建筑施工企業(yè)合同管理存在的問題及對策探析

［摘 要］在建筑施工企業(yè)項(xiàng)目實(shí)施過程中，合同管理作為確保項(xiàng)目順利進(jìn)行和維護(hù)企業(yè)權(quán)益的關(guān)鍵環(huán)節(jié)，日益受到廣泛關(guān)注。然而，在現(xiàn)實(shí)中，建筑施工企業(yè)在合同管理過程中仍面臨諸多挑戰(zhàn)，包括合同條款設(shè)置不合理、合同履行監(jiān)管不到位、合同變更管理不規(guī)范以及合同爭議解決機(jī)制不完善等。為應(yīng)對這些問題，本文從多個(gè)角度提出相應(yīng)的對策，包括完善合同條款設(shè)置、強(qiáng)化風(fēng)險(xiǎn)預(yù)防與分擔(dān)條款、加強(qiáng)合同履行監(jiān)管、加強(qiáng)跨部門溝通與協(xié)作、規(guī)范合同變更管理、加強(qiáng)合同變更風(fēng)險(xiǎn)分析、完善合同爭議解決機(jī)制等。上述對策有助于促進(jìn)建筑施工企業(yè)更好地應(yīng)對合同管理過程中存在的問題，提高合同管理效率，促進(jìn)企業(yè)高質(zhì)量發(fā)展。

［關(guān)鍵詞］建筑施工企業(yè)；合同管理；問題；對策

［中圖分類號(hào)］TU71文獻(xiàn)標(biāo)志碼：A

隨著全球建筑市場的競爭日趨激烈和項(xiàng)目復(fù)雜度日益提升，建筑施工企業(yè)在項(xiàng)目實(shí)施過程中面臨著巨大的風(fēng)險(xiǎn)與挑戰(zhàn)。合同作為約束項(xiàng)目各方參與者的法律依據(jù)，在建筑施工企業(yè)中具有至關(guān)重要的地位，直接關(guān)系到企業(yè)的生存與發(fā)展。

1 合同管理在建筑施工企業(yè)中的重要性

1.1 保障項(xiàng)目順利進(jìn)行

在合同簽訂階段，明確各方的權(quán)利與義務(wù)是確保項(xiàng)目順利進(jìn)行的關(guān)鍵。合同應(yīng)當(dāng)詳細(xì)規(guī)定各方在項(xiàng)目實(shí)施過程中的權(quán)利與義務(wù)，包括工程范圍、質(zhì)量要求、工期和進(jìn)度、合同價(jià)格與支付、竣工結(jié)算、索賠、爭議解決等各個(gè)方面。這有助于在項(xiàng)目過程中避免因合同條款不明確而導(dǎo)致的糾紛，確保各方按照約定履行合同，提高項(xiàng)目按期交付的成功率。

合同管理能夠降低因合同糾紛引發(fā)的工程延誤。在建筑施工項(xiàng)目中，受各種原因如設(shè)計(jì)變更、原材料價(jià)格波動(dòng)、施工方案調(diào)整等的影響，都可能導(dǎo)致合同履行過程中出現(xiàn)糾紛。合同管理應(yīng)當(dāng)對這些可能引發(fā)糾紛的因素進(jìn)行預(yù)測和規(guī)劃，制定相應(yīng)的預(yù)防措施。

1.2 規(guī)避合同風(fēng)險(xiǎn)

明確風(fēng)險(xiǎn)分擔(dān)原則有助于減少不確定因素對項(xiàng)目的影響。在合同簽訂階段，各方應(yīng)充分討論并明確風(fēng)險(xiǎn)分擔(dān)原則，合理分配可能出現(xiàn)的風(fēng)險(xiǎn)。包括建設(shè)工程材料漲價(jià)風(fēng)險(xiǎn)、固定總價(jià)的風(fēng)險(xiǎn)、工期延長風(fēng)險(xiǎn)、總包單位農(nóng)民工工資支付風(fēng)險(xiǎn)等各種可能在項(xiàng)目實(shí)施過程中產(chǎn)生的風(fēng)險(xiǎn)。通過明確風(fēng)險(xiǎn)分擔(dān)原則，各方可以根據(jù)自身承擔(dān)的風(fēng)險(xiǎn)程度制定相應(yīng)的風(fēng)險(xiǎn)應(yīng)對措施，從而降低不確定因素對項(xiàng)目的影響。

