關于集團公司預算管理系統框架的研究

［摘 要］全面預算管理是一種相對前沿的、有前瞻性的管理方式，與企業過去、現在、未來一段時間的經營有密切的關聯，能夠憑借已經掌握的各類業務、財務等信息對未來企業發展走勢有一定的判斷。由于其具有前瞻性特征，近年來備受各行業經營者關注，特別是大型集團類企業經營者，紛紛在內部引入預算管理方式輔助各子公司集中管控。集團公司內部需要設計一個集業務、財務、人資、資產等諸多因素于一體的全面預算管理框架，借助已有資源充分發揮預算管理的優勢。如此集團型企業才能在新常態、新形勢、新經濟形勢下實現戰略目標，順應市場經濟的發展規律，不斷提高自身盈利收入，也能夠憑借先進的、創新型的管理方式走在行業前列，以更前沿的眼光帶領企業發展進步。

［關鍵詞］預算管理；集團公司；系統框架

［中圖分類號］F27文獻標志碼：A

集團公司為了順應市場經濟發展紛紛引入了先進的預算管理方式，力求借助預算管理的職能推動企業發展進步。借助精算預測職能及時調整經營管理方向，減少不必要的資金、資源浪費，實現資金效益最大化。因此，集團公司將面臨一些新的難題。如何建設一套完整的全面預算管理框架及配套制度體系，如何把所有重要影響因素涵蓋在預算管理框架設計中，如何借助現有網絡技術水平深入研究預算管理系統功能，等等。只有建立完整的全面預算管理系統框架，并制定配套的制度體系以及業務、財務等活動流程，集團公司整體才能深入融合預算管理理念，充分發揮全面預算管理的作用，實現集團公司不斷做大做強的戰略目標。為此，本文主要研究集團型企業如何建設一套完整可落實的預算管理系統框架。

1 全面預算管理系統框架理論分析

從諸多國內外研究文獻可知，針對預算管理系統框架研究的文獻很少，截至目前，并沒有形成一套完整的、具體的、廣泛適用的系統框架。經過一系列調研發現，關于預算管理系統的文獻研究大致有四個方面的內容。一是基礎環境，如功能定位、人力資源、組織分工、制度保障等話題；二是信息平臺和技術方法；三是工作流程，如基本假設、設定目標、編制預算、分析預算、改進預算、滾動調整、考核等；四是作用效果，如風險管控、員工素質、創造價值等。基于這些研究成果，本文對工作流程框架設計進行研究［1］。

2 集團公司構建預算管理系統的必要性

集團公司內部預算管理工作的開展需要一系列完善的儲備條件，如健全的制度體系、操作流程、優秀的人員團隊、多功能的預算管理系統等。其中，預算管理系統的構建時間最長，所花費的資源成本較高，但鑒于預算管理在集團公司中發展運營的作用，前期的投入是有價值的。集團公司內部建立全面預算管理系統，不僅能夠實現對子公司財務、資金、業務等的集中管控，也能夠很好地發揮自身優勢，實現各子公司間資源的合理調配。在預算方案的引導和約束下規劃業務交易流程、財務管控流程等，同時強化各業務環節的成本管控，在實現降本增效的同時，極大地提升各類管控的整體效率，對集團公司實現不同階段的戰略性目標有重要的作用［2］。

3 集團公司構建預算管理系統需求分析

為了更好地說明預算管理系統的構建過程，本部分以G集團公司為例，對預算管理系統需求及建設進行描述，各版塊對預算管理系統功能的具體需求如下文所述。

3.1 項目資料管理功能

集團公司內部項目資料管理的主要任務是為財務、業務人員提供各業務項目的詳細補充信息，如一些紙質版合同、交易資料、原始憑證等，需要會計人員在系統功能中添加企業必要的父級項目名稱，其他業務人員則可以對應地在各項目名稱下輸入項目詳細內容。由此該版塊就同時涉及項目分類管理功能和項目資料管理功能。一方面，項目分類管理需要實現對集團公司所有業務項目進行分類整理，全面梳理當前項目資料、財務預算資料信息，確保在此基礎上設置的父級項目足夠全面、正確。另一方面，項目資料管理是后續進行精細化財務預算內容編制的基礎，該功能是父級項目的下級功能，在前期父級項目設置完成后，要求業務人員依據實際業務需求重新錄入、添加、更新系統中的項目資料數據信息，并對資料管理系統進行功能維護。項目分類是整個財務預算管理系統中核心的分類方式，若單純地采用固定多級分類法，那么必然會造成系統的操作靈活度降低。綜合考慮項目分類自身邏輯的復雜性、必要性，可采用無限級分類、遞歸排序技術來規避這些弊端［3］。

