“多院區時代”體外診斷試劑一、二級庫精細化管理初探

張曉潔 李佳鳳 劉曄 洪啟超

為加快推進公立醫院高質量發展，更好地滿足人民日益增長的對高品質醫療衛生服務的需求，不斷增強人民群眾的獲得感、幸福感和安全感，越來越多的公立醫院開辦了多個院區，在提升醫療服務水平和醫療質量的同時，院區大擴大需要增加大量的人力、設備等資源，大大增加了運營成本[1]。對于公立醫院而言，由于成本增加、成本控制難度加大、成本管理意識不強、各院區間、不同部門間存在信息壁壘、公共科室的成本無法核算等因素，因此做好各院區的成本管控，盡量減少資源浪費、合理優化分配資源，才能保證醫院的可持續發展。目前單體多院區模式全國已有多家醫院實行，但在多院區醫用物資采購成本管理方面的研究還相對較少，缺乏相應的理論基礎和足夠的實踐經驗。多院區模式若要跟上市場經濟發展的步伐，就需要醫院管理層尋求適合的管理方法，兼顧對醫院經濟效益及社會效益的影響，并制定相應的管理制度。體外診斷試劑作為臨床診療疾病的重要輔助手段之一，種類與用量均呈逐年上升的趨勢。醫院目前的試劑年采購金額以10%左右的增長率上升。如何及時了解科室的庫存與實時消耗，降低成本，提高管理效率，是下階段管理工作的主要目標[2]。

1 體外診斷試劑管理目前存在的問題

1.1 科室申領、供應商的資質管理等環節均未信息化管理

（1）目前科室仍采用紙質化請購單申請試劑，經過申請人、科主任、倉管員、設備科長簽名后采購員通知供應商送貨，若供應商未及時到貨或到貨數量與訂貨數量不符，采購員無法及時核對訂貨信息，使用科室也無法追蹤到所申請的試劑采購進度，可能導致科室無貨可用的情況出現[3]。（2）按照管理要求，供應商應提供營業執照、醫療器械經營許可證等資質材料。目前的管理方式仍為紙質化管理，資質證件有效期起始時間、長短不一，需至少每3 個月對試劑證件進行重新審核，而人工審核的方式可能存在遺漏，容易造成資質證件已經過期，但試劑仍在使用的現象[4]。

1.2 現有試劑管理未實現全過程的供應鏈管理

目前各科室將試劑領用后直接存放在科室相應的冰箱或儲物柜中，試劑進入二級庫后無法統一管理，無法準確掌握其實際的消耗量，造成監管職能的缺失，具體包括：（1）溫度監測。目前主要靠人工查看冰箱的溫度，一旦冰箱出現故障且未及時發現，就無法保證試劑的存儲溫度，使試劑失效并造成試劑的浪費甚至影響檢測結果[5]。（2）有效期管理。由于場地限制，目前試劑存放較為分散，試劑盒普遍體積小、數量多、有效期位置不顯眼。目前也是主要采用人工逐個試劑盒檢查的傳統方式，無法嚴格執行試劑使用“近效期先出”的原則，可能會造成試劑的過期浪費。以上2 種情況不僅會造成試劑的浪費，還可能出現檢驗結果的“假陰性”或“假陽性”，甚至造成醫療糾紛。（3）實際消耗監管。采購員根據科室制定的請購單采購相應的試劑，設備科無法知曉其每月的正常定量，以及是否存在浪費的情況，試劑消耗缺乏有效的監管。

1.3 現有物資管理系統與收費系統未較好地集成

傳統試劑成本效益分析需要從院內多個信息系統中分別查詢數據后再匯總表格進行人工計算，這種方法耗時、耗力，無法實時地對試劑和檢驗類設備進行成本效益分析，明確扣除成本后的收益，掌握科室成本控制的方向[6-7]。

1.4 單一來源試劑采購價格偏高

目前有部分試劑為專機專用試劑，一旦設備采購完畢，其配套專用試劑的采購就會受到中標設備的制約[7]。試劑只有一家生產或獲得產品注冊證，往往會造成試劑采購價格偏高的情況。

2 已采取的措施

針對試劑采購時可選范圍小的現狀，近年來主要從以下3 個方面對醫用試劑采購成本進行控制。

2.1 采購前的成本控制

科室申請新增的試劑前需以書面形式向設備科提出，設備科經過形式審查后匯總全院的新增試劑申請表，形成《新增試劑論證表》。《新增試劑論證表》由院試劑耗材管理小組把關，對申請科室申請的新試劑用于哪些檢查項目，收費情況、成本占比及申請理由的合理性等進行論證，減少不合理的申購。院試劑耗材管理小組論證通過后的新增試劑目錄提交院領導決議，院領導討論通過后再由設備科統一組織進行院內招標采購。

2.2 采購時的成本控制

2.2.1 專用試劑

通過事先調研各品牌試劑的檢測原理、市場現狀以及省內各大醫院的供價后，了解到雖然不同品牌的檢測方法存在差異，但市場競爭激烈，存在較大的降價空間。因此采購專機專用試劑時，將3 家醫院的檢驗設備采購統籌考慮，將同類含專用試劑的設備同時論證，形成帶量效應，由于此類設備的試劑采購金額遠高于設備的采購金額，若帶量引入新的競爭，以量換價，將得到較好的降價效果。

2.2.2 開放試劑

收集臨床使用需求進行公開招標，符合臨床科室提供參數的供應商將密封的報價函交至設備科，設備科審核供應商的資質、產品的資質等證件，供應商需在報價函上保證投標價為全省最低價，開標當天在紀檢部門、審計部門的監督下拆開密封的報價函，公布投標報價，由院試劑耗材管理小組及從專家庫中抽簽選出的評審專家把關，對供應商提供的產品價格、參數等進行綜合討論，得出性價比最高的中標候選人。