1.3 維護(hù)企業(yè)權(quán)益

加強(qiáng)合同管理可以確保企業(yè)的合法權(quán)益得到保障。在合同簽訂過程中，建筑施工企業(yè)應(yīng)關(guān)注合同中各項(xiàng)條款設(shè)置的明確性與合理性，以確保在合同履行過程中企業(yè)的合法權(quán)益不受損害。這包括合同雙方在工程質(zhì)量、工程款支付、工程進(jìn)度等方面的權(quán)利和義務(wù)。在合同履行過程中，企業(yè)還應(yīng)加強(qiáng)合同監(jiān)管，確保合同規(guī)范履行，及時(shí)發(fā)現(xiàn)并解決合同履行過程中出現(xiàn)的問題，從而保護(hù)企業(yè)權(quán)益。

1.4 提升企業(yè)競爭力

優(yōu)化合同管理流程有助于降低企業(yè)運(yùn)營成本。通過對合同管理流程進(jìn)行優(yōu)化，企業(yè)能夠更高效地進(jìn)行合同評審，節(jié)省人力、時(shí)間和資源，從而降低運(yùn)營成本。具體而言，建筑施工企業(yè)可以借助現(xiàn)代信息技術(shù)手段，如目前中鐵集團(tuán)正在應(yīng)用的中國中鐵法律合規(guī)信息系統(tǒng)，主要包括合同管理、授權(quán)管理、規(guī)章制度及外聘律師管理等板塊，實(shí)現(xiàn)了合同管理流程的自動(dòng)化、數(shù)字化，提高了合同評審、簽訂、履行和監(jiān)控等環(huán)節(jié)的工作效率。

規(guī)范履行合同條款有助于擴(kuò)大企業(yè)市場份額。企業(yè)通過優(yōu)化合同管理，確保合同條款可操作和可執(zhí)行，從而提高合同履行效率。此外，企業(yè)還需密切關(guān)注市場變化，根據(jù)行業(yè)發(fā)展趨勢、項(xiàng)目實(shí)際情況和合同主體自身訴求，適時(shí)調(diào)整合同條款，并結(jié)合項(xiàng)目的推進(jìn)情況及時(shí)簽訂合同變更事項(xiàng)的補(bǔ)充協(xié)議，以增強(qiáng)合同的可執(zhí)行性。規(guī)范履行合同條款、加強(qiáng)和完善合同管理，可為建筑企業(yè)在對內(nèi)對外的競爭中增加有利砝碼，促使企業(yè)占領(lǐng)市場、進(jìn)而擴(kuò)大市場份額［1］。

2 建筑施工企業(yè)合同管理存在的問題

2.1 合同條款設(shè)置不合理

一方面，部分合同條款表述模糊，容易引發(fā)糾紛。部分建筑施工企業(yè)簽訂的合同文本為追求合同條款的簡潔與通用性，忽略了具體項(xiàng)目的特殊性，從而導(dǎo)致部分條款表述不明確。在這種情況下，發(fā)承包雙方在合同履行過程中容易因理解存在差異而產(chǎn)生糾紛。此外，模糊的條款還可能為惡意訴訟留下空間，增加企業(yè)的法律風(fēng)險(xiǎn)。