3.2 預算編制

預算編制功能的核心是對財務預算的全部表單樣式進行設計、定義，可借助紅帆iForm技術來實現表單設計需求，完成設計后則把這些表單保存至數據庫。后續可以依據實際情況編制財務預算或更改不合理的表單內容，以更好地借助系統查看財務預算狀態。該版塊功能設計步驟如下。一是預算表單定義。在預算管理系統中設計多個預算表單，如文本控件、多選框表單、單選框表單等。二是編制預算功能。要為合理使用者提供能夠編制財務預算的基礎數據，該操作可選擇預算表單，業務人員需要依據實際情況設計核心類指標、設計財務預算支出信息必填項，后續便于訪問系統者在預算表單中填寫相關內容。不同部門人員在編制預算管理方案時可選擇的技術方法很多，如表1列舉了部分方法和具體流程的關聯。三是修改預算功能。修改預算功能是對預算編制外加的一個操作維護功能，主要是為了核驗該預算編制內容的合理性。若該預算方案并未得到相應層級領導審核或審核后不合格被駁回，則需要對部分內容進行修改。四是查看預算狀態。集團公司內部預算管理系統的建立是為了各領導層、管理者、基層人員便捷地、快速地在系統中查找相關資料信息，所以系統中必然要有依據條件檢索的功能，并保障與實際業務進度、財務進度等一致，從而更加準確地顯示財務預算當前狀態［4］。

3.3 預算審核

預算審核主要是針對系統中財務預算編制內容進行審核，審核各部門提出的預算編制內容是否合理；第二道審核防線是單位領導，同樣無誤后則可發布財務預算。

關于預算審核的詳細功能設計如下。一是部門審核。各子公司職能部門提出的關于財務預算編制方案，需要經過各部門負責人審核無誤后傳輸至下一級領導；若部門負責人在審核中發現問題，則要及時調整修改。二是單位領導審核。各子公司領導收到全部職能部門財務預算編制內容后，要進行統籌規劃分析管理，綜合考慮公司實際業務需求、財政規劃等指標，分析其預算內容的可行性、合理性、矛盾性等，如果均無誤則完成財務預算的最終審核。三是預算匯總分不同級別。部門領導需要對自身部門多項預算內容進行匯總，單位領導需要對所有職能部門的預算內容進行匯總，集團公司預算人員則需要對全部子公司的預算內容進行匯總。四是預算發布。經過層層審核后，財務預算編制方案通過了各層級領導批準，并在總部預算人員的匯總整理后形成年度預算報表、季度預算報表、月度預算報表、周度預算報表等。下一步籌劃財務預算的落實執行，需要集團總部預算人員發布階段性的預算信息，在XML格式的轉變下呈現更加精準的財務預算數據，可供財務報銷系統、三方機構、資產管理系統等多個系統共同調用。

3.4 預算控制

財務預算控制是在財務預算實施過程中開展的一項監督管控類型工作，需要相關人員全程對這些預算執行信息進行監管，并實時關注其中的風險環節，可通過預算邊界值示警等方式實現。具體財務預算執行過程中的管控功能設置步驟如下。一是查詢預算執行情況。預算系統的存在是為了實現集團和各子公司更好地溝通交流，也便于充分利用系統的數據集成性、數據共享性，為更多訪問者、管理者提供有價值的數據信息，從而作出更加科學嚴謹的經營決策。二是調整預算報警規則。可預先在預算管理系統中設置科學嚴謹的預算過程邊界值，即制定詳細的預算執行規定，可以按照指示燈顏色來判斷當前預算偏離預期的差異大小。如果指示燈為綠色，則表明實際和預期間的數值差異為0～10 %，屬于正常范圍；如果指示燈為黃色，則表明差異為10 %～20 %，說明略微偏離預期；如果指示燈為橙色，則表明差異為20 %～40 %，需要引起足夠的重視，必要時可中斷當前一切業務活動，查明原因；如果指示燈為紅色，則表明差異值超出40 %，會對預算后續所有的工作產生較大影響。一般情況下在指示燈從綠變為黃色、橙色時就要引起注意，有關人員要對其進行適當改建、優化，不應該等到紅色無法挽回時才有所行動。三是預算報警。可依據上述編制指示燈變化規則來設置系統自動報警功能，一旦指示燈不再是綠色，發生變化時則發出尖銳的鳴笛聲，由此來提醒相關崗位人員積極應對，避免因小失大，忽略小誤差最終會給企業帶來更大的經濟損失［5］。

