來檔案管理規(guī)模不斷擴(kuò)大的需求。

隨著云計(jì)算、大數(shù)據(jù)等技術(shù)的快速發(fā)展，其在檔案管理領(lǐng)域的應(yīng)用前景越來越廣闊。檔案管理人員可以引入各種先進(jìn)技術(shù)，實(shí)現(xiàn)檔案數(shù)據(jù)的海量存儲(chǔ)、高效處理和便捷利用。例如，利用云計(jì)算技術(shù)可以將檔案數(shù)據(jù)存儲(chǔ)在云端，實(shí)現(xiàn)數(shù)據(jù)的集中管理和備份；利用大數(shù)據(jù)技術(shù)，挖掘和分析海量檔案數(shù)據(jù)，為決策提供有力支持。

（四）構(gòu)建檔案管理智能化系統(tǒng)以適應(yīng)新時(shí)代的需要

在當(dāng)今信息爆炸的時(shí)代，檔案數(shù)據(jù)量呈現(xiàn)出幾何級(jí)數(shù)增長(zhǎng)，使得檔案管理的復(fù)雜度也日益增加。傳統(tǒng)的檔案管理方式已經(jīng)無法滿足現(xiàn)代社會(huì)的需求，因此，構(gòu)建檔案管理智能化系統(tǒng)顯得尤為重要。

檔案管理智能化系統(tǒng)的構(gòu)建，需要引入一系列先進(jìn)技術(shù)，如自然語言處理、智能識(shí)別等。新技術(shù)的應(yīng)用，可以實(shí)現(xiàn)檔案的自動(dòng)分類、摘要提取以及紙質(zhì)檔案的數(shù)字化處理，不僅可以極大地提高檔案管理的效率，還可以提高檔案管理的準(zhǔn)確性，為組織帶來更為高效、便捷的檔案管理體驗(yàn)。除了技術(shù)的革新，檔案管理智能化系統(tǒng)的構(gòu)建還需要結(jié)合大數(shù)據(jù)分析和挖掘技術(shù)，通過深度挖掘和分析海量的檔案數(shù)據(jù)，發(fā)現(xiàn)其中的關(guān)聯(lián)和規(guī)律，為組織的決策提供更為科學(xué)、準(zhǔn)確的依據(jù)。基于數(shù)據(jù)的決策方式，能夠使組織更好地把握市場(chǎng)趨勢(shì)，提升自身的競(jìng)爭(zhēng)力和適應(yīng)能力。

（五）強(qiáng)化檔案數(shù)據(jù)的安全與隱私保護(hù)機(jī)制

在信息化社會(huì)快速發(fā)展的今天，檔案數(shù)據(jù)的安全性和隱私性已成為當(dāng)前檔案管理面臨的重要問題，各種數(shù)據(jù)信息不僅涉及個(gè)人的隱私權(quán)益，而且可能涉及國家安全、商業(yè)機(jī)密等重要信息。為此，必須從多個(gè)層面和角度全面考慮如何保障檔案數(shù)據(jù)的安全性和隱私性。

在技術(shù)層面，采取一系列的安全措施確保檔案數(shù)據(jù)的安全。例如，可以采用先進(jìn)的加密技術(shù)保護(hù)數(shù)據(jù)的傳輸和存儲(chǔ)，防止數(shù)據(jù)被非法獲取或篡改，建立完善的防火墻體系，防止外部黑客或惡意軟件的入侵。

在管理制度層面，建立完善的檔案數(shù)據(jù)安全管理制度，其中包括明確各級(jí)人員的安全責(zé)任，制定詳細(xì)的安全操作規(guī)程，以及建立完善的安全審計(jì)機(jī)制，確保所有相關(guān)人員都清楚自己的安全責(zé)任，并知道如何在實(shí)際工作中保障數(shù)據(jù)的安全。

在管理人員層面，要定期開展安全教育和培訓(xùn)，幫助管理人員增強(qiáng)安全意識(shí)和操作技能，使其更好地了解當(dāng)前的安全形勢(shì)和最新的安全技術(shù)。

此外，為了確保在意外情況下檔案數(shù)據(jù)的可用性，需要定期進(jìn)行數(shù)據(jù)備份和恢復(fù)演練，確保在數(shù)據(jù)意外丟失或損壞時(shí)，能夠迅速恢復(fù)數(shù)據(jù)，保障檔案的完整性。

（六）推動(dòng)檔案管理與業(yè)務(wù)流程的全方位融合

在新時(shí)代背景下，檔案管理不應(yīng)僅僅局限于資料的存儲(chǔ)和查詢，更應(yīng)成為組織業(yè)務(wù)流程中不可或缺的一部分。基于此，需要將檔案管理與業(yè)務(wù)流程實(shí)施全方位融合，即檔案管理不僅要滿足基本的存儲(chǔ)和檢索需求，還要能夠?qū)崟r(shí)響應(yīng)業(yè)務(wù)流程中的各種變化和需求。通過檔案管理與業(yè)務(wù)流程的無縫對(duì)接，可以實(shí)現(xiàn)檔案數(shù)據(jù)的實(shí)時(shí)更新和共享，確保信息的準(zhǔn)確性和時(shí)效性。同時(shí)，鼓勵(lì)檔案管理人員積極參與業(yè)務(wù)流程的優(yōu)化和改進(jìn)工作，將檔案管理的專業(yè)知識(shí)和技能融入業(yè)務(wù)流程的各個(gè)環(huán)節(jié)，提升檔案管理的價(jià)值和影響力。全方位的融合不僅能夠提高檔案管理的效率和質(zhì)量，更能為組織的整體運(yùn)營和發(fā)展提供有力支持。

信息化時(shí)代的來臨，為檔案管理領(lǐng)域帶來了前所未有的機(jī)遇和挑戰(zhàn)。通過創(chuàng)新檔案管理模式和方法，以及及時(shí)更新檔案管理設(shè)備，能夠有效地提高檔案管理的效率和質(zhì)量，實(shí)現(xiàn)檔案信息的最大化利用，這也是檔案管理適應(yīng)信息化時(shí)代發(fā)展需要的必由之路。檔案管理應(yīng)立足于實(shí)際，剖析工作中存在的問題，結(jié)合信息化時(shí)代的發(fā)展特征對(duì)檔案管理工作加以調(diào)整，做好設(shè)備的更新工作，使其更好地順應(yīng)發(fā)展趨勢(shì)，為人們的生產(chǎn)生活提供充足的保障。

[1]石偉.信息化時(shí)代應(yīng)如何做好檔案管理的創(chuàng)新及發(fā)展[J].辦公室業(yè)務(wù)，2019（06）：127.

[2]呂振.信息化時(shí)代下檔案管理的創(chuàng)新及發(fā)展[J].才智，2019（09）：203.

[3]劉洋.信息化時(shí)代檔案管理創(chuàng)新與發(fā)展[J].蘭臺(tái)內(nèi)外，2019（05）：7-8.

[4]鄭博熙，程達(dá)王.信息化時(shí)代下檔案管理的創(chuàng)新及發(fā)展[J].管理觀察，2016（11）：29-30+33.