另一方面，企業(yè)在合同條款設(shè)置中忽視部分關(guān)鍵風(fēng)險(xiǎn)因素，無法為企業(yè)提供有效保障。建筑施工項(xiàng)目中的風(fēng)險(xiǎn)因素眾多，如人工及材料價(jià)格調(diào)差、停窩工索賠、標(biāo)前成本情況、總承包管理費(fèi)、項(xiàng)目計(jì)價(jià)方式等。然而，部分企業(yè)在合同評審過程中對這些關(guān)鍵風(fēng)險(xiǎn)因素的防范措施設(shè)置不足，導(dǎo)致合同在實(shí)際執(zhí)行過程中無法為企業(yè)提供充分的權(quán)益保障，使企業(yè)在遇到風(fēng)險(xiǎn)事件時(shí)可能面臨巨大損失。

2.2 合同履行監(jiān)管不到位

一方面，各業(yè)務(wù)部門之間合同管理職責(zé)劃分不明確，導(dǎo)致存在監(jiān)管盲區(qū)。由于施工合同內(nèi)容通常涉及多個(gè)部門，如商務(wù)部、財(cái)務(wù)部、法規(guī)部、工管中心、技術(shù)中心等，這些部門在合同管理過程中的職責(zé)界定往往不夠明確，可能導(dǎo)致部分合同履行過程中的問題無法得到及時(shí)發(fā)現(xiàn)和處理，形成監(jiān)管盲區(qū)，進(jìn)一步加劇合同風(fēng)險(xiǎn)。

另一方面，對合同履行情況的跟蹤和監(jiān)管不夠及時(shí)。企業(yè)在簽訂合同之后往往忽視了對合同履行情況的跟蹤監(jiān)管。這包括對工程進(jìn)度、工程質(zhì)量、工程款支付等方面的監(jiān)督，以及對合同變更、索賠等問題進(jìn)行處理。由于缺乏有效的監(jiān)管機(jī)制，企業(yè)在合同履行過程中可能面臨各種風(fēng)險(xiǎn)，如工程延期、質(zhì)量問題、合同糾紛等，進(jìn)而給企業(yè)帶來重大損失［2］。

2.3 合同變更管理不規(guī)范

一方面，合同變更的審批流程不清晰，可能導(dǎo)致合同履行過程中發(fā)生混亂。由于建筑施工項(xiàng)目在實(shí)施過程中往往會(huì)出現(xiàn)工程量、工程款、工程進(jìn)度等事項(xiàng)的變更，這些變更事項(xiàng)一般通過簽訂補(bǔ)充協(xié)議的形式予以確認(rèn)。實(shí)踐中，部分企業(yè)在簽訂補(bǔ)充協(xié)議時(shí)，由于合同專項(xiàng)管理部門職責(zé)不明確，導(dǎo)致合同評審流程模棱兩可，以至于所簽訂的補(bǔ)充協(xié)議執(zhí)行效率低下，甚至可能影響整個(gè)項(xiàng)目的進(jìn)度和質(zhì)量。

另一方面，合同變更未經(jīng)充分溝通，容易引發(fā)糾紛。在合同變更過程中，發(fā)承包雙方之間的溝通至關(guān)重要，能夠確保雙方對變更內(nèi)容有充分的了解和共識(shí)。然而，部分企業(yè)在處理合同變更問題時(shí)，未能及時(shí)與合作方進(jìn)行有效溝通，導(dǎo)致雙方對變更事項(xiàng)的認(rèn)識(shí)存在差異。在這種情況下，一旦合同變更涉及重大利益調(diào)整，很可能引發(fā)雙方糾紛，甚至導(dǎo)致項(xiàng)目停滯。

2.4 合同爭議解決機(jī)制不完善

一方面，缺乏有效的爭議預(yù)防措施，容易導(dǎo)致爭議升級(jí)。在合同執(zhí)行過程中，爭議往往源于合同條款的不明確、溝通不暢等問題，這些問題如果得不到及時(shí)解決，容易引發(fā)更為嚴(yán)重的糾紛。實(shí)踐中，部分企業(yè)在合同管理中忽視爭議預(yù)防的重要性，未能制定有效的預(yù)防措施，如定期召開合同評審會(huì)議、加強(qiáng)與合作方的溝通交流等，從而導(dǎo)致爭議持續(xù)升級(jí)。