3.5 審批效率

財務預算管理系統中的審批效率關系著整體的財務預算進度、財務預算工作效率。據有關調研分析，各企業在進行部門審批時所花費的時間占總審批時間比值為40 %，而單位開展審批占據時間為60 %，所以要著重分析這兩個版塊審批系統功能建設。一是部門審批效率。為了提升各部門審批效率，可以對各部門審批全過程市場和準確率進行統計，并按照先后順序排名。排名靠前的部門人員可享有評優評先優先權，在同樣員工的績效考核中，也能夠獲得更明顯的職位晉升優勢。二是為了提升單位審批效率，可盡量減少中間環節。部門審批完成后要直接傳輸至單位審批流程中，并且多個部門審批工作可自動按照時間順序進行編號。可以通過在會議上公開批評、授予榮譽稱號等方式來鼓勵各單位提高審批效率。

3.6 系統管理

預算管理系統的設計還需要有各種系統性的功能做支撐，如組織架構、人資管理、用戶權限管理、用戶管理、日志管理等版塊。一是組織架構管理。目前集團公司預算管理系統的組織架構設置不能局限于眼前發展，在包含現有所有崗位層級人員的同時，還要預留一定的組織架構空隙，便于后續進行層級人員增加，持續進行公司內部組織架構調整。二是人力資源管理。預算管理系統的使用者不僅僅是預算人員、財務人員，還有企業各職能部門人員、各領導層，所以在系統中設置人員訪問列表選擇時，可設置為預算或會計、業務人員、部門領導、單位領導四個備選框。三是系統用戶管理。為了保障系統內部數據信息的完整性，可設置多個管理員賬號，這些賬號的登錄應限制內網、地域，必須在公司范圍內才可登錄。因管理員權限較大，如果對其管理松散，會為企業發展埋下隱患。四是用戶權限管理。針對不同層級、不同職能的部門人員設置不同的訪問權限，比如有些數據信息只可查閱，不可隨意更改變動。五是系統日志管理是管理員、程序員對系統所有行為操作的查看，每天的操作都會以列表形式在日志中存儲，后續想要查詢某一段時間內的操作運行記錄也會更加便捷、快速。六是系統性和安全性因素。系統性是衡量企業內部預算管理系統能否長久穩定運營的關鍵；系統安全性則是指保護系統內部數據的完整性、保密性。如系統可以在運行中自動攔截外部非法入侵，可以自動識別訪問對象是否合理，若不合理則直接攔截；還要有自動留痕功能，對于訪問者不合理的操作保留痕跡，便于后續出現問題能夠及時追溯到第一責任人［6］。

4 結語

綜上所述，在當前復雜的社會背景下，各集團公司要想在同行業穩定處于領先地位，位居行業發展前列，必然要順應時代發展趨勢，選擇廣受歡迎的、多功能的全面預算管理模式。因此，集團公司內部需要對全面預算管理系統框架的設計展開研究，做好基礎性的、鋪墊性的工作，保障后續充分發揮全面預算管理的作用。本文首先分析了全面預算管理系統框架理論，然后對集團公司構建預算管理系統的必要性進行概述，最后基于實踐提出了構建預算管理系統的路徑。希望能夠幫助更多類似企業成功找到預算管理體系建設的方向，更順暢地引入全面預算管理系統，充分發揮預算管理的職能，推動其實現長期戰略目標。

參考文獻

［1］柳美，李夏光，李曉陽. 全面財務預算系統架構設計與研究［J］. 電子技術與軟件工程，2022（11）：246-249.

［2］王光艷，張湘怡. 基于預算一體化的高校預算管理系統建設路徑［J］. 預算管理與會計，2021（5）：35-38.

［3］張迅怡. 集團公司預算管理系統的框架研究分析［J］. 今日財富（中國知識產權），2019（9）：68.

［4］黃鸝. 企業財務預算管理系統的構建框架思路構建［J］. 納稅，2019，13（16）：111-112.

［5］周琪. 如何構建有價值的企業預算管理框架［J］. 企業改革與管理，2018（19）：120-121.

［6］劉俊勇，李鶴尊. 預算管理系統分析框架的開發：基于管理控制的視角［J］. 財務研究，2017（1）：69-77.

［作者簡介］潘曉娟，女，江蘇鹽城人，北京亞信易科科技有限公司，中級會計師，本科，研究方向：預算管理。