2.3 已采購產品的成本控制

對已采購的產品也考慮根據不同類型制定不同的降價方案，由于試劑的品種較多，主要依據試劑的全年使用總金額及是否專機專用試劑等實際情況，根據試劑的用途和性質不同，對在“開放試劑”中應用最為廣泛、使用量排名靠前的共35 種生化類試劑進行了院內招標[8]。同年對“專機專用試劑”中單品使用量最大的C 反應蛋白檢測試劑進行了設備采購前的試劑招標詢價。此2 次招標均取得了價格下降50%以上的良好效果。

3 討論

現階段的試劑采購流程從科室請購到領用結束，是一個直線式的管理模式，建議可以采取全程閉環式管理，建立科室二級庫管理系統，實現請購單、供應商資質文件電子化管理，物資系統與收費系統相對接，有效期和試劑溫度實行全程監控，達到降耗增效的目的。

3.1 請購單管理電子化

使用科室在物資系統中請購，經審核后由采購員通知供應商送貨。

3.2 供應商資質的動態管理

由物資管理系統管理供應商的全部資質材料。物資管理系統可以查詢資質證件的狀態，并可以自動對其狀態進行提醒。用不同顏色及圖形表示正常、近效期、過期狀態（如圖1），過期狀態直接報警并且不能繼續訂貨。

圖1 證件管理

3.3 提高庫存動態管理能力

（1）物資管理系統中證件狀態正常的供應商在接收到醫院的訂單后，按照訂單備貨，并將擬采購的試劑信息形成二維碼隨貨發出。（2）一級倉庫（設備科倉庫）掃描二維碼對照產品信息驗收入庫后，二級庫（使用科室倉庫）向一級庫申請出庫并自動生成二級庫的入庫單，實現一、二級庫的實時聯動和無縫對接[9]。①一、二級庫均可追蹤到試劑從申請到最終出庫使用的整個環節的狀態，及時調整。②一、二級庫均可實時顯示存放在二級庫內試劑的有效期等信息，并可根據實際情況設置提醒，對達到設置預警時間的試劑與供應商及時協商更換。③一級庫系統中可實時查看二級庫的庫存和實時消耗，了解試劑的使用情況。

3.4 實時監控試劑溫度

建立溫度監測系統，物資系統可全程記錄監控試劑從生產廠家運送至二級庫開封使用的溫度數據，一旦某環節中溫度不達標，系統將進行實時報警，防止失效的試劑進入檢驗設備[10]。

試劑溫度監測系統建設仍在起步階段，擬在部分科室試點運行，目前已經首先從藥劑科開始試運行，近期已在藥劑科搭建好23 臺醫用冰箱溫度監測的布線工作，在實際實踐中不斷發現問題并進行改進，擬逐步應用推廣到全院各個科室。

3.5 領用管理及成本控制

在管理模式中增加成本核算環節，與醫院收費系統相對接，將檢驗設備和試劑一一綁定，建立“檢驗設備—檢驗項目—檢測試劑—收費價格”的對應關系。將試劑主要分為2 類：第1 類為直接檢驗試劑，第2 類為輔助檢驗試劑，如質控品、定標液、緩沖液、吸咀等。如目前醫院在用的希森美康尿液分析儀，檢測項目是“尿沉渣定量測定”，對應的第1 類直接檢驗類試劑有5 種。從生產廠家處了解到每盒試劑理論可檢測人數，計算出理論每人份檢測成本，對應收費系統中的每人份收費價格，根據對應，可計算出理論試劑使用量與實際收費人數的差額。并根據每人份成本加上第2 類輔助檢驗試劑的成本，可測算出實際每人份檢測成本占比（如圖2）。屆時，管理者可以從多個角度分析，如是否存在質量問題，在用品牌的試劑是否存在理論檢測人數與實際檢測人數相差過大，試劑的無效腔量是否未得到合理利用，是否存在不合理設置儀器參數導致浪費等。針對分析出的問題進行改進，減少浪費[11]。

圖2 效益分析

但是目前在開展成本測算、數據分析等工作時，仍需要通過多個部門從多個系統中查詢相關數據，再匯總進行人工測算，僅數據收集的過程就耗費大量的時間以及人力。因此還需要對數據進行更深層次的挖掘和利用，在智慧醫院建設的大背景下，從設備申購開始，建立“設備—成本—效益”的對應關系，實現全生命周期數據動態管理。從而更加精準地找到管理盲點，促進質效提升[12]。

綜上所述，實現體外診斷試劑從計劃、采購、庫存、領用、管理、監管的全程閉環式管理，使用科室和管理部門可實時了解科室庫存與實時消耗情況，便于制定供應計劃并達到可控；同時減少因儲存溫度、過期、不合理使用等造成的不必要浪費，從而真正降低成本。獲得體外診斷試劑準確的成本數據后，還可以通過合理的分析和運用，從而制定更加合理的成本管理決策。這樣一方面可以降低醫療物資成本，從而提高醫院的經濟效益；另一方面可以控制醫療服務的費用，從而實現醫院社會效益的提升。同時公立醫院體外診斷試劑的成本管控不僅對公立醫院自身產生重要的意義和作用，并且有利于上級主管部門的監督和管理，上級主管部門可根據醫院的成本數據制定更加科學的公立醫院管理決策，保障公立醫院的公益性質，從而滿足人民群眾日益增長的對高質量醫療服務的需求。