另一方面，爭議解決程序煩瑣，影響企業(yè)效益。當(dāng)合同爭議發(fā)生時(shí)，企業(yè)往往需要通過訴訟、仲裁等方式予以解決。但是這些爭議解決方式程序復(fù)雜、耗時(shí)較長，給企業(yè)帶來較大的時(shí)間和經(jīng)濟(jì)壓力。尤其在建筑施工領(lǐng)域，項(xiàng)目進(jìn)度和資金周轉(zhuǎn)對企業(yè)效益具有關(guān)鍵性影響，煩瑣的爭議解決程序往往導(dǎo)致企業(yè)利益受損［3］。

3 針對存在問題的對策探析

3.1 完善合同條款設(shè)置

首先，明確合同內(nèi)容及各方權(quán)責(zé)，避免表述模糊導(dǎo)致糾紛。在合同起草及評審階段，企業(yè)應(yīng)充分了解項(xiàng)目的具體需求，詳細(xì)列明各項(xiàng)工程內(nèi)容、工程量、工期、質(zhì)量要求等，以保證合同條款完整和具有實(shí)質(zhì)性。同時(shí)，應(yīng)明確各方的權(quán)利與義務(wù)，如付款方式、驗(yàn)收標(biāo)準(zhǔn)、違約責(zé)任等，確保合同條款表述清晰、準(zhǔn)確，避免因模糊不清的表述導(dǎo)致糾紛。

其次，強(qiáng)化風(fēng)險(xiǎn)預(yù)防與分擔(dān)條款，減輕企業(yè)在合同執(zhí)行過程中的風(fēng)險(xiǎn)壓力。企業(yè)應(yīng)在合同條款中設(shè)置專門的風(fēng)險(xiǎn)管理?xiàng)l款，明確風(fēng)險(xiǎn)識(shí)別、評估、控制和分擔(dān)的具體方法，以降低潛在風(fēng)險(xiǎn)對企業(yè)的影響。此外，發(fā)承包雙方共同制定風(fēng)險(xiǎn)應(yīng)對措施，明確在面臨風(fēng)險(xiǎn)時(shí)各方的責(zé)任和承擔(dān)方式，以實(shí)現(xiàn)風(fēng)險(xiǎn)的共同管理和分擔(dān)。通過完善風(fēng)險(xiǎn)預(yù)防與分擔(dān)條款，企業(yè)可以更好地應(yīng)對合同執(zhí)行過程中的不確定因素，降低潛在風(fēng)險(xiǎn)對企業(yè)的影響。

最后，在完善合同條款設(shè)置的過程中，建筑施工企業(yè)還應(yīng)注意以下兩點(diǎn)。一是，充分考慮行業(yè)特點(diǎn)與法律法規(guī)要求，確保合同內(nèi)容合法合規(guī)。企業(yè)應(yīng)根據(jù)國家法律法規(guī)、行業(yè)標(biāo)準(zhǔn)及建筑施工的實(shí)際情況制定合同條款，避免違反法律法規(guī)或與實(shí)際情況不符的情況發(fā)生。二是，注重與合作方進(jìn)行溝通與協(xié)商，確保合同條款公平。在合同起草、評審及簽訂階段，企業(yè)應(yīng)與合作方進(jìn)行充分溝通，共同商定合同條款，以保證各方權(quán)益得到平衡、公平的體現(xiàn)［4］。

3.2 加強(qiáng)合同履行監(jiān)管

首先，建立有效的合同管理機(jī)制，明確各業(yè)務(wù)部門在合同管理中的職責(zé)，避免存在監(jiān)管盲區(qū)。企業(yè)應(yīng)構(gòu)建完善的合同管理制度框架，比如《合同管理辦法》等，辦法中涵蓋合同洽談、草擬、評審、簽訂、履行、變更等各個(gè)環(huán)節(jié)的具體操作規(guī)范，確保合同管理的全過程得到有效控制。同時(shí)，企業(yè)需要對部門在合同管理中的職責(zé)進(jìn)行明確劃分，形成相互協(xié)作、相互監(jiān)督的工作機(jī)制，避免因職責(zé)不清而導(dǎo)致的監(jiān)管盲區(qū)。

其次，加強(qiáng)跨部門溝通與協(xié)作，確保合同履行情況得到及時(shí)跟蹤和監(jiān)管。企業(yè)應(yīng)建立有效的溝通渠道和信息共享機(jī)制，促進(jìn)各部門在合同管理中的協(xié)同作戰(zhàn)。例如，定期召開合同管理工作會(huì)議，讓各部門就合同履行情況進(jìn)行交流和匯報(bào)，從而及時(shí)發(fā)現(xiàn)并解決合同履行過程中出現(xiàn)的問題。此外，企業(yè)還應(yīng)建立合同履行監(jiān)控機(jī)制，如定期對合同履行情況進(jìn)行審查、評估并及時(shí)進(jìn)行調(diào)整，確保合同履行按照預(yù)定計(jì)劃和目標(biāo)推進(jìn)。

最后，在加強(qiáng)合同履行監(jiān)管的過程中，建筑施工企業(yè)應(yīng)注意以下兩點(diǎn)。一是充分運(yùn)用現(xiàn)代信息技術(shù)手段，提高合同管理的效率和準(zhǔn)確性。例如，企業(yè)可利用法律合規(guī)信息系統(tǒng)進(jìn)行合同全生命周期管理，實(shí)現(xiàn)合同信息的統(tǒng)一存儲(chǔ)、快速查詢、智能分析等功能，輔助企業(yè)高效開展合同管理工作。二是培養(yǎng)合同管理人員的專業(yè)能力，提高合同管理水平。企業(yè)應(yīng)加強(qiáng)對合同管理人員的培訓(xùn)和考核，提高其專業(yè)素質(zhì)和業(yè)務(wù)能力，確保合同管理工作的專業(yè)性和規(guī)范性。

3.3 規(guī)范合同變更管理

首先，建立補(bǔ)充合同的評審簽訂程序，確保變更過程透明且有序。企業(yè)應(yīng)制定詳細(xì)的補(bǔ)充合同管理制度，明確補(bǔ)充協(xié)議的評審、實(shí)施等各環(huán)節(jié)的操作流程和責(zé)任主體，確保協(xié)議簽訂合理、合法和可控。

其次，加強(qiáng)補(bǔ)充合同簽訂的風(fēng)險(xiǎn)分析，對可能引發(fā)糾紛的要簽訂協(xié)議的事項(xiàng)給予充分關(guān)注和溝通。在協(xié)議簽訂過程中，企業(yè)應(yīng)對變更事項(xiàng)進(jìn)行全面、細(xì)致的風(fēng)險(xiǎn)分析，評估變更對工程進(jìn)度、成本、質(zhì)量、工程款支付等方面的影響，以便采取有效措施降低風(fēng)險(xiǎn)。同時(shí)，企業(yè)應(yīng)積極與合同相對方進(jìn)行溝通協(xié)商，明確各方在變更過程中的權(quán)利和義務(wù)，確保補(bǔ)充合同工作的順利開展，并盡量避免因變更導(dǎo)致的糾紛和爭議。

最后，在簽訂補(bǔ)充合同的過程中，建筑施工企業(yè)應(yīng)注意建立合同變更檔案，完善合同變更信息的記錄和保存。企業(yè)應(yīng)將合同變更過程中產(chǎn)生的所有文件、資料進(jìn)行歸檔整理，實(shí)現(xiàn)合同變更信息的有效追溯和查詢，有助于企業(yè)對合同變更進(jìn)行全面、系統(tǒng)地管理。

3.4 完善合同爭議解決機(jī)制

一方面，提高合同爭議的預(yù)防能力，通過合同管理培訓(xùn)加強(qiáng)員工對爭議預(yù)防的認(rèn)識(shí)。企業(yè)應(yīng)定期開展合同管理培訓(xùn)工作，教育員工遵守合同相關(guān)法律法規(guī)，增強(qiáng)合同履行的責(zé)任意識(shí)，以及提高合同風(fēng)險(xiǎn)識(shí)別和防范能力。此外，企業(yè)還應(yīng)對合同爭議典型案例進(jìn)行分析和總結(jié)，幫助員工更好地理解合同爭議產(chǎn)生的原因和預(yù)防措施，從而在實(shí)際工作中做到防患于未然。

另一方面，在完善合同爭議解決機(jī)制的過程中，建筑施工企業(yè)應(yīng)注意以下兩點(diǎn)。一是建立健全合同爭議風(fēng)險(xiǎn)防控體系，將合同爭議納入企業(yè)風(fēng)險(xiǎn)管理范疇。企業(yè)應(yīng)從制度、人員、技術(shù)等多方面加強(qiáng)合同爭議風(fēng)險(xiǎn)防控能力，形成全面、系統(tǒng)的風(fēng)險(xiǎn)防控體系。二是注重爭議解決后的總結(jié)與反饋，不斷優(yōu)化合同管理流程。企業(yè)應(yīng)對每一個(gè)合同爭議案例進(jìn)行認(rèn)真總結(jié)，分析爭議產(chǎn)生的原因，及時(shí)調(diào)整合同管理策略，避免類似問題的再次發(fā)生。

3.5 提升企業(yè)員工的合同管理意識(shí)和能力

一方面，加強(qiáng)合同管理培訓(xùn)，提高員工在合同管理中的專業(yè)素質(zhì)。企業(yè)應(yīng)定期組織合同管理專題培訓(xùn)，邀請行業(yè)專家對員工進(jìn)行法律法規(guī)、合同履行、風(fēng)險(xiǎn)防范等方面的培訓(xùn)和指導(dǎo)，使員工充分了解和掌握合同管理的基本知識(shí)和操作技巧。此外，企業(yè)還應(yīng)大力推行建設(shè)工程施工合同示范文本。好的合同文本有利于履約，也有利于堵塞由于合同管理人員法律水平而產(chǎn)生的漏洞。

另一方面，提高員工的合同履行責(zé)任感，強(qiáng)化合同執(zhí)行過程中的主動(dòng)溝通與協(xié)作。企業(yè)應(yīng)明確員工在合同管理中的責(zé)任與義務(wù)，加強(qiáng)對合同履行情況的考核與激勵(lì)，使員工形成對合同履行的自覺性和主動(dòng)性。同時(shí)，企業(yè)應(yīng)加強(qiáng)部門間的溝通協(xié)作，確保合同履行過程中各部門能夠密切配合，共同推進(jìn)合同管理工作順利進(jìn)行。

4 結(jié)語

隨著建筑施工行業(yè)競爭加劇，合同管理將成為企業(yè)核心競爭力的重要組成部分。建筑施工企業(yè)應(yīng)持續(xù)關(guān)注合同管理的發(fā)展動(dòng)態(tài)，不斷引入先進(jìn)的管理理念和技術(shù)，以適應(yīng)不斷變化的市場環(huán)境。同時(shí)，企業(yè)還應(yīng)加強(qiáng)與政府、行業(yè)協(xié)會(huì)、專業(yè)機(jī)構(gòu)等合作，共同推動(dòng)合同管理規(guī)范化、標(biāo)準(zhǔn)化，為促進(jìn)建筑施工行業(yè)可持續(xù)發(fā)展奠定堅(jiān)實(shí)的基礎(chǔ)。

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［作者簡介］郭麗，女，甘肅武威人，中鐵北京工程局集團(tuán)有限公司，中級(jí)經(jīng)濟(jì)師，碩士，研究方向：合同